Какие документы нужны при приемке продуктов
Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Документальное оформление поступления товара
Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.
Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.
Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.
Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.
Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.
Недостача товара при приемке. Некачественный товар
Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Как вести приход и расход товара в магазине
Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.
Рассказываем, как упростить приёмку продуктов на склад, какие документы требовать у поставщика и как легко узнать, если продавец повысил цены, но не предупредил вас.
Сотрудник, ответственный за приёмку и сохранность товаров
Прежде всего вы должны назначить сотрудника, который будет:
отвечать за приёмку товаров,
заносить их в программу,
следить за их сохранностью и списанием (расходованием) на изготовление блюд, напитков и хозяйственные потребности заведения.
Когда нет такого ответственного, могут возникнуть проблемы:
Расхождения между данными в программе и фактическим наличием продуктов и других товаров в заведении.
Хищения среди сотрудников.
В зависимости от масштаба и формата предприятия общественного питания ответственным может быть:
Ответственными могут быть несколько человек. |
Рекомендации:
1. На приёмку товаров лучше ставить сотрудника с опытом. Опытный кладовщик проконтролирует важные нюансы. Например, чтобы тяжёлые коробки не ставили на коробки с мягкими продуктами. Часто грузчики поставщиков не обращают внимание на такие моменты, так как стремятся побыстрее сдать товары на склад.
2. Распределите поставщиков между кладовщиками, если вы назначили ответственными несколько человек. Когда каждый кладовщик будет работать со «своим» поставщиком, он быстро запомнит все нюансы, связанные с приёмкой того или иного товара.
Ещё вариант распределения ответственности: шеф-повар отвечает за продукты, сомелье — за вино и другие напитки, управляющий — за прочие товары (посуду, расходные и рекламные материалы, хозяйственные средства и инвентарь).
Договор о материальной ответственности и доверенность
С ответственным сотрудником вам надо заключить договор о материальной ответственности. Если таких сотрудников несколько, нужно заключить договор с каждым из них. Когда невозможно разграничить ответственность между сотрудниками, составьте договор о коллективной материальной ответственности.
Образец договора о материальной ответственности
Если у вас нет печати для документов, кроме договора вам надо составить доверенность на ответственного сотрудника или сотрудников. Доверенность подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы по приёмке товара, которые привозит поставщик.
Вы можете использовать типовую форму доверенности.
Если ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, то проведите инвентаризацию всех товаров, за которые он отвечал по договору.
Договор с поставщиком
С каждым из поставщиков вам надо заключить договор поставки товара (ему посвящены статьи 454–491 и статьи 506–524 ГК РФ). В договоре должны быть отражены условия поставки, в том числе наименование товаров, их количество, цена, другие договорённости с поставщиком. Также можно включить в договор порядок приёмки товаров и проверки их качества.
Также согласуйте с поставщиками график поставок. Для этого определите, как часто вам необходимо закупать те или иные товары. Учитывайте допустимый период хранения скоропортящихся продуктов. Просчитайте наличие денег в обороте, чтобы избежать кассового разрыва (это ситуация, когда надо оплачивать счета, а денег не хватает).
Процедура приёмки товара в 6 шагов
Вы можете настроить процесс приёмки так, как вам удобно.
Рассмотрим, что важно учесть при поступлении товара и как лучше организовать этот процесс по шагам:
Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.
Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:
Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.
Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.
Про список документов, которые должны быть при поступлении товара, читайте дальше.
Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, их соответствие документам.
В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:
Проверить целостность и состояние упаковки, тары.
Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.
Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).
Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).
Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).
Пересчитать или взвесить товар.
Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.
Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.
Если кладовщик обнаружил, что фактическое количество товаров расходится с сопроводительными документами, он должен пересчитать товар ещё раз.
Когда расхождение подтвердилось, кладовщик должен составить акт. Этот же акт составляется, если обнаружен некачественный товар.
Вы можете использовать:
Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных товаров. Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.
Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров. Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.
Акт надо оформить и подписать в двух экземплярах (как минимум) — один для вас, второй — для поставщика.
Если на этой почве возник конфликт с грузчиками или водителем поставщика, кладовщик может сфотографировать позиции, по которым есть претензии. А ещё лучше записывать приёмку товара на видео. Это поможет, когда будете решать вопрос с поставщиком. |
Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.
