Какие документы нужны для поставки продуктов в магазины
Поставки сырья или готовой продукции – важная часть работы многих предприятий и основа для стабильного функционирования торговой отрасли. Но каждая операция должна быть произведена с обязательным соблюдением норм законодательства. Поэтому важно знать, как правильно оформить документы на поставку товара.
Предварительный этап
Первый этап сделки – это заключение договора. Однако он не подтверждает существование сделки, а только отражает намерение участников произвести конкретные действия: например, первой стороне — поставить продукцию, а второй – принять товар и оплатить стоимость.
Особенность договора поставки в том, что привезенная продукция будет использоваться покупателем в его коммерческой деятельности, а не для личных нужд. Один из участников соглашения – это всегда предприятие (юрлицо или ИП).
Например, покупка 200 саженцев роз для того, чтобы высадить их на своем газоне вокруг дома должна оформляться по договору купли-продажи. А если эти розы впоследствии будут проданы – нужно заключать договор поставки.
Типовая форма договора содержит реквизиты обеих сторон, описывает их права и обязанности, количество поставляемой продукции, ее стоимость и порядок расчетов, условия и срок доставки и приемки товара. В соглашении указываются санкции за нарушения условий – штрафы, пени – а также предусматривается досудебный порядок разрешения споров. Отдельным пунктом нужно указать возможность изменения и расторжения договора. Могут быть и дополнительные пункты или приложения.
Не регламентированный законодательно, но важный момент – сбор пакета документов для заключения договора и проверки добросовестности контрагента. Дело в том, что при возникновении споров и конфликтных ситуаций суды не только рассматривают обстоятельства дела, но и учитывают, проявил ли пострадавший «должную осмотрительность». При заключении сделки необходимо убедиться, что контрагент – это не «фирма-однодневка», а реально работающее юрлицо. Сотрудничество с «фирмами-однодневками» не позволит вычесть НДС, и может повлиять на расчет налога на прибыль — выплаты подозрительному контрагенту не будут учитываться как расходы.
Пакет документов для заключения договора поставки
- устав компании, а также учредительный договор,
- свидетельство о госрегистрации,
- выписка из ЕГРЮЛ,
- свидетельство о постановке на учет в ФНС,
- лицензии, сертификаты на продукцию (если требуются),
Предоставленная информация поможет:
- проверить законность регистрации предприятия;
- узнать, действительно ли работает ли организация;
- проверить платежеспособность контрагента;
- выявить судебные разбирательства с участием стороны соглашения.
После всех проверок и заключения соглашения может состояться поставка продукции. Однако, поскольку договор лишь документирует намерения сторон, его нельзя отнести к первичным бухгалтерским документам, то есть таким, которые подтверждают совершение сделки.
Первичные документы поставки
Первичные документы фиксируют факт проведения хозяйственной операции, в результате которой у сторон произошли изменения в активах.
Например, у одной компании стало на 100 тонн меньше щебня, а на счету появилась сумма 100 тысяч рублей. Соответственно, вторая сторона стала владельцем 100 тонн щебня, а с их счета перечислено 100 000 руб.
Поэтому, все документы, сопровождающие поставки можно разделить на первичные и не первичные
Документ | Первичный или нет | Пояснение |
Договор | Нет | Фиксирует намерения совершить сделку, а не хозяйственную операцию |
Да | Если факт проведения сделки в документе указывается – то есть прописано, что передача активов уже произошла | |
Счет | Нет | Предлагает одному из участников произвести оплату: нет указания, что какая-либо хозяйственная операция уже произошла |
Счет-фактура | Да | Обязателен к оплате и дает основание для вычета НДС |
Накладная | Да | Фиксирует факт передачи материальных ценностей |
Акт передачи/приема выполненных работ (услуг) | Да | Фиксирует факт выполнения обязательств и конкретные подробности (наименование работ/услуг, место, дату выполнения и пр.) |
Путевой лист | Да | Показывает движение автомобиля ,фиксирует работу перевозчика, водителя, расход топлива и т.п. |
Выписка со счета | Да | Подтверждает совершение платежа |
Калькуляция | Нет | Содержит обоснование стоимости продукции, то есть общую информацию, а описывает конкретную операцию |
Для первичных документов разработаны типовые формы, правила оформления и хранения бланков. На основе этих бумаг готовятся налоговые отчеты. Чтобы не ошибиться при подготовке объемного пакета документов, можно поручить вести бухгалтерскую отчетность специалистам на аутсорсе.
