Какой процент списания продуктов
Выкладка товара в магазине не со склада, а из новых поставок нарушая принципы FIFO.
Одна из ключевых причин списания в магазине. Проблемы нехватки персонала и халатного отношения к работе. В результате, при больших объемах поставок, товар сразу вывозят для выкладки в магазин не проверяя наличие аналогичных товаров на складе.Необходимо организовать отлаженную работу поставок по принципу FIFO. Прежде всего, первый пришедший товар, должен первым и уйти. Следовательно, не вывозится свежий товар (сегодняшняя поставка) в торговый зал, до тех пор, пока не проверят остатки товара на складе. Особый контроль для товаров с короткими сроками годности. Соблюдение правил перемещения товара внутри магазина должен контролироваться администратором торгового зала. 
Списания из-за недостаточной ротации товаров в складских помещениях.
Проблема узких складских помещений затрудняет вывоз более ранних поставок. В результате, новые поставки загромождают проходы. Из-за этого, ранние приходы не могут свободно перемещаться. Данная проблема особо обостряется в периоды праздничных дней.Еженедельный разбор всех складских помещений с ротацией товара. Вытаскивают всё со склада и складываешь обратно проверяя сроки годности.
Ассортиментная матрица магазина сделана по усредненному шаблону и не учитывает особенностей потребления в конкретном магазине.
Каждый магазин индивидуален по специфике потребления. При этом ассортиментная матрица максимально усредняется между ними. Усреднение позволяет управлять масштабным количеством одновременно, но не позволяет учитывать специфику каждой точки.
Представим два магазина идентичных по матрице, площади и даже расположенных в одном районе. Только один будет в спальном секторе, а второй ближе к модному торговому центру с фитнесом и развлечениями.
Безусловно, потребление данных магазинов будет абсолютно разным. В одном будут покупать продукты ежедневного спроса. Во втором – более премиальные товары: товары, направленные на здоровый образ жизни и удовольствие.
Формирование усредненной матрицу на эти два магазина, приведет к тому, что во втором магазине будет нехватка премиальных продуктов. Следовательно, и более высокий процент списания дешевых товаров. С другой стороны, если премиальную матрицу прогрузить на магазин спального сектора, то в нем значительно вырастут списания дорогих товаров.Необходима максимальная кластеризация магазинов, учитывающая специфику каждого магазина. Должна быть возможность корректировки ассортиментной матрицы, что позволит сократить списание в магазине.
Если товар прописан в матрице, магазин обязан его заказывать. Даже когда он постоянно попадает под списания в магазине.
Люди привыкли к выбору. Поэтому существуют позиции которые продаются в минимальном объеме, но поддерживают широкий ассортимент. Товаровед не всегда может заблокировать поставку товара по автозаказу, даже если она регулярно попадает под списание в магазине. 
Если товар постоянно списывается необходимо скорректировать ассортиментную матрицу. По факту, центральный офис вносит изменения в матрицу очень редко, потому что легче управлять едиными матрицами. Если внести корректировки не получается, возможно воспользоваться секретам директора – “3. Как обмануть автозаказ”
Отсутствие возможности скорректировать аналитику прошлых продаж при формировании заказа на поставку.
Если магазин осуществляет заказ через автозаказ, то должна быть возможность его ручной корректировки. Если в прошлом периоде была крупная продажа несвязанная с системным спросом, то ее необходимо исключить при прогнозе заказа. Например, крупная закупка алкоголя на свадьбу. Следовательно, если не исключить подобную реализацию, то возможна поставка с завышенным объемом.Возможность “выкалывания” продаж не связанных с регулярным спросом. Исключение из прошлых продаж дней с завышенным спросом.
Чтобы ваше заведение не теряло ни процента прибыли, ведите учет внутренних документов и вводите специальные правила для администраторов и остального персонала. Только после того, как вы тщательно проработаете каждую статью расходов и определите допустимые колебания для нее, вы перестанете терять деньги на дополнительных закупках.
На тему «Как сократить расходы ресторана» с нами делится опытом Виктория Рейникова, эксперт ресторанного консалтинга из Bureau Business Ideas.
