Какие существуют свойства полей
Определение полей таблицы
Для определения поля в окне Таблица задаются Имя поля, Тип данных, Описание — краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля. На вкладке Общие представлены строки свойств поля, в том числе максимальный размер, подпись (выводится в заголовке столбца), значение по умолчанию и др.
На вкладке Подстановка в раскрывающемся списке свойства Тип элемента управления выбирается одно из значений Поле, Список или Поле со списком.
Имена полей и тип данных
- Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точки (.), восклицательного знака (‘), надстрочного знака (‘) и квадратных скобок ([ ]). Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII от 00 до 31. Максимальная длина имени — 64 символа.
- Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование девяти типов данных Раскрывающийся список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля :
- Текстовый — тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля. Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются.
- Поле MEMO Длительный текст, например, некоторое описание или примечание. Максимальная длина — 65 535 символов.
- Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля. Поле может иметь размер 1, 2, 4 или 8 байт (16 байт— только если для свойства Размер поля задано значение Код репликации). Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных — Денежный
- Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков — в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой (более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой). Кроме того, при вычислениях предотвращается округление. Учитывая эти обстоятельства, применительно к полям, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, рекомендуется использовать денежный тип данных.
- Дата/время. Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно Длина поля 8 байт
- Счетчик. Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные последовательно возрастающие (на 1) целые числа или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля: 4 байта для длинного целого, для кода репликации — 16 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы
- Логический. Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл. Длина поля 1 бит.
- Поле объекта OLE. Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозаписи или другие данные и двоичном формате), связанный или внедренный и таблицу Access. Длина поля — не более 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).
- Гиперссылка. Адрес гиперссылки, включающий путь к файлу на жестком диске в локальной сети (в формате UNC) или адрес страницы в Internet или intranet (URL). Кроме того, адрес может включать текст, выводимый в поле или в элементе управления, дополнительный адрес — расположение внутри файла или страницы,подсказку — текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, Web-страницу или другое место назначения. Длина каждой из частей гиперссылки — не более 2048 знаков. Для полей типа OLE, MEMO и Гиперссылка не допускается сортировка и индексирование.
- Мастер подстановок. Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из списка. Соответственно, фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.
Общие свойства полей
Общие свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие и зависят от выбранного типа данных.
1. Размер поля задает максимальный размер сохраняемых в поле данных.
Для поля с типом данных Текстовый задается размер от 1 до 255 знаком (по умолчанию — 50 знаков).
Для поля с типом данных Счетчик можно задать:
а) Длинное целое— 4 байта:
б) Код репликации— 16 байт.
Для поля с типом данных Числовой можно задать:
в) Байт (для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт);
г) Целое (для целых чисел от -32 768 до +32 767, занимает 2 байта);
д) Длинное целое (для целых чисел от -2 147 483 648 до +2 147 483 647, занимает 4 байта);
е) Дробные с плавающей точкой 4 байта (для чисел от —3,4хЮ38 до +3,4х1038 с точностью до 7 знаков);
ж) Дробные с плавающей точкой 8 байт (для чисел от -1,797хЮ308 до +1,797хЮ308 с точностью до 15 знаков);
з) Действительное (для целых чисел от -1038-1 до 1038-1 при работе с проектами, которые хранятся в файлах типа1 ADP, и от -1028-1 до 1028-1 — для файлов типа MDB, с точностью до 28 знаков, занимает 12 байт);
и) Код репликации. Глобальный уникальный идентификатор, занимает 16 байт. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных.
Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.
2. Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать.
В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с типами данных Числовой, Дата/время, Логический и Денежный. Ряд этих форматов совпадает с настройкой национальных форматов, определяемых в окне Язык и стандарты панели управления Microsoft Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме OLE, с помощью символов форматирования.
Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать и раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля. Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, а также применяется в форме или отчете при отображении этих нолей.
3. Число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто) это число определяется установкой в свойстве Формат поля. Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля не задано или если выбрано значение Основной. Свойство Число десятичных знаков влияет только на количество отображаемых на экране десятичных знаков и не влияет на количество сохраняемых знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков необходимо изменить свойство Размер поля.
