Какие документы нужны для торговли продуктами
Открыть продуктовый магазин не так трудно, как кажется. Самое неприятное и раздражающее занятие при организации этого бизнеса — сбор документов. Хотя бы потому, что полный комплект требуемой документации не описан ни в одном понятном документе. Информацию нужно собирать по крупицам. Мы проделали эту работу для вас.
Конечно, полный комплект описать мы не можем, потому что нельзя учесть все возникающие в процессе организации бизнеса нюансы. Поэтому мы расскажем о базовом комплекте для открытия продуктового магазина без последующих штрафов.
Юридические документы
Начнем с выбора помещения и заключения договора на аренду. Помещение можно построить, купить, получить в дар, но чаще всего начинающие предприниматели его арендуют.
Договор аренды нужен при регистрации бизнеса, особенно если вы открываете Общество с ограниченной ответственностью. Перед подписанием документов об аренде убедитесь, что помещение соответствует или может быть приведено к нормативам пожарной и санитарной служб. Можно даже заказать предварительную проверку.
Подписывая договор аренды, будьте внимательны. Этот документ описывает ваши и арендодателя права и обязанности, распределение ответственности, способы разрешения споров и правила продления и расторжения договора, а также сумму аренды и сроки ее выплаты. Если заключаете договор сроком от 11 месяцев, он должен быть зарегистрирован в Росреестре.
Затем продуктовый магазин нужно зарегистрировать как бизнес. Какие документы для этого нужны мы опишем в следующем пункте. А пока остановимся на разрешительной документации и наборе договоров, требующихся для открытия предприятия.
Разрешительные документы получают:
- в Госпожинспекции;
- в Роспотребнадзоре.
Эти документы указывают, что ваш магазин находится в помещении, соответствующем противопожарным и санитарным нормам. Предприятие должным образом оборудовано и подготовлено к приему покупателей.
Если вы планируете продавать спиртное, нужно получить лицензию на реализацию алкогольной продукции.
Согласование с архитектурным управлением потребуется для проведения наружной рекламы магазина, а в некоторых регионах для изменения фасада дома и создания вывески.
Перед открытием продовольственного магазина понадобится заключить договора:
- На вывоз твердых бытовых отходов.
- На вывоз испортившейся продовольственной продукции.
- На утилизацию ртутных ламп.
- На поставку воды, электроэнергии в помещение магазина.
- На слив сточных вод.
- На дератизацию, дезинсекцию и дезинфекционные работы в помещении магазина.
- На обслуживание системы вентиляции и кондиционирования (если она предусмотрена).
- На установку и обслуживание системы сигнализации о пожаре.
При открытии продуктового магазина нужно позаботиться, чтобы весь товар, планируемый к реализации, был сертифицирован и имел документы, подтверждающие его качество. Любая лицензируемая согласно законам РФ продукция должна иметь лицензию.
Бухгалтерская документация
Законно открыть магазин, не зарегистрировав бизнес, нельзя.
Для продуктового магазина небольшого размера подходит две формы собственности:
- ИП;
- ООО.
Чтобы открыть ИП, нужно собрать небольшой пакет документов:
- Написать заявление в установленной форме.
- Сделать ксерокопию паспорта (предъявляется с оригиналом).
- Ксерокопировать ИНН (предъявляется с оригиналом).
- Оплатить пошлину и приложить к вышеуказанному комплекту квитанцию.
Организатору (организаторам) общества с ограниченной ответственностью придется чуть больше сил и времени потратить на сбор необходимых документов.
Вам понадобится:
- Решение учредителей о добровольном создании ООО.
- Протокол голосования (если собственников несколько).
- Устав предприятия (типовой или индивидуальный).
- Заявление на регистрацию бизнеса.
- Квитанция, подтверждающая оплату госпошлины.
- Гарантийное письмо от собственника помещения о предоставлении Обществу юридического адреса.
- Копии документов, удостоверяющих личность учредителей.
Налоговая служба может затребовать дополнительные справки и другие документы. Чаще такое случается, если собственник не является гражданином РФ и вынужден подтверждать законность своего пребывания на территории страны.
Вы не откроете магазин без товара на полках.
