В каком документе содержится план управления изменениями
В данной статье приводится обзор процесса управления изменениями в проекте, включая составление запросов на изменение, их утверждение и исполнение, а также работу комитета по изменениям.
Управление изменениями – это процесс анализа предложенных изменений в проекте, будь то изменение результата проекта (конечного продукта), бюджета, длительности, требований к качеству, состава участников и проч. Также в процесс управления изменениями входит составление запросов на изменение, их утверждение и исполнение, а также работа комитета по изменениям.
Таким образом, если в силу каких-то обстоятельств (например, наступили предусмотренные или непредусмотренные риски) возникает необходимость что-то изменить, необходимо это изменение оценить, ознакомить с ним всех заинтересованных лиц и команду проекта и утвердить его, то есть учесть в плане проекта, документации и т.д.
Для этого проводится совещание с проектной командой и заинтересованными лицами, где рассказывают, что привело к необходимости изменения, какое должно быть изменение, на что оно повлияет непосредственно и косвенно, появятся ли дополнительные риски.
Такое совещание обычно проводится комитетом по управлению изменениями (обычно его для краткости называют комитетом по изменениям). Запросы на изменение рассматриваются и либо одобряются и принимаются, либо отклоняются.
Роли и обязанности этого комитета должны быть четко определены и согласованы с заинтересованными сторонами.
А все решения, принятые на таких совещаниях, должны быть задокументированы и доведены до сведения проектной команды и заинтересованных лиц.
Запросы на изменения могут быть утверждены:
- Комитетом по управлению изменениями;
- Заказчиком;
- Спонсором;
- Руководителем проекта.
Комитет должен рассматривать только существенные изменения в проекте, которые выходят за рамки полномочий руководителя проекта. Например, резкое увеличение стоимости проекта, или сроков, или содержания.
В принципе, функции комитета по управлению изменениями могут так же выполняться и существующими структурами управления проектами (например, внутри проектной команды), представляющими интересы заказчика или спонсора.
Для очень масштабных проектов может создаваться управляющий комитет, в который входят основные участники проекта. В случае, если комитет отсутствует, его функции может выполнять руководство компании или, например, отделов компании.
Таким образом, если возникает необходимость корректировки хода проекта, то логика должна быть такая. В случае возникновения отклонения, необходимо оценить его. Если оно несущественное, то изменение проводится в рамках компетенций руководителя проекта. А если изменение существенное – то необходимы уже компетенции комитета по управлению изменениями.
Стратегия управления изменениями должна быть задокументирована и согласована со всеми заинтересованными лицами до начала работ по проекту, на этапе планирования.
При всем при этом надо понимать, что комитет по изменениям может и отказать в утверждении изменения. Например, в том случае, если при таком изменении проект вообще нецелесообразен. В таком случае, либо придумываем альтернативный вариант, либо… Вообще меняем базовый план (но тссс!).
Cкачать пакет шаблонов для управления изменениями в проекте вы можете всего за 149 руб. После оплаты на почту вы получите архив с двумя документами в xlsx – шаблоном Журнала запросов на изменение и шаблоном Формы детальной оценки изменения. Эти шаблоны – не просто набор из десятков колонок в Excel, это полноценный инструмент для управления изменениями от инициации до оценки влияния на сроки проекта, созданный с учетом всех рекомендаций PMI и много лет применяемый на практике. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте шаблоны и начните управлять изменениями в вашем проекта на основе лучших практик прямо сейчас!
Купить шаблоны за 149 руб.
Информация полезна? Поддержи развитие проекта!
На кофе и новые материалы для читателей блога 🙂
Осуществление общего управления изменениями – это процесс проверки всех запросов на изменение, их утверждения и управления изменениями результатов, активов процессов организации, документов проекта и плана управления проектом. Процесс осуществления общего управления изменениями проводится с самого начала проекта и вплоть до его завершения. План управления проектом, описание содержания проекта и прочие результаты поддерживаются путем проведения тщательного и постоянного управления изменениями – отклонения или одобрения изменений, что позволяет гарантировать, что в пересмотренный базовый план включаются только одобренные изменения.
