Какие документы нужны для заключения договора поставки продуктов питания
Поставки сырья или готовой продукции – важная часть работы многих предприятий и основа для стабильного функционирования торговой отрасли. Но каждая операция должна быть произведена с обязательным соблюдением норм законодательства. Поэтому важно знать, как правильно оформить документы на поставку товара.
Предварительный этап
Первый этап сделки – это заключение договора. Однако он не подтверждает существование сделки, а только отражает намерение участников произвести конкретные действия: например, первой стороне — поставить продукцию, а второй – принять товар и оплатить стоимость.
Особенность договора поставки в том, что привезенная продукция будет использоваться покупателем в его коммерческой деятельности, а не для личных нужд. Один из участников соглашения – это всегда предприятие (юрлицо или ИП).
Например, покупка 200 саженцев роз для того, чтобы высадить их на своем газоне вокруг дома должна оформляться по договору купли-продажи. А если эти розы впоследствии будут проданы – нужно заключать договор поставки.
Типовая форма договора содержит реквизиты обеих сторон, описывает их права и обязанности, количество поставляемой продукции, ее стоимость и порядок расчетов, условия и срок доставки и приемки товара. В соглашении указываются санкции за нарушения условий – штрафы, пени – а также предусматривается досудебный порядок разрешения споров. Отдельным пунктом нужно указать возможность изменения и расторжения договора. Могут быть и дополнительные пункты или приложения.
Не регламентированный законодательно, но важный момент – сбор пакета документов для заключения договора и проверки добросовестности контрагента. Дело в том, что при возникновении споров и конфликтных ситуаций суды не только рассматривают обстоятельства дела, но и учитывают, проявил ли пострадавший «должную осмотрительность». При заключении сделки необходимо убедиться, что контрагент – это не «фирма-однодневка», а реально работающее юрлицо. Сотрудничество с «фирмами-однодневками» не позволит вычесть НДС, и может повлиять на расчет налога на прибыль — выплаты подозрительному контрагенту не будут учитываться как расходы.
Пакет документов для заключения договора поставки
- устав компании, а также учредительный договор,
- свидетельство о госрегистрации,
- выписка из ЕГРЮЛ,
- свидетельство о постановке на учет в ФНС,
- лицензии, сертификаты на продукцию (если требуются),
Предоставленная информация поможет:
- проверить законность регистрации предприятия;
- узнать, действительно ли работает ли организация;
- проверить платежеспособность контрагента;
- выявить судебные разбирательства с участием стороны соглашения.
После всех проверок и заключения соглашения может состояться поставка продукции. Однако, поскольку договор лишь документирует намерения сторон, его нельзя отнести к первичным бухгалтерским документам, то есть таким, которые подтверждают совершение сделки.
Первичные документы поставки
Первичные документы фиксируют факт проведения хозяйственной операции, в результате которой у сторон произошли изменения в активах.
Например, у одной компании стало на 100 тонн меньше щебня, а на счету появилась сумма 100 тысяч рублей. Соответственно, вторая сторона стала владельцем 100 тонн щебня, а с их счета перечислено 100 000 руб.
Поэтому, все документы, сопровождающие поставки можно разделить на первичные и не первичные
Документ | Первичный или нет | Пояснение |
Договор | Нет | Фиксирует намерения совершить сделку, а не хозяйственную операцию |
Да | Если факт проведения сделки в документе указывается – то есть прописано, что передача активов уже произошла | |
Счет | Нет | Предлагает одному из участников произвести оплату: нет указания, что какая-либо хозяйственная операция уже произошла |
Счет-фактура | Да | Обязателен к оплате и дает основание для вычета НДС |
Накладная | Да | Фиксирует факт передачи материальных ценностей |
Акт передачи/приема выполненных работ (услуг) | Да | Фиксирует факт выполнения обязательств и конкретные подробности (наименование работ/услуг, место, дату выполнения и пр.) |
Путевой лист | Да | Показывает движение автомобиля ,фиксирует работу перевозчика, водителя, расход топлива и т.п. |
Выписка со счета | Да | Подтверждает совершение платежа |
Калькуляция | Нет | Содержит обоснование стоимости продукции, то есть общую информацию, а описывает конкретную операцию |
Для первичных документов разработаны типовые формы, правила оформления и хранения бланков. На основе этих бумаг готовятся налоговые отчеты. Чтобы не ошибиться при подготовке объемного пакета документов, можно поручить вести бухгалтерскую отчетность специалистам на аутсорсе.
