На какой счет списывать продукты для офиса
Во многих организациях руководство обеспечивает своих работников бесплатным чаем и кофе. Бухгалтеру следует помнить, что порядок учета и налогообложения операций по приобретению чая и кофе для сотрудников напрямую зависит от того, предусмотрено это коллективным договором или нет.
Подробные разъяснения приводят специалисты проекта «1С:Консалтинг.Стандарт».
Согласно статье 22 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Перечень бытовых нужд ТК РФ не установлен, но может быть конкретизирован в коллективном договоре в числе обязательств работодателя (ст. 41 ТК РФ). Действия работодателя в пользу работников, производимые сверх обязательств, установленных коллективным договором, могут расцениваться как безвозмездное оказание работникам услуг или безвозмездная передача им товаров.
В связи с этим порядок учета и налогообложения операций по приобретению чая и кофе для сотрудников будет зависеть от того, предусмотрено это коллективным договором или нет.
Рассмотрим налоговые последствия и учет при каждом варианте.
1. В коллективном договоре есть условие об обеспечении сотрудников чаем, кофе и т.п.
2. Условие об обеспечении сотрудников чаем, кофе в коллективном договоре отсутствует
1. В коллективном договоре есть условие об обеспечении сотрудников чаем, кофе и т.п.
НДС
По разъяснениям Минфина России (см. письмо от 05.07.2007 № 03-07-11/212), предоставление работникам чая, кофе и других продуктов питания следует рассматривать как безвозмездную передачу товаров и, соответственно, облагать данную операцию НДС, определяя налоговую базу исходя из рыночных цен продуктов (подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ).
При этом «входной» НДС по указанным товарам можно принять к вычету. При условии, что все остальные требования для принятия НДС к вычету, соблюдены (товары оприходованы, есть правильно оформленный счет-фактура).
В то же время некоторые эксперты отмечают, что в данном случае предоставление работникам чая, кофе и сахара производится в рамках обеспечения бытовых нужд работников в соответствии с коллективным договором. Создание работодателем комфортных условий труда и отдыха работников не тождественно оказанию услуг или передаче товаров работодателем своим работникам. Поэтому исчислять НДС в такой ситуации не нужно.
Обратите внимание: «входной» НДС в таком случае к вычету не принимается, а включается в стоимость приобретенных продуктов питания. Также не следует забывать о том, что согласно пункту 4 статьи 170 НК РФ налогоплательщик обязан вести раздельный учет сумм налога по приобретенным товарам (работам, услугам), используемым для осуществления как облагаемых налогом, так и не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения) операций.
Заметим, что такую точку зрения экспертов поддерживают и судебные органы. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 17.02.2006, 10.02.2006 № КА-А40/13265-05 по делу № А40-11867/05-128-97 пришел к выводу о том, что отпуск минеральной воды работникам не может быть признан реализацией и, следовательно, не облагается НДС, так как расходы по реализации предусмотренных коллективным договором мероприятий по охране здоровья работников квалифицируются как затраты по обеспечению нормальных условий труда.
А ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 18.02.2008 № Ф08-402/2008-127А указал, что отношения по предоставлению сотрудникам бесплатного питания, обусловленные коллективным договором, являются трудовыми, а не гражданско-правовыми. Следовательно, в данном случае отсутствует реализация товаров согласно подпунктам 1 и 2 пункта 1 статьи 146 НК РФ, поскольку питание сотрудников организовано в целях осуществления производственной деятельности в соответствии с требованиями коллективного договора.
Налог на прибыль организаций
Расходы, производимые организацией в соответствии с положениями коллективного договора, являются обоснованными затратами и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль при условии их документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Стоимость израсходованных продуктов следует включать в состав расходов на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 и пункта 25 статьи 270 НК РФ.
Судьи в данном вопросе принимают сторону налогоплательщиков (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2007 по делу № А56-44849/2005, от 21.07.2006 по делу № А56-35606/2005 и др.)
НДФЛ
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах. В силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организацией товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания в его интересах. В связи с этим контролирующие органы считают, что стоимость приобретенных для работников продуктов питания является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ.
При этом Минфин России указывает, что если точно определить сумму полученного работником дохода в натуральной форме невозможно, то ее следует определять расчетным путем на основе общей стоимости предоставляемых продуктов и данных табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (письмо Минфина России от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167).
В то же время есть примеры судебных решений, согласно которым стоимость продуктов питания работников не облагается НДФЛ, поскольку в данном случае размер дохода в натуральной форме нельзя персонифицировать (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 № Ф08-478/08-265А по делу № А32-17504/2006-48/393-2007-48/131).