Процесс осуществления общего управления изменениями включает в себя следующие действия по управлению изменениями, представленные на различных уровнях детализации в зависимости от хода исполнения проекта:
- оказание влияния на факторы, которые могут «обойти» общее управление изменениями, с тем, чтобы приводились в исполнение только одобренные изменения;
- своевременный обзор, анализ и одобрение запросов на изменение, что представляет исключительную важность, так как медленные решения могут негативно повлиять на сроки, стоимость или выполнимость изменения;
- управление одобренными изменениями;
- поддержание целостности базовых планов путем включения в план управления проектом и документы проекта только одобренных изменений;
- анализ, одобрение или отклонение всех рекомендованных корректирующих и предупреждающих действий;
- координация изменений всего проекта (например, предложенное изменение расписания чаще всего влияет также и на стоимость, риски, качество и обеспечение персоналом);
- документирование полного воздействия запросов на изменение.
Запрос на изменение может подать любая заинтересованная сторона, вовлеченная в проект. Хотя изменения могут быть инициированы устно, они обязательно должны быть зарегистрированы в письменной форме и переданы в систему управления изменениями и/или управления конфигурацией. Запросы на изменения подвержены процессам, указанным в системах управления изменениями и управления конфигурацией. Эти процессы, связанные с запросами на изменение, могут требовать информацию об ожидаемом воздействии на сроки и на стоимость.
Каждый задокументированный запрос на изменение либо одобряется, либо отклоняется каким-либо уполномоченным лицом из команды управления проектом или сторонней организации. Во многих проектах менеджер проекта наделен полномочиями одобрять определенные виды запросов на изменение, что указано в документах о ролях и обязанностях в рамках проекта. При необходимости процесс осуществления общего управления изменениями включает в себя совет по управлению изменениями (change control board, CCB), отвечающий за одобрение или отклонение запросов на изменение. Роли и обязанности таких советов четко определяются в рамках процедур управления конфигурацией и управления изменениями и согласуются с соответствующими заинтересованными сторонами проекта. Многие крупные организации разрабатывают многоуровневые структуры, разделяющие обязанности между советами. Если проект реализуется по контракту, то некоторые предложенные изменения могут требовать одобрения заказчиком, что указывается в контракте.
Одобренные запросы на изменение могут потребовать создания новых или пересмотра старых оценок стоимости, последовательностей операций, дат расписания, потребностей в ресурсах и анализа альтернатив реагирования на риски. Эти изменения могут потребовать внесения поправок в план управления проектом или в другие планы/документы проекта. Применяемый уровень управления изменениями зависит от прикладной области, сложности конкретного проекта, требований контракта, а также контекста и среды, в которых осуществляется проект.
Система управления конфигурацией с общим управлением изменениями предоставляет стандартизированный, эффективный и действенный способ централизованного управления одобренными изменениями и базовыми планами в рамках проекта. Управление конфигурацией сконцентрировано на детализации результатов и процессов, тогда как управление изменениями сосредоточено на выявлении, документировании и контролировании изменений проекта и базовых планов продукта. Применение системы управления конфигурацией, включающей процессы управления изменениями, в рамках всего проекта решает три основные задачи:
- устанавливает развивающийся метод, позволяющий последовательно выявлять и запрашивать изменения для созданных базовых планов, а также оценивать ценность и эффективность данных изменений;
- предоставляет возможности для постоянного подтверждения и улучшения проекта путем рассмотрения воздействий каждого изменения;
- обеспечивает механизм, позволяющий команде управления проектом согласованно сообщать заинтересованным сторонам проекта обо всех одобренных и отклоненных изменениях.
Ниже приведены некоторые действия по управлению конфигурацией, входящие в процесс осуществления общего управления изменениями:
- Определение конфигурации. Выбор и определение элементов конфигурации предоставляет базис, исходя из которого определяется и подтверждается конфигурация продукта, маркируются продукты и документы, осуществляется управление изменениями, и поддерживается подотчетность.
