В каком законодательном акте содержится определение документа

Ученые будут и далее продолжать дискуссии относительно содержания понятия документа и более точного его определения.

Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами постоянно приходится сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе таких как информация и документ. С этой целью используется закрепление подобного рода определений в законодательном порядке. Так, в ст. 2 Федерального Закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация рассматривается как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». В Федеральном Законе РФ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. Федерального закона от 26.03.2008 № 28-ФЗ) дано следующее определение документа: «Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» под архивным документом понимается «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

Более широкую трактовку понятия документа содержит ГОСТ Р 52292—2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения. — (Информационная технология): «документ — это объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды».

Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечественные Государственные стандарты терминов и определений в сфере делопроизводства.

Первый Государственный стандарт такого рода был утвержден в СССР еще в 1970 г. (ГОСТ 16487—70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом стандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т. п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487—83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утвержденном в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Причем это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г. и действовавшего до 2006 г. Здесь нашла отражение, прежде всего, информационная сущность документа, а также его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя.

В процессе документирования происходит своеобразная материализация, овеществление информации. Будучи «закрепленной» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от ее создателя. Документированная информация, отмечает М. В. Ларин, «есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности».

Однако в новом, уже четвертом по счету стандарте терминов и определений в сфере делопроизводства и архивного дела (введен в действие с марта 2014 г.) определение документа в очередной раз подверглось корректировке: «документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Здесь, в отличие от предыдущего ГОСТа, во-первых, вместо термина «материальный носитель» используется просто «носитель» и, во-вторых, документ и документированная информация представлены в качестве разных терминов и понятий. Документированная информация определяется особо как «структурированная информация, зафиксированная на носителе»[1]. Для сферы делопроизводства и архивного дела подобное разделение, возможно, и оправдано, однако с теоретической точки зрения между документом и документированной информацией нет принципиальных отличий.

Определения документа в отечественных законодательных и нормативных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной документоведческой практике. Так, в международном стандарте, с 2007 г. введенном в действие и на территории РФ (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования), «документ (document, records)» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».

В «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

В Законе США «Об электронных подписях в международной и национальной коммерции» под документом понимается «информация, которая начертана на осязаемом носителе или которая хранится на электронном или другом носителе и представлена в постижимой форме». Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США следующее определение: «Документ — информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретенной в будущем»[2].

Как видим, и в нашей стране, и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться нежелательными юридическими, экономическими и иными последствиями для участников коммуникационного процесса, прежде всего в официально-деловой сфере. Поэтому законодательно и нормативно закрепленные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих практических сферах деятельности (делопроизводственной, архивной, библиотечно-информационной и т. д.).

Вместе с тем нельзя не заметить, что ориентация терминологических стандартов на практику работы с документами потребовала известного сужения границ понятия документа. В конечном счете, любое законодательно закрепленное, стандартизованное либо зафиксированное в словарях определение понятия «документ» отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Однако такие, по необходимости ограниченные и «застывшие» на какое-то время, определения документа не могут в полной мере отвечать целям и задачам документовед- ческой науки. Документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только управленческой или какой-либо иной системой документации и оставаться в жестких рамках стандартов. Это противоречит самому статусу его как научной дисциплины. Именно развитие науки, сопровождающееся углублением наших знаний о событиях, предметах, явлениях окружающего мира, в том числе о документе, периодически приводит к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров терминологических стандартов.

Учёные будут и далее продолжать дискуссии относительно содержания понятия документа и более точного его определе­ния. Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами постоянно приходится сталкиваться с необходи­мостью максимально точного, однозначного толкования важ­нейших терминов и определений, в том числе таких как ин­формация и документ. С этой целью используется закрепление подобного рода определений в законодательном порядке. Так, в статье 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация рассматривается как «сведения о лицах, предме­тах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Ярким отражением трудного процесса выработки опти­мального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечест­венные Государственные стандарты терминов и определе­ний.

Первый Государственный стандарт такого рода у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Дело-

Документ как социокультурный феномен

производство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство за­крепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной дейст­вительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепле­ния информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т. п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что «документ — материальный объект с информацией, закреплённой создан­ным человеком способом для её передачи во времени и про­странстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преоб­разования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В ре­зультате в его определении произошёл перенос смысловой на­грузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение докумен­та было сформулировано следующим образом: «Документ; до­кументированная информация: Зафиксированная на матери­альном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать»1. Причём это определение было до­словно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информа­ции, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, а также его непосредственная связь с ма­териальным носителем. Иначе говоря, это определение осно­вано на двуединстве информации и материального носителя.

