Какая информация содержится в типовом ресурсном плане
meranged
6 августа 2017 в 13:46
Что самое ценное для IT-компании? Что является главным активом и ресурсом почти для каждой IT-компании? На что компания тратит больше всего денег? Какая статья затрат является самой большой? На обслуживание какого ресурса у вас уходит больше всего денег? Не сильно ошибусь, если скажу, что ответом на все эти вопросы является “Команда компании”. Именно ваша команда делает проекты, двигает вашу компанию вперед и зарабатывает деньги, и именно на зарплаты, бонусы, налоги, оборудование рабочих мест и прочие прямые и косвенные выплаты вашей команде приходится основная масса затрат компании.
Если в нужный момент у вас будет недостаточное количество вашего ключевого ресурса, то вы не сможете сделать важный проект и упустите выгоду. А если у вас будет избыток ресурсов, то вы будете нести убытки, оплачивая простаивающую часть вашей команды. Поговорим о ресурсном планировании.
Тема ресурсного планирования на удивление скудно представлена и в специализированной литературе и на пространствах рунета. Предполагается, что руководители проектов и компаний сами знают, что это такое и как с этим работать. Как показывает опыт, это немного не так. Безусловно, все понимают, что платить зарплату сотруднику, который ничего не делает — это плохо. Также плохо, когда у тебя не хватает нужных ресурсов. Но этого понимания не всегда достаточно для того, чтобы наладить в компании эффективное ресурсное планирование. И что же делать? Попробую поделиться своим пониманием вопроса.
Свое понимание планирую изложить примерно так:
- Что такое ресурсный план? Тут нарисуем картинку, дадим некоторые определения и расскажем, чем люди отличаются от денег.
- На что влияет ресурсный план? Рассмотрим сферы деятельности IT-компаний, которые, оказывается, напрямую зависят от качества ресурсного планирования. И если у вас ресурсное планирование не осуществляется на должном уровне или вдруг у вас его вообще нет, то, может быть, после прочтения этой части у вас появятся закономерные вопросы.
- Что влияет на ресурсный план? Рассматриваем обратную задачу — от чего зависит ресурсный план, что стоит на входе и определяет форму, размер и специфику ресурсного плана
- Ресурсное планирование в рамках изолированного проекта. Это ресурсное планирование с точки зрения руководителя конкретного проекта, у которого есть понимание задачи, бюджет и нужно сформировать команду и реализовать проект. Также, тут запланирован чек-лист, пробежав по которому можно будет понять, а все ли необходимое мы включили в ресурсный план?
- Ресурсное планирование портфеля проектов или программы. А это уже ресурсное планирование с точки зрения программного директора, руководителя портфеля проектов, ресурсного менеджера или руководителя компании, где одновременно идет множество проектов, все они находятся на разных фазах и во всех них и требуются и высвобождаются ресурсы.
- Долгосрочное ресурсное планирование. Если дойдем до этого пункта, то рассмотрим задачу управления ресурсными пулами компании в долгосрочной перспективе.
Что такое ресурсный план?
Для затравки приведу пример ресурсного плана
На примере мы видим ресурсный план для условного проекта вместе с финансовой информацией и некоторой аналитикой. В зависимости от уровня доступа руководителя проекта и специфики внутренних процессов, ресурсный план может видоизменяться в широких пределах. В частности, убрав зарплаты и часовые ставки, можно ограничиться только планированием человеко-часов.
Если попробовать погуглить на тему resource management/resource planning tool, то вы получите довольно внушительный список платных (в большинстве своем) и бесплатных инструментов, которые в той или иной мере помогают в решении задачи управления ресурсами. Ну а мы будем пользоваться старым добрым MS Excel.
Теперь давайте договоримся о терминах:
- Ресурс — специалист с необходимой специализацией и опытом. Причем, под опытом понимается не только совокупное количество лет, которое человек уже успел посвятить своей профессии, но и опыт работы с конкретными проектами. Это ключевой момент и мы к нему еще вернемся.
- Внутренний ресурсный пул — отдел или подразделение, обладающее необходимыми ресурсами, которые могут использоваться на проекте. Примеры: отдел/департамент FrontEnd, отдел/департамент QA, отдел/департамент управления проектами и т.п. По сравнению с внешними ресурсными пулами, плюсы внутренних — эффективные коммуникации, гарантированная квалификация, хорошая управляемость. Минусы — плохо масштабируются.
