Какое свойство характерно для организации как системы
Для сформировавшейся организации как системы характерен ряд специфических процессов и свойств. К важнейшим относятся следующие: 1) целостность, 2) структурность, 3) динамичность, 4) саморегуляция, 5) эмерджентность, 6) иерархичность, 7) комплексность, 8) открытость.
- 1. Говоря о целостности организации как системы, подразумевают ее относительную независимость от среды и других аналогичных систем. Целостность сохраняется, в то время как сами компоненты непрерывно или периодически распадаются и возникают, создаются и уничтожаются, производятся и потребляются. Данное свойство выражается в способности организаций в определенной степени нейтрализовать последствия внешних и внутренних негативных процессов, что повышает их устойчивость и уровень организованности процессов, протекающих внутри системы.
- 2. Структурность предполагает относительно устойчивую фиксацию связей между элементами организации. Отдельные элементы организации выполняют различные функции: технические, экономические, социальные. Но все эти элементы тесно связаны между собой, взаимно влияют друг на друга. Вследствие этого изменение какого- либо элемента в организации неизбежно вызывает изменения во всех остальных ее составляющих.
- 3. Динамика организации как системы предполагает количественные и качественные изменения. При количественном развитии происходит простое воспроизводство существующих элементов и объектов системы. После определенного накопления количественных изменений в системе возникает потребность в качественном развитии, в переходе на новый уровень.
Другими словами, можно сказать, что любая экономическая система, в том числе и организация, имеет три тенденции существования: функционирование, развитие и деградацию. Функционирование — это сохранение функций, поддержание существующих внешних и внутренних связей, обеспечивающих целостность системы и ее качественную определенность, сущностные характеристики. Развитие неизбежно связано с приобретением новых качеств, укрепляющих жизнедеятельность системы в условиях изменяющейся внешней среды. В какой-то степени функционирование сдерживает развитие и в то же время является его основой. Развитие в свою очередь разрушает многие процессы и связи, обеспечивающие функционирование, но в то же время создает условия для еще более устойчивого состояния организации.
Для любой организации важно, чтобы динамическое развитие было устойчивым. Это подразумевает длительность сохранения основных условий для сбалансированной работы организации.
Деградация организации так же, как и ее развитие, связана с появлением определенных новых качеств, но эти качества снижают ее стабильность. В результате не только исключается возможность развития, но и снижается возможность устойчивого функционирования.
Связь функционирования, развития и деградации имеет диалектический характер, что и отражает возможность и закономерность динамического развития организаций. Отметим, что один и тот же фактор, изменивший внутреннюю среду организации, может привести к ее развитию, деградации или, не оказав существенного влияния, позволит системе функционировать прежними темпами и в прежнем состоянии. Так, устройство на работу в организацию большого количества молодых сотрудников, с одной стороны, приводит к увеличению кадрового потенциала, а с другой — увеличивает расход организации на обучение новых кадров. Если в организации кадровый потенциал будет использован рационально, приток молодых специалистов приведет к ее развитию. Если же новые кадры не будут своевременно обучены и рационально задействованы, произойдет деградация организации. Если же молодые специалисты «растворятся» среди существующего персонала, не оказав существенного влияния на работу организации, она будет функционировать в прежнем режиме.
4. То, что организация может эффективно существовать в меняющейся окружающей среде, обеспечивать устойчивость функционирования и развития, подводит нас к необходимости фиксации еще одного важнейшего свойства — саморегуляции. Если внешняя среда усиливает свое воздействие при условии, что внешние связи организации сохраняются на прежнем уровне, то саморегуляция организации направлена на достижение более высокого уровня. Например, при реализации механизма государственной поддержки инновационных технологий предприятия добывающей ориентации имеют возможность перейти на качественно новый уровень, организовав инновационное подразделение и улучшив свои экономические и социальные показатели.