Ели вы только на этапе открытия заведения, советуем посмотреть отдельный ролик, в котором мы более подробно рассказали о финансовом планировании.
Работа с техкартами
Постоянные издержки ресторана — частая проблема, но не неизбежная. Чтобы избавиться от них, в первую очередь нужно разобрать все технические калькуляционные карты блюд.
В идеале для этого вам лучше привлечь технолога, шеф-повара и бухгалтера-товароведа.
План подготовки:
Начните с полуфабрикатов и проработайте каждую позицию несколько раз. Учтите все зачистки, ужарки, уварки — они прямым образом влияют на издержки ресторана. Это нужно сделать хотя бы один раз, и потом ваши линейные повара будут работать по ним.
Разрабатывайте закладку на средний расход, а не на 1 кг, как обычно просят бухгалтеры, потому что им так удобно.
Утвердите и зафиксируйте дату изменений. Нужно пересматривать карты хотя бы раз в сезон, так как сезонность влияет на вес и отходы многих продуктов.
Пересмотрите все калькуляционные карты готовых блюд. Не забывайте про переменные издержки ресторана — учитывайте все украшения блюд, возможные потери при подаче и т. д.
Когда у вас утверждены все калькуляционные карты и себестоимость всех блюд, стоит браться за формирование бланка «Номенклатуры товаров с торговыми марками и входящими ценами». Особенно это важно, если в вашем заведении есть старшие по каждому подразделению, которые сами занимаются заказом продукции для своей зоны. Им необходимо утвердить ассортимент и входящие цены.
Установите диапазон допустимых колебаний. В себестоимость закладывайте среднюю стоимость. При помощи системы учета вы сможете ежедневно или еженедельно анализировать себестоимость и ее колебания. Например, как это реализовано в Poster.
Когда у вас уже отработаны все калькуляционные карты, определена себестоимость и утверждена номенклатура товара с входящими ценами, пора приступать к планированию продаж и установить food cost.
Установив food cost, проанализируйте и утвердите остальные расходы кухни и общие издержки ресторана. Мы рассмотрим самые распространенные из них.
Надеемся, что в вашем планировании есть штатное расписание. Утвердив его, вы также должны разобраться с питанием для вашей команды. Поставьте шеф-повару задачу составить меню для персонала на месяц с учетом продуктов, которые уже есть в номенклатуре товаров, и добавьте к ним крупы.
Меню должно быть составлено с учетом потребностей организма взрослого человека с повышенной активностью. В нем обязательно должны быть первое блюдо (наваристый бульон с крупами и овощами или крепкий томатный суп с крупами), горячее (мясо, птица, рыба плюс гарнир — желательно крупы) и салат. Также не забывайте про чай и кофе для персонала.
Учитывайте режим работы вашего заведения и проанализируйте, сколько раз в день необходимо кормить сотрудника. План действий:
Составить калькуляционные карты из меню для персонала.
Просчитать себестоимость.
Утвердить количество человек, получающих питание.
В итоге вы получите примерный бюджет. Заложите дополнительно 20—30% к расходам на случай, когда кухня списывает из меню для гостей продукты на питание персонала. Выводите все цифры в процент от товарооборота — так вам будет легче управлять ими. Ниже в таблице мы покажем это на примере. Процент может меняться, и это нормально: в ресторанном бизнесе рассчитать все до грамма практически невозможно.
В утопичном заведении списания быть не должно, но на практике так не выйдет. Основная задача менеджера кухни — разработать меню таким образом, чтобы все продукты в блюдах пересекались.
Например, в меню есть салат с авокадо и креветками, и он, предположим, стоит дороже других салатов — вероятность слабых продаж уже довольна высока. А если авокадо не будет входить в другие блюда, то на следующий день себестоимость салата будет еще выше (так как продукт обветривается, чернеет, черствеет и т. п.), возрастет и процент списаний.
Еще один важный момент. Менеджер кухни должен прописать правила использования продуктов из холодильника для хранения товарного запаса: чтобы в первую очередь использовались продукты с более ранней датой закупки, а новую поставку складывали назад.
Для оптимизации списаний необходимо прописать бланк всех товаров и полуфабрикатов, в котором будут указаны:
срок хранения;
условия хранения;
температура хранения;
упаковка для хранения;
дневная норма, запас;
ответственный за весь процесс.
