Какими свойствами обладает организация как система
Понятие организации как системы
Общая теория систем является научной дисциплиной, которая разрабатывает методологические подходы к исследованию систем. Данные принципы имеют междисциплинарный характер, так как системы разных видов изучаются большим перечнем наук: биология, экономика, техника и т.д.
Общая теория систем взаимосвязана непосредственно с теорией познания и иными разделами философии, также с математической логикой и изучает общие для любых систем объекты исследования, как цель, вход, процесс, обратная связь, выход, и также функционирование, взаимодействие, развитие, рост и др. Она снабжает разные науки, включая экономику, весьма продуктивным системным подходом.
В самом общем виде системный подход является признанием того, что объектом исследования выступает система. Необходимо отметить, что нет общепризнанного и единственного определения системы. Будем применять следующую трактовку:
Система (от греч. systema — составленное из частей, соединение, целое)
совокупность динамически взаимосвязанных элементов, каждый из которых сам по себе не обладает свойством, которое присуще целому, т.е. системе.
Элементы системы
Элемент системы — это обособленная ее часть, неделимая в рамках этой системы, со своими специфическими свойствами, чертами и назначениями. Элементы являются взаимосвязанными, при условии что они формируют взаимные ограничения в поведении (изменение, функционирование) друг друга. Каждая из обособленных частей системы формирует ее подсистему. Все, что не является составляющим системы, для нее является внешней средой.
Совокупность из двух и более элементов, по мнению Р. Акоффа, является системой, при условии, что она соответствует трем условиям:
- элементы взаимосвязаны так, что в совокупности данных элементов не может возникать независимых подсистем,
- поведение элементов и их воздействие на целое взаимозависимы;
- действие каждого элемента влияет на действие целого.
Система – развивающийся объект. Она появляется, изменяется во времени, мыслительном процессе, пространстве, рушится и перестает функционировать. Это значит, что возникают и исчезают ряд элементов и связей, происходит их трансформация. Любые изменения в системе могут рассматриваться как ее переход в новое состояние.
Первым пунктом в системном подходе является процесс выделения системы из окружающей среды, который часто очень затруднен из-за относительного выделения системы из внешней среды. Любое выделение системы из внешней среды и подсистемы в системе не единственно и зависит от цели исследования и от многообразия свойств элементов и их взаимосвязей. Вместе с тем, всегда можно выделить наиболее общую систему, в которой эта система является подсистемой, и можно всегда выделить из этой подсистемы ограниченную ее часть, которая в свое время тоже является системой.
Согласно введенного определения системой могут выступать объекты самой различной нематериальной и материальной природы, которые обладают определенной целостностью (или взаимосвязанностью элементов). Все компании являются системами. Так как в общем смысле люди являются компонентами компаний (социальные компоненты), в сумме с техникой, используемой для выполнения работы, их называют социотехническими системами.
Свойства организации как системы
Организации в качестве системы обладает рядом свойств:
- целостность,
- эмерджентность,
- гомеостазис,
- структурированность.
Целостность системы заключается в единстве элементов, которые позволяют выделить систему из окружающей среды, но ее системному свойству. Формирование целого осуществляется посредством интеграции, то есть объединения частей в совокупное целое, в котором каждый из структурных элементов занимает определенное место.
Свойство целого для компании — это ее главная цель, ради которой и объединились сотрудники. Это тот результат, который каждый элемент не способен получить самостоятельно, а лишь в рамках эффективной кооперации, во время обмена своими способностями и ресурсами. К примеру, компания производит определенный товар. Целью является определенный объем продаж данного продукта, а результат — уровень достижения данной цели.
Понятие целостности и понятие эмерджентности неразрывно связаны. Эмерджентность подразумевает наличие у системы совершенно новых свойств, которые отсутствуют у ее частей. Это обозначает, что свойства целого это не просто сумма свойств его структурных элементов, хотя и зависят от них. Элементы, объединенные в систему, могут терять свойства, которые свойственны им вне системы, либо приобретать новые свойства. Например, коллектив сотрудников, который состоит из специалистов различного профиля, может производить сложную продукцию, реализовывать и разрабатывать стратегию дальнейшего развития компании.
Гомеостазис — это свойство устойчивости, в соответствии с которым система всегда пытается восстановить равновесие, которое было нарушено, компенсируя те изменения, которые возникли под воздействием внешних факторов. Понятие гомеостазиса было заимствовано из биологии. В данной дисциплине этот термин обозначает способность живых организмов поддерживать в определенных узких границах внутренние характеристики. В компании формой функционирования гомеостазиса может быть, к примеру, неприятие неформальной группой какого-то подразделения нового специалиста.
Структурированность — возможность выделения элементов системы, а также распределение между ними установленных ролей. При рациональном распределении ролей (кооперации и специализации) может быть достигнут высший уровень эффективности системы.
Управление в системном подходе
В терминологии системного подхода управление означает влияние управляющей подсистемы на управляемую подсистему, направленное или на сохранение базовых качеств системы (то есть совокупности всех свойств, потеря которых приведет к разбитию системы) в условиях трансформации среды, или на достижение определенной цели (целей), или на выполнение ряда действий управляемой подсистемой.
