Какие программные продукты существуют для упрощения процесса подбора

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 12

Выбор программного продукта

Автоматизация кадрового делопроизводства и систем управления персоналом — это сложный процесс, включающий в себя большое число разнообразных компонентов. Для решения вопросов системной интеграции необходимо опираться на методику проектирования и эксплуатации систем, основанную на использовании соответствующих государственных стандартов проектирования автоматизированных систем.

Подход к пониманию процесса автоматизации офисной деятельности может быть различным и зависеть от целого ряда факторов. Как показывает практика, на первое место часто выходят требования системного администратора, ориентированные на технические и эксплуатационные возможности уже эксплуатируемой компьютерной интрасети объекта и существующих автоматизированных информационных и иных систем, но при этом учитываются желания руководства организации, фирмы, предприятия. Однако в такой ситуации не всегда обращают внимание на потребности кадровых служб, хотя основными пользователями будут именно они, в случае если решили автоматизировать кадровое делопроизводство.

Словарь кадрового делопроизводства. Интрасеть (или intranet) — это частная корпоративная сеть, использующая программные продукты и технологии Internet, например web-сервер. Интрасети могут быть изолированы от внешних пользователей Internet с помощью брандмауэров или просто функционировать как автономные сети, не имеющие доступа извне. Обычно компании создают интрасети для своих сотрудников, однако полномочия на доступ к ним иногда предоставляются деловым партнерам и другим группам пользователей.

Системный администратор — это сотрудник организации, который отвечает за адекватную работу компьютеров и сетей. Сисадмины устанавливают права доступа к различным ресурсам внутренней сети (принтерам, сканерам и т.п.) и к Интернету, а также правила работы с ними. На системном администраторе лежит задача обеспечения информационной безопасности компании.

Автоматизация управленческой деятельности (в том числе кадрового делопроизводства и систем управления персоналом) даже относительно простой по алгоритму задачи — это сложный процесс, включающий в себя много разнообразных компонентов.

Структурные подразделения, в которых вы работаете, будь то секретариат, служба управления персоналом, отдел кадров и т.п., не существуют сами по себе, обособленно от других подразделений организации. Они являются неотъемлемой частью системы, а система — это и есть ваша организация, существование которой подчиняется определенным законам и правилам поведения.

Делая что-то для себя (в том числе и в плане компьютеризации), нельзя забывать и других. Весьма явно это проявляется в процессе разработки и внедрения систем автоматизации кадрового делопроизводства. Ведь служба управления персоналом организации функционально тесно связана с другими структурными подразделениями и внешней средой, обменивается с ними информацией, представленной в самом разнообразном виде, использует общую техническую базу, единое информационное и программное обеспечение. Кроме того, создавая автоматизированную систему, необходимо пользоваться едиными принципами и методами ее разработки и внедрения, принятыми для всей организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Информационное обеспечение — 1) информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем; 2) создание информационных условий функционирования систем управления, обеспечение их необходимой информацией, средствами поиска, накопления, хранения, обработки, передачи информации, организации банков данных.

Программное обеспечение — совокупность программ, управляющих работой компьютера или автоматизированной системой.

И автоматизация управленческой деятельности объекта в целом, и разработка локальной задачи для конкретного рабочего места — это организационно-технологический процесс, основывающийся на комплексе нормативно-методических материалов, в том числе государственных стандартах, детально регламентирующих все этапы проектирования автоматизированной системы управления или компьютерной информационной технологии.

Основные этапы разработки и внедрения компьютерных информационных технологий совпадают по стадиям и этапам с созданием систем автоматизированного управления. Однако сложившая практика предполагает применение упрощенных технологий разработки. Это связано с тем, что часто не требуется разработка всего комплекта документации на систему, особенно если проект разрабатываете вы сами. Даже при покупке готового программного продукта нередко конечный пользователь системы обходится ограниченным набором инструкций по эксплуатации. Тем не менее в любом случае необходимо руководствоваться (как разработчику системы, так и ее заказчику) требованиями ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Данный стандарт распространяется на автоматизированные системы (АС), используемые в различных видах деятельности (исследование, проектирование, управление и т.п.), включая их сочетания, создаваемые в организациях, объединениях и на предприятиях. Стандарт устанавливает стадии и этапы создания автоматизированных систем, которые приведены в табл. 1.