Какие документы нужны при поставке товара
Бумаги, сопровождающие сделку, составляет поставщик. Особое внимание уделяется первичным документам, подтверждающим совершение хозяйственной операции.
Накладные
Передача товарно-материальных ценностей обязательно сопровождается товарной накладной. Разработана типовая форма, но допускается использование самостоятельно оформленных бланков (в этом случае форма накладной утверждается приказом).
Товарная накладная содержит информацию о товаре: наименование, цену, количество и итоговую стоимость. Также нужно указать сумму НДС – эти данные послужат основой для его возврата.
Как и во всех первичных документах, в товарной накладной обязательно указываются реквизиты сторон: наименования организация, реквизиты, ФИО и подписи уполномоченных лиц, печати.
Оформляется в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Поставщик и покупатель подписывают накладную:
- от продавца: директор, бухгалтер и лицо, которое отвечает за отгрузку товара;
- от покупателя — уполномоченное лицо в графе «Груз получил грузополучатель», обычно это руководитель или лицо, уполномоченное подписывать первичные документы согласно доверенности. Во втором случае данные доверенности обязательно вписываются в накладную. В строке «Груз принял» — лицо, которое фактически приняло груз. Обе подписи может ставить один человек, если он наделен правом подписи.
В товарной накладной указываются реквизиты договора или заказа, на основании которого производится поставка. Если груз доставляет сторонний перевозчик — оформляется транспортная накладная, реквизиты которой также указываются.
Транспортная накладная – это документ, фиксирующий перевозку груза со склада к покупателю. Составляется в трех экземплярах – для поставщика, перевозчика и покупателя.
Транспортная накладная содержит сведения о грузоотправителе и грузополучателе (названия компаний, реквизиты), наименование товара и его ценность, приложенные сертификаты . Указывают время отправки и доставки, условия перевозки.
Перевозчик указывает реквизиты, стоимость услуг, данные об автомобиле, замечания о ходе перевозки.
Если возникают проблемы или нарушения – стороны ставят отметки в предназначенную для этого графу.
Счет и счет-фактура
Для оплаты полученного груза покупатель должен получить счет. Если стороны платят налоги на общих основаниях – следует оформлять счет-фактуру. Его выставляют до отправки заказа или в течение пяти дней.
Счет-фактура содержит реквизиты продавца и покупателя, наименование предприятий.
Указывается наименование товара (услуги), цена, количество и итоговая стоимость. Обязательный пункт – налоговая ставка 20% и сумма НДС, которую также оплачивает покупатель, а затем получает возможность вернуть. Бланк подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Типовая форма счета-фактуры прилагается.
В отличие от счета-фактуры, счет не обязательно оплачивать: часто он выступает в роли публичной оферты – любой желающий приобрести товар компании или воспользоваться услугами может оплатить его и получить имущественное право. Утвержденного бланка счета нет, поэтому он оформляется в свободной форме с указанием реквизитов продавца и стоимости товара.
Акт выполненных работ
О том, что хозяйственная операция совершилась и стороны удовлетворены ее результатом, свидетельствует акт выполненных работ. Строгая форма не утверждена законодательно, но в бланке обязательно должны присутствовать:
- название и реквизиты обеих сторон,
- номер и дата составления акта,
- реквизиты договора, согласно которому прошла сделка,
- наименование проделанных работ, их количество ,цена и общая стоимость,
- указание, что работа проведена качественно и в срок, а стороны не имеют претензий друг к другу,
- подписи уполномоченных лиц и печати компаний.
Прочие документы на поставку товара
Работа транспорта, перевозящего груз, сопровождается путевыми листами. В них указываются:
- владелец транспортного средства;
- данные о водителе (ФИО, водительские права, справка о прохождении медосмотра);
- информация о ТС,
- показатели автомобильных счетчиков,
- информация о прохождении техосмотра.
Разработаны типовые формы путевых листов для разных видов транспорта, но допускается использование индивидуально разработанных бланков.
При перевозке некоторых видов продукции требуются сертификаты.
Сертификат происхождения – свидетельство о том, в какой стране произведена продукция.
Сертификат безопасности – подтверждает, что продукция соответствует нормам безопасности.
Карантинный сертификат – гарантирует отсутствие карантинного заболевания (касается грузов растительного и животного происхождения).
Ветеринарный сертификат – для грузов животного происхождения, свидетельствует о соответствии санитарным нормам.
Гигиенический сертификат – подтверждает соответствие продукции требованиям СанПиН.
