Бюджетный учет программные продукты какой счет
Издательство «Гарант-Пресс»
Ряд основных средств не может функционировать без соответствующего программного обеспечения. Для работы, например, компьютерной техники как минимум необходима та или иная операционная система (MSDOS, Unix, Windows, Vista).
Практически во всех случаях учреждение не получает на подобные программы исключительных прав. Они остаются у разработчика. Поэтому стоимость операционной системы в составе нематериальных активов учреждения не отражают.
Лицензионное программное обеспечение может поставляться в двух вариантах:
— ОЕМ-версия (предоставляется вместе с компьютером в виде предустановленной версии);
— «коробочная» версия (устанавливается пользователем самостоятельно, например, с диска).
Основной отличительной особенностью OEM-версии является то, что по условиям лицензии они не могут быть перенесены на другой персональный компьютер. В этом случае OEM-версия программного обеспечения, установленная на конкретный компьютер, не может функционировать отдельно от него (представляет с ним единое целое). Поэтому стоимость такого программного обеспечения должна быть включена учреждением в первоначальную стоимость приобретенного основного средства.
Мнение специалиста
В соответствии с п. 47 «Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета…», утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157 н, в целях определения первоначальной стоимости объекта основного средства при его приобретении за плату фактические вложения формируются не только из сумм, уплачиваемых в соответствии с договором поставщику (продавцу), но и других расходов учреждения, связанных с приобретением (созданием, изготовлением) объекта основного средства.
При этом специалисты уполномоченных органов, разъясняя вопросы налогообложения прибыли (см. письмо Минфина России от 25.05.2009 № 03-03-06/2/105, письма ФНС России от 13.05.2011 № КЕ-4-3/7756, от 29.11.2010 № ШС-17-3/1835), отмечают следующее:
– эксплуатация вычислительной техники заключается в использовании конкретных свойств материальных объектов, чтобы обеспечить применение организацией в производстве или управлении потребительских качеств тех или иных программных продуктов;
– если вычислительная техника приобретается без какого-либо минимального программного обеспечения, то материальный объект никак не может быть использован в деятельности. В таком случае затраты на приобретение прав на необходимое программное обеспечение являются расходами на доведение объекта до состояния, пригодного к использованию. Такое программное обеспечение является неотъемлемой частью технического средства;
– в случае приобретения в организации торговли вычислительной техники с соответствующим программным обеспечением, позволяющим реализовывать публично заявленные продавцом потребительские свойства этой вычислительной техники, выделения стоимости такого программного обеспечения из стоимости техники не требуется;
– если при покупке основного средства с программой лицензионным договором на программу не предусмотрена выплата правообладателю вознаграждения в виде периодических платежей, то сумма такого вознаграждения включается в первоначальную стоимость приобретенных основных средств и списывается через механизм амортизации.
Вышеуказанные аргументы, по нашему мнению, могут быть учтены и бюджетным учреждением для целей бухгалтерского учета. Тем более что подобный подход, по сути, соответствует положениям Международных стандартов финансовой отчетности для общественного сектора (IPSAS), содержание которых берется за основу при реформировании бухгалтерского учета в государственном секторе Российской Федерации (смотрите, в частности, параграф 14 МСФООС (IPSAS) 17 «Недвижимость, здания и оборудование», пара граф 7 МСФООС (IPSAS) 31 «Нематериальные активы»). Таким образом, программное обеспечение, пред установленное на приобретаемый учреждением сер вер или компьютер и являющееся неотъемлемой частью такого носителя (основного средства), должно быть включено в его первоначальную стоимость.
А. Семенюк, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
В. Пименов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
«Коробочную» версию программного обеспечения возможно установить на любой другой компьютер или купить отдельно от него. Поэтому затраты на ее приобретение могут учитываться в составе расходов будущих периодов (соответствующие аналитические счета счета 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов») с последующим включением в затраты текущего года в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения . Их отражают по подстатье 226 «Прочие расходы» КОСГУ. Кроме того, стоимость такой версии отражают на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» в оценке, отраженной в договоре купли-продажи. В аналогичном порядке должны отражаться затраты на покупку дополнительных программ, приобретаемых для вычислительной техники учреждения (например Microsoft Office, Nero, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Opera и т. д.).