Это значит, что к моменту, когда вы готовы перерезать красную ленточку у входа, у вас должны быть:
- договора с поставщиками продуктов;
- накладные на товар, находящийся на складе и в торговом зале;
- документы, подтверждающие качество магазинного оборудования;
- договора на обслуживание техники (холодильного оборудования, микроволновых печей, если таковые есть).
Если ваша работа предполагает наличие кассового аппарата (а для большинства продуктовых магазинов это именно так) потребуются договоры:
- на покупку ККМ (сегодня это онлайн-кассы);
- на обслуживание кассового аппарата;
- на покупку и обслуживание носителя фискальной информации;
- на предоставление интернет услуг.
Кассовый аппарат обязательно ставится на учет в налоговых органах. Кроме договоров вам потребуется журнал кассира-операциониста (по форме№КМ-4).
Если вы зарегистрированы как ИП и выбрали систему оплаты налогов по патенту или ЕНВД, нужно приобрести товарные чеки (документы строгой отчетности). Но продуктовые магазины обычно выбирают работу с кассовым аппаратом. Это удобнее.
Обязательно заведите журнал регистрации договоров о полной материальной ответственности с персоналом, и заключите с ними соответствующие договоры.
Другие документы
На любом предприятии, независимо от формы собственности, количества сотрудников и вида деятельности должна вестись документация (нормативная, распорядительная, учетно-отчетная) по вопросам ОТ (охраны труда), ППБ (противопожарной безопасности), соблюдения СЭР (санитарно-эпидемического режима).
В комплект документов для продовольственных магазинов входят инструкции, приказы, планы, журналы (прошнурованные и пронумерованные), брошюры. Документы для обеспечения СЭР оговорены СП 2.3.6.1066-01.
В комплект включены:
- правила работы продовольственного магазина;
- правила внутреннего распорядка по обеспечению санитарных норм;
- книга учета движения санитарных книжек;
- график генеральных уборок (по форме У) и дезинфекции;
- журналы.
Обязательно наличие следующих журналов:
- Санитарного.
- Регистрации температурного режима холодильного оборудования.
- Дезинфекции, дезинсекции и дератизации (по форме №10 вет).
- Проверок санитарными службами.
Охрана труда и электробезопасность (ЭБ) при работе в продуктовом магазине кажется делом простым. Тем не менее правила ОТ и ЭБ должны соблюдаться, документация вестись. В минимальный комплект входит набор журналов регистрации и учета:
- Инструктажа работника на его рабочем месте.
- Выдачи инструкций по ОТ.
- Присвоения I группы ЭБ не электротехническому персоналу.
- Инструкций по ОТ.
- Несчастных случаев при работе в продуктовом магазине.
- Инструктажей (вводного, первичного и текущих).
Комплект документов для обеспечения пожарной безопасности:
- Приказ о назначении ответственного лица за ППБ.
- Инструкции по ППБ для персонала.
- Журналы (учета огнетушителей, регистрации инструктажей по ПБ)
Если вы набираете сотрудников для магазина, понадобится кадровая документация:
- должностные обязанности работников
- личные карточки на каждого работника (по форме Т-2);
- трудовые книжки сотрудников (серии ТК-V)
- вкладыши к ним (серии ВТ1)
- книга учета трудовых книжек и вкладышей.
- Приказы на прием и увольнение сотрудников.
Обязательно следует сформировать комплект документов для Уголка покупателя:
- Информация о магазине (название, уставные документы или сведения о предпринимателя, его контакты).
- Комплект ФЗоЗПП.
- Правила торговли.
- Информация об органах контроля за работой продуктового магазина, контакты контролирующих служб.
- Книга отзывов и предложений.
- Прайс-лист.
Можно купить документы пронумерованные, прошиты и скрепленные масличной печатью с актуализацией на дату покупки. Можно подготовить комплект самостоятельно.
Содержание
Выбор и регистрация формы собственности продуктового магазина
Специальная документация для открытия продуктового магазина
Дополнительные требования к документам для открытия продуктового магазина
Согласно статистическим данным, самым прибыльным делом в сфере малого и среднего бизнеса последние пять лет остается торговля медикаментами и продуктами питания. Поэтому решение открыть собственный продуктовый магазин можно назвать одним из самых выгодных путей вложения капитала. Если решили открывать такого рода торговую точку, то прежде всего нужно позаботиться о своей юридической защите и собрать необходимые документы для открытия магазина продуктов.
