В каких видах документации содержатся требования предъявляемые к

Бланки документов и требования предъявляемые к ним.

Форматы бумаги и поля.

Общие требования к оформлению документов.

Виды документов.

Раздел 2. Общие правила оформления документов.

Тема: Требования к оформлению реквизитов документов.

План:

2. Понятие «документ» и «реквизит документа».

1. Виды документов.

Документы классифицируются:

1. Организационные (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание, договора и др.).

2. Распорядительные (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления и др.)

3. Информационно-справочные (отчеты, акты, докладные и объяснительные записки, справки, письма, телеграммы, телефонограммы, телефаксы, доклады и др.).

4. Документы по личному составу (трудовые договора, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, автобиографии, заявления, резюме и характеристики и др.).

2. Понятие «документ» и «реквизит документа».

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

К документу предъявляются следующие требования:

— обеспечение юридической силой;

— создание условий для оперативного исполнения документов;

— возможность оперативного поиска документа;

— возможность использовать для создания, копирования, обработки документов.

3. Общие требования к оформлению документов.

Под оформлением документа понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Основные правила оформления документов закреплены в государственных стандартах. На их основе каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в Уставе, регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются правила документирования, а именно:

— права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

— состав применяемых документов;

— компетенции руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов документов;

— порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

— обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины постановки на учет (КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления и издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе.

4. Форматы бумаги и поля.

В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ «Бумага. Потребительские форматы», для подготовки управленческой документации в настоящее время используются стандартные форматы бумаги. Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на бумаге формата А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля, согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, должны быть не менее:

20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

5. Бланки документов и требования предъявляемые к ним.

Бланк документа –это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами документа, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страница документа, для всех остальных страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланки изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

В любой организации создается как минимум два вида бланков: для писем (для общения организации с внешним миром) и общий бланк (для оформления документов, используемых внутри организации).

Не допускается:

— размещение на бланке только сокращенного наименования организации; отсутствие информации о ведомственной принадлежности организационно-правовой форме;

— составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации;

— украшение бланка рисунками;

— размещение на бланках справочных данных, не соответствующих данным государственной регистрации;

— произвольного расположения реквизитов;

— размещения дополнительных элементов в оформлении.

6. Требования к изготовлению документов.

Управленческие документы изготавливаются только на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, без помарок и исправлений, составляться грамотно. Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

Вопросы для самооценки:

1. Какова область применения ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

2. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

3. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях.

4. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

5. В чем отличие бланка для письма от общего бланка?

6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «дата документа»?

7. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов «наименование организации»?

8. Что входит в состав реквизита «Справочные данные об организации»?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Каким образом оформляется утверждение документа?

11. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

12. Как оформляются приложения к документу?

13. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.

Перечень литературы:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): под ред. Кузнецовой Т.В., стр. 56 – 88.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.