Таблица 1

Стадии и этапы проектирования автоматизированных систем

(ГОСТ 34.601-90)

Стандарт допускает исключение стадии «Эскизный проект» и отдельных этапов работ на всех стадиях, объединение стадий «Технический проект» и «Рабочая документация» в одну стадию «Технорабочий проект». В зависимости от специфики проектируемых автоматизированных систем и условий их создания допускается выполнять отдельные этапы работ до завершения предшествующих стадий, параллельное во времени выполнение этапов работ, включение новых этапов работ. Как показывает практика проектирования автоматизированных систем, исключения и объединения стадий, этапов носят более масштабный характер, что обусловлено требованием заказчика по срокам проектирования и ввода в действие системы.

Большинство фирм, предприятий, организаций, как свидетельствует статистика, используют пока небольшую часть возможностей, предоставляемых компьютеризацией. Помимо замены пишущей машины на ПК и интегрированный пакет Microsoft Office (да и то не в полном объеме), в основном это автоматизация бухгалтерского учета и эксплуатация готовых справочных правовых систем. Реже — личные информационные системы, системы автоматизации делопроизводства, в том числе кадрового.

Это подтверждает тот факт, что пока редкая организация заботится о создании у себя единой и долгосрочной информационной инфраструктуры, охватывающей все процессы информационного обеспечения управленческой деятельности.

Вполне очевидно, что при современной насыщенности рынка программными продуктами просто невозможно подробно остановиться на каждом из них, оценить их плюсы и минусы (о чем продавцы молчат, но что высказывают пользователи данного программного продукта). Поэтому мы построим обзор программных продуктов таким образом, чтобы в руках у пользователя был инструментарий для сознательного выбора (табл. 2).

Таблица 2

Автоматизация программ кадрового делопроизводства

Во-первых, составлена классификация всех близких к данной теме программ. Во-вторых, разработан ряд критериев для выбора программы под конкретные нужды. В-третьих, список программ учитывает такие ограничения, как:

— наличие и предложение базового (коробочного) пакета программ, разработанного не под заказ;

— назначение программного продукта для широкого круга пользователей вне зависимости от формы собственности предприятия;

— относительная известность программного продукта (фирмы-производителя);

— возможность импорта данных из стандартных приложений пакета MS Office;

— наличие определенного набора автоматизируемых функций;

— наличие демонстрационной (не презентационной) версии с минимальными трудностями при ее установке;

— минимальная адаптация под программный продукт действующей и хорошо отработанной системы документации;

— сопоставимая цена, адаптация, настройка, сопровождение, обучение и поддержка пользователей.

Критерии выбора программ автоматизации

кадрового делопроизводства

Анализ потребительских свойств пакетов позволил выделить критерии, дающие возможность пользователю выбрать программу для реализации своих требований.

1. Операционная система/среда.

В основном это программы, разработанные под Windows 98/2000/XP. В системах автоматизации кадрового делопроизводства часто встречаются версии программ, разработанные под MS DOS и предназначенные для автоматизации отдельных функций учета. Ведущие фирмы-производители практически все свои программные продукты ориентируют на функционирование в среде Windows.

2. Самостоятельность программы.

По этому критерию все программное обеспечение, имеющее кадровую и делопроизводственную части, можно условно разделить на три основные группы:

1) кадровые модули бухгалтерских программ. Как видно из названия, основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, где наличие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой реализации стандартных функций, наличием тех или иных выборок;

2) кадровые модули систем управления предприятием. Это весьма дорогостоящие интегрированные пакеты прикладных программ. Автоматизируют практически все кадровое делопроизводство и функции управления персоналом организации;

3) автономные программы. Эта группа включает в себя полностью самостоятельные программы, созданные исключительно для целей кадрового учета либо автоматизации процедур управления персоналом. Эти модули и программы могут эксплуатироваться самостоятельно или совместно друг с другом, что определяется информационными потребностями и целями создания автоматизированных систем. Причем необходимо отметить, что большинство программных продуктов имеют совместимость с документами, разработанными в среде MS Office, что позволяет максимально эффективно использовать уже имеющиеся наработки.