№ | Товар | Кол-во | Ед. изм. | Цена | Сумма |
1 | Ананас | 4,4 | кг | 48,17 | 211,95 |
2 | Апельсин | 7,0 | кг | 31,72 | 222,04 |
3 | Базилик (бар) | 0,2 | кг | 76,60 | 15,32 |
4 | Грейпфрут | 4,3 | кг | 46,29 | 199,05 |
5 | Груша | 1,2 | кг | 61,26 | 73,51 |
6 | Ежевика | 0,15 | кг | 144,60 | 21,69 |
7 | Карамболь | 0,09 | кг | 80,00 | 7,20 |
8 | Кофе Costa Rica | 4,85 | кг | 444,64 | 2156,50 |
9 | Кофе Ethiopia G1 Natural | 0,2 | кг | 747,60 | 149,52 |
10 | Лайм | 2,3 | кг | 100,07 | 230,16 |
11 | Лимон | 3,8 | кг | 44,02 | 167,28 |
12 | Малина | 0,2 | кг | 51,25 | 10,25 |
13 | Молоко 2,6%, 1 л | 3,6 | л | 23,46 | 84,46 |
14 | Морковь | 0,6 | кг | 15,50 | 9,30 |
15 | Мята | 0,59 | кг | 99,45 | 58,68 |
16 | Перец чили | 0,02 | кг | 917,50 | 18,35 |
17 | Розмарин | 0,07 | кг | 338,00 | 23,66 |
18 | Сливки 10% | 0,5 | л | 40,14 | 20,07 |
19 | Смородина | 1,6 | кг | 40,25 | 64,40 |
20 | Тимьян | 0,1 | кг | 330,00 | 33,00 |
21 | Халва | 0,3 | кг | 60,00 | 18,00 |
22 | Яйцо куриное | 10 | шт. | 1,26 | 12,60 |
Всего | 3805 | ||||
Да, не стоит забывать и о расходах кухни на маркетинг: угощение гостей, комплименты, фотографии блюд. Эту норму желательно утвердить заранее, чтобы потом не удивляться непредвиденным расходам и недостачам.
Например, ввести «правило счастливого гостя»: на каждый день выделять 100 грн (250 руб.) и, если гость будет вдруг чем-то огорчен или недоволен, угощать его десертом, чаем или лимонадом.
Всегда старайтесь заранее планировать расходы на маркетинг и маркетинговую стратегию: утверждать разработку меню, проработку блюд для подачи, комплименты для гостей, печенье к чаю и т. д. Вы должны уделять подобному планированию максимум внимания, и тогда вам будет гораздо легче управлять этими расходами и вы сможете вовремя влиять на них. К тому же вы избежите многих проблем с анализом.
Статьи товарооборота | Норма |
Закупка продуктов | 33% |
Расходы на персонал | 25% |
Аренда + коммунальные расходы | 12% |
Маркетинг | 10% |
Операционные расходы | 5% |
Административные расходы | 5% |
Операционная прибыль | 10% |
Норма зависит от концепции заведения, поэтому для разных типов могут быть небольшие отклонения.
Бар | Кухня | |
Списание | 3805 | 4486 |
Порча | ||
Проработки | 860 | 2009 |
Угощение | 3428 | |
Питание учредителей | 10454 | |
Питание персонала | 9810 | |
Всего | 18547 | 16305 |
Процент от товарооборота | 4% | 6% |
Еще одной довольно значимой затратой для вас может стать неэффективный запас производства. Для начала нужно определить склады:
длительного хранения;
ежемесячные;
еженедельные;
ежедневные.
Необходимо также утвердить их нормы, рассчитав «замороженный» товарный запас и выведя его отдельной суммой. К примеру, это могут быть дорогие алкогольные напитки, которые могут месяцами стоять на складе и не продаваться. Когда вы это сделаете, вы наконец сможете ими управлять (в системе автоматизации ресторана или вручную): составлять планы продаж для официантов, выделяя премии, привязывать заработок барменов к бонусам от «замороженных» продаж и т. д. Но не забывайте учитывать и ошибки в работе официанта, которые так или иначе будут влиять на списания.