ЕСН
В соответствии с пунктом 1 статьи 237 НК РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в том числе и оплата питания для работников. При этом налоговая база определяется отдельно по каждому физическому лицу (п. 2 ст. 237 НК РФ).
То есть, как и в случае с НДФЛ, доход должен быть персонифицирован. Если же определить сумму дохода, полученного каждым работником, нельзя, то и облагать ЕСН стоимость чая и кофе, потребленных работниками, не нужно.
Заметим, что официальных разъяснений по данному вопросу нет. Но, скорее всего, при проверке контроллеры будут настаивать на включении данных выплат в налоговую базу по ЕСН, и свою точку зрения организации придется отстаивать в суде. Основной аргумент в защиту — невозможность персонифицировать доход.
В качестве примера судебного решения, принятого в пользу налогоплательщика, приведем постановление ФАС Уральского округа от 04.03.2008 № Ф09-1135/08-С2. В нем судьи признали неправомерным доначисление обществу ЕСН на сумму затрат за оплату питьевой воды для работников. При этом арбитры исходили из того, что хотя данные расходы не подлежат исключению из налогооблагаемой базы, но вместе с тем налоговым органом не персонифицированы суммы дохода, полученного конкретными физическими лицами. Доказательств того, что все работники общества употребляли предоставляемую питьевую воду, налоговой инспекцией не представлено.
Бухгалтерский учет
Продукты питания, приобретаемые для сотрудников, могут быть приняты к учету в составе материально-производственных запасов, используемых для управленческих нужд организации, на счет 10 «Материалы» (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Данные материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой в рассматриваемом случае признается сумма, уплачиваемая в соответствии с договором поставщику, за исключением НДС (п. 5, 6 ПБУ 5/01).
Расходы на приобретение чая, кофе, сахара, которые организация несет в соответствии с коллективным договором, являются расходами по обычным видам деятельности (как управленческие расходы) и при наличии соответствующего положения в учетной политике организации могут формировать себестоимость проданных продукции, товаров, работ, услуг в отчетном периоде признания этих расходов (п. 7, 9 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
При передаче продуктов лицу, ответственному за пополнение запаса этих продуктов, на основании соответствующего первичного документа фактическая себестоимость продуктов списывается со счета 10 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».
2. Условие об обеспечении сотрудников чаем, кофе в коллективном договоре отсутствует
НДС
Согласно последней позиции Минфина России, предоставление работникам чая, кофе и других продуктов питания следует рассматривать как безвозмездную передачу товаров и, соответственно, облагать данную операцию НДС, определяя налоговую базу исходя из рыночных цен продуктов (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ). Например, такой вывод чиновников прозвучал в письме от 05.07.2007 № 03-07-11/212. Кроме того, в данном письме финансовое ведомство пояснило, что при безвозмездной передаче чая и кофе работникам офиса налогоплательщик должен выставить счет-фактуру. При этом в строках 4 «Грузополучатель», 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН и КПП покупателя» проставляются прочерки.
На основании подпункта 1 пункта 2 статьи 171, пункта 1 статьи 172 НК РФ НДС, уплаченный при приобретении продуктов для комнаты отдыха, может быть принят организацией к вычету при принятии продуктов к учету при наличии счета-фактуры поставщика.
Однако ранее финансисты придерживались противоположной точки зрения. Например, в письме Минфина России от 16.06.2005 № 03-04-11/132 указывалось следующее: поскольку стоимость чая, кофе и других продуктов питания в состав расходов при исчислении налога на прибыль не включается, расходы по приобретению таких товаров должны рассматриваться как расходы для собственных нужд, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг). При этом операции по передаче этих товаров структурным подразделениям не осуществляются. Таким образом, в отношении вышеназванных товаров, расходы на приобретение которых покрываются за счет собственных средств организации, объекта обложения НДС согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 146 НК РФ не возникает и уплаченный налог к вычету не принимается. Аналогичные разъяснения приводились также в письме МНС России от 21.01.2003 № 03-1-08/204/26-В088.
Налог на прибыль организаций
Стоимость безвозмездно переданного имущества (кофе и чая) и расходы, связанные с такой передачей (в данном случае — сумма НДС, начисленная при безвозмездной передаче), не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).