- Внешний ресурсный пул — компания или специалисты, внешние по отношению к компании, которая реализует проект, которые имеют необходимые ресурсы и готовы предоставлять их проекту во временное пользование. Примеры: сайты фрилансеров, компании, специализирующиеся на аутсорсе, партнерские компании с временно недозагруженными ресурсами. Плюсы по сравнению с внутренними ресурсными пулами: отлично масштабируются. Минусы: сложность коммуникаций, дорогое управление, негарантированное качество ресурсов, стоимость, накладные расходы на администрирование.
- Несогласованный (незастафленный) ресурсный план — это заявка на ресурсы для выполнения проекта. Такой ресурсный план говорит о том, какие ресурсы, когда, в каком количестве и на какой период нужны вам для того, чтобы вы успешно выполнили свой проект. При этом, вместо имен и фамилий в таком плане стоят прочерки или пробелы — реальных людей еще нет, вы их только хотите получить. Пока вы только можете определить требования к специалистам, которые вам нужны, и, может быть, сформулировать пожелания к ресурсным менеджерам относительно конкретных кандидатур, которых вы хотели бы видеть у себя на проекте. Некоторые позиции, конечно же, могут быть уже “застафлены” — прописаны конкретные имена людей, в отношении которых вы уже имеете подтверждение об их участии в вашем проекте.
- Согласованный (застафленный) ресурсный план — это контракт на поставку ресурсов требуемого качества на конкретное время с владельцами ресурсных пулов. Отличие от предыдущего варианта — все прочерки заменены на реальные имена и фамилии.
- Стафинг — процесс подбора и согласование ресурсов на незастафленные позиции ресурсного плана. Проще говоря, стафинг — это подбор команды на проект. Тут важно отметить, что очень редко бывает, что руководитель проекта получает на свой проект сотрудников, полностью соответствующих сформулированным требованиям. Все хотят на проект команду, на 100% состоящих из сеньерных дизайнеров, разработчиков, аналитиков и тестировщиков, но не все получают такие команды. Также не всегда удается получить людей к нужному сроку или на нужное время. По-этому, план может видоизменяться по мере стафинга. Если качество ресурсов хуже того, которое закладывалось при оценке проекта, то, очевидно, увеличивается количество часов для выполнения тех же самых работ. Если нужный ресурс высвобождается с другого проекта раньше или позже, чем вы планировали, то вы фиксируете это обстоятельство и переделываете план уже с учетом новых условий.
Так чем же люди отличаются от денег?
Для лучшего понимания сути управления ресурсами проведем аналогию с управлением финансами:
| Деньги | Ресурсы |
|---|---|
| В моменте не хватает своих денег (например, чтобы выплатить зарплату — кассовый разрыв) — занимаем в банке или у друзей. | Нужен конкретный ресурс на небольшой период времени (например, чтобы сделать срочную работу без ущерба для основного скоупа) — договариваемся “пошарить” ресурс у соседнего проекта, где ресурс недозагружен |
| Есть излишек денег — кладем их в банк или инвестируем в прибыльный проект. | Разработка “заблочена” длительным согласованием требований заказчиком — отдаем людей во временное пользование проекту, где они нужнее. При этом, затраты на этот период переносятся на соседний проект, экономим бюджет своего. |
| На рынке появились дешевые деньги — перекредитуемся. | На соседнем проекте освободились свои разработчики, стоимость которых ниже, чем используемый на нашем аутсорсный ресурс — делаем замену |
Этими кейсами аналогия не исчерпывается. Общая подмеченная закономерность — почти в каждом случае управления ресурсами можно найти аналогию из управления финансами и наоборот. Однако, между деньгами и ресурсами есть очень существенная разница, которая определяет специфику этой предметной области.
В мире денег, если вы возьмете в банке в долг 100 000 рублей, вы сразу же сможете их начать тратить, инвестировать и т.п. — деньги сразу же начнут работать, их не нужно учить. В мире управления ресурсами, если вы возьмете “в долг” двух разработчиков, они, как правило, не могут сразу же начать приносить пользу вашему проекту. Потому что, в отличие от денег, ценность ресурса определяется не только его квалификацией и уровнем владения тем или иным инструментом, но и знанием специфики конкретно вашего проекта. А это знание можно приобрести только находясь внутри вашего проекта, потратив определенное время на его изучение.