Пример
За счет субсидии на иные цели учреждение приобрело компьютер. Техника будет использоваться в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Стоимость компьютера составила 53 100 руб. (в том числе НДС — 8100 руб.). Он относится к особо ценному имуществу. Кроме того, учреждением куплена операционная система Windows XP. Ее стоимость — 2714 руб. (в том числе НДС — 414 руб.). По договору с поставщиком предустановленная операционная система оплачивается учреждением отдельно. После ввода компьютера в эксплуатацию учреждением приобретено дополнительное программное обеспечение — Microsoft Office. Расходы на его покупку составили 3776 руб. (в том числе НДС — 576 руб.).
Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не приводится.
Ситуация 1
Учреждением приобретены ОЕМ-версия операционной системы и «коробочная» версия дополнительного программного обеспечения. Операции по покупке техники и программ будут отражены в учете записями:
Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 302 31 730
– 53 100 руб. — учтены затраты на приобретение компьютера и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 302 26 730
– 2714 руб. — учтены затраты на получение права пользования операционной системой и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 302 31 830 Кредит 5 201 11 610
– 53 100 руб. — оплачен компьютер с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 5 302 26 830 Кредит 5 201 11 610
– 2714 руб. — оплачены услуги по предоставлению права пользования операционной системой с лицевого счета учреждения в казначействе;
Первоначальная стоимость компьютера составит:
53 100 + 2714 = 55 814 руб.
При включении купленного имущества в состав основных средств в учете делают запись:
Дебет 5 101 24 310 Кредит 5 106 21 310
– 55 814 руб. — купленный компьютер учтен в составе основных средств учреждения.
Расходы на дополнительное программное обеспечение будут отражены записями:
Дебет 5 401 50 226 Кредит 5 302 26 730
– 3776 руб. — учтены затраты на приобретение дополнительного программного обеспечения;
Дебет 5 302 26 830 Кредит 5 201 11 610
– 3776 руб. — оплачены услуги по предоставлению права пользования дополнительным программным обеспечением с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 01
– 3776 руб. — отражено увеличение забалансового счета 01 на сумму расходов на оплату права пользования дополнительным программным обеспечением.
В последующем расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения в размере 3776 руб. включаются в расходы текущего финансового года в порядке, установленном учетной политикой учреждения.
Ситуация 2
Учреждением приобретена «коробочная» версия как операционной системы, так и дополнительного программного обеспечения. Операции по покупке техники и программ будут отражены в учете записями:
Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 302 31 730
– 53 100 руб. — учтены затраты на приобретение компьютера и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 302 31 830 Кредит 2 201 11 610
– 53 100 руб. — оплачен компьютер с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 5 101 24 310 Кредит 5 106 21 310
– 53 100 руб. — купленный компьютер учтен в составе основных средств учреждения;
Дебет 5 401 50 226 Кредит 5 302 26 730
– 6490 руб. (2714 + 3776) — учтены затраты на приобретение права пользования программным обеспечением и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 302 26 830 Кредит 5 201 11 610
– 6490 руб. — оплачены услуги по предоставлению права пользования программным обеспечением с лицевого счета учреждения в казначействе.
Дебет 01
– 6490 руб. — отражено увеличение забалансового счета 01 на сумму расходов на оплату права пользования программным обеспечением.
В последующем расходы на приобретение программного обеспечения в размере 6490 руб. включаются в расходы текущего финансового года в порядке, установленном учетной политикой учреждения.
Программное обеспечение, необходимое для работы техники, может выйти из строя. В такой ситуации расходы на его восстановление и переустановку могут расцениваться как затраты на ремонт ОС (по статье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ). Их отражают в составе текущих расходов учреждения.