Какие документы нужны при поставке товара
Бумаги, сопровождающие сделку, составляет поставщик. Особое внимание уделяется первичным документам, подтверждающим совершение хозяйственной операции.
Накладные
Передача товарно-материальных ценностей обязательно сопровождается товарной накладной. Разработана типовая форма, но допускается использование самостоятельно оформленных бланков (в этом случае форма накладной утверждается приказом).
Товарная накладная содержит информацию о товаре: наименование, цену, количество и итоговую стоимость. Также нужно указать сумму НДС – эти данные послужат основой для его возврата.
Как и во всех первичных документах, в товарной накладной обязательно указываются реквизиты сторон: наименования организация, реквизиты, ФИО и подписи уполномоченных лиц, печати.
Оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Поставщик и покупатель подписывают накладную:
- от продавца: директор, бухгалтер и лицо, которое отвечает за отгрузку товара;
- от покупателя — уполномоченное лицо в графе «Груз получил грузополучатель», обычно это руководитель или лицо, уполномоченное подписывать первичные документы согласно доверенности. Во втором случае данные доверенности обязательно вписываются в накладную. В строке «Груз принял» — лицо, которое фактически приняло груз. Обе подписи может ставить один человек, если он наделен правом подписи.
В товарной накладной указываются реквизиты договора или заказа, на основании которого производится поставка. Если груз доставляет сторонний перевозчик — оформляется транспортная накладная, реквизиты которой также указываются.
Транспортная накладная – это документ, фиксирующий перевозку груза со склада к покупателю. Составляется в трех экземплярах – для поставщика, перевозчика и покупателя.
Транспортная накладная содержит сведения о грузоотправителе и грузополучателе (названия компаний, реквизиты), наименование товара и его ценность, приложенные сертификаты . Указывают время отправки и доставки, условия перевозки.
Перевозчик указывает реквизиты, стоимость услуг, данные об автомобиле, замечания о ходе перевозки.
Если возникают проблемы или нарушения – стороны ставят отметки в предназначенную для этого графу.
Счет и счет-фактура
Для оплаты полученного груза покупатель должен получить счет. Если стороны платят налоги на общих основаниях – следует оформлять счет-фактуру. Его выставляют до отправки заказа или в течение пяти дней.
Счет-фактура содержит реквизиты продавца и покупателя, наименование предприятий.
Указывается наименование товара (услуги), цена, количество и итоговая стоимость. Обязательный пункт – налоговая ставка 20% и сумма НДС, которую также оплачивает покупатель, а затем получает возможность вернуть. Бланк подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Типовая форма счета-фактуры прилагается.
В отличие от счета-фактуры, счет не обязательно оплачивать: часто он выступает в роли публичной оферты – любой желающий приобрести товар компании или воспользоваться услугами может оплатить его и получить имущественное право. Утвержденного бланка счета нет, поэтому он оформляется в свободной форме с указанием реквизитов продавца и стоимости товара.
Акт выполненных работ
О том, что хозяйственная операция совершилась и стороны удовлетворены ее результатом, свидетельствует акт выполненных работ. Строгая форма не утверждена законодательно, но в бланке обязательно должны присутствовать:
- название и реквизиты обеих сторон,
- номер и дата составления акта,
- реквизиты договора, согласно которому прошла сделка,
- наименование проделанных работ, их количество ,цена и общая стоимость,
- указание, что работа проведена качественно и в срок, а стороны не имеют претензий друг к другу,
- подписи уполномоченных лиц и печати компаний.