Если при приёмке кладовщик не выявил расхождений по количеству и качеству товаров, он подписывает сопроводительные документы и ставит на них печать (при её наличии у заведения). Если печати нет, нужна доверенность (про неё мы говорили выше).
Если при приёмке выявлено расхождение, то в сопроводительных документах поставщика (товарных накладных) надо вручную зачеркнуть неверное количество товара и подписать его фактическое количество, которое принимает кладовщик. Эти исправления заверяются подписями кладовщика и представителя поставщика.
Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.
После этого кладовщик должен внести данные о поступивших товарах в программу — создать приходную накладную (подробнее об этом расскажем дальше).
Шаг 6. Размещение товара в места, которые предусмотрены для их хранения.
| Рекомендация. Сделайте чек-лист для сотрудников и повесьте его там, где происходит приёмка товара. Это поможем сотрудникам принимать товар быстрее и без ошибок. |
Мы подготовили образец чек-листа по приёмке товара. Сохраните его копию и адаптируйте под себя.
Список документов при приёмке товара
Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.
Бухгалтерские документы на передачу товаров:
Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.
Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.
Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.
| Накладные или УПД подтверждают, что поставщик передал вам товары, а вы их приняли. Этот факт удостоверяют подписи на накладной или УПД — со стороны поставщика и ответственного за приёмку сотрудника заведения. |
Документы на продукты:
Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.
Рыба — только ветеринарное свидетельство.
Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.
Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.
ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.
Удостоверение качества.
Ветеринарные свидетельства приходят в электронном виде в программе «Меркурий».
Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации
Рассмотрим, как внести данные о поступивших товарах в систему Quick Resto:
1. Зайдите в раздел Склад → Приходные накладные.
2. Создайте новый документ «Приходная накладная».
3. Укажите дату получения товара.
Если кладовщик не успел внести товары в систему сразу после приёмки, их можно оприходовать задним числом. После этого Quick Resto автоматически пересчитает все продажи, остатки на складе и выведет актуальные значения на нужную дату.
4. Выберите поставщика или добавьте нового.
5. В самой накладной выберите из списка или введите новый товар, укажите его стоимость за одну единицу и количество.
Общую сумму по каждому товару и сумму всей поставки система рассчитает сама. И наоборот: если поставщик в накладной указал только количество товара и общую сумму — в этом случае Quick Resto рассчитает стоимость одной единицы товара.
6. Укажите стоимость доставки в накладной. Quick Resto позволяет сразу отражать расходы на доставку и не создавать отдельные документы по ним. Стоимость доставки можно указать как расходную статью в финансовом модуле, но тогда она не будет относиться к конкретной поставке.
7. Сохраните приходную накладную.
Узнайте, как автоматизировать приёмку товаров на склад. Запишитесь на бесплатную консультацию:
Заносите все поступающие товары в Quick Resto сразу после приёмки. Так в любой момент вы будете видеть актуальные остатки товаров на складе. Также Quick Resto следит за количеством товаров на складе и отправит письмо вам на почту, когда тот или иной продукт заканчивается. |
Смотрите подробную видеоинструкцию, как завести продукты и приходную накладную в Quick Resto:
Как Quick Resto помогает следить за ценами поставщиков и получать другую аналитику
При занесении накладной Quick Resto сигнализирует о повышении или понижении стоимости товара. Система выделяет цену товара в накладной цветом. Красный цвет означает, что стоимость товара увеличилась по сравнению с предыдущим приходом, зелёный — стоимость уменьшилась.
В генераторе отчётов вы можете построить отчёт по поставщикам и оценить, как меняется цена товара, с каким поставщиком чаще работаете и т.д.
По приходным накладным Quick Resto рассчитает себестоимость блюд. На основании этих данных вы сможете определить маржинальность и фудкост.
Благодарим за помощь в подготовке статьи:
Павла Худякова, консультанта по работе Quick Resto
Лейлю Хасаншину, руководителя и основателя бухгалтерской компании ООО «Хелп»
Марину Утешеву, финансового директора «Сити Паб Групп»