4. Подпись поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
5. Значение по умолчанию определяет текст или выражение, которое автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задано значение =now (), то в поле будет введена текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию используется только при создании новой записи. Изменение значения свойства не влияет на существующие записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Данное свойство не определено для полей с типом данных Счетчик или Поле объекта OLE.
6. Условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, запрещает ввод при нарушении условий и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке.
7. Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.
Тип элемента управления
На вкладке Подстановка в окне конструктора таблиц задается свойство Тип элемента управления. Это свойство определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде:
- Поля;
- Списка;
- Поля со списком.
Таким образом, определяется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.
Если для поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, на вкладке Подстановка появляются дополнительные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка. В качестве источника данных для списка выбирается таблица, с которой осуществляется постоянная связь, что, обеспечивает актуальное состояние списка.
Поле — наименьший поименованный элемент информации, хранящейся в БД и рассматриваемой как единое целое.
Поля БД не только определяют структуру базы, но еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащему каждому из полей. К основным свойствам относятся:
Имя поля– определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
Тип поля– определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
Размер поля– определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
Маска ввода– определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
Подпись– определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойствоИмя поля);
Значение по умолчанию– то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
Условие на значение– ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода данных, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);
Сообщение об ошибке– текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойствоУсловие на значение);
Обязательное поле– свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
Пустые строки– свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойстваОбязательное полеотличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например текстовым);
Индексированное поле– если поле обладает этим свойством, все операции связанные с полем или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Основные типы полей баз данных:
• Символьный (текстовый). В таком поле по умолчанию может храниться до 256 символов.
• Числовой . Содержит числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов.
• Дата / время . Содержит значение даты и времени.
• Денежный . Включает денежные значения и числовые данные до пятнадцати знаков целой части и четырех знаков дробной части.
• Поле примечание . Оно может содержать до 2^16 символов (2^16 = 65536).
• Счетчик . Специальное числовое поле, в котором СУБД присваивает уникальный номер каждой записи.
• Логический . Может хранить одно из двух значений: true or false.
• Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding — технология вставки и связывания объекта). Это поле может содержать любой объект электронной таблицы, документ microsoft word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате, внедренные или связанные с СУБД.
• Гиперссылка . Может содержать строку, состоящую из букв и цифр, представляющую адрес сайта или web — страницы.
• Мастер подстановок . Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или содержащего набор постоянных значений.
Система управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД, и основные области использования?
Система управления базами данных — это универсальное программное средство, предназначенное для организации хранения и обработки логически взаимосвязанных данных и обеспечения быстрого доступа к ним.
СУБД дают возможность программистам и системным аналитикам быстро разрабатывать более совершенные программные средства обработки данных, а конечным пользователям осуществлять непосредственное управление данными. СУБД должна обеспечивать пользователю поиск, модификацию и сохранность данных, оперативный доступ, защиту целостности данных от аппаратных сбоев и программных ошибок, разграничение прав и защиту от несанкционированного доступа, поддержку совместной работы нескольких пользователей с данными.
Главная функция СУБДзаключается в обеспечении пользователя информационной базы средствами для работы с данными в абстрактных термина, не связанных с особенностью хранения информации в памяти компьютера и для выполнения на этой основе операций по обработке данных для различных приложений.
К основным функциям СУБД относятся:
· — Непосредственное управление данными во внешней и оперативной памяти и обеспечение эффективного доступа к данным в процессе решения задач.
· — Поддержание целостности данных и управление транзакциями.
· — Ведение системного журнала изменений в базе данных, что обеспечивает восстановление базы данных после технического или программного сбоя.
· — Реализация поддержки языка описания данных и языка запросов к данным.
· — Обеспечение безопасности данных.
· — Обеспечение параллельного доступа к данным нескольких пользователей.
Все данные в БД разделенны по типам.