Сертификат пожарной безопасности – о соответствии нормам и требованиям надзорных органов.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
Feo, рад новому вопрос от Вас. В предыдущем вопросе мы обсуждали именно посредничество.
В сегодняшней теме Вы затронули по сути ещё два вида бизнеса:
1. Оптовая торговля.
2. Доставка товаров в магазины.
Чтобы ответить на вопросы, давайте рассмотрим подробнее как устроена работа каждого из этих видов бизнеса.
Есть производитель и есть магазин. Магазин покупает продукты или любые товары напрямую у производителя и продает их конечным потребителям.
Производителями как правило являются крупные заводы, которые распространяют свою продукцию по всей стране. Это делается через дистрибьюторов, либо через сотрудничество с оптовиками. Оптовиком может выступать любая организация. Она покупает товар у завода по оптовым ценам крупным оптом и продает его магазинам мелким оптом по чуть более высоким ценам, чем покупает сама.
Оптовый продавец сам сначала покупает товар, расплачивается за него сам. В этом случае между ним и заводом заключается договор, на товар оформляются накладные. Не обязательно кстати закупаться именно у завода, это может быть дистрибьютор, или другой оптовик. Так вот, когда магазин закупает товар у оптовика, они также оформляют между собой договор и накладные на товар.
При работе по такой схеме вопрос доставки обговаривается отдельно. Когда оптовик покупает товар, он как правило сам оплачивает расходы на доставку и может сам перевозить этот товар. А вот когда оптовик продаёт товар магазинам, то он чаще всего предлагает услуги по доставке. Чаще всего при каком-то минимальном объёме закупок доставка по населенному пункту осуществляется бесплатно. Допустим при закупке партии на сумму от двух тысяч рублей доставка бесплатно. На самом деле расходы на доставку уже заложены в ценах. И для оптовика эти расходы не значительны по сравнению с общими оборотами, так как одна машина, которая ездит по городу, за день может обслужить несколько десятков магазинов.
Есть ещё одна схема работы оптовиков — продажа продуктов да и любых товаров без доставки. Классический пример тому оптовые рынки и базы. Владелец магазина приезжает на такой рынок на своей машине, покупает товар, грузит его к себе в машину и сам везет в магазин.
Во всех этих схемах между оптовиком и магазином заключается договор на продажу товара и соответственно накладные на сам товар. Если есть услуги по доставке, то представитель магазина подписывает накладные в момент отгрузки товара в их магазин.
Есть отдельный вид бизнеса — доставка товаров по магазинам. Пример реализации такого бизнеса Вы можете посмотреть в теме: бизнес на доставке товаров в магазины.
И тут возможны два варианта:
1. Вы по сути являетесь оптовым продавцом с бесплатными услугами по доставке. Тогда Вы оформляете такие же документы как и оптовый продавец. С магазином заключаете договор купли продажи и делаете ему накладные на продукты. С оптовиком также заключаете договор купли-продажи и он Вам также оформляет свои накладные. Программу для начала можно использовать эксель или бесплатные аналоги типа опенофиса. Если будете нанимать бухгалтера, то можно использовать бухгалтерские программы, например 1С.
2. Вы оказываете услуги только по перевозке груза. Тогда Вы оформляете только транспортные накладные на доставку товаров. За сами товары магазин рассчитывается с оптовиком напрямую. Вместе с грузом и оформлением транспортной накладной поставщик передает Вам накладные на имя магазина. Представитель магазина подписывает эти накладные и передаёт их оптовику. Для Вас он подписывает только транспортные накладные в которых можно подробно указать какой груз вы перевозите, а можно указать только общие сведения, например общий вес товара.
По поводу логистики. Вы можете сами наладить логистику. Документы для этого не требуются. Допустим Вы нашли один магазин и одного поставщика и работает как оптовый поставщик. Тогда Вы оплачиваете товар, грузите его на машину. Получаете накладные на товар. Оформляете свои накладные со своими ценами, везёте в магазин. Разгружаете, выдаёте покупателю свои накладные, он вам возвращает один подписанный экземпляр и оплачивает товар.
Оплату товара можно производить безналичным способом — банковскими платежами. Так проще в плане бумажного оформления. Если работать с наличными, то надо оформлять кассовый аппарат или делать квитанции.
По поводу вида деятельности ИП. Можно написать в налоговую инспекцию заявлении об изменении видов деятельности, заплатить госпошлину 800 рублей и через несколько дней Вы сможете получить новую выписку с нужными видами деятельности.