3. Наличие сетевой и локальной версии.

Все программы должны работать не только в одноуровневых и разноуровневых сетях, но и иметь так называемые локализованные версии, позволяющие их эксплуатировать на отдельно взятых компьютерах. Практически все программы, представленные на российском рынке, имеют различные сетевые версии, отличающиеся требованиями к программному и техническому обеспечению и стоимостью.

4. Наличие выбора дополнений.

Желательно иметь в составе программы некоторые дополнения. Причем дополнения должны быть готовыми, а не предлагаться к написанию самим пользователем. Разрабатывать дополнения и расширения к программе — задача не сотрудников подразделений, эксплуатирующих данную программу, не программистов и системных администраторов, а самих разработчиков.

5. Наличие защиты от несанкционированного доступа.

Доступ к информационным и прочим ресурсам программы должен быть строго регламентирован системным администратором в зависимости от приоритета. В случае ошибочных действий персонала программа должна их блокировать.

6. Стабильная работа программы.

Программа может быть хорошо продуманной и прекрасно подходящей для работы, но если она функционирует с перебоями — стоит ли ее приобретать? По целому ряду программных продуктов существуют крайне противоречивые сведения, не подкрепленные какими-либо статистическими данными. Поэтому желательно проконсультироваться с ее пользователями, уже имеющими опыт работы.

7. Дружественный и интуитивно понятный интерфейс.

Внешний вид экранных окон должен быть интуитивно понятен, а работа с программой доступна любому пользователю. Хорошо, если интерфейс программы характеризуется максимально упрощенным доступом к различным пунктам меню внутри разделов, осуществляемым с помощью «мыши» или клавиш клавиатуры.

8. Скорость работы.

Компьютеры и особенно локальные сети у всех пользователей резко отличаются по своим техническим параметрам. Но при любой конфигурации программа должна работать с высокой скоростью.

Словарь кадрового делопроизводства. Локальная сеть — группа компьютеров и периферийное оборудование, объединенные одним или несколькими автономными высокоскоростными каналами передачи цифровых данных в пределах одного или нескольких близлежащих зданий.

Интегрированная система управления [integrated management system] — система, объединяющая автоматизированное управление технологическими процессами (АСУ ТП) и автоматизированное организационное управление (АСУ).

9. Конфигурация «под клиента».

Почти все фирмы, предприятия и организации имеют много своих пожеланий, очень часто не учтенных в готовой базовой конфигурации. Программа должна безболезненно адаптироваться под существующую у клиента систему учета и документации без ее радикального изменения.

10. Возможности стыковки.

Необходима стыковка с другими программами и системами, в том числе созданными ранее. Очень важно, чтобы выбираемая программа или система поддерживала все структуры форм первичных документов и позволяла учитывать требования внешних организаций по предоставлению информации.

С технической точки зрения отличия систем для небольшого, среднего и крупного объекта в основном касаются:

— количества рабочих мест (с возможностью одновременного доступа);

— разделения функций пользователей;

— скорости функционирования системы;

— сложности ее администрирования;

— возможности обмена информацией с внешней средой;

— стоимости;

— проработанности механизмов, обеспечивающих права доступа, и др.

В целом при выборе программного продукта необходимо ориентироваться не только на текущие потребности, но и учитывать перспективу дальнейшего роста предприятия, фирмы, организации, а также комплексной автоматизации объекта в целом и службы управления персоналом в частности в ближайшие 1 — 2 года. По мере роста компании и усложнения сферы ее деятельности, наращивания темпов изменений на ее рынках управленцы должны все в большей степени полагаться на компьютерные информационные (автоматизированные) системы определения качества работы компаний для выявления реально происходящих процессов. Руководство начинает осознавать, что конкурентоспособная компания должна иметь интегрированную систему управления (ИСУ), связывающую воедино все процессы управления и данные о финансово-хозяйственной деятельности.

Г.Ксандопуло

К. э. н.,

доцент

кафедры документоведения

и документационного

обеспечения управления

Государственного университета управления

Подписано в печать

12.11.2008