• Символьный (текстовый). В таком поле по умолчанию может храниться до 256 символов.
• Числовой. Содержит числовые данные разных форматов, используемые для проведения расчетов.
• Дата / время. Содержит значения даты и времени.
• Денежный. Включает денежные значения и числовые данные до пятнадцати знаков целой части и четверых знаков дробовой части.
• Поль примечание. Оно может содержать до 216 символов (216 = 65536).
• Счетчик. Специальное числовое поле, в котором СУБД присваивает уникальный номер каждой записи.
• Логический. Может сохранять одно из двух значений: true or false.
• Поль объекта OLE (Object Linking and Embedding — технология вставки и связывания объекта). Это поле может содержать любой объект электронной таблицы, документ microsoft word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате, введенные или связанные с СУБД.
• Гиперссылка. Может содержать строку, которая состоит из букв и цифр, которая представляет адрес сайта или web — страницы.
• Мастер подстановок. Создает поле, в котором предлагается выбор значений.
Если тип данных числовой, то допустимыми для свойства Размер полязначения приведены в таблице.
| Значение | Описание | Размер |
| Байт | Числа от 0 до 255 ( без дробной части). | 1 байт |
| Целое | Числа от -32 768 до 32 767 ( без дробной части). | 2 байта |
| Длинное целое | (Значение по умолчанию). Числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 ( без дробной части). | 4 байта |
| С плавающей точкой (4 байта) | Числа от -3,402823E38 к -1,401298E-45 для негативных значений и от 1,401298E-45 до 3,402823E38 для положительных. | 4 байта |
| С плавающей точкой (8 байтов) | Числа от -1,79769313486232E308 к -4,94065645841247E для негативных значений и от 1,79769313486231E308 до 4,94065645841247E-324 для положительных. | 8 байтов |
| Код репликации | Уникальный глобальный идентификатор (GUID). | 16 байтов |
Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access:
• Имя поля — определяет как надо обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой ( по умолчанию имена полей используются как заголовки столбцов таблиц).
• Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
• Размер поля — определяет предельную длину ( в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
• Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, которые принадлежат полю.
• Маска ввода — определяет форму по которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).
• Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имени поля).
• Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейку поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
• Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
• Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных
Создание запросов в СУБД Access.
Запрос. Основные понятия. Виды запросов.
Запрос — специальные объекты, предназначенные для выборки данных с таблиц базы, а также для выполнения вычислений и других операций с базовыми таблицами, включая их преобразование.
Виды запросов:
• запрос на выборку;
• запрос на выборку с полем, которое исчисляется;
• итоговые запросы;
• запрос с параметром;
• перекрестные запросы;
• запрос на изменения (активные запросы) (на обновление, на создание таблицы, на удаление, на добавление).
ВНИМАНИЕ! Важным условием реализации запросов является установка связей между таблицами, а точнее, между полями.
Виды запросов СУБД Access.
Запрос с параметрами.Специальный тип запросов, который называется запросом с параметрами, позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приемом обеспечивается гибкость работы с базой.
Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них поля делятся на 2 типа:
-поля, по которым осуществляется группировка данных;
— поля, для которых проводятся вычисления.
Перекрестные запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel.
10.Построение форм и отчетов в СУБД Access.
Создание форм. Основные понятия.
Форма– это набор элементов управления, организованный приложением в виде диалогового окна, для взаимодействия приложения с пользователем.
Форму можно создать с помощью мастера или конструктора. С помощью мастера можно создать:
— ленточную форму – выбрав форму ленточного типа, пользователь получает в свое распоряжение логическую структуру, которая определяет столбцы и строки формы, которая очень близкая к исходной таблице,
— форму в один столбец — выбрав форму в один столбец, пользователь получает в свое распоряжение структуру, в которой для каждой записи отводится отдельная страница формы. Такая форма подходит для записей с большим числом полей,
— табличную форму — выбрав форму табличного типа, пользователь получает в свое распоряжение структуру, идентичную к таблице.
В режиме Конструктор можно создать свой дизайн формы, не используя шаблоны мастера.