Добрый день!
Я зарегестрировал ИП, планирую вести торговлю в интернете в том числе и продуктами питания (вроде чая в упаковках).
Продукты и товары планирую хранить у себя дома и оттуда осуществлять доставку.
Не могли бы Вы подсказать, какие документы мне нужны для законного ведения бизнеса?
В интернете я видел следующие предположения:
1) Заключение Роспортебнадзора
2) Заключение СЭС
3) Заключение пожарной службы
4) Договор на вывоз мусора, проведение дезинсекционных работ и т. д.
5) многое другое
Если данные документы действительно необходимы, не могли бы подсказать, как получить их, если я планирую осуществлять торговлю из дома (без склада)?
Заранее спасибо за помощь!
С уважением,
Артем
12 Марта 2018, 15:31, вопрос №1932094
Артем, г. Москва
327 стоимость
вопроса
вопрос решён
Свернуть
Консультация юриста онлайн
Ответ на сайте в течение 15 минут
Задать вопрос
Ответы юристов (2)
получен
гонорар 30%
Общаться в чате
Бесплатная оценка вашей ситуации
Здравствуйте.
Откуда бы Вы ни торговали продуктами питания, Вы должны соблюдать главный документ ТР ТС 021/2011, в котором указано:
Статья 3. Объекты технического регулирования
1. Объектами технического регулирования настоящего технического регламента являются:
1) пищевая продукция;
2) связанные с требованиями к пищевой продукции процессы производства (изготовления), хранения, перевозки (транспортирования), реализации и утилизации.
И в первую очередь:
Статья 10. Обеспечение безопасности пищевой продукции в процессе ее производства (изготовления), хранения, перевозки (транспортирования), реализации
Ознакомиться с этим документом можно тут:
https://docs.cntd.ru/document/9…
Обращаю Ваше внимание на то, что торговать из дома у Вас не получится. Жилые помещения не предназначены для хранения реализуемых пищевых продуктов.
получен
гонорар 70%
Общаться в чате
Бесплатная оценка вашей ситуации
Начнем по порядку:
В интернете я видел следующие предположения:
1) Заключение Роспотебнадзора
Такого заключения не существует, если Вы планируете начать предпринимательскую деятельность Вам нужно уведомить Роспотребндзор:
Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ (ред. от 27.11.2017) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (с изм. и доп., вступ. в силу с…Статья 8. Уведомление о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности
Путеводитель по госуслугам для юридических лиц. Представление уведомления о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности:
1. Юридические лица, индивидуальные предприниматели обязаны уведомить о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности уполномоченный или уполномоченные в соответствующей сфере деятельности орган (органы) государственного контроля (надзора) (далее в настоящей статье — уполномоченный орган государственного контроля (надзора).
(в ред. Федерального закона от 25.06.2012 N 93-ФЗ)(см. текст в предыдущей редакции)
2. Уведомление о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности представляется юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, осуществляющими выполнение работ и услуг в соответствии с утвержденным Правительством Российской Федерации перечнем работ и услуг в составе следующих видов деятельности:
1) предоставление гостиничных услуг, а также услуг по временному размещению и обеспечению временного проживания;
2) предоставление бытовых услуг;
3) предоставление услуг общественного питания организациями общественного питания;
4) розничная торговля (за исключением розничной торговли товарами, оборот которых ограничен в соответствии с федеральными законами);
2) Заключение СЭС
— такой организации давно не существует, функции переданы в Роспотребнадзор., никаких заключений они не выдают.
3)
Заключение пожарной службы
— не требуется.
4) Договор на вывоз мусора, проведение дезинсекционных работ и т. д.
— Договоры лучше заключить, однако проводить указанные мероприятия может и непосредственно торговая организация:
СанПиН 2.3.5.021-94. Санитарные правила для предприятий продовольственной торговли:
3.13. Мероприятия по борьбе с насекомыми и грызунами
3.13.1. В предприятиях продовольственной торговли не допускается наличие мух, тараканов, грызунов. Администрация предприятия обязана обеспечить проведение в течение всего года мероприятий по борьбе с насекомыми и грызунами (на территории предприятия и во всех помещениях).
3.13.2. Для проведения дезинсекции и дератизации администрация предприятия должна заключать договор с гордезстанцией или отделом профилактической дезинфекции территориального центра госсанэпиднадзора.
Перезаключение договоров должно производиться ежегодно. На предприятиях должны быть созданы необходимые условия для эффективного проведения дератизационных и дезинсекционных работ.
