По каким показателям ведется учет продуктов в кладовой

4.1. Учет продуктов и товаров в кладовой ведется в свободных отпускных ценах, регулируемых розничных ценах и свободных закупочных ценах <*> с добавлением единой наценки или без добавления наценок в соответствии с письмом Роскомэкономики и Роскомторга от 05.04.93 N 1-565/32-7.

———————————

<*> Свободные отпускные цены используются при покупке сырья, продуктов и товаров у промышленных предприятий, посреднических организаций и частных предпринимателей;

регулируемые розничные цены — при покупке социально значимых товаров;

свободные закупочные цены — при закупке сельскохозяйственной продукции заготовительных организаций, фермерских хозяйств и частных лиц.

Далее все цены обозначены как цены приобретения.

Учет продуктов и товаров в ценах приобретения с добавлением единой наценки целесообразно вести в кладовых предприятий, относящихся к одному типу и классу.

Учет продуктов и товаров в ценах приобретения без добавления единой наценки следует вести в кладовых предприятий, имеющих в подчинении различные типы (ресторан, кафе, бар, столовая, закусочная, магазин-кулинария и т.д.) и классы (рестораны и бары подразделяются на три класса: люкс, высший и первый).

Учет винно-водочных изделий и покупных товаров в кладовой предприятий ведется в ценах приобретения с добавлением торговой наценки.

При отпуске продуктов из кладовой на производство (кухню), в буфеты и т.п., в которых они должны учитываться с применением единой наценки, продукты и товары в накладных оцениваются в двух ценах: по учетным ценам кладовой для списания с подотчета и по ценам, по которым учитываются и приходуются на производстве, в буфете.

Уровень наценок определяется и утверждается самостоятельно руководителем (собственником) предприятия, предпринимателем, если не регулируется местными органами. Помимо этого собственник предприятия, предприниматель может самостоятельно утверждать цены, по которым реализуются изделия. В связи с этим сумма наценки представляет собой разницу между ценой реализации и ценой приобретения и в учетной политике должна предусмотреть эту особенность определения наценки.

4.2. По документам на поступившие от поставщиков продукты определяется их стоимость в следующих учетных ценах:

свободных отпускных ценах для расчетов с поставщиками и оприходования продуктов без добавления единой наценки при учете по этим ценам и с добавлением наценок;

регулируемых розничных ценах для расчетов с поставщиками и оприходования продуктов без добавления единой наценки и с добавлением наценок;

свободных закупочных ценах для расчетов с поставщиками и оприходования продуктов без добавления единой наценки и с добавлением наценок.

4.3. Отпуск продуктов из кладовой на производство (кухню) и товаров в буфеты производится на основании требований и оформляется накладными (Приложение 1).

В накладной указываются: полное наименование, сорт продуктов и товаров, вес или количество, учетные цены кладовой и цена реализации с добавлением единой наценки, если учет в кладовой ведется без добавления единой наценки, а также должна быть отметка о номере сертификата соответствия (или заверенная копия сертификата).

Специи и соль отпускаются на производство в той же оценке, как и продукты, т.к. включаются в себестоимость согласно Сборнику рецептур блюд и кулинарных изделий <*>. Продукты на производство (кухню) отпускаются только поименованные в накладной и лишь в тех количествах, которые в ней указаны.

———————————

<*> При использовании Сборника.

Все приходно-расходные документы материально ответственное лицо ежедневно сдает в бухгалтерию предприятия или собственнику вместе с товарным отчетом (Приложение 2), в котором раздел о движении тары заполняется при небольшом ассортименте тары (до 10 наименований), в остальных случаях складской учет тары по наименованиям, количеству и учетным ценам осуществляется в товарной книге кладовщика или на карточках количественно-суммового учета.

По решению руководителя или собственника предприятия, предпринимателя товарные отчеты могут сдаваться в бухгалтерию или собственнику в иные сроки, но не реже одного раза в три дня.

4.4. Товарный отчет (Приложение 2, форма N 35) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр с приложенными к нему документами передается в бухгалтерию или собственнику под расписку на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица. Бухгалтерия или собственник, желательно в день поступления отчета, проверяет правильность его составления и приложенных к нему документов.