Именно на эту тему часто возникают споры с заказчиком, которому нужно в кратчайшие сроки реализовать ту или иную внеплановую функцию. Как правило, риторика заказчика бывает примерно такой “В вашей компании работает ХХХ десятков/сотен/тысяч людей, добавьте еще Y на проект и сделайте, что мы хотим”. Правда заказчика в том, что да, в вашей компании, как правило, действительно достаточно много квалифицированных людей, которые могли бы сделать то, что он хочет. Но он не учитывает тот факт, что для того, чтобы приступить к реализации этих требований, квалифицированным специалистам с других проектов нужно приобрести необходимые знания о вашем проекте, а на это нужно время, которого у вас нет.
Отсюда вывод — при управлении ресурсами всегда нужно помнить о том, что вновь добавленный ресурс, каким бы квалифицированным он не был, потребует определенного времени на погружение в проект и только потом начнет приносить результат. Время, которое требуется на погружение, зависит от квалификации ресурса, степени его знакомства с предметной областью и проектом, информационной инфраструктуры проекта и наличия людей рядом, которые смогут в доступной форме рассказать про проект и показать, как он устроен.
На этом с первой частью закончим. В следующей части поговорим о том, на что влияет ресурсный план и качество ресурсного планирования.
Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.
77,4%Да, интересно, жду продолжения24
3,2%Нет, все и так понятно1
19,4%Мне все равно6
Теги:
- ресурсный план
- ресурсное планирование
- планирование проектов
- управление IT-компанией
- управление проектами
- управление программой
- управление портфелем проектов
Хабы:
Терминология IT
Управление разработкой
Управление проектами
Управление продуктом
Главная / Менеджмент /
Методические основы управления ИТ-проектами / Тест 8
Упражнение 1:
Номер 1
Какие данные учитываются при формировании целевых групп, на которые будут направлены действия, описанные в плане коммуникаций?
Ответ:
 (1) степень ответственности/участия в проекте 
 (2) иерархия позиции внутри компании 
 (3) возраст 
 (4) семейное положение 
Номер 2
Какие данные не учитываются при формировании целевых групп, на которые будут направлены действия, описанные в плане коммуникаций?
Ответ:
 (1) степень ответственности/участия в проекте 
 (2) иерархия позиции внутри компании 
 (3) возраст 
 (4) семейное положение 
Номер 3
Какие утверждения являются верными?
Ответ:
 (1) при формирование стратегии коммуникаций учитывается семейное положение участников проекта 
 (2) при формирование стратегии коммуникаций учитывается степень ответственности/участия в проекте 
 (3) при формирование стратегии коммуникаций не учитывается иерархия позиции внутри компании 
Упражнение 2:
Номер 1
К какому типу относятся коммуникации в формате совещания?
Ответ:
 (1) формальные 
 (2) специфичные 
 (3) неформальные 
Номер 2
Какие способы коммуникаций являются формальными?
Ответ:
 (1) общение в фойе 
 (2) телеконференция 
 (3) стенды вопросов 
Номер 3
К какому типу коммуникаций относится общение в фойе?
Ответ:
 (1) формальные 
 (2) специфичные 
 (3) неформальные 
Упражнение 3:
Номер 1
На принятие системы какой целевой аудиторией в первую очередь направлено информирование в проекте?
Ответ:
 (1) бизнес-экспертами 
 (2) Ответственными за преобразования 
 (3) конечными пользователями 
Номер 2
Что входит в должностные обязанности менеджера по управлению конфигурацией?
Ответ:
 (1) разработка планов и процедур процесса управления конфигурацией 
 (2) определение базовых положений проекта и содержание релизов 
 (3) обеспечение финансирования работ 
 (4) контроль инструментальных средства хранения информации о процессе управления конфигурацией 
Номер 3
Что входит в должностные обязанности менеджера по управлению конфигурацией?
Ответ:
 (1) разработка планов и процедур процесса управления конфигурацией 
 (2) определение базовых положений проекта и содержание релизов 
 (3) обеспечение финансирования работ 
 (4) контроль инструментальных средства хранения информации о процессе управления конфигурацией 
Упражнение 4:
Номер 1
Что такое конфигурация?