Выбор и регистрация формы собственности продуктового магазина
Торговлей продуктами в РФ может заниматься ИП (индивидуальный предприниматель) или юридическое лицо (как правило, ООО — общество с ограниченной ответственностью). При этом ИП не имеет права торговать спиртными напитками, за исключением пива. Поэтому если планируется полный ассортимент, в том числе и крепкий алкоголь (вино, ликер, водка и т.п.), тогда нужно регистрировать продуктовый магазин в качестве юридического лица, лучше всего открыть ООО.
Если планируется мини магазин продуктов без спиртного, то регистрация ИП осуществляется в едином окне в налоговой инспекции по мету прописки и нужно собрать такой пакет документов:
- заявление формы Р21001 — заполняется большими печатными буквами, черной пастой, без помарок или в электронном виде;
- квитанция об оплате госпошлины (800 рублей, для оплаты необходимо обратиться в ближайший банк);
- паспорт, идентификационный номер (ИНН) (оригинал и копии);
- заявление о выборе системы налогообложения — упрощенной или единого налога на вмененный доход (если введен в округе).
Важно: В заявлении необходимо будет указать коды деятельности согласно общероссийской классификации ВЭД. Для оптовой торговли продуктами нужно использовать Класс ОКВЭД 46, для розничной — Класс ОКВЭД 47. Желательно указать побольше дополнительных кодов, что избавит от проблем при расширении бизнеса.
Для регистрации юридического лица в случае с открытием продуктового с алкогольной продукцией (например, ООО) потребуются документы:
- заявление стандарта Р11001 от главного учредителя (может быть и единственным);
- оригинал решения о создании ООО (если учредитель в единственном лице) или оригиналы учредительного договора и протокола собрания соучредителей (в проколе обязательно указывается, кто назначен директором ООО, это может быть наемный сотрудник, но не обязательно соучредитель);
- квитанция об уплате госпошлины (4000 руб.);
- устав (в двух экземплярах);
- копии паспортов и свидетельств ИНН всех соучредителей и директора;
- копия документа, подтверждающая право собственности одного из учредителей на помещение по юридическому адресу ООО;
- заявление на переход на упрощенную систему налогообложения (при необходимости).
После подачи всех необходимых документов юридическое лицо или ИП через 5 рабочих дней получает свидетельство о государственной регистрации и выписку из единого государственного реестра. ООО дополнительно забирает свой устав с отметкой о регистрации, а также свидетельство о присвоении ИНН и постановке на учет в Федеральной налоговой службе.
Зарегистрируйтесь сейчас и получите бесплатную консультацию Специалистов
Специальная документация для открытия продуктового магазина
Открытие любого магазина продуктов — оптового, розничного, фермерских свежих без обработки или мороженых, с алкоголем или без — всегда начинается с регистрации ИП или ООО. После получения на руки документов о регистрации необходимо оформить ряд документов и подписать соответсвуюющие договора:
- разрешение от СЭС на торговлю продуктами питания;
- заключение инспектора пожнадзора о том, что торговый зал и примыкающие к нему складские, бытовые помещения соответствуют требованиям пожарной безопасности;
- договор на вывоз мусора (в том числе пищевых отходов);
- договора со всеми коммунальщиками на потребление воды, газа, электроэнергии и тепла;
- договор на проведение дератизации и дезинсекции.
На усмотрение хозяина может быть подписан договор с полицией или службой безопасности на охрану помещений.
Важно: Если юридическое лицо планирует реализовывать крепкие спиртные напитки, тогда необходимо оформить соответствующую лицензию (для розничной торговли стоит 65 тысяч руб., для оптовой — 800 тысяч руб.). Для получения разрешения на продажу алкоголя потребуется выполнить дополнительные условия:
- установить охранную сигнализацию;
- уставной капитал не менее 1 млн. руб.;
- арендовать или владеть под продажу товаров торговой площадью не менее 50 м кв. (для городов) и 25 м кв. (для сельской местности), размещенную на расстоянии не менее, чем 100 м от детских, медицинских и образовательных учреждений.