4.5. При механизированных формах учета материально ответственное лицо (кладовщик) после отчетного дня в установленные сроки сдает в бухгалтерию приходные и расходные документы по реестру (код по ОКУД 0903014) под расписку на втором его экземпляре, остающемся у него. Определение стоимости продуктов и товаров и полное техническое оформление товарного отчета производится на ЭВМ.

4.6. При наличии кладовой в предприятиях общественного питания продукты и товары учитываются в бухгалтерии на счете 41 «Товары», субсчет 41/1 «Товары на складах».

Разница между учетной стоимостью и стоимостью приобретения продуктов и товаров учитывается на счете 42 «Торговая наценка», субсчет 42/1 «Торговая наценка (скидка, накидка)».

4.7. В местах хранения (кладовых) материально ответственные лица ведут складской учет продуктов и товаров в натуральном выражении по наименованиям, количеству и учетным ценам в товарной книге кладовщика (код по ОКУД 0903023) или на карточках количественно-суммового учета (код по ОКУД 0903121). На крупных предприятиях, где велико количество продуктов, рекомендуется вести учет по группам товаров (гастрономия, рыбные, мясные, молочные и т.д.). Книга (карточки) выдаются материально ответственному лицу в пронумерованном виде под расписку. Использованные книги сдаются в бухгалтерию или собственнику, где хранятся наряду с бухгалтерскими документами аналитического учета.

Записи в книгу (на карточки) кладовщиком производятся, желательно, в сроки сдачи товарного отчета (реестра) на основании приходных и расходных документов только по количеству (без указания суммы).

Правильность записей, ведущихся материально ответственными лицами в товарной книге (карточках количественно-суммового учета), должна регулярно, но не реже одного раза в неделю проверяться бухгалтерией или собственником предприятия. При этом сопоставляются записи, сделанные материально ответственным лицом в товарной книге или на карточках количественно-суммового учета, с записями в первичных товарных документах, а также проверяется выведение остатков по каждому наименованию (сорту) продуктов. Правильность записей подтверждается подписью работника бухгалтерии, производившего проверку, на товарном отчете.

4.8. Бухгалтерия ведет натурально-стоимостный учет продуктов и товаров по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому методу) или количественно-суммовому методу.

Учет продуктов и товаров в кладовых оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом ведется в следующем порядке:

в бухгалтерии — суммарно в денежном выражении по учетным ценам (свободным отпускным, регулируемым розничным и свободным закупочным ценам с применением единой наценки или без применения единой наценки);

в местах хранения (кладовых) материально ответственные лица ведут учет по наименованиям, сорту (категории), цене и количеству продуктов и товаров (в товарной книге или карточных установленной формы).

По окончании каждого месяца и на дату инвентаризации материально ответственными лицами заполняется по данным товарной книги (карточек) ведомость остатков продуктов и товаров в кладовой (код по ОКУД 0903123, Приложение 3), которая проверяется бухгалтерией или собственником предприятия, и правильность выведения остатков подтверждается их подписью.

Общая стоимость продуктов и товаров на конец каждого месяца или на день инвентаризации по этой ведомости сверяется с данными бухгалтерского учета, после чего ведомость подписывается материально ответственным лицом, бухгалтером или собственником предприятия.

Ведомость остатков продуктов и товаров открывается на год.

Помимо указанных желательных сроков составления и сверки ведомостей остатков продуктов и товаров рекомендуется составлять и проверять их в более частые периоды.

При количественно-суммовом методе в бухгалтерии на каждый сорт (категорию) и цену продукта открывают карточки количественно-суммового учета, в которых записывают как количество поступивших или выбывших продуктов, так и их стоимость. По истечении месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги прихода и расхода и для сверки данных аналитического и синтетического учета составляют оборотную ведомость.

При наличии персональных компьютеров все данные бухгалтерского учета, изложенные выше, вводятся в компьютер и распечатываются для руководителя (собственника) предприятия или иных пользователей по их требованию.

4.9. В предприятиях малого бизнеса, при отсутствии склада, продукты и сырье поступают непосредственно на производство.