Если же происходит деградация внешней среды, в организации может произойти застой (в этом случае саморегуляция направлена на сохранение прежнего уровня состояния системы, так как нет стимулов к ее развитию) или деградация. Например, ориентация экономики страны на добычу и первичную переработку природных ресурсов закономерно приводит к деградации предприятий, ориентированных ранее на глубокую переработку и производство технически сложных товаров.
Деградация может идти до тех пор, пока не достигнет определенного уровня, порога, за которым существование данной организации как автономной единицы будет под вопросом.
5. Под эмерджентностъю понимается несводимость свойств любой системы к аддитивной сумме свойств составляющих ее подсистем. То есть организация — это целостное образование, имеющее свои специфические черты, которых не имеют ее элементы.
Каждой стороне деятельности организации соответствуют свои подсистемы:
- ? техническая подсистема — совокупность взаимосвязанных средств и технологий изготовления продукции;
- ? экономическая подсистема — совокупность экономических рычагов и стимулов для улучшения конечных результатов деятельности организации, обеспечения рентабельности ее работы;
- ? социальная подсистема — совокупность средств и методов повышения кадрового потенциала, улучшения уровня образования и здравоохранения для работников организации, их жилищных и культурно-бытовых условий.
Важно, что в организации одновременно могут проявляться оба связанных с эмерджентностью явления: 1) репликация, вызванная наложением эффектов и приводящая к тому, что результирующий (мультипликативный) эффект меньше суммарного; 2) усиление — состояние, когда результирующий эффект больше суммарного. Для ответа на вопрос, когда и какие следствия эмерджентности будут проявляться (и есть ли они вообще), необходимо тщательное изучение организации в количественном и качественном отношении.
6. Свойство иерархичности предполагает, что каждый компонент системы может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система в свою очередь представляет собой один из компонентов большей и более сложной системы. Это обстоятельство допускает декомпозицию системы и возможность проведения исследования отдельных ее компонент.
Вместе с тем при проведении декомпозиции организации необходимо учитывать и обозначенное выше свойство эмерджентности. Данные, полученные при изучении какого-либо уровня (или элемента) организации, хотя и помогают раскрыть закономерности функционирования следующего уровня, но объяснить сущность явления, происходящего в более высокоорганизованной системе, не в состоянии.
Можно выделить следующие иерархические уровни организации[1]:
- ? мировая система;
- ? народное хозяйство;
- ? отрасли народного хозяйства;
- ? объединения предприятий;
- ? предприятия;
- ? подразделения (офис, филиал, цех, участок, отдел, служба и т.п.);
- ? рабочее место.
- 7. Комплексность состоит в том, что в организации происходят все фазы производственного процесса — от заготовки ресурсов до реализации готовой продукции.
- 8. Открытость системы предопределяется тем, что организация на входе получает ресурсы из внешней среды, на выходе — отдает созданный ею в результате осуществления процессов производства продукт (рис. 1.1).
Свое влияние на конечный результат деятельности организации оказывают происходящие в ней процессы, связанные как с ее внутренней жизнью, так и с ее взаимодействием с окружающей средой. Рассмотрим содержание составляющих внутренней и внешней среды организации более подробно.
Рис. 1.1. Модель организации как открытой системы
Понятие организации как системы
Общая теория систем является научной дисциплиной, которая разрабатывает методологические подходы к исследованию систем. Данные принципы имеют междисциплинарный характер, так как системы разных видов изучаются большим перечнем наук: биология, экономика, техника и т.д.
Общая теория систем взаимосвязана непосредственно с теорией познания и иными разделами философии, также с математической логикой и изучает общие для любых систем объекты исследования, как цель, вход, процесс, обратная связь, выход, и также функционирование, взаимодействие, развитие, рост и др. Она снабжает разные науки, включая экономику, весьма продуктивным системным подходом.
В самом общем виде системный подход является признанием того, что объектом исследования выступает система. Необходимо отметить, что нет общепризнанного и единственного определения системы. Будем применять следующую трактовку:
Система (от греч. systema — составленное из частей, соединение, целое)
совокупность динамически взаимосвязанных элементов, каждый из которых сам по себе не обладает свойством, которое присуще целому, т.е. системе.
