Какие кассы нужны для магазина продуктов

Онлайн-касса — это техника, с которой предприниматели продают товары или оказывают услуги с 2017 года. Налоговая больше не регистрирует аппараты старого образца со съемной чековой лентой.

Не все компании переходят на онлайн-кассы. Разберемся, как работает новая кассовая техника, нужно ли продуктовым магазинам ее подключать, как выбрать аппарат и где его купить.

Принцип работы онлайн-кассы в продуктовом магазине

Новые кассовые аппараты подключаются к интернету. Когда касса печатает бумажный чек для покупателя, она формирует электронный чек и отправляет его оператору фискальных данных. Оператор — компания, которая записывает информацию о продаже в базу и выдает данные по запросу — налоговой и покупателям.

Электронный и бумажный чек имеют одинаковую юридическую силу. Если покупатель случайно купил просроченные консервы и хочет вернуть их в магазин, он может доказать факт покупки электронным чеком — для этого обращается к оператору данных и получает чек на почту или телефон.

Налоговая запрашивает чеки у оператора фискальных данных, чтобы проверить магазин. Инспектор сравнивает информацию о продажах с отчетностью, которую сдает бухгалтер магазина, и решает, нужно ли выезжать с проверкой.

Установить кассу — это единственный способ принимать оплату картой. Для этого нужно купить аппарат со встроенным терминалом для карт или терминал отдельно. Вот принцип работы кассы с терминалом:

• покупатель вставляет или прикладывает карту;
• терминал отправляет информацию о карте в банк предпринимателя;
• банк проверяет, не заблокирована ли карта и есть ли на ней деньги на покупку;
• если карта в порядке, банк отправляет на терминал подтверждение;
• касса печатает бумажный чек и отправляет электронный оператору данных.

К кассовой технике для продуктового магазина можно подключить дополнительное оборудование:

• весы — чтобы передавать на устройство вес товара и рассчитывать стоимость;
• сканер штрих-кодов — чтобы кассир не тратил время на поиск товара в кассе;
• второй экран — чтобы покупатель видел, сколько и за что платит;
• принтер этикеток — чтобы вносить новые товары в память кассы и сразу печатать для них ценники;
• ящик для денег — чтобы безопасно хранить деньги и разделять купюры по достоинству.

По закону с 2018 года все магазины торгуют через онлайн-кассу.

Как выбрать онлайн-кассу для продуктового магазина

В реестре кассовой техники, который налоговая публикует на своем сайте, больше 160 устройств. Чтобы выбрать кассовый аппарат, нужно смотреть на:

скорость работы. Если чек печатается медленно, а в магазине много покупателей, появится очередь. Чтобы быстрее обслуживать клиентов, в некоторых кассах есть автоотрез — устройство, которое отрезает от чековой ленты чек покупателя.

Мобильность. Обычно магазину достаточно стационарной кассы, которая стоит на прилавке. Если у магазина есть доставка, мобильную кассу можно давать курьеру, чтобы он принимал оплату картой дома у покупателя. Мобильный аппарат работает от аккумулятора, а к интернету подключается по сим-карте.

Размер товарной базы. В памяти кассы помещается ограниченное число товаров, обычно 2000–10 000. Если в магазине 15 или 20 000 наименований, лучше записывать информацию о товарах в компьютер, но тогда касса должна уметь с ним работать.

Способ подключения к интернету. Для стационарных касс есть два способа подключаться к сети — кабелем или по вай-фаю. Чтобы на прилавке было меньше проводов, лучше купить устройство с вай-фаем.

Удобство. Чтобы кассиру было удобнее работать, следует купить устройство с большим цветным дисплеем. Это дороже, но на нем проще искать нужные функции. Иногда техника работает неисправно — в этом случае на экране появляется ошибка. В некоторых аппаратах сразу написано, что нужно сделать.

Работу с ЕГАИС. Если в магазине продается алкоголь, нужен специальный модуль, который работает с государственной информационной системой ЕГАИС. Касса без встроенного модуля должна поддерживать работу с выносным, который предприниматель покупает отдельно.

Самый дешевый кассовый аппарат для магазина стоит 6000 рублей, он передает чеки оператору и больше ничего не делает. Если предприниматель хочет принимать оплату картой, нужна касса за 15 000 — это самый простой вариант для минимаркета. В крупных магазинах или сетевых супермаркетах нужна высокая скорость работы устройства, интеграция с системами учета продаж и поддержка ЕГАИС — такой аппарат стоит от 45 000 до 250 000 рублей.

За что платит предприниматель, когда работает с кассовым оборудованием

В кассу устанавливают фискальный накопитель — устройство, которое шифрует электронные чеки и не дает их подделать. Накопители бывают на 13, 15 и 36 месяцев, после чего их нужно менять. Устройство на 13 месяцев стоит 6000 рублей, на 36 — 11 000 рублей.

Чтобы подключить контрольно-кассовую технику, предприниматель регистрирует ее в налоговой. Регистрация бесплатна, но для нее нужна электронная цифровая подпись. Это флешка, с которой предприниматель подписывает документы по интернету, в том числе заявку на регистрацию кассы. Подпись стоит 1500 рублей. Чтобы получить подпись, нужно выбрать удостоверяющий центр и подать заявку через сайт.

Когда кассовая техника зарегистрирована в налоговой, ее нужно зарегистрировать у оператора фискальных данных. Заключить договор с оператором на год стоит 3000 рублей. Выбрать оператора фискальных данных можно на сайте налоговой.

Контрольно-кассовая техника работает через интернет. Провести в магазин вай-фай или кабельный интернет стоит 500 — 800 рублей в месяц. Если магазин в торговом центре, абонентская плата может быть в три-пять раз выше, потому что провайдер обычно один, и он завышает цены. Для мобильных кассы операторы связи выпускают сим-карты с медленным и дешевым интернетом — за 100 рублей в месяц.

Если хозяин магазина хочет работать с системой складского или бухгалтерского учета, за это нужно платить дополнительно. Тарифы для небольшого розничного магазина — 1000 рублей в месяц за одну систему.

Чтобы подключить самую дешевую кассу, которая не принимает карты, хозяин магазина платит 16 500 рублей.

Где купить кассовое оборудование для супермаркетов и небольших магазинов

Контрольно-кассовые машины продаются в специализированных магазинах, банках и по объявлению — у прежних владельцев.

Банк. Чтобы работать с кассой и принимать карты, нужен расчетный счет и эквайринг — банковские услуги для предпринимателей. Если собственник бизнеса покупает кассу в банке, финансовая организация может предложить скидки на обслуживание счета. Подобрать банк

Кассовую технику можно арендовать. Стоимость аренды на год равна покупке нового аппарата. Банк может не брать плату за аренду, если предприниматель поддерживает оборот магазина на определенном уровне.

Магазин. В специализированных магазинах устройство стоит дешевле, чем в банке. Если оно ломается, магазин ремонтирует или меняет его по гарантии.

По объявлению. Предприниматель продает кассу, если покупает новую или закрывает бизнес. Купить с рук — выгоднее всего, но бывшие в употреблении устройства ломаются чаще новых, а чинить придется за свой счет.

Продуктовые магазины работают с онлайн-кассами. Стоимость устройства — от 16 500 рублей. Чтобы сэкономить, можно купить б/у аппарат или договориться с банком о бесплатной аренде.

Пройдите тест и получите ответ на вопрос:
«Какая касса нужна именно мне?»