3.13.3. Профилактическая дезинсекция проводится только после окончания работы предприятия или в санитарный день. Обработке подлежат только стены, потолки и оконные рамы. Перед выполнением дезинсекционных работ инсектицидами, пищевые продукты, посуда, инвентарь должны выноситься из помещения или герметично упаковываться.
Запрещается обработка полов, оборудования и инвентаря. Перед началом работы после дезинсекции необходимо проводить проветривание и тщательную уборку помещения.
3.13.4. В предприятиях продовольственной торговли должны проводиться следующие профилактические мероприятия по борьбе с мухами:
тщательная уборка помещений;
сбор пищевых отбросов в емкости с плотно закрытыми крышками;
своевременный вывоз пищевых отбросов, после чего емкости чистят, моют, дезинфицируют;
с наступлением весны все открывающиеся окна и дверные проемы должны быть закрыты сетками;
для истребления мух применяют липкую бумагу и специальные электроловушки.
Специальные мероприятия по обработке мест возможного выплода мух должны проводиться специалистами отделов профилактической дезинфекции.
3.13.5. В целях предупреждения появления тараканов необходимо заделывать щели в перегородках, стенах, шкафах и др. и не допускать скопления крошек, остатков пищи на столах, а также в ящиках и полках. При обнаружении тараканов необходимо произвести тщательную уборку помещений и ошпаривание кипятком мест скопления насекомых.
3.13.6. Для защиты от проникновения грызунов (крыс, мышей) щели в полу, отверстия в потолке, вокруг технических вводов, заделываются кирпичом, цементом, или листовым железом; вентиляционные отверстия и каналы должны быть закрыты металлическими сетками с ячейками не более 0,25 х 0,25 см, а люки оборудуются плотными крышками или металлическими решетками.
3.13.7. При реконструкции и ремонте предприятий необходимо в полной мере проводить строительно-технические мероприятия по конструктивной защите зданий и помещений от проникновения грызунов.
3.13.8. В случае появления грызунов применяются механические способы их уничтожения (верши, капканы).
Применение химических средств для уничтожения тараканов и грызунов допускается только при проведении этих мероприятий специалистами-дератизаторами.
Примечание: бактериологические методы борьбы с грызунами на предприятиях продовольственной торговли применять запрещается.
3.13.9. Категорически запрещается оставлять и хранить в предприятиях продовольственной торговли средства, применяемые для проведения дезинсекции и дератизации.
3.13.10. При наличии в предприятиях насекомых или грызунов центры государственного санитарно-эпидемиологического надзора имеют право запретить эксплуатацию предприятия до проведения полной обработки.
Продукты и товары планирую хранить у себя дома и оттуда осуществлять доставку.
осуществлять данную деятельность в жилом помещении однозначно не допускается :
3. Требования к предприятиям продовольственной торговли
3.1. Общие положения
3.1.1. Настоящие санитарные правила распространяются на все существующие предприятия продовольственной торговли, к которым относятся: продовольственные базы, склады, хранилища, продовольственные магазины, мелкорозничные предприятия, независимо от ведомственной принадлежности и форм собственности (кроме холодильников).
3.1.2. Проектирование новых и реконструкция существующих предприятий продовольственной торговли должны производиться в соответствии с настоящими санитарными правилами.
3.1.3. Министерства, ведомства, проектные организации, государственные, кооперативные и др. предприятия обязаны представлять на согласование органам государственной санитарно-эпидемиологической службы проектно-сметную документацию на строительство предприятий продовольственной торговли по индивидуальным проектам, а также на проведение реконструкции и капитальных ремонтов существующих предприятий.
3.1.4. Ввод в эксплуатацию вновь строящихся, реконструируемых и капитально отремонтированных предприятий должен производиться по согласованию с центрами госсанэпиднадзора.
3.1.5. Торговое предприятие обязано иметь лицензию на право продажи продуктов питания, выданную органами исполнительной власти. При этом ассортимент и объем реализуемых товаров должен быть предварительно согласован с центрами госсанэпиднадзора.
Запрещается изменять утвержденный ассортимент реализуемой продукции без согласования с центрами госсанэпиднадзора
.
таким образом, действующее законодательство не допускает осуществление деятельности предприятий продовольственной торговли (в том числе складов и хранилищ)в жилых помещениях.
Все услуги юристов в Москве
Гарантия лучшей цены – мы договариваемся
с юристами в каждом городе о лучшей цене.