Зарегистрируйтесь сейчас и получите бесплатную консультацию Специалистов
Дополнительные требования к документам для открытия продуктового магазина
Каждый наемный сотрудник, который непосредственно связан с торговлей продуктами, мясной продукцией, в обязательном порядке должен иметь санитарную книжку. Этот момент в первую очередь отслеживается контролирующими органами при проверках продуктовых магазинов (в том числе и фермерских).
В торговом зале должен быть кассовый аппарат, который регистрируется в налоговой инспекции по месту обслуживания магазина. При регистрации подаются техпаспорт аппарата и договор на техническое обслуживание (эти документы прилагаются к кассовому аппарату при продаже).
Важно: Если на вашем магазине висит вывеска с рекламой ваших же продуктов, все равно потребуется разрешение органов местного самоуправления. Подобное разрешение необходимо и при установке рекламного щита.
После того, как все документы будут собраны, необходимо уведомить о начале своей работы Роспотребнадзор. Это конечный аккорд в процессе открытия для всех типов магазинов, торгующих продуктами.
С чего необходимо начать, чтобы заняться торговой деятельностью законно? В какой форме оптимальнее всего зарегистрироваться? Нужно ли получить разрешение на торговлю и каким образом это надо делать? Имеются ли различия в получении документов при торговле разными товарами? На эти и другие вопросы отвечает статья.
Форма хозяйствования
Определяемся с формой ведения деятельности. Можно стать индивидуальным предпринимателем (ИП) или же учредить торговую организацию, обладающую правами юридического лица. Для ведения деятельности эти формы имеют положительные и отрицательные стороны. От выбранного вида хозяйствования зависит пакет предоставляемых документов, необходимых для того, чтобы получить разрешение на торговлю.
Нужно ли получать дополнительные документы, во многом зависит от выбора формы деятельности и ассортимента товара. Так, индивидуальным предпринимателям проще вести бухгалтерскую отчетность, им не нужно придерживаться порядка ведения кассовых операций, всю выручку предприниматель вправе оставить себе. Но сильно радоваться не стоит, так как ИП запрещено вести торговлю алкогольными напитками, а также к ним применяются ограничения.
Юридическое лицо обязано сдавать вырученные средства от торговли в банковское учреждение. Плюс состоит в том, что разрешение на торговлю юридическому лицу можно получить на реализацию практически любого товара. Главное, чтобы товар не был запрещен к обороту на территории страны.
Пакет документов
Чтобы получить разрешение на торговлю (свидетельство о внесении в Торговый реестр), необходимо подать такие документы:
- юридические лица предоставляют учредительные документы; ИП — выписку из ЕГРЮЛ или свидетельство о регистрации ИП;
- свидетельство о постановке на учет в ФНС;
- данные о руководителе и главном бухгалтере, банковские реквизиты (предоставляют юридические лица);
- договор аренды помещения и документы о собственности помещения, в котором будет производиться торговля;
- санпаспорт помещения, где будет производиться торговля;
- заключения госпожарнадзора и санэпидслужбы;
- договор с коммунальной или иной службой, занимающейся вывозом мусора;
- список продукции для торговли.
Важно знать, что получение разрешение на торговлю определенными видами продукции (к примеру, алкоголем) сопровождается приобщением к указанному перечню документов соответствующей лицензии.
Получение лицензии
ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» предусматривает получение лицензии, если предприниматель собирается реализовывать полиграфическую продукцию, лом цветных и черных металлов, фармацевтическую и медицинскую продукцию, специальные технические средства, предназначенные для получения негласной информации, а также боеприпасы.
Актуальным является вопрос о получении лицензии на торговлю алкогольной продукцией. Для реализации этих видов товара необходимо выполнить условия, о которых речь пойдет дальше. Также найдется ответ на вопрос о том, нужно ли получать разрешение на торговлю пивом.
Торговля пивом: условия деятельности
В соответствии с законом, прозванным в народе «законом о пиве», ни торговые организации с правами юридического лица, ни индивидуальные предприниматели получать лицензию на торговлю пивом не должны.
Разрешение на право торговли пивом сопровождается выполнением ряда условий, в число которых входят следующие:
- напиток, содержание спирта в котором более 5 %, может продаваться только в магазинах;
- торговля пивом разрешена через торговые объекты, площадь которых не менее 50 кв. м. в городе и 25 кв. м. — в селе (через мелкие торговые точки реализовывать пиво запрещено);
- запрещение на торговлю ночью;
- индивидуальным предпринимателям также для торговли напитком нужно приобрести и зарегистрировать кассовый аппарат.