Прочие документы на поставку товара
Работа транспорта, перевозящего груз, сопровождается путевыми листами. В них указываются:
- владелец транспортного средства;
- данные о водителе (ФИО, водительские права, справка о прохождении медосмотра);
- информация о ТС,
- показатели автомобильных счетчиков,
- информация о прохождении техосмотра.
Разработаны типовые формы путевых листов для разных видов транспорта, но допускается использование индивидуально разработанных бланков.
При перевозке некоторых видов продукции требуются сертификаты.
Сертификат происхождения – свидетельство о том, в какой стране произведена продукция.
Сертификат безопасности – подтверждает, что продукция соответствует нормам безопасности.
Карантинный сертификат – гарантирует отсутствие карантинного заболевания (касается грузов растительного и животного происхождения).
Ветеринарный сертификат – для грузов животного происхождения, свидетельствует о соответствии санитарным нормам.
Гигиенический сертификат – подтверждает соответствие продукции требованиям СанПиН.
Сертификат пожарной безопасности – о соответствии нормам и требованиям надзорных органов.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
3 000 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓
ДОКУМЕНТЫ,
НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ
1.1. если контрагент — юридическое лицо:
1) копию устава и учредительного договора (учредительный договор — только для ООО, обществ с ограниченной ответственностью) контрагента;
2) копию свидетельства о государственной регистрации контрагента, выданного налоговой инспекцией — для юридических лиц, зарегистрированных после «01» июля 2002 г.;
3) копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (далее — «ЕГРЮЛ»), выданного налоговой инспекцией — для юридических лиц, зарегистрированных до «01» июля 2002 г.;
4) оригинал выписки из ЕГРЮЛ, выданной налоговым органом не ранее 10 (Десяти) календарных дней до даты предоставления выписки;
5) копию свидетельства о постановке контрагента на налоговый учет и присвоении ему ИНН;
6) копию протокола общего собрания участников (акционеров) контрагента или решения единственного участника (акционера) контрагента о назначении на должность директора контрагента;
7) копию доверенности о наделении лица, которое будет подписывать Договор от имени контрагента, соответствующими полномочиями на подписание Договора;
8) при предоставлении контрагенту коммерческого кредита (отсрочка платежа):
• письмо от контрагента (на фирменном бланке организации) с указанием наименования контрагента, ФИО директора, главного бухгалтера, ОГРН, ИНН, места нахождения (юридического адреса), а также полных реквизитов всех расчетных счетов, открытых контрагентом в банках;
• копии документов, удостоверяющих наличие у контрагента объектов недвижимости на праве собственности — свидетельств о государственной регистрации права собственности контрагента на объекты недвижимости.
При подписании с контрагентом Договора поставки (ДС) с условием отсрочки платежа сбор документов, указанных в п. 1.1., является обязательным.
При подписании с контрагентом Договора поставки (ДС) на условиях 100-й % предоплаты обязательно должны быть собраны документы, указанные в подпунктах 3) и 6) (или 7)) п. 1.1.
Копии всех документов, указанных в п. 1.1., должны быть подписаны директором контрагента, с расшифровкой его фамилии и должности, а также заверены оригиналом печати организации.