НДФЛ
Организация, являющаяся налоговым агентом работников по выплаченным им доходам (в том числе в натуральной форме), обязана исчислить, удержать у налогоплательщиков и уплатить сумму НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
Работодатель в данном случае безвозмездно передает коллективу работников продукты (чай и кофе). С одной стороны, работники получают доход в натуральной форме, который подлежит обложению НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). С другой стороны, продукты передаются коллективу в целом, а не каждому конкретному работнику с отражением приемки-передачи в соответствующей ведомости. Следовательно, количество полученных каждым работником продуктов определить невозможно. В связи с этим организация не может определить стоимостную характеристику дохода, полученного каждым работником в натуральной форме, то есть налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 53, п. 1 ст. 211 НК РФ).
Арбитры уровня федеральных округов также отмечают, что если доход, полученный работниками в натуральной форме в виде питания, чая, кофе и т.п., персонифицировать невозможно, то исчислять НДФЛ не нужно (см. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 № Ф08-478/08-265А по делу № А32-17504/2006-48/393-2007-48/131, ФАС Западно-Сибирского округа от 31.01.2007 № Ф04-9358/2006(30538-А45-15) по делу № А45-6539/2006-46/263, ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2006 по делу № А56-2227/2006).
ЕСН
Согласно пункту 3 статьи 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.
Поскольку в данном случае стоимость оплаты организацией питания (чая, кофе, сахара) для своих работников не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, то и объектом налогообложения по ЕСН не является.
Аналогичные разъяснения можно найти, например, в письме УФНС РФ по г. Москве от 28.08.2006 № 21-11/75538@.
Бухгалтерский учет
Продукты питания (чай и кофе), приобретаемые для безвозмездной передачи коллективу работников, могут быть приняты к учету в составе материалов на счет 10 (п. 2 ПБУ 5/01, Инструкция по применению Плана счетов). Данные материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой в рассматриваемом случае признается сумма, уплачиваемая в соответствии с договором поставщику, за исключением НДС (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01).
Выбытие активов при их безвозмездной передаче признается расходами организации, учитываемыми в составе прочих расходов (п. 2, 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
Стоимость безвозмездно переданных продуктов списывается со счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы». Также по дебету счета 91, субсчет 91-2, в корреспонденции со счетом 68 отражается сумма начисленного по безвозмездной передаче НДС.
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста мы ООО на ОСНО, покупаем кофе,чай,сахар,молоко для офиса как правильно это все списывать?
Цитата (darina8079):Здравствуйте! Подскажите пожалуйста мы ООО на ОСНО, покупаем кофе,чай,сахар,молоко для офиса как правильно это все списывать? Добрый день! Насколько я понимаю, речь идет не о представительских расходах, а о расходах на нужды работников офиса? Стоимость продуктов в указанной ситуации списывается проводкой Д 26 (44) К 10 на основании первичного учетного документа, форма которого утверждена учетной политикой для целей бухучета (п. 4 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»). |
Илья Антоненко, консультант портала Бухонлайн Рекомендую отчитываться в контролирующие органы через |
Контур.Экстерн.Да,о расходах на нужды работников офиса,я несколько не точно вопрос задала, можно ли принять эти расходы в уменьшение НБ, и молоко тоже можно списывать как и чай и кофе?
Цитата (darina8079):Да,о расходах на нужды работников офиса,я несколько не точно вопрос задала, можно ли принять эти расходы в уменьшение НБ, и молоко тоже можно списывать как и чай и кофе?
Здравствуйте. Данные расходы до сих пор являются спорными и несут в себе налоговые риски.
Вот вам статья по вашему вопросу:
Журнал «Актуальная бухгалтерия» 2013/04.
Обосновываем траты на чай, кофе в офис
Ольга Мезенцева, эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету компании «ФорсТайм»
Экспертиза статьи: Ольга Монако, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
Не так давно Минфин России наконец-то прямо признал, что при предоставлении чая, кофе, печенья и других подобных продуктов посетителям и работникам компании НДС не начисляется1. Чиновники также согласны с отсутствием у физлиц налогооблагаемых доходов. Однако в части признания данных расходов в налоговом учете до сих пор нет единого мнения.
Благие намерения компании зачастую оборачиваются налоговыми сложностями. Приобретение для работников и гостей компании чая, кофе, сахара и продуктов питания «к чаю» — один из таких примеров. Финансисты согласились, что НДС в данном случае не начисляется, но можно ли принять к вычету «входной» НДС? Какие варианты признания подобных расходов существуют в налоговом учете? Как отразить все эти операции в бухгалтерском учете? Обо всем этом читайте в нашей статье.