Ответ:
 (1) поименованный набор элементов, являющихся результатами проекта 
 (2) результат проекта или компонент результата, контролируемый в рамках процесса управления конфигурацией 
 (3) резерв для непредвиденных обстоятельств 
Номер 2
Что такое элемент конфигурации?
Ответ:
 (1) поименованный набор элементов, являющихся результатами проекта 
 (2) результат проекта или компонент результата, контролируемый в рамках процесса управления конфигурацией 
 (3) резерв для непредвиденных обстоятельств 
Номер 3
Какие действия относятся к работам по идентификации конфигураций?
Ответ:
 (1) определение схемы идентификации для элементов конфигурации и их версий 
 (2) выбор инструментов для управления элементами конфигураций 
 (3) определение контролируемых элементов 
Упражнение 5:
Номер 1
Какие из перечисленных объектов относятся к объектам управления конфигурацией?
Ответ:
 (1) компьютерные ресурсы 
 (2) финансовые ресурсы 
 (3) человеческие ресурсы 
 (4) сервисное обслуживание 
 (5) инструментальные средства, необходимые для создания инфраструктуры проекта 
Номер 2
Какие из перечисленных объектов не являются объектами управления конфигурацией?
Ответ:
 (1) компьютерные ресурсы 
 (2) финансовые ресурсы 
 (3) человеческие ресурсы 
 (4) сервисное обслуживание 
 (5) инструментальные средства, необходимые для создания инфраструктуры проекта 
Номер 3
Какие утверждения являются верными?
Ответ:
 (1) структурные связи между выбранными элементами конфигурации влияют на работы проекта 
 (2) элементы конфигурации формируются по результатам разработки рабочего плана проекта 
 (3) элементы конфигурации определяются на этапе планирования проекта и не изменяются по мере выполнения проекта 
Упражнение 6:
Номер 1
Какие действия необходимо выполнить для создания инфраструктуры проекта?
Ответ:
 (1) организовать установку оборудования 
 (2) обеспечить сервисное обслуживание оборудования  
 (3) разработать программный прототип проекта 
 (4) протестировать рабочую среду на предмет ее совместимости с требованиями к функциональности, совместимости и доступности 
Номер 2
Какие действия не относятся к созданию инфраструктуры проекта?
Ответ:
 (1) организация установки оборудования 
 (2) обеспечение сервисного обслуживания оборудования  
 (3) разработка программного прототипа проекта 
 (4) тестирование рабочей среды на предмет ее совместимости с требованиями к функциональности, совместимости и доступности 
Номер 3
Что такое базовая линия конфигурации проекта?
Ответ:
 (1) поименованный набор элементов, являющихся результатами проекта 
 (2) результат проекта или компонент результата, контролируемый в рамках процесса управления конфигурацией 
 (3) резерв для непредвиденных обстоятельств 
 (4) набор элементов конфигурации, формально определенный и зафиксированный по времени в процессе жизненного цикла ИС 
Упражнение 7:
Номер 1
Что является элементом конфигурации?
Ответ:
 (1) план тестирования 
 (2) настроенные модули ИС 
 (3) руководство пользователя 
Номер 2
Какая информация описывается в плане управления конфигурацией?
Ответ:
 (1) набор тестовых данных 
 (2) средства для автоматизации процесса 
 (3) роли и деятельности в зависимости от стадии жизненного цикла ИС 
Номер 3
Какие утверждения являются верными?
Ответ:
 (1) наличие нескольких офисов упрощает план управления конфигурацией 
 (2) чем крупнее проект, тем более формализованным должен быть план управления конфигурацией 
 (3) увеличение числа регионов воздействует на уровень формализма плана 
Упражнение 8:
Номер 1
Что определяет оценка реализуемости проекта?
Ответ:
 (1) является ли проект экономически выгодным 
 (2) будет ли проект успешным или он обречен на неудачу 
 (3) достаточна ли квалификация участников проекта для его реализации 
Номер 2
Какой из аспектов оценки реализуемости проекта позволяет определить, будут ли и каким образом будут реализованы предполагаемые выгоды, указанные в технико-экономическом обосновании проекта?