1.2. если контрагент — индивидуальный предприниматель (далее — «ИП»):
1) копию паспорта ИП (разворот первого и второго листа — с фотографией, а также лист с указанием адреса его постоянной регистрации);
2) копию свидетельства о государственной регистрации, выданного налоговой инспекцией — для ИП, зарегистрированных после «01» января 2004 г.;
3) копию свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (далее — «ЕГРИП»), выданного налоговой инспекцией — для ИП, зарегистрированных до «01» января 2004 г.;
4) оригинал выписки из ЕГРИП, выданной налоговым органом не ранее 10 (Десяти) календарных дней до даты предоставления выписки;
5) копию свидетельства о постановке ИП на налоговый учет и присвоении ему ИНН;
6) копию доверенности о наделении лица, которое будет подписывать Договор от имени ИП, соответствующими полномочиями на подписание Договора. Доверенность обязательно должна быть выдана в нотариальной форме;
7) при отсутствии у ИП печати — письмо от ИП, подтверждающее ведение им деятельности без печати;
8) при предоставлении ИП коммерческого кредита (отсрочка платежа):
• письмо от ИП с указанием полных реквизитов всех расчетных счетов, открытых ИП в банках;
• копии документов, подтверждающих наличие у ИП объектов недвижимости на праве собственности — свидетельств о государственной регистрации права собственности контрагента на объекты недвижимости.
При подписании с ИП Договора поставки (ДС) с условием отсрочки платежа сбор документов, указанных в п. 1.2., является обязательным.
При подписании с ИП Договора поставки (ДС) на условиях 100-й % предоплаты обязательно должны быть собраны документы, указанные в подпунктах 1), 2), 3) и при подписании договора по доверенности — в подп. 6) п. 1.2.
Копии всех документов, указанных в п. 1.2., должны быть подписаны лично ИП с расшифровкой его фамилии и заверены печатью ИП (при ее наличии).
Списки договоров, примеры и конкретные договора, рассортированные по тематическим спискам.
Перечень документов для заключения договора поставки товара — это определенный список бумаг, которыми стороны обмениваются перед подписанием соглашения. О том, для чего это делается и какие документы стоит запросить у контрагента, расскажем в этой статье.
Особенности договор поставки
Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя
Список необходимых для сделки документов
Особенности договор поставки
Договором поставки является определенное соглашение, заключаемое между сторонами, согласно которому одна сторона обязуется поставить, а другая принять определенный товар (ст. 506 ГК РФ).
Отличием данного вида договора от договора купли-продажи является то, что поставляемая продукция используется приобретающей ее стороной в предпринимательской деятельности. Иными словами, указанный товар нельзя использовать в личных, а также бытовых целях.
Помимо указанного, одной из сторон договора всегда является лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.
Обязанность по передаче товара всегда возникает в обусловленный в соглашении срок.
Полезные рекомендации по заключению договора поставки вы найдете в путеводителе по договорной работе КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.
Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя
При подписании договора поставки стороны, как правило, обмениваются определенным пакетом документов.
На законодательном уровне такая обязанность по представлению бумаг не установлена, для возникновения договорных правоотношений достаточно составления самого договора.
Однако представление бумаг и их дальнейшее изучение помогает сторонам:
- Проверить надлежащий порядок регистрации, а также изучить законность всех вносимых изменений в учредительные документы.
- Выяснить, не является ли фирма, с которой планируется заключение договора, однодневкой, иными словами, проверить благонадежность контрагента. О том, как это сделать, рассказывается в статье Как проверить благонадежность контрагента?.
- Убедиться в платежеспособности стороны.
- Выяснить наличие судебных разбирательств с участием контрагента.
По мнению контролирующих органов, указанные действия необходимо совершать каждому благоразумному участнику гражданского оборота, оценивая налоговые риски сделки (п. 12 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).
Список необходимых для сделки документов
Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации.
Изучить информацию о контрагенте можно посредством запроса следующих документов:
- Учредительных, а именно:
- устава предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
- договора об учреждении или учредительного договора;
- протокола или решения о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия.
- Свидетельства/выписки о госрегистрации фирмы.
- Свидетельства/выписки о постановке на налоговый учет.
- Недавно выданной выписки из ЕГРЮЛ.
- Документов (лицензий, сертификатов), дающих право на осуществление особых видов деятельности, продажу особых товаров.
- Бухгалтерского баланса за последний отчетный период.
Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.
Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение).
***
Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.