Чай/кофе для сотрудников в налоговом учетеМожно выделить два основных варианта признания данных расходов в налоговом учете.
Первый вариант — учесть их в составе расходов на оплату труда, включив условие об обеспечении работников указанным питанием в трудовые (коллективные) договоры2.
Расходы в виде предоставления питания бесплатно не учитываются при налогообложении прибыли, за исключением случаев, когда бесплатное питание предусмотрено трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами3.
Однако из разъяснений чиновников следует, что под указанное исключение подпадают только случаи, когда оплата питания является частью системы оплаты труда4. По их мнению, включение каких-либо начислений работникам в составе расходов на оплату труда предполагает возможность определения конкретной величины дохода каждого работника (с начислением «зарплатных» налогов и взносов). «Обезличенные» начисления, следуя позиции чиновников, не могут включаться в расходы на оплату труда5.
Получается, что если включить оплату чая/кофе и подобных продуктов для работников в трудовые (коллективные) договоры, но при этом не вести персонифицированный учет «каждой чашки», признавать такие расходы в составе расходов на оплату труда, с учетом позиции чиновников, довольно рискованно.
Но с позицией чиновников можно поспорить: в самой статье 255 Налогового кодекса прямо не указано, что в составе расходов на оплату труда могут учитываться только «адресные» расходы. Определяющим фактором в данном случае является включение условия об обеспечении продуктами питания в коллективный и (или) трудовой договор6.
Второй вариант — признание рассматриваемых расходов в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве расходов на обеспечение нормальных условий труда7.
К нормальным условиям труда относятся, в частности, условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства8.
Под требованиями охраны труда понимаются государственные нормативные требования охраны труда, в том числе стандарты безопасности труда, а также требования охраны труда, установленные правилами и инструкциями по охране труда9.
На работодателя возлагается обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников организаций в соответствии с требованиями охраны труда10. В этих целях оборудуются, в частности, санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки.
Из приведенных положений следует, что, например, установку электрического чайника в помещении для приема пищи вполне можно рассматривать в качестве выполнения работодателем государственных требований по охране труда. Однако покупка самого чая, кофе и продуктов «к чаю», судя по всему, непосредственно не относится к выполнению требований по охране труда.
В то же время перечень нормальных условий труда не является исчерпывающим11.
Под условиями труда в целом понимается совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника12.
Положения об улучшении условий труда работников могут содержаться в локальных нормативных актах, в коллективном договоре (соглашении) и (или) в трудовых договорах (в качестве дополнительных условий)13.
На наш взгляд, обеспечение работников чаем/кофе можно ввести в компании в качестве улучшения условий труда и признавать в составе прочих расходов как расходы на обеспечение нормальных условий труда14.
Между тем Минфин России указывает, что соблюдение работодателем положений статьи 163 Трудового кодекса об обеспечении нормальных условий труда не означает, что питание для сотрудников должно предоставляться организацией бесплатно15.
Поэтому включение стоимости чая/кофе для работников компании в состав прочих расходов в качестве расходов на обеспечение нормальных условий труда также несет в себе определенные налоговые риски.
Как видно, оба варианта можно считать рискованными. Поэтому, если вы не являетесь сторонником налоговых споров, придется отказаться от признания рассмотренных расходов в налоговом учете.
Но если вы готовы отстаивать свою позицию, то можете попытаться признать расходы. В этом случае наиболее привлекательным нам представляется второй вариант16. Именно такой вариант в последнее время чиновники применяют в отношении сходных по характеру расходов на питьевую воду17. Но имейте в виду: для снижения налоговых рисков условие о предоставлении работникам чая, кофе и других продуктов стоит включить в трудовые (коллективные) договоры. Иначе налоговики могут не принять расходы, формально сославшись на пункт 25 статьи 270 Налогового кодекса.
А это вот из судебной практики:
Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18 октября 2011 г. № 09АП-25365/11
<…>
Предоставление заявителем чая, кофе, воды своим работникам способствует созданию нормальных условий труда, которые приводят к повышению его производительности.
В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей.
Согласно ст. 263 ТК РФ — обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки.
Расходы на приобретение чая, кофе, воды и т. п. объективно связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, и могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов.
Подпунктом 7 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрено, что расходы на обеспечение нормальных условий труда относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
<…>
При таких обстоятельствах, решение налогового органа в части выводов о неправомерном отнесении на расходы в целях исчисления налога на прибыль затрат по представительским расходам <…>, начисления соответствующих сумм налога, пени и штрафа не соответствует законодательству о налогах и сборах.