Все планирование по всем статьям расходов необходимо разбивать по подразделениям: кухня, бар, десерты. Чем детальнее вы будете вести учет, тем более очевидными станут для вас слабые и сильные места вашего бизнеса. Не забывайте также стареет оборудование для бара, кухни и т. п. Стоит закладывать суммы для ремонта или замены заранее, чтобы потом это не было неожиданностью и не попало в статью непредвиденных расходов.
Утвердив проценты расходов, вы сможете проанализировать, насколько легко или сложно соблюдать их старшим по подразделениям. Потом эти проценты можно урезать, пока не упретесь в «камень преткновения», когда сокращать их больше некуда. Не переусердствуйте! Помните, что все хорошо в меру, но каждый процент расхода — это ваша потерянная прибыль. Поэтому стоит лишний раз потратить время и посчитать либо найти кого-то, кто поможет вам или даже сделает это за вас в первый раз, а вы уже будете вести дальнейший учет.
Утвержден
Приказом Минторга СССР
от 23 марта 1984 г. N 75
Список изменяющих документов |
(в ред. Приказа Минторга СССР от 28.01.1987 N 18)
1. Дифференцированные размеры списания потерь непродовольственных и продовольственных товаров в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания определены исходя из предельных размеров потерь товаров, установленных Постановлением ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 30 сентября 1982 г. N 895 <*>, на условиях и в порядке, предусмотренных распоряжением Совета Министров СССР от 11 октября 1971 г. N 2192р.
———————————
<*> См. Приказ Министерства торговли РСФСР от 16.12.82 N 341.
2. Размеры потерь непродовольственных и продовольственных товаров, реализуемых по самообслуживанию, утверждаются:
2.1. Розничным торговым организациям системы Министерства торговли СССР:
республиканского подчинения — министерствами торговли союзных республик;
местного подчинения — соответственно министерствами торговли союзных республик, не имеющих областного деления, министерствами торговли автономных республик, главными управлениями торговли и управлениями торговли исполкомов Советов народных депутатов.
2.2. Розничным торговым организациям других министерств и ведомств, имеющих торговую сеть, — главурсами (урсами) или соответствующими центрами торговых систем министерств и ведомств.
3. При утверждении размеров потерь в системе Министерства торговли СССР следует исходить из того, что по организациям республиканского подчинения, союзной республики, не имеющей областного деления, автономной республике, области (краю), Москве и Ленинграду, а в других торговых системах — по системе в целом, общий размер установленных потерь не должен превышать 0,1 процента по непродовольственным товарам, 0,25 процента — по продовольственным товарам, а в крупных магазинах (торговой площадью 400 кв. метров и более) с универсальным ассортиментом продовольственных товаров — 0,3 процента к обороту товаров, реализуемых по методу самообслуживания (без крупногабаритных и других товаров, потери по которым не должны списываться).
4. Дифференцированные размеры списания непродовольственных товаров установлены в разрезе укрупненных групп товаров по номенклатуре типов магазинов и в зависимости от объема товарооборота по самообслуживанию по годовому плану, а по продовольственным товарам — по типам магазинов (отделов) с учетом их специализации (см. Приложение N 1).
5. Применять размеры потерь можно при условии реализации товаров по самообслуживанию <*> и составлении отдельного товарного отчета по секции (отделу) или магазину.
———————————
<*> Самообслуживание — когда покупатели имеют свободный доступ ко всем товарам, открыто выложенным (вывешенным) в торговом зале (на пристенном или островном оборудовании, включая и тару-оборудование), самостоятельно или с помощью продавца-консультанта отбирают товары и предъявляют их при выходе из торгового зала магазина (отдела, секции) контролеру-кассиру, производящему расчет с помощью кассового аппарата.
В зависимости от конкретных условий работы магазина оплата покупок может производиться не только в узле расчета магазина (отдела, секции), но и в кассах, установленных в линиях горок. Самообслуживание не исключает в определенных размерах возможности продажи продовольственных товаров, требующих нарезки и взвешивания продавцами, при условии, если рабочие места их находятся в зале самообслуживания и товары отпускаются покупателям без предварительной оплаты их стоимости.