- Отчетность по статусу конфигурации. При необходимости предоставления соответствующих данных об элементе конфигурации информация документируется, и по ней составляется отчет. Такая информация включает список одобренных идентификаций конфигурации, статус предложенных изменений конфигурации и статус реализации одобренных изменений.
- Подтверждение и проверка конфигурации. Подтверждение и проверки конфигурации позволяют убедиться, что структура элементов конфигурации проекта является верной, а соответствующие изменения зарегистрированы, оценены, одобрены, отслежены и надлежащим образом реализованы. Это гарантирует соблюдение функциональных требований, определенных в документации по конфигурации.
Рис.Осуществление общего управления изменениями: входы, инструменты, методы и выходы
Рис. Блок-схема данных в процессе осуществления общего управления изменениями
Осуществление общего управления изменениями: входы
План управления проектом
Описан ранее
Информация о выполненных работах
Описана ранее
Запросы на изменения
Все процессы мониторинга и управления, а также многие процессы исполнения производят в качестве выхода запросы на изменения. Запросы на изменения могут включать корректирующее воздействие, предупреждающее действие или исправление дефектов. Однако, как правило, корректирующие и предупреждающие действия оказывают влияние не на базовые планы проекта, а лишь на их исполнение.
Факторы среды предприятия
Следующие факторы среды предприятия могут влиять на осуществление общего управления изменениями: информационные системы управления проектами (например, автоматизированные средства, такие как программное обеспечение для управления расписанием, система управления конфигурацией, система сбора и распространения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн). Это неполный список, но именно он должен рассматриваться в большинстве проектов.
Активы процессов организации
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс осуществления общего управления изменениями, включают в себя, среди прочего:
- процедуры управления изменениями, включающие действия, согласно которым будут модифицироваться официальные стандарты компании, политики, планы и другие документы проекта, а также порядок одобрения, подтверждения и реализации любых изменений;
- процедуры одобрения и выдачи разрешений на внесение изменений;
- базу данных измерений процессов, используемую для сбора и обеспечения доступа к данным измерений по процессам и продуктам;
- архивы проекта (например, базовые планы по содержанию, стоимости, расписанию и измерению исполнения, календари проекта, сетевые диаграммы проекта, реестры рисков, запланированные ответные действия и определенные последствия рисков);
- базу знаний по управлению конфигурацией, содержащую версии и базовые планы по всем официальным стандартам компании, политикам, процедурам и любым документам проекта.
Осуществление общего управления изменениями: инструменты и методы
Экспертные оценки
В дополнение к экспертным оценкам команды управления проектом, заинтересованных сторон проекта могут попросить провести их собственные экспертизы и принять участие в работе совета по управлению изменениями. Подобные оценки и экспертизы применяются в отношении любых технических и управленческих деталей в течение данного процесса и могут предоставляться из разнообразных источников, таких как:
- консультанты;
- заинтересованные стороны проекта, в том числе заказчики или спонсоры;
- профессиональные и технические ассоциации;
- отраслевые объединения;
- эксперты по отдельным вопросам;
- офис управления проектами (Project management office, PMO).
Собрания по управлению изменениями
Совет по управлению изменениями отвечает за организацию собраний и рассмотрение запросов на изменение, а также за одобрение или отклонение данных запросов. Роли и обязанности таких советов четко определяются и согласуются с соответствующими заинтересованными сторонами проекта. Все решения совета по управлению изменениями документируются и сообщаются заинтересованным сторонам проекта для информации и последующих действий.
Осуществление общего управления изменениями: выходы
Если запрос на изменение оказывается выполнимым, но подразумевает изменение содержания проекта, то его одобрение потребует изменения базового плана. Если запрос на изменение оказывается невыполнимым, то он отклоняется и может быть отправлен обратно запрашивающей стороне для получения дополнительной информации.
Обновления статусов запросов на изменение
Запросы на изменение обрабатываются менеджером проекта или назначенным членом команды в соответствии с системой управления изменениями. Одобренные запросы на изменение реализуются процессом Руководства и управления исполнением проекта. Статус всех изменений, как одобренных, так и не одобренных, обновляется в журнале запросов на изменение как часть обновлений документов проекта.