Элементы системы
Элемент системы — это обособленная ее часть, неделимая в рамках этой системы, со своими специфическими свойствами, чертами и назначениями. Элементы являются взаимосвязанными, при условии что они формируют взаимные ограничения в поведении (изменение, функционирование) друг друга. Каждая из обособленных частей системы формирует ее подсистему. Все, что не является составляющим системы, для нее является внешней средой.
Совокупность из двух и более элементов, по мнению Р. Акоффа, является системой, при условии, что она соответствует трем условиям:
- элементы взаимосвязаны так, что в совокупности данных элементов не может возникать независимых подсистем,
- поведение элементов и их воздействие на целое взаимозависимы;
- действие каждого элемента влияет на действие целого.
Система – развивающийся объект. Она появляется, изменяется во времени, мыслительном процессе, пространстве, рушится и перестает функционировать. Это значит, что возникают и исчезают ряд элементов и связей, происходит их трансформация. Любые изменения в системе могут рассматриваться как ее переход в новое состояние.
Первым пунктом в системном подходе является процесс выделения системы из окружающей среды, который часто очень затруднен из-за относительного выделения системы из внешней среды. Любое выделение системы из внешней среды и подсистемы в системе не единственно и зависит от цели исследования и от многообразия свойств элементов и их взаимосвязей. Вместе с тем, всегда можно выделить наиболее общую систему, в которой эта система является подсистемой, и можно всегда выделить из этой подсистемы ограниченную ее часть, которая в свое время тоже является системой.
Согласно введенного определения системой могут выступать объекты самой различной нематериальной и материальной природы, которые обладают определенной целостностью (или взаимосвязанностью элементов). Все компании являются системами. Так как в общем смысле люди являются компонентами компаний (социальные компоненты), в сумме с техникой, используемой для выполнения работы, их называют социотехническими системами.
Свойства организации как системы
Организации в качестве системы обладает рядом свойств:
- целостность,
- эмерджентность,
- гомеостазис,
- структурированность.
Целостность системы заключается в единстве элементов, которые позволяют выделить систему из окружающей среды, но ее системному свойству. Формирование целого осуществляется посредством интеграции, то есть объединения частей в совокупное целое, в котором каждый из структурных элементов занимает определенное место.
Свойство целого для компании — это ее главная цель, ради которой и объединились сотрудники. Это тот результат, который каждый элемент не способен получить самостоятельно, а лишь в рамках эффективной кооперации, во время обмена своими способностями и ресурсами. К примеру, компания производит определенный товар. Целью является определенный объем продаж данного продукта, а результат — уровень достижения данной цели.
Понятие целостности и понятие эмерджентности неразрывно связаны. Эмерджентность подразумевает наличие у системы совершенно новых свойств, которые отсутствуют у ее частей. Это обозначает, что свойства целого это не просто сумма свойств его структурных элементов, хотя и зависят от них. Элементы, объединенные в систему, могут терять свойства, которые свойственны им вне системы, либо приобретать новые свойства. Например, коллектив сотрудников, который состоит из специалистов различного профиля, может производить сложную продукцию, реализовывать и разрабатывать стратегию дальнейшего развития компании.
Гомеостазис — это свойство устойчивости, в соответствии с которым система всегда пытается восстановить равновесие, которое было нарушено, компенсируя те изменения, которые возникли под воздействием внешних факторов. Понятие гомеостазиса было заимствовано из биологии. В данной дисциплине этот термин обозначает способность живых организмов поддерживать в определенных узких границах внутренние характеристики. В компании формой функционирования гомеостазиса может быть, к примеру, неприятие неформальной группой какого-то подразделения нового специалиста.
Структурированность — возможность выделения элементов системы, а также распределение между ними установленных ролей. При рациональном распределении ролей (кооперации и специализации) может быть достигнут высший уровень эффективности системы.