Пример
Учреждение использует систему водоснабжения, учтенную в составе ОС. Она применяется в основной деятельности организации, не облагаемой НДС. Система не может функционировать без специального программного обеспечения. В результате поломки оно вышло из строя. Стоимость услуг по его восстановлению, оказанных сторонней организацией, составили:
— 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.) — расходы на восстановление;
— 26 550 руб. (в том числе НДС — 4050 руб.) — расходы на переустановку.
Указанные затраты оплачиваются за счет субсидии на иные цели. Для упрощения примера порядок забалансового учета денежных средств учреждения не при водится.
Расходы по восстановлению системы будут отражены в учете учреждения записями:
Дебет 5 109 60 225 (5 109 70 225, 5 109 80 225 …) Кредит 5 302 25 730
– 59 000 руб. — учтены расходы на оплату услуг сторонней организации по восстановлению программного обеспечения (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 109 60 225 (5 109 70 225, 5 109 80 225 …) Кредит 5 302 25 730
– 26 500 руб. — учтены расходы на оплату услуг сторонней организации по переустановке программного обеспечения (с учетом «входного» НДС);
Дебет 5 302 25 830 Кредит 5 201 11 610
– 85 500 руб. (59 000 + 26 500) — оплачены расходы на восстановление и переустановку программного обеспечения с лицевого счета учреждения в казначействе.
По материалам книги-справочника «Годовой отчет бюджетных и автономных учреждений»
под общ. редакицией В.Верещаки
Новости и аналитика
Правовые консультации
Бухгалтерский учет в бюджетной сфере
Бюджетным учреждением оплата лицензионного договора о передаче прав неисключительной лицензии на использование программного обеспечения «Сайт образовательного учреждения» произведена из субсидий на иные цели, выделенные специально на эти цели. Простая (неисключительная) лицензия действует с 21.05.2019 по 20.05.2020. Данные расходы необходимо учесть на счете 401.50.
Каким образом их списывать на текущий финансовый результат, если оплата прошла по КФО 5: по КФО 5 или перевести на КФО 4? Нужно ли отражать расходы на забалансовом счете: на каком, по какому КФО? Какими документами и корреспонденциями счетов сопровождается ежемесячное списание расходов?
Бюджетным учреждением оплата лицензионного договора о передаче прав неисключительной лицензии на использование программного обеспечения «Сайт образовательного учреждения» произведена из субсидий на иные цели, выделенные специально на эти цели. Простая (неисключительная) лицензия действует с 21.05.2019 по 20.05.2020. Данные расходы необходимо учесть на счете 401.50.
Каким образом их списывать на текущий финансовый результат, если оплата прошла по КФО 5: по КФО 5 или перевести на КФО 4? Нужно ли отражать расходы на забалансовом счете: на каком, по какому КФО? Какими документами и корреспонденциями счетов сопровождается ежемесячное списание расходов?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы будущих периодов, связанные с приобретением неисключительных прав за счет средств целевой субсидии (КФО 5), подлежат дальнейшему учету и отнесению на финансовый результат текущего года по КФО 5.
Само программное обеспечение в течение срока действия лицензии следует учесть на счете 01 «Имущество, полученное в пользование» также по КФО 5.
Обоснование вывода:
Бюджетные учреждения при организации учета руководствуются положениями:
— Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н);
— Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н).
Отражение в учете учреждения операций, связанных с получением права пользования программным обеспечением, осуществляется на основании лицензионных и иных договоров, заключенных согласно законодательству РФ (п. 66 Инструкции N 157н).
Нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» (п.п. 66, 333 Инструкции N 157н).
Согласно требованиям п. 66 Инструкции N 157н платежи учреждения за предоставленное ему по договору право использования программного обеспечения в порядке, установленном в рамках формирования учетной политики, могут быть отнесены:
— на финансовый результат (затраты) текущего финансового года;
— к расходам будущих периодов.
Затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются как расходы будущих периодов на одноименном счете 401 50 (п. 159 Инструкции N 174н, п. 302 Инструкции N 157н). На этом счете отражаются, в частности, расходы, связанные с приобретением неисключительного права пользования нематериальными активами в течение нескольких отчетных периодов.