Учет продуктов и товаров в кладовой организации общественного питания осуществляет материально ответственное лицо. Складской учет осуществляется в натуральных показателях по номенклатуре товаров и тары. Учет продуктов (сырья) в бухгалтерии организации общепита ведется натурально-стоимостными методами: количественно-суммовым или оперативно-бухгалтерским (еще его называют сальдовым методом).

Поступившие продукты учитываются материально ответственными лицами в натуральном выражении по наименованиям, количеству и учетным ценам в товарной книге кладовщика или карточках количественно-суммового учета.

Карточка количественно-суммового учета форма №М-17 утверждена Постановлением №71а. Основанием для занесения в карточку являются товарно-транспортные накладные, закупочные акты и другие первичные сопроводительные документы.

В кладовую предприятия общественного питания продукты приходуются по приходным ордерам формы №М-4, утвержденной Постановлением №71а. [15]

Данный приходный ордер выписывается в одном экземпляре материально ответственным лицом организации общественного питания, на фактически принятое количество продуктов, в день поступления продуктов (сырья) на склад.

Если существует расхождение между фактическим наличием продуктов (сырья) и сопроводительными документами, составляется Акт о приемке материалов. Форма №М-7 также утверждена Постановлением №71а.

В организациях общественного питания в основном используется сортовой способ хранения, когда поступившие товары присоединяют к имеющимся на складе в остатке товарам таких же наименований и сортов.

Сортовой способ учета применяется в том случае, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. При этом материально-ответственные лица на каждую номенклатуру ТМЦ заводят новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке, но и по сорту, единице измерения, цвету.

При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками ТМЦ. Однако трудно различить товары одного сорта, поступившие по разным ценам. При сортовом способе хранения выбор товара для реализации осуществляется произвольно. Так как при сортовом способе учет по ценам не ведется, а в условиях современного рынка цены «скачут» достаточно быстро, то выбор ТМЦ для реализации осуществляется произвольно. При этом, возможно, использовать для оценки ТМЦ: по средней цене, по цене единицы, ФИФО (по ценам первых закупок), ЛИФО (по ценам последних закупок).

Пример.

Организация общественного питания ООО «Богратик» по состоянию на 1 июня 2006 года. Имеет на складе 15 килограммов муки по цене 7,5 рублей за килограмм. В июне 2006 года ООО «Богратик» несколько раз получало муку, а именно:

• 5 июня — 50 килограммов по цене 7,20 рубля;
• 20 июня — 100 килограммов по цене 8,00 рублей;
• 25 июня — 50 килограммов по цене 7,00 рублей.

За июнь 2004 года Отпущено в производство 170 килограмм муки.

1. Метод средней цены:

Определим среднюю цену

Средняя цена муки = 15х7,5+50х7,20+100х8,00+50х7,00 = 7,55 рубля

15+50+100+50

Тогда стоимость отпущенной муки по методу средней цены будет равна:

• 170 килограммов х 7,55 рубля = 1283,50 рубля.
• 2. Метод ФИФО:

Сначала списывается остаток по фактической цене, затем первая поступившая партия по фактической цене и так далее.

Цена списания по методу ФИФО = 15х7,5 +50х7,20+100х8,00+5 х7,00 = 7,69 рубля 15+50+100+5

Тогда стоимость отпущенной муки по методу ФИФО будет равна:

• 170 килограмм х 7,69 рублей =1307,30 рубля.
• 3. Метод ЛИФО

Данный метод предусматривает обратную методику: сначала списывается товар поступивший последним и так далее.

Рассмотренные методы списания на реализацию относятся к однородным группам.

Записи в карточку складского учета делаются на основании любого первичного документа (каждого приходного или расходного ордера) или накопительных ведомостей при большом объеме записей. В кладовых с небольшим ассортиментом и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки складского учета и товарные книги не ведутся). [15]

Целью аналитического учёта товаров в бухгалтерии является получение информации, необходимой для управления товарными запасами и контроля сохранности товарно-материальных ценностей.