Реализация продуктов питания
Нужно ли получать разрешение на торговлю продуктами питания? Законом о лицензировании установлено, что лицензия на торговлю таким товаром не требуется. Но Постановление Правительства »Об уведомительном порядке начала осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности» обязывает предпринимателя до начала работы направить уведомление и пакет документов в подразделение Роспотребнадзора.
Заключение санэпидслужбы на соответствие деятельности санитарным нормам обязательно. На торговлю конкретными видом продукции требуются еще сертификаты и декларации соответствия, которые должны быть предоставлены поставщиком продукции.
Разрешение на торговлю на улице
Чтобы заниматься уличной торговой деятельностью спокойно и не иметь проблем с законом, предпринимателю необходимо заранее выяснить, какие документы разрешительного характера он должен получить. Для начала определяемся, что считается торговлей на улице.
Реализация товара на открытой территории, в специально приспособленных и отведенных местах – это уличная торговля. Разрешение на продажу товара на улице необходимо, как и при осуществлении иных видов торговли. Документ называется «Разрешение на установку торгового объекта».
К пакету документов, предоставляемых для получения разрешения (о которых было сказано выше), добавляется карта, схема или план местности расположения торгового объекта или точки. Причем место для торговли будет отведено только в разрешенных зонах, торговать по своему выбору и желанию не получится. Если планируется, что реализацией товара будут заниматься наемные работники, то ИП необходимо еще зарегистрироваться в Пенсионном фонде и в Фонде соцстрахования. При одобрении заявления предприниматель получает паспорт объекта и разрешение торговать. Документ выдается на определенный срок.
Выездная торговля: условия осуществления
Вам более по душе заниматься торговлей в передвижном мобильном магазине, по-иному называемом «автолавка»? Разрешение на торговлю в этом случае также необходимо, оно позволяет расположить мобильный объект в местах, согласованных с местной исполнительной властью. Для получения разрешения подается заявление и тот же пакет документов, что и был описан выше. Дополнительно, учитывая особенность торговли, предоставляется паспорт транспортного средства и техническое освидетельствование в Газовой инспекции (если в автолавке используется газовое оборудование). Срок действия разрешения в зависимости от периода торговли (весенне-летний период, новогодние или школьные ярмарки) может быть различен.
Разрешение на торговлю алкоголем
Торговля алкогольной продукцией — довольно прибыльное дело, многие желают ею заниматься. Спрос на этот вид товара не утихает никогда. Как получить разрешение на торговлю алкоголем?
В первую очередь, если бизнес связан с импортно-экспортными операциями, для осуществления законной деятельности необходима лицензия. Правила получения лицензии довольно непросты. Индивидуальные предприниматели, увы, торговать алкогольной продукцией не могут. Получение лицензии предшествует предоставлению в лицензионный орган объемного пакета бумаг. В него входят все учредительные документы, контактные данные должностных лиц юридического лица, разрешительные документы государственных инстанций и иные.
Правила торговли алкогольной продукцией те же, что и регламентирующие торговлю пивом. Реализовывать алкогольную продукцию возможно только в стационарных объектах, к примеру, автолавки для этой цели не годятся. Реализация алкоголя не допускается в медицинских, образовательных и детских учреждениях, запрещено продавать алкоголь несовершеннолетним, в транспорте, на рынках, вокзалах и аэропортах.
Торговля в розницу: условия
Розничная торговля имеет своей целью реализацию товара конечным потребителям для их личных нужд.
Разрешение на розничную торговлю – это документ уведомительного характера. Заявление об уведомлении о начале работы предоставляется в Роспотребнадзор. Остальные документы предъявляются контролирующим органам в зависимости от вида реализуемой продукции. Для начала деятельности обязательна регистрация в качестве индивидуального предпринимателя или юридического лица.
Итак, получение разрешения на торговлю и начало торговой деятельности сопровождается сбором не одного документа и прохождения не одной инстанции. Также нужно помнить, что не всегда торговля возможна без кассового аппарата. Но пусть вас не пугают сложности, если вы решили заниматься своим делом. Успешного ведения бизнеса!