В рассматриваемой ситуации речь о приобретении неисключительных прав за счет субсидии на иные цели (КФО 5). При этом срок действия лицензии переходит на очередной финансовый год. Соответственно, с учетом требований инструкций расходы на приобретение данных неисключительных прав подлежат отражению как расходы будущих периодов. Признание их расходами текущего года осуществляется в порядке, устанавливаемом учреждением (к примеру, равномерно), в течение периода, к которому они относятся (п. 302 Инструкции N 157н). Специального первичного документа, на основании которого необходимо отражать признание расходов будущих периодов расходами текущего года, приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н не установлено. Полагаем, что для этих целей может применяться Бухгалтерская справка (ф. 0504833), которая предназначена для отражения учреждением операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности.
Действующие нормативные акты, в частности, Инструкция N 157н, не содержат требований о переводе расходов будущих периодов, учтенных по КФО 5, на иные коды видов деятельности. На принципиальную возможность наличия остатка на счете 5 401 50 000 указывает также Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н (далее — Инструкция N 33н). В частности, Инструкция N 33н не содержит запрета на наличие показателей счета 401 50 (строка 160) в графах 3, 7 (показатели по КФО 5, 6 на начало и конец года) Баланса государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730).
Само программное обеспечение в течение срока действия лицензии следует учесть на счете 01 «Имущество, полученное в пользование». Отметим, что показатели по учету имущества и обязательств, отраженных на забалансовых счета на начало (конец) отчетного финансового года, в частности, на счете 01, подлежат включению в Справку о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах (п. 21 Инструкции N 33н). Показатели в данном отчете отражаются в разрезе видов деятельности. В частности, показатели на забалансовых счетах по деятельности с целевыми средствами включаются в графы 4, 8 Справки о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах. При этом действующие нормативные акты не содержат требований о переводе показателей каких-либо забалансовых счетов, учтенных по КФО 5, на иные виды деятельности. Поэтому показатели счета 01 «Имущество, полученное в пользование» в данном случае следует также отражать по КФО 5.
Таким образом, рассматриваемая ситуация, учитывая положения Инструкций NN 157н, 174н, отражается следующими бухгалтерскими записями:
1) Дебет 5 401 50 226 Кредит 5 302 26 73Х — расходы по приобретению неисключительной лицензии на использование программного обеспечения за счет КФО 5 учтены в качестве расходов будущих периодов
одновременно:
увеличение забалансового счета 01 — учтены неисключительные права на использование программного обеспечения по КФО 5;
2) Дебет 5 401 20 226 Кредит 5 401 50 226 — расходы будущих периодов отнесены на финансовый результат текущего года;
3) Уменьшение забалансового счета 01 — по истечении срока действия лицензии отражено списание нематериального актива, полученного в пользование.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна
24 мая 2019 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
В настоящее время, пожалуй, ни один бухгалтер не может обойтись без программного обеспечения, с помощью которого производится автоматизация бухгалтерского (бюджетного) учета и формирование отчетности учреждения.
Как и любое другое имущество, программное обеспечение (ключи защиты) подлежит учету с целью контроля над его сохранностью и движением. Порядок учета программного обеспечения (ключей защиты) и отражение расходов на их приобретение рассмотрим в данной статье.
Бухгалтерский (бюджетный) учет
Порядок бухгалтерского (бюджетного) учета в учреждениях регулируется:
- В казенных учреждениях — Инструкцией, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н (далее – Инструкция № 162н);
- В бюджетных учреждениях — Инструкцией, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н (далее — Инструкция № 174н);
- В автономных учреждениях — Инструкцией, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 183н).
Вместе с тем бухгалтерский (бюджетный) учет в госучреждениях регулируется Инструкцией, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н), которая является общей для любого типа учреждений.
В соответствии с Указаниями, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на приобретение неисключительных (пользовательских), лицензионных прав на программное обеспечение относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Расходы на приобретение программных продуктов (ключей защиты) – это расходы текущего финансового года или расходы будущих периодов?