Аналитический учёт товаров в организациях общественного питания организуют в разрезе:

a) Структурных подразделений;

b) По каждому структурному подразделению — по материально ответственным лицам;

c) По каждому материально ответственному лицу — по наименованиям товаров.

Аналитический учёт в бухгалтерии можно вести натурально-стоимостным (количественно-суммарным) или оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом.

Натурально-стоимостной учёт ведут в зависимости от способа хранения товаров сортовым или партионным способом.

При сортовом способе в условиях ручного труда на каждое наименование и сорт товара обычно открывают карточки количественно-стоимостного учёта (форма №ТОРГ-18), в которых показывают остатки, приход и расход товаров. В отличие от карточек складского учёта в бухгалтерских карточках остатки и движение товаров отражаются не только в натуральных показателях, но и денежном выражении. Записи в карточках ведут на основании приходных и расходных документов, приложенных к отчётам материально ответственных лиц, и сдаваемых в бухгалтерию. [8]

Карточки хранят в картотеке отдельно по каждому материально ответственному лицу и месту хранения товаров.

Для проверки правильности учётных записей по окончании месяца в карточках подсчитывают итоги прихода и расхода, определяют остатки товаров на начало следующего месяца. На первое число каждого месяца составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам к счету 41 «Товары». Где по каждому наименованию и сорту товаров указывают в натуральном и денежном выражении остаток на начало месяца, обороты за месяц и остаток на конец месяца. Такую ведомость обязательно составляют и на дату проведения инвентаризации.

При партионном способе аналитический учёт ведут на партинных картах, передаваемых в бухгалтерию материально ответственными лицами. Для проверки правильности учётных данных не первое число каждого месяца по данным партионных карт составляют оборотную ведомость, в которой каждую партию товаров записывают отдельной строкой.

Итоговые суммы по оборотной ведомости сверяют с оборотами и сальдо синтетического счёта 41 «Товары», а натуральные показатели — с данными складского учета, который ведут материально ответственные лица.

Сверка данных аналитического и синтетического учёта производится для обеспечения их тождества, что является обязательным требованием Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Ведение аналитического учета натурально-стоимостным методом в условиях ручного труда связано с большими трудозатратами. Такой учет целесообразно вести с помощью компьютера.

В условиях ручного труда в небольших оранизациях общественного питания с небольшим ассортиментом продуктов питания и товаров аналитический учет товаров организуют по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу. Этот метод еще называют суммовым, так как при его использовании учет движения товаров ведут суммарно в денежном выражении по учетным ценам.

Периодически бухгалтер проверяет правильность записей в регистрах складского учета, которые ведут материально ответственные лица. Выявленные ошибки исправляют сразу. [9]

Учет поступления продуктов в кладовую

Продукция общественного питания, товары и продукты, могут поступать:

1. От поставщиков:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму покупной стоимости фактически поступивших сырья, продуктов или товаров, которая определяется на основании сопроводительных документов, включая счет — фактуры, выписанных поставщиком;

Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально — производственным запасам»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС от покупной стоимости поступивших сырья или товаров.

Многие продовольственные товары, закупаемые предприятиями общественного питания, облагаются НДС по ставке 10% (ст. 164 НК РФ).

Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально — производственным запасам»

Если в кладовой продукты учитываются по продажным ценам, то на сумму торговой наценки составляется запись

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 42.1 «Торговая наценка».

2. Закупка у населения

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по закупкам у населения».

Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по закупкам у населения»

Кт 50 «Касса», субсчет «Касса организации».

Если в кладовой продукты учитываются по продажным ценам, то на сумму торговой наценки составляется запись

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 42.1 «Торговая наценка».