Если в магазине (отделе, секции) самообслуживания отдельные товары продаются через прилавок с предварительной оплатой или же покупатели не имеют к ним свободного доступа, размеры потерь по обороту этих товаров не применяются.
6. Утратил силу. — Приказ Минторга СССР от 28.01.1987 N 18.
(см. текст в предыдущей редакции)
7. Ассортимент для продажи крупногабаритных и других товаров, по которым потери не списываются, рекомендуется формировать в отдельных специализированных секциях (отделах).
8. Размеры потерь товаров, реализуемых по самообслуживанию, утверждаются в процентах к обороту, дифференцированно для каждой организации (предприятия, торговой единицы, отдела, секции).
9. Размеры списания потерь товаров могут быть изменены руководителем торга, объединения, универмага, хозрасчетного магазина при доведении их до подведомственных предприятий (структурных подразделений) как в целом по группе товаров, внутригрупповому ассортименту, так и по сезонам — в зависимости от конкретных условий работы (вновь открываемое предприятие, местоположение, планировка зала, единый узел расчета в универмаге и т.д.) в пределах общего размера списания потерь, установленного вышестоящей организацией на год. При этом следует иметь в виду, что с увеличением объема товарооборота магазинов (отделов, секций) самообслуживания планируемый уровень списания потерь, как правило, должен снижаться. Так, в магазинах по продаже непродовольственных товаров в зависимости от увеличения объема товарооборота снижаются потери в размерах, указанных в Приложении N 2.
10. При утверждении размеров списания потерь товаров по непродовольственным товарам следует из объема годового плана товарооборота по самообслуживанию исключить объем товарооборота крупногабаритных и других товаров, по которым потери не списываются. Объем реализации крупногабаритных товаров определяется исходя из фактической суммы реализации крупногабаритных товаров за прошедший год и предполагаемых изменений в планируемом году.
Например, магазину «Хозяйственные товары» годовой объем товарооборота по самообслуживанию установлен в сумме 850 тыс. рублей. В планируемом году объем реализации крупногабаритных товаров оставлен на уровне отчетного года и составляет 75 тыс. рублей. Объем годового плана без стоимости крупногабаритных товаров по магазину будет равен 775 тыс. рублей. Следовательно, размер потерь списания товаров находится в интервале 0,2 — 0,17 процента к обороту товаров, реализуемых по самообслуживанию.
11. В магазинах (отделах, секциях) самообслуживания, реализующих несколько групп товаров и при этом материальная ответственность за них не разделена, плановый размер потерь рассчитывается исходя из удельного веса товарооборота по самообслуживанию каждой группы товаров и установленного размера потерь товаров.
Например, магазин самообслуживания реализует две группы товаров — «Игрушки» и «Канцелярские товары». Удельный вес товарооборота по самообслуживанию по годовому плану — 80 и 20 процентов. Размеры потерь по этим группам товаров соответственно 0,21 и 0,25 процента к обороту по самообслуживанию. Общий размер списания потерь товаров по магазину составит 0,22 процента: (80 x 0,21) + (20 x 0,25) : 100.
Аналогично рассчитывается размер списания потерь по универсамам, реализующим по самообслуживанию непродовольственные и продовольственные товары и в которых материальная ответственность за указанные группы товаров не разделена.
12. Дифференцированные размеры списания потерь товаров ежегодно пересматриваются и утверждаются приказами министерств торговли союзных и автономных республик, управлений торговли областных (краевых) Советов народных депутатов, главных управлений торговли Москвы и Ленинграда, городских управлений торговли, торгов, объединений, универмагов.
13. Министерства торговли союзных республик, не имеющих областного деления, и министерства торговли автономных республик, управления торговли областных (краевых) Советов народных депутатов, главные управления торговли Москвы и Ленинграда, организации республиканского подчинения в союзных республиках, имеющих областное деление, главурсы (урсы) ежегодно утверждают перечень крупногабаритных и других товаров, по которым потери не должны списываться, с учетом расширения Примерного перечня за счет поступления новых товаров (см. Приложение к Инструкции по бухгалтерскому учету и контролю за списанием потерь товаров, реализуемых по самообслуживанию).