В соответствии с учетной политикой учреждения расходы на приобретение программного обеспечения (ключей защиты) могут относиться:
- На финансовый результат текущего финансового года.
При этом, в бюджетных и автономных учреждениях расходы на приобретение программных продуктов могут использоваться при формировании себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг. - На расходы будущих периодов.
Согласно п. 295 Инструкции № 157н финансовый результат текущей деятельности учреждения отражается по счету 401 20 «Расходы текущего финансового года».
В бюджетных и автономных учреждениях расходы на приобретение программных продуктов, в случае их отнесения на формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, отражаются в корреспонденции со счетом 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (п. 134 Инструкции № 157н).
Для учета сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, применяется счет 401 50 «Расходы будущих периодов» (п. 302 Инструкции № 157н).
Порядок отнесения расходов по приобретению программных продуктов (ключей защиты) на расходы текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) или на расходы будущих периодов зависит от порядка предоставления поставщиком первичной документации.
В данном случае возможно 2 варианта:
1. Если поставщик предоставляет акт об оказании услуг (товарную накладную) ежемесячно (либо с какой либо другой периодичностью), то учреждение может относить данные расходы на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг).
На основании п.п. 102, 111 Инструкции № 162н, п.п. 128, 73 Инструкции № 174н, п.п. 138, 73 Инструкции № 183н в таком случае оформляются следующие бухгалтерские записи:
- Дебет 0.109.00.226 (0.401.20.226) Кредит 0.302.26.730 – отражены расходы на приобретение программного обеспечения (ключей защиты);
- Увеличение забалансового счета 01 – отражено поступление программного обеспечения (ключей защиты);
- Дебет 0.302.26.830 Кредит 0.201.11.610 (1.304.05.226), одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226) к счету 201.11 – оплачена кредиторская задолженность.
2. Если же поставщик предоставляет акт об оказании услуг (товарную накладную) сразу на весь период действия договора, то учреждение может отнести данные операции на расходы будущих периодов.
Расходы будущих периодов необходимо списывать на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) равномерно в течение периода, к которому такие расходы относятся. Порядок списания устанавливается учетной политикой учреждения.
Например, в течение года учреждение может списывать расходы будущих периодов ежемесячно в размере 1/12 от стоимости договора (при условии, что договор заключен на 1 год), либо ежеквартально в размере 1/4 от стоимости договора.
В таком случае, на основании п.п. 124, 111 Инструкции № 162н, п.п. 160, 73 Инструкции № 174н, п.п. 188, 73 Инструкции № 183н учреждение оформляет следующие бухгалтерские записи:
- Дебет 0.401.50.226 Кредит 0.302.26.730 – отнесены затраты на приобретение программного обеспечения (ключей защиты) на расходы будущих периодов;
- Увеличение забалансового счета 01 – отражено поступление программного обеспечения (ключей защиты);
- Дебет 0.302.26.830 Кредит 0.201.11.610 (1.304.05.226), одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226) к счету 201.11 – оплачена кредиторская задолженность;
- Дебет 0.109.00.226 (0.401.20.226) Кредит 0.401.50.226 – отнесены на финансовый результат текущего финансового года (формирование себестоимости готовой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг) расходы будущих периодов.
Учет на забалансовых счетах
Согласно п. 66 Инструкции № 157н, программное обеспечение, полученное в пользование учреждением (лицензиатом) учитывается на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование». Стоимость программного обеспечения определяется исходя из вознаграждения, установленного в договоре.
Аналогичные разъяснения даны в Письмах Минфина РФ от 02.10.2013 № 02-06-10/40915, от 29.08.2013 № 02-06-10/35603.
В заключении следует отметить, что не отражение программных продуктов (ключей защиты) на забалансовом счете 01 приведет к искажению показателей форм бухгалтерской (бюджетной) отчетности. Это может служить основанием для привлечения учреждения к ответственности, т.к. является административным правонарушением в области финансов (ст. 15.11, ст. 15.15.6 КоАП РФ).