Продукты питания в авансовом отчете на какой счет

Смотрите, какие сделать проводки по авансовому отчету в пяти разных ситуациях.

• Учет по авансовому отчету в пяти разных ситуациях:
• Подотчетник купил канцелярку
• Командированный работник отчитался за покупку железнодорожных билетов
• Командированный получил сверхлимитные суточные
• Сотрудник потерял первичку, директор его простил и компенсировал расходы
• Директор заплатил исполнителю аванс за услуги из своих денег

Проверить авансовый отчет

Ситуация 1. Подотчетник купил канцелярку

Канцтовары, которые купил подотчетник, учитывайте в составе материалов на счете 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Проводка будет такая:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 71
оприходовали канцтовары, приобретенные через подотчетное лицо.

Канцтовары лучше не списывать сразу на расходы минуя счет 10. Они относятся к материально-производственным запасам, значит, их нужно провести через счет 10 «Материалы» (ПБУ 5/01, Методические указания по бухгалтерскому учету, утв. приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н). Иначе компания рискует потерять вычет по НДС. Ведь не будет выполняться одно из условий. Чтобы заявить вычет, компания должна принять товары на учет (п. 1 ст. 172 НК). Кроме этого необходимо получить счет-фактуру от продавца.

Минфин считает, что компания не вправе принять налог к вычету по кассовому чеку с выделенным НДС, если счет-фактура отсутствует (письма Минфина от 12.01.2018 № 03-07-09/634, от 25.08.2017 № 03-07-14/54643). НДС, не принятый к вычету, отнесите на прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99). Включить его в стоимость материалов нельзя (п. 2 ст. 170 НК). В этом случае проводки будут такие:

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
отразили НДС по приобретенным канцтоварам;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19
списали на прочие расходы сумму НДС, указанную в чеке.

Ситуация 2. Командированный работник отчитался за покупку железнодорожных билетов

Когда билет на проезд к месту командировки покупает сам работник, он прилагает к авансовому отчету бумажный железнодорожный билет или электронный контрольный купон. Билет — это не товар, а документ, который удостоверяет заключение договора перевозки между пассажиром и перевозчиком (п. 2 ст. 786 ГК). Поэтому его стоимость сразу относят на расходы.

В зависимости от цели командировки расходы списывают на соответствующие счета бухучета. Проводка будет такая:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44 …) КРЕДИТ 71
списали на расходы стоимость билета.

Как заполнить авансовый отчет, смотрите на образце 2.

Ситуация 3. Командированный получил сверхлимитные суточные

Размер суточных закон не ограничивает. Компания вправе самостоятельно решить, сколько выплачивать командированным сотрудникам (ст. 168 ТК). Но суточные в размере 700 руб. в день при командировках по России и 2500 руб. — при загранкомандировках не облагают НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК).

Проводка по учету суточных будет одна. Не важно, какую сумму выдали — в пределах лимита или сверх него:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44 …) КРЕДИТ 71
признали расходы в виде суточных.

Если выдали суточные сверх лимита, надо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Проводки будут такие:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
удержали НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных;

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44 …) КРЕДИТ 69
начислили страховые взносы с суммы сверхнормативных суточных.

Для целей НДФЛ дата фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Именно в этот день компания определяет, есть ли у сотрудника доход в виде сверхнормативных суточных, и при необходимости исчисляет НДФЛ. Удержать налог можно в день выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК).

По страховым взносам дата осуществления выплат — это день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника. Соответственно, сверхнормативные суточные в базу по взносам включают на дату их начисления (п. 1 ст. 424 НК).

Ситуация 4. Сотрудник потерял первичку, директор его простил и компенсировал расходы

Бывает, подотчетники теряют подтверждающие документы. Тогда их нужно восстановить. Если это невозможно, товары или материалы, которые сотрудники принесли без документов, можно оприходовать по рыночной цене (п. 39 Методических указаний по бухгалтерскому учету, утв. приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н).

Посмотрите, сколько стоят аналогичные товары в магазинах, в прайс-листах в интернете или в печатных изданиях. Составьте акт о приеме товара и бухгалтерскую справку с обоснованием его цены. Если руководитель даст распоряжение списать подотчетный долг сотрудника, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
оприходовали ТМЦ по рыночной стоимости.

Если рыночная стоимость товара окажется меньше подотчетной суммы, нужно сделать дополнительную проводку:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 71
отнесли на прочие расходы отрицательную разницу между рыночной стоимостью ТМЦ и подотчетной суммой.

Раз сотрудник не представил документы на расходы, есть риск, что контролеры посчитают эти суммы его доходом. А значит, потребуют удержать с него НДФЛ и начислить страховые взносы (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК, постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12). Доказать, что эти деньги не вознаграждение сотруднику, будет сложно. Ведь первичных документов, которые это подтверждают, нет.

Ситуация 5. Директор заплатил исполнителю аванс за услуги из своих денег

Сотрудники, которые потратили собственные деньги на покупку товаров или оплату услуг для компании, формально не относятся к подотчетным лицам. Но, по сути, компенсация таких расходов аналогична возмещению перерасхода по подотчетным суммам.

Чтобы рассчитаться с работником, можно использовать привычный способ. Заполнить авансовый отчет и выплатить перерасход. Бухгалтеру удобнее проводить такие операции через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», чтобы видеть все расчеты с подотчетниками на одном счете.

Есть и другой вариант. Можно провести расчеты через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При этом авансовый отчет составлять не обязательно. Чтобы компенсировать расходы сотруднику, достаточно приказа руководителя и подтверждающих документов.

Когда работник выплатил аванс поставщику, компания обязана отразить этот аванс у себя в учете. Для этого можно отнести его на счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками или на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Проводки такие:

ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 73 (71)
отразили аванс поставщику, который сотрудник перечислил из собственных средств;

ДЕБЕТ 73 (71) КРЕДИТ 50
компенсировали сотруднику потраченные деньги.