Ответ:
 (1) анализ достижимости запланированных бизнес-выгод 
 (2) оценка реализуемости проектного расписания 
 (3) оценка доступности и загрузки человеческих ресурсов 
Номер 3
Какой аспект оценки реализуемости проекта позволяет определить, являются ли предложенные временные рамки проекта реальными и достижимыми?
Ответ:
 (1) анализ достижимости запланированных бизнес-выгод 
 (2) оценка реализуемости проектного расписания 
 (3) оценка доступности и загрузки человеческих ресурсов 
Упражнение 9:
Номер 1
Какие методы и/или инструменты используются для оценки реализуемости проектного расписания?
Ответ:
 (1) «домик качества» 
 (2) метод анализа возможных сценариев  
 (3) метод выравнивания ресурсов 
Номер 2
Какой метод/инструмент оценки реализуемости проектного расписания используется для выявления плановых операций, которые необходимо выполнить, чтобы уложиться в указанные сроки?
Ответ:
 (1) «домик качества» 
 (2) метод анализа возможных сценариев  
 (3) метод выравнивания ресурсов 
Номер 3
Какой метод/инструмент используется для оценки выполнимости расписания при неблагоприятных условиях и для составления резервных планов?
Ответ:
 (1) «домик качества» 
 (2) метод анализа возможных сценариев  
 (3) метод выравнивания ресурсов 
Упражнение 10:
Номер 1
Для чего выполняется оценка доступности и загрузки человеческих ресурсов проекта?
Ответ:
 (1) для определения способности компании обеспечить все необходимые ресурсы 
 (2) для составления графика потребности в ресурсах 
 (3) для определения, являются ли предложенные временные рамки проекта реальными и достижимыми 
Номер 2
Какая информация содержится в типовом ресурсном плане?
Ответ:
 (1) количество и уровни членов команды 
 (2) типовые фазы проекта 
 (3) задачи, которые должны быть выполнены в ходе проекта 
 (4) занятость каждого ресурса в проекте 
Номер 3
Для чего выполняется оценка реализуемости проектного расписания?
Ответ:
 (1) для определения способности компании обеспечить все необходимые ресурсы 
 (2) для составления графика потребности в ресурсах 
 (3) для определения, являются ли предложенные временные рамки проекта реальными и достижимыми 
Упражнение 11:
Номер 1
Какое из перечисленных программных средств используется для графического описания бизнес процессов?
Ответ:
 (1) Microsoft Word 
 (2) Microsoft Project 
 (3) Microsoft Visio 
Номер 2
Какое из перечисленных программных средств используется для подготовки планов проекта?
Ответ:
 (1) Microsoft Word 
 (2) Microsoft Project 
 (3) Microsoft Visio 
Номер 3
Какое из перечисленных программных средств используется для подготовки текстовой части проектных документов?
Ответ:
 (1) Microsoft Word 
 (2) Microsoft Project 
 (3) Microsoft Visio 
Упражнение 12:
Номер 1
В каком разделе плана управления конфигурацией рассматриваются рабочая среда и программное обеспечение, которое будет использовано при выполнении функций конфигурационного управления в ходе жизненного цикла проекта или программного продукта?
Ответ:
 (1) базовые версии проекта 
 (2) инструментарий, рабочая среда и инфраструктура 
 (3) методы идентификации 
Номер 2
Какая информация содержится в разделе описания методов идентификации в плане управления конфигурацией?
Ответ:
 (1) рабочая среда и программное обеспечение, которое будет использовано при выполнении функций конфигурационного управления в ходе жизненного цикла проекта или программного продукта 
 (2) правила именования, маркировки и нумерации артефактов проекта или программного продукта 
 (3) базовые версии предоставляют официальный стандарт, на котором основывается последующая работа и для которого проводятся только авторизованные изменения 
Номер 3
Какая информация содержится в разделе описания инструментария, рабочей среды и инфраструктуры в плане управления конфигурацией?
Ответ:
 (1) рабочая среда и программное обеспечение, которое будет использовано при выполнении функций конфигурационного управления в ходе жизненного цикла проекта или программного продукта 
 (2) правила именования, маркировки и нумерации артефактов проекта или программного продукта 
 (3) базовые версии предоставляют официальный стандарт, на котором основывается последующая работа и для которого проводятся только авторизованные изменения