Управление в системном подходе
В терминологии системного подхода управление означает влияние управляющей подсистемы на управляемую подсистему, направленное или на сохранение базовых качеств системы (то есть совокупности всех свойств, потеря которых приведет к разбитию системы) в условиях трансформации среды, или на достижение определенной цели (целей), или на выполнение ряда действий управляемой подсистемой.
Управляющей называется подсистема, влияние которой обусловливает и определяет функционирование другой подсистемы. Другая, подчиняющаяся подсистема, называется управляемой подсистемой. Если управляющая подсистема представлена человеко-машинной, ее называют субъектом управления, а управляемую — объектом управления.
Системы управления, которые ориентированы на выполнение цели, называют целенаправленными, другие — нецеленаправленными. Очевиден тот факт, что целенаправленные системы управления предполагают наличие в них субъекта, то есть участия человека в управлении.
Связь между управлением и организацией заключается в том, что система управления – это часть организации, а организация в качестве процесса является частью управления.
Поэтому, согласно теории систем менеджерам необходимо рассматривать компанию как открытую систему, которая включает в себя многочисленные взаимозависимые подсистемы и направлена на выполнение различных целей во взаимодействии с изменяющейся внешней средой.
Организация как открытая система
Выше при рассмотрении общих характеристик организации уже употреблялся термин «система». Этот термин является фундаментальным во всех сферах деятельности, связанных с организациями, в том числе, и в теории организации.
Понятие «система» и «организационная система» органически связано с такими понятиями как «целостность», «элемент», «подсистема», «надсистема», «уровни», «связи», «структура», «иерархия» и т.д. Строго говоря, термин «система» используется тогда, когда даётся характеристика сложного объекта как единого целого. Обычно система определяется как совокупность элементов (объектов), объединённых некоторой формой взаимодействий для выполнения заданной функции. Это очень широкий и малоконструктивный подход, поэтому обычно используется множество более узких толкований.
Так в философии:
Система – совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих некоторое единое целое.
В общей теории систем так и не произошло выбора окончательной формулировки, поэтому используется, как минимум, две:
Система – это реальная или мыслимая совокупность частей (элементов), целостные свойства которой определяются связями (отношениями) между ними.
Система – это ограниченное множество взаимодействующих частей (элементов).
Поскольку в настоящем учебном курсе рассматриваются исключительно социальные и социально-экономические организации, в которых в качестве элементов обязательно присутствуют люди или какие-либо их группы, то, рассматривая эти организации в категории систем, приходится использовать понятие организационной системы:
Организационная система – это совокупность взаимосвязанных элементов (отдельных людей, групп, коллективов, социальных и социально-экономических организаций более низкого уровня), направленная на достижение поставленных целей.
То обстоятельство, что любая более-менее сложная организация может быть представлена в виде системы, требует специальных подходов и методов работы с ними.
Поэтому, в частности, выделяют:
Системный анализ – совокупность методов и средств исследования и конструирования сложных объектов при создании и управлении техническими, экономическими и социальными системами.
Системный подход – методологическое направление в науке, задачей которого является исследование и конструирование систем – сложноорганизованных объектов различной природы.
Во всех вышеприведённых определениях в качестве обязательной категории присутствуют связи. Действительно связи в системах играют роль не меньшую, чем элементы, составляющие эту систему. Без связей совокупность элементов представляет собой всего лишь совокупность элементов и системой не становится. Вообще связи – это не что иное, как разнообразные каналы переноса вещества, энергии и информации. Качество и количество связей в системе может существенно влиять на её свойства.
Различают связи:
· прямые, то есть непосредственное воздействие одного элемента на другой (см. рис. 1.3.1);
· обратные, то есть воздействие результатов деятельности данного элемента на те элементы, благодаря воздействиям которых данный элемент функционирует (см. рис. 1.3.1);
· положительные, то есть усиливающие какое-либо воздействие, и отрицательные, то есть ослабляющие это воздействие;
· рассматривая усиление или ослабление воздействия можно говорить о коэффициентах такого усиления или ослабления, которые могут быть как больше единицы, так и меньше.