Обновления плана управления проектом
Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:
- любые вспомогательные планы управления;
- базовые планы, подверженные процессу формального управления изменениями.
Изменения базовых планов должны отражать только изменения начиная с текущего момента. Исполнение в прошлом не может быть изменено. Это защищает целостность базовых планов и исторические сведения об исполнении в прошлом.
Обновления документов проекта
Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате процесса осуществления общего управления изменениями, включают в себя журнал запросов на изменение и любые документы, подверженные процессу формального управления изменениями.
Систем менеджмент качества
Управление изменениями
1.ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Положения данной инструкции обязательны для всех подразделений компании.
2.ЦЕЛЬ
Определить порядок по предложению, анализу и внесению изменений в конструкцию собираемых изделий или в процессы их сборки.
3.ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
- FMEA — Анализ потенциальных причин и последствий отказов;
- РРАР — Процесс одобрения производства части;
- PSW — Заявка об одобрении производства части;
- НД — нормативный документ;
- РИ — рабочая инструкция;
- СТП — стандарт предприятия;
- З/К — заводская комиссия;
- ДР — дирекция по развитию;
- ТД — техническая дирекция;
- ПД — производственная дирекция;
- ОГТ — отдел главного технолога;
- ПДО — планово-диспетчерский отдел.
4.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
За самовольное внесение не одобренных изменений в конструкцию собираемых изделий или в процесс их сборки несут ответственность все сотрудники предприятия.
За обработку всех поступающих предложений на внесение изменений отвечает координатор по развитию и оптимизации производства.
За планирование и реализацию одобренных изменений конструкции изделий — технический директор и главный конструктор дирекции по развитию (по своим проектам).
За планирование и реализацию одобренных изменений процесса сборки изделий — главный технолог.
5.ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
Вносить предложения об изменениях конструкции изделий или процесса сборки имеет право любой квалифицированный сотрудник предприятия независимо от занимаемой должности.
Сотрудник, предлагающий изменение, заполняет чек-лист, указывая при этом наименование изделия, собираемого предприятием. В конструкцию или процесс сборки которого предлагается внести изменение, децимальный номер изделия, причину (цель) внесения изменения, предполагаемую дату введения изменения. Описывает суть изменения; оценивает (при необходимости — с помощью координатора по развитию и оптимизации производства), на что может повлиять предлагаемое изменение, проставляя «да/нет» в соответствующих полях чек-листа. После чего заполняет соответствующие поля в строке «предложил» и передает заполненный чек-лист координатору по развитию и оптимизации производства (самостоятельно или через своего непосредственного руководителя).
Координатор по развитию и оптимизации производства присваивает предложению очередной порядковый номер. Затем заполняет столбцы с 1 по 5 в журнале регистрации предложений на изменения. Далее оценивает важность предложения и при необходимости вносит обсуждение предложения в повестку дня очередной заводской комиссии, либо собирает ее внеочередное заседание с приглашением на него сотрудника, предложившего изменение.
На заводской комиссии анализируется необходимость и сама возможность проведения изменения, оцениваются все возможные при внедрении изменения риски (FMEA). Затраты на его реализацию, необходимость и перечень изменяемых внутренних документов, выносится заключение о целесообразности реализации предложенного изменения и информирования об изменении потребителя.
В случае положительного заключения принимается решение о внедрении, определяются основные действия по внедрению, назначаются (и регистрируется в чек-листе) ответственные лица и целевые даты по отдельным шагам внедрения изменения (что подтверждается подписями руководителей подразделений в соответствующих графах чек-листа).
При необходимости детального описания последовательности действий по доработке заделов главный технолог организует разработку соответствующего документа (например, временного техпроцесса) и дает ссылку на него в поле «комментарии» чек-листа.
В случае необходимости (для подтверждения возможности внесения изменений) сборки ОПП главный технолог оформляет задание (чек-лист), проверяет готовность (заполнив чек-лист) и запускает ОПП. На последующих заседаниях заводской комиссии обсуждаются результаты ОПП, при необходимости разрабатываются мероприятия по замечаниям ОПП, назначаются сроки их выполнения и ответственные лица.