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

Документоведение

Как полагают некоторые авторы (В. А. Копылов, М. В. Ларин), в результате документирования происходит как бы материали­зация, овеществление информации. Будучи «закреплённой» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, ин­формация тем самым обособляется от её создателя. «Докумен­тированная информация… есть объект материальный, а это да­ёт основание при определённых условиях относить её к кате­гории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности»1.

В законах РФ «Об обязательном экземпляре документов» и «О библиотечном деле» документ определяется как «матери­альный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и обще­ственного использования». В законе «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации» используется термин «архивный доку­мент». Это «материальный носитель с зафиксированной на нём информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

Определения документа в отечественных законодательных и нормативных актах во многом перекликаются с определе­ниями, содержащимися в зарубежной литературе и приме­няющимися в зарубежной документоведческой практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Меж­дународным советом по делам архивов, документ рассматри­вается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяет­ся как «записанная информация (аокшпепО, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения дело­вых операций».

1 Ларин М. В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. №1. С. 9.

Документ как социокультурный феномен

В Законе США «Об электронных подписях в международ­ной и национальной коммерции» под документом понимается «информация, которая начертана на осязаемом носителе или которая хранится на электронном или другом носителе и пред­ставлена в постижимой форме». В государственных стандар­тах Украины содержатся три определения документа, рассчи­танные на различные отрасли информационно-документа-ционной деятельности.

Бурное развитие новых информационных технологий по­будило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учрежде­ний США следующее определение: «Документ— информа­ция, созданная на некотором носителе некоторой техникой, из­вестной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем»1.

Международная организация по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации по документации, Меж­дународного совета по архивам, Международной федерации библиотечных организаций, Международной организации по интеллектуальной собственности разработала и утвердила оп­ределение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

Как видим, и в нашей стране, и в других государствах уде­ляется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточно­го употребления терминов, произвольного толкования поня­тий. В противном случае это может обернуться нежелатель­ными юридическими, экономическими и иными последствия­ми для участников коммуникационного процесса, прежде все­го в официально-деловой сфере. Поэтому стандартизованные термины и определения являются обязательными для приме-

См.: Тихонов В. И. Сущностные характеристики, состав и клас­сификация электронных документов // Делопроизводство. 1999. № 2. С. 48-49; Он же. Аутентичность и целостность электронных докумен­тов при долговременном хранении // Вестник архивиста. 2002. № 4-5. С. 188.

Документоведение

нения во всех видах документации и литературы в соответст­вующих практических сферах деятельности (делопроизводст­венной, архивной, библиотечной и т. д.).

Вместе с тем нельзя не заметить, что ориентация термино­логических стандартов на практику работы с документами по­требовала известного сужения границ понятия документа. В частности, в стандартизованном определении документа, предназначенном для отечественной делопроизводственной и архивной сферы, в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё итретий компонент — возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге такое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым до­кументам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» опре­деляется как «обязательный элемент оформления официально­го документа». Тем самым была проведена чёткая граница ме­жду управленческим документом и любой другой зафиксиро­ванной на материальном носителе информацией.

Необходимо также иметь в виду, что стандартизация тер­минов и определений отнюдь не снимает все вопросы, возни­кающие в практике работы с документами. В частности, опре­деление документа в ряде Федеральных законов и Государст­венных стандартов содержит правовую коллизию, обуслов­ленную тем, что в момент передачи документированной ин­формации по каналам связи она не зафиксирована стабильно на материальном носителе и формально не подпадает под пра­вовую защиту данных законов. Эта ситуация на практике мо­жет быть использована различными лицами, в частности, в по­литической и экономической конкурентной борьбе, без особых опасений понести какую-либо ответственность.

В конечном счёте, любое стандартизованное определение понятия «документ» отражает достигнутый уровень докумен-товедческих исследований. Вместе с тем такие, по необходи­мости ограниченные и «застывшие» на какое-то время, опре­деления документа не могут в полной мере отвечать целям и задачам документоведческой науки. Документоведение, изу­чающее все виды, формы и жанры документов, не может огра­ничиваться изучением только официальной документирован-

Документ как социокультурный феномен

ной информации иоставаться вжёстких рамках государствен­ных стандартов. Это. противоречит самому статусу его как на­учной дисциплины. Именно развитие науки, сопровождаю­щееся углублением наших знаний о событиях, предметах, яв­лениях окружающего мира, в том числе о документе, периоди­чески приводит к необходимости уточнения тех или иных тер­минов и определений, что, в свою очередь, становится важ­нейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государст­венных стандартов.