Рис. 1.3.1. Прямые и обратные связи в системе
Рассматривая организацию как систему можно выделить её главные свойства:
· Сложность. Есть большая группа систем, таких как кристаллы, часовые механизмы, термостаты и т.п., которые функционируют, не имея цели и активного воздействия на окружающую среду. Такие системы называются простыми. Все социальные и социально-экономические системы являются сложными, так как они способны совершать поиск и выбор целей и активное решение стоящих задач. Также они обладают в той или иной форме памятью, то есть предшествующие события или состояния оставляют на них какой-либо след.
· Динамизм. Если в системе имеет место активное взаимодействие элементов между собой, а сама система активно взаимодействует с внешней средой, благодаря чему меняется во времени её структура, элементный состав, связи, какие-либо параметры, то такая система называется динамической. В противном случае система является статической.
· Открытость. Если система обменивается с внешней средой веществом, энергией и информацией – всеми тремя субстанциями одновременно либо какой-то их комбинацией, то она считается открытой. Если никакого обмена нет, то система считается закрытой. Простые системы типа кристалла или часового механизма относятся к закрытым системам.
· Структурированность. Если в системе удаётся достаточно чётко выделить отдельные элементы, уровни и связи, то система считается структурированной. В противном случае система считается неструктурированной (диффузной, аморфной).
· Детерминированность. Если в системе имеет место фиксированное количество элементов в каждый момент времени, однозначные связи между ними и расположение их в границах системы, то такая система считается детерминированной (жёсткой, определённой). В противном случае система является стохастической (мягкой, вероятностной).
· Самоорганизация. Стохастические системы, как правило, проявляют склонность к самоорганизации (саморегулированию, самонастраиванию, самообучению, самоадаптации), то есть к выбору такой структуры, таких элементов (количественно и качественно), таких связей, которые позволяют им быть наиболее оптимальными в каждой конкретной ситуации.
Самоорганизующиеся системы характеризуются следующими признаками:
— изменчивость, нестабильность, случайность отдельных параметров и форм поведения;
— способность адаптироваться к изменениям внешней и внутренней среды;
— склонность к самосохранению за счёт использования внутренних ресурсов.
· Целостность, то есть конкретная система сохраняет свои системные признаки только до тех пор, пока она сохраняет целостность. Это важное свойство не мешает существованию систем, о которых заранее известно, что они в процессе своего движения к цели будут терять какие-то свои элементы и связи (например, воинское подразделение несёт потери во время боя).
· Эмерджентность, то есть наличие у системы качественно новых свойств и признаков, отсутствующих у составляющих элементов. Также под свойство эмерджентности попадает и то обстоятельство, что элементы, объединяясь в систему, теряют какие-то свои индивидуальные свойства и возможности.
· Устойчивость, то есть система всегда стремиться восстановить равновесие, нарушенное под действием внешних или внутренних факторов, используя для этого свои ресурсы.
· Необходимое разнообразие, то есть система должна состоять, как минимум, из двух существенно отличающихся элементов (правое и левое, верх и низ, он и она, болт и гайка, электрон и позитрон и т.п.).
На основе перечисленных свойств можно сформулировать признаки зрелой социально-экономической системы:
· объединение множества различных элементов (людей);
· единство главной цели (например, получение прибыли);
· наличие связей между элементами (например, связи, вытекающие из разделения труда);
· целостность и единство элементов (человека невозможно разделить на какие-либо части);
· структура и иерархичность (определяется технологическими процессами и традициями);
· относительная самостоятельность (каждый человек сам организует производственные процессы на своём месте);
· наличие выделенной функции управления (существует штат руководителей-менеджеров);
· длительные периоды работы в стационарном режиме (периоды выполнения конкретных заказов, когда любые изменения не желательны).