Плановая дата окончательного внедрения изменения фиксируется в чек-листе главным технологом. Координатор по развитию и оптимизации производства заносит данные в столбцы с 6 по 12 и 19 журнала регистрации предложений на изменения.
Статус внедрения
На последующих заседаниях заводской комиссии отслеживается статус внедрения каждого одобренного изменения, который координатор по развитию и оптимизации производства фиксирует в столбцах с 13 по 15 журнала регистрации предложений на изменения, и обсуждаются связанные с внедрением проблемы.
По окончании внедрения каждого изменения координатор по развитию и оптимизации производства заполняет столбцы с 20 по 22 журнала регистрации предложений на изменения.
При необходимости (определяется менеджером нового проекта, либо представителем потребителя предприятия), до этого оформляется PSW и выполняется процедура согласования поставки измененных изделий с потребителем (РРАР). Данные об этом заносятся в столбцы с 16 по 18 журнала регистрации предложений на изменения.
Отработанные чек-листы после утверждения заместителем управляющего директора передаются на хранение координатору по развитию и оптимизации производства. Чек-листы (в бумажном, либо в электронном — отсканированном виде) должны храниться до тех пор, пока продолжается выпуск соответствующих изделий, и еще три года после полного снятия изделий с производства.
Изменения в конструкторскую документацию вносятся на основании заполненных чек-листов в соответствии с требованиями седьмого раздела РИ «Управление конструкторской документацией».
6.ИЗМЕНЕНИЕ АССОРТИМЕНТА ЗАКУПАЕМОЙ КОМПЛЕКТАЦИИ (ЧАСТНЫЙ СЛУЧАЙ)
При необходимости внесения изменений в ассортимент комплектации, приобретаемой для сборки изделий, в связи с изменениями на рынке комплектующих (даже в том случае, когда предлагаемая замена разрешена конструкторской документацией, однако никогда ранее не применялась для сборки поставляемой конкретному потребителю продукции и не проходила испытания в составе изделий). Чек-лист заполняет менеджер дирекции по закупкам, отвечающий за выполнение планов закупок по данной позиции.
Далее работа по оценке и внедрению изменения ведется по процедуре, описанной в разделе 5 настоящей инструкции.
В случае если изменение носит постоянный характер (альтернативный компонент имеет преимущество по всем параметрам) для него создается новая карточка товара в ЕКР-системе и новые версии спецификаций на собираемые с его применением изделия.
Если изменение носит временный характер (вызвано неожиданным временным отсутствием ранее применявшегося компонента на рынке комплектующих — форс-мажор), оформляется временное разрешение на отклонение. В заключении обязательно указывается либо срок его действия, либо количество изделий, которое может быть собрано с использованием альтернативного компонента.
Новая карточка товара в ЕКР-системе и новые версии спецификаций на собираемые с его применением изделия в этом случае не создаются. При поступлении соответствующего товара на склад, если это подтверждается действующим разрешением на отклонение. Он принимается на существующую карточку основного товара (см. «условная приемка») и используется для сборки изделий до тех пор, пока действует соответствующее разрешение на отклонение. При наличии на складе комплектующих одновременно основного и альтернативного компонентов при наличии действующего разрешения на отклонение по запросу производства в первую очередь отгружается альтернативный компонент, даже если это нарушает принцип FIFO).
Важно: плановая закупка измененной позиции комплектации для серийной сборки изделий разрешается только после принятия решения о закреплении внедренного изменения, либо оформления временного разрешения на отклонение.
7.ССЫЛКИ
- СТП «Технологическая подготовка производства и управление технологической документацией»
- СТП «Входной контроль»
- СТП «РМЕА»
- PИ «Управление конструкторской документацией»
- Ф «Чек-лист внедрения изменения»
- Ф «Журнал регистрации предложений на изменении продукта/процесса»
- Ф «Акт для принятия решения о запуске ОПП (серии)»
- Ф «Задание и чек-лист для проведения ОПП»
- Ф «Разрешение на отклонение»