2. Через подотчетное лицо

Подотчетному лицу выдается необходимая сумма денег (аванс):

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса», субсчет «Касса организации». Приобретенные ценности принимаются кладовщиками либо на ос¬новании первичных документов, выписанных поставщиком, либо на основании товарной накладной (ф. ТОРГ-12), составленной непосред¬ственно в кладовой. Принятие к учету приобретенных ценностей и спи¬сание расходов на основании авансового отчета отражается проводкой:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму НДС, оп¬лаченного подотчетным лицом; при выполнении всех необходимых условий, включая получение от поставщика счета-фактуры, НДС, уплаченный при приобретении ценностей, принимается к вычету;

Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Если в кладовой продукты учитываются по продажным ценам, то на сумму торговой наценки составляется запись

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 42.1 «Торговая наценка».[10]

Отпуск товаров

При отпуске продуктов из кладовой на производство составляется бухгалтерская запись по учетным ценам кладовой:

Дт 20 «Основное производство»

Кт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Если учетные цены производства выше, чем учетные цены кладовой, то на сумму торговой наценки делается запись:

Дт 20 «Основное производство»

Кт 42.1 «Торговая наценка».

На стоимость отпущенных из кладовой товаров в буфеты, мелкороз¬ничную торговую сеть, магазины кулинарии по учетным ценам кладовой составляют проводку:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»

Кт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Если товары в вышеуказанных структурных подразделениях учиты¬вают с торговой наценкой, то делается дополнительная запись:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»

Кт 42.1 «Торговая наценка».[11]

Возврат товаров в кладовую

При возврате продуктов из производства в кладовую составляется бухгалтерская запись по учетным ценам кладовой:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 20 «Основное производство»

Дт 42.1 «Торговая наценка».

Кт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле» — на сумму наценки. взаимозаменяемость продукт учет питание

При возврате продуктов из буфета, мелкороз¬ничной торговой сети, магазинов кулинарии по учетным ценам кладовой составляют проводку

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле» — по учетным ценам кладовой

Дт 42.1 «Торговая наценка».

Кт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле» — на сумму наценки.

Продукты питания, заложенные в котел возврату не подлежат.[10]

Говоря об общественном питании, нельзя обойти стороной вопросы, связанные с товарными потерями. В данной отрасли хозяйства, величина таких потерь достаточно высока.

Товарные потери возникают при транспортировке, хранении и отпуске продуктов и товаров из кладовой предприятия общественного питания. Вопросы, связанные с товарными потерями для предприятий общественного питания, являются очень важными.

Различают нормируемые и ненормируемые товарные потери.

Нормируемые потери — это потери, образующиеся в результате усушки, утруски, раскрошки, разлива, то есть так называемая естественная убыль товаров: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие изменения их физико-химических качеств.

Ненормируемые потери: это потери от боя, брака и порчи товаров, а также потери по недостачам, растратам и хищениям, что, к сожалению, в такой отрасли народного хозяйства, как общественное питание, явление весьма нередкое. Данные потери образуются вследствие уменьшения массы товаров сверх норм естественной убыли, понижения качества по сравнению со стандартами, веса и объема товаров, а также их порчи из-за неправильных условий хранения, халатности должностных лиц. Наличие на предприятии общественного питания таких потерь является результатом бесхозяйственности, запущенности в учете, поэтому такие потери не нормируются, а считаются сверхнормативными. К сверхнормативным относятся и потери вследствие стихийных бедствий, а именно: не компенсируемых убытков от пожаров, наводнений, всякого рода аварий, убытков от хищений, виновники которых по решению суда не установлены. [2]

Товарные потери выявляются путем проверки наличия товаров путем инвентаризации. Выявленные отклонения в соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» и Законом №129-ФЗ должны регулироваться следующим образом:

• — убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения предприятия;
• — потери сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты через счет 91 «Прочие доходы и расходы», предварительно отражаясь по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Исключение составляют недостачи и потери от порчи ценностей, выявленных при приемке продуктов и товаров от поставщиков и транспортных организаций, а также потери от стихийных бедствий. В первом случае претензии предъявляются к поставщикам и транспортным организациям, во втором случае — недостачи признаются чрезвычайными расходами и отражаются непосредственно на счете 99 «Прибыли и убытки».

Нормируемые потери учитываются при выведении окончательных результатов инвентаризации и только в том случае, если будет выявлена реальная недостача ТМЦ.

При натурально-стоимостном учете результаты инвентаризации отражают по каждому наименованию и артикулу ТМЦ отдельно в сличительной ведомости, выявляя тем самым отклонения фактических остатков от учтенных остатков. [13]