Какие свойства отличают официально деловую письменную речь
Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения, участники которого (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных.
Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными (руководство, акционерное общество), описательными конструкциями (Фирма… предлагает…). Это в большей мере характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.
Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма к деловой корреспонденции неизменно предъявляются определённые требования:
1. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей.
2. Логичность и структурированность изложения.
3. Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.
Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство документирования информации. Итогом документирования является создание документа. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.
Знакомство с зарубежной школой делового письма является необходимостью, поскольку эффективность письменного диалога зависит и от знания особенностей стиля, принятых в практике деловой переписки страны получателя корреспонденции. Основной принцип составления деловых писем за рубежом выражается формулой «внимание – интерес – просьба – действие», в то время как формулой построения рекламных текстов является «внимание – интерес – желание – действие».
В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы-подход» (Мы были огорчены, узнав…), так и «Я-подход» (Я благодарен Вам за…). Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я. Кроме того, для делового послания западной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, большая свобода в выборе слов и синтаксическом построении предложений, обращение к личности адресата.
Правила оформления деловых писем, состав и месторасположение реквизитов, принятые в отечественном деловом письме, отличаются от стандартов оформления деловых писем международного образца. Однако следует помнить, что механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, в практику отечественной деловой переписки нельзя считать продуктивным, поскольку это противоречит общему требованию унификации языка и стиля документов.
Язык и стиль распорядительных документов >
Русский язык и культура речи >
Рекомендуем:
Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц. Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа,«материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов– обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.
Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма к деловой корреспонденции неизменно предъявляются требования:
1. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей.
2. Логичность и структурированность изложения.
3. Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.
Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.Участники делового общения (автор и адресат документа)выступают как субъекты правоотношений.Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим.Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом – руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т.п.; описательными конструкциями типа «Дирекция… ходатайствует…», «Фирма…предлагает…», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения. Однако представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информации не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность. Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул– устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы: «Сообщаем что…», «Считаем целесообразным…», «Просим Вас рассмотреть вопрос о…», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»; в письме-претензии: «…в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Официальность и регламентированностьделовых отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета.В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции (официальные, полуофициальные, дружеские отношения).
Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этикиотношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Для получателяофициальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений. Составителям деловых писем не рекомендуется:побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например; «Прошу изучить и решить вопрос положительно».
Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, юридическая значимость, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловой письменной речи.
Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен-ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку-ментально закреплять правовые отношения юридических и ча-стных лиц. Интернациональные свойства делового письма -* следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языко-вым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объектив-ность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен-ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос-таточность информации).
Документирование — регламентированный процесс запи-си информации на бумаге или ином носителе, обеспечиваю-щий ее юридическую силу. В деловом общении документиро-вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на ка-кую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого-воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссыл-ка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Итог документирования — создание документа. В социаль-ном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и по-зволяет ему удовлетворять различные человеческие потребно-сти. Среди функций документа выделяют общие и специаль-ные. Общие функции документа:
· информационная: любой документ создается для сохра-нения информации;
· социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по-требностью;
· коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной струк-туры, в частности между учреждениями;
· культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на-пример, в научно-технической документации находит отраже-ние уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции документа:
· управленческая: документ является инструментом уп-равления; этой функцией наделены так называемые управлен-ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас-порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
· правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра-вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор-мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб-ного доказательства это может быть любой документ;
· функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще-ства [2, 66].
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов — обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо ад-ресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России совре-менные требования к оформлению организационно-распоряди-тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30 — 97 «Унифициро-ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до-кументов»).
Немаловажным аспектом делового общения являются воп-росы этики отношений между деловыми партнерами. В дело-вой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не реко-мендуется:
· побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно про-шу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
· навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
· намекать получателю письма на его мнимую невнима-тельность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить…»;
· начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться [4, 22-23].
Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с по-зиции экономико-правовых, социальных отношений, а не меж-личностных. Дело в том, что официальным автором и адреса-том документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -J руководителем организации, автором документа является «кол-лективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция… ходатайствует…», «Фирма… предлагает…», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.
Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора! готовой формулы «Сообщаем, что… «, «Считаем целесообразным…», «Просим Вас рассмотреть вопрос о…», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста-точной юридической силой, или являются элементами, опре-деляющими его видовую принадлежность, например в гаран-тийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»; в письме-претензии: «… в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содер-жание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач-ность понимания текста адресатом, сокращают время на под-готовку текста и его восприятие [2,166-167].
Итак, особые условия делового общения, такие как офици-альный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие тре-бования, предъявляемые к официально-деловому письму. Ука-занные требования лежат в основе такого понятия, как культу-ра официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления дело-вых писем.
Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объ-ема одной — двух страниц) сочетается в деловых письмах с требо-ванием полноты информации, точнее, с принципом ее доста-точности. Требование полноты предполагает, что документ дол-жен содержать достаточную для принятия обоснованного ре-шения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно на-звать факты и события, в письме-просьбе предмет письма дол-жен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.
Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактичес-кое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Предметом официальной переписки при всем ее многооб-разии обычно является сообщение о некоторой ситуации и ло-гическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценоч-ная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей — его композицией. По композици-онным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в мно-гоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопро-сов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и раз-нотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Каж-дый аспект формируется речевым действием: просьбой, сооб-щением, предупреждением, приглашением и т. п.
Стандартизация и унификация — одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степе-ни характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].
Ясность и недвусмысленность языка сообщения достига-ется предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность — это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предмет-ная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значе-нием. Употребление слов без учета их значений может приве-сти к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно не-верно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под бла-гоприятным предлогом (прилагательное благоприятный име-ет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удоб-ный для чего-л.», например: благоприятный момент, благопри-ятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благо-приятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовид-ным предлогом.
Под коммуникативной точностью понимают точность реа-лизации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соот-ношения частей текста. Нарушение коммуникативной точнос-ти высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: со-держит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосо-четания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: …с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать зна-ния о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознако-миться, так как он имеет официально-деловую окраску и упот-ребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:
· функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;
· лаконичность и достаточность информативного содержания;
· логичность и структурированность изложения;
· стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.