Управляющей называется подсистема, влияние которой обусловливает и определяет функционирование другой подсистемы. Другая, подчиняющаяся подсистема, называется управляемой подсистемой. Если управляющая подсистема представлена человеко-машинной, ее называют субъектом управления, а управляемую — объектом управления.
Системы управления, которые ориентированы на выполнение цели, называют целенаправленными, другие — нецеленаправленными. Очевиден тот факт, что целенаправленные системы управления предполагают наличие в них субъекта, то есть участия человека в управлении.
Связь между управлением и организацией заключается в том, что система управления – это часть организации, а организация в качестве процесса является частью управления.
Поэтому, согласно теории систем менеджерам необходимо рассматривать компанию как открытую систему, которая включает в себя многочисленные взаимозависимые подсистемы и направлена на выполнение различных целей во взаимодействии с изменяющейся внешней средой.
Понятие систем, признаки
Используя системные классификации можно выделить следующие характеристики и свойства организации.
Организация- это искусственная система, так как создается человеком для реализации заданных программ или целей в отличии от естественной системы которая создается природой, человеком для реализации целей мирового существования.
Как искусственная система организация обладает следующими свойствами:
- 1. Адаптации.
- 2. Стабильности.
- 3. Обратной связи.
- 4. Совместимостью.
- 5. Оптимизации.
Так как наша организация -искусственная система то она обладает свойством адаптации. На данный момент возникла проблема с реализацией продукции сторонним организациям и на предприятии организуется служба маркетинга. Основная задача которой изучение потребностей рынка, анализ конкурентов и проведение различных рекламных компаний.
Открытая система- характеризуется открытым характером связи с внешней средой и сильной зависимостью от нее.
Организация должна отражать внешнюю среду. В основе ее построении лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды. Без границы не существует системы, и граница определяет то, где начинается или заканчивается система и подсистемы. Границы могут быть как физическими, так и иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.
Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса.
Открытая система может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.
Организация это динамичная система так как она постоянно изменяется.
Главным свойством динамической системы является самоорганизация -способность восстанавливать свою структуру и поведение для компенсации воздействий внутренней и внешней среды можно с помощью понятия «жизненный цикл организации».
Жизненный цикл организации — это концепция, в основе которой лежит попытка описать финансовый результат, стратегию с момента выхода организации на рынок и вплоть до ее летального исхода. Жизненный цикл организации проходит несколько стадий:
- — Рождение — закладываются основы организационной структуры — высокие творческие возможности;
- — Детство — закрепление на рынке, Организация может менять партнеров браться за новые проекты, искать другие источники прибыли, выходит на внешний рынок. Набирает новых работников, увеличивает управленческий аппарат. — Зрелость — формализация правил, стабильная структура, упор на эффективность. Развита инновационная деятельность .
- — Старость — летальный исход — цель удержать положение на рынке, высокая текучесть кадров, возрастающие конфликты.
Предприятие ООО ТВК в настоящее время находиться на этапе жизненного цикла — детство. Сейчас для нас важно закрепиться на рынке дополнительных услуг для населения, а так же организаций. В результате чего рассматривается перспектива приобретения установки горизонтального бурения для прокладки инженерных сетей диаметром до 350мм на расстояние до 50м. Как известно — немалую долю сметных расходов по прокладке инженерных сетей и коммуникаций составляют земляные работы. Прокладка же с помощью установки, во-первых, существенно сократит себестоимость работ, во-вторых позволит сократить временную составляющую. При этом подобный вид услуг до сих пор на рынке г.Глазова не предлагается ни одной специализированной организацией.
Организация — это управляемая система.
Состав элементов управляющей системы и связи между ними представлены в оргструктуре управления.
Структура управления на предприятии ООО ТВК построена по линейно-функциональному принципу. Во-первых, существует вертикальная иерархия, т.е. соподчиненность всех звеньев управления снизу доверху. Во-вторых, на предприятии созданы различные подразделения (участки, отделы), каждое из которых имеет определенные задачи и обязанности (сюда можно отнести бухгалтерию, отделы: сбыта, снабжения, финансов, аналитической службы, кадров,). В каждом подразделении существует аппарат специалистов, отвечающих только за свой участок работы. У каждого подразделения свой руководитель, который отвечает только за работу своего отдела или участка. Линейные руководители призваны командовать, а функциональные — консультируют, помогают в разработке конкретных вопросов. Они не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям. Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства.
Отрицательные моменты в структуре управления предприятия состоят в том, что, между производственными подразделениями организации существует слабое взаимодействие на горизонтальном уровне; медленное принятие решений; на предприятии чрезмерно развита система взаимодействия по вертикали; постоянно происходит дублирование функций руководителя и функциональных специалистов в процессе управленческой деятельности; часто случаются разногласия между линейными и функциональными службами, а также часто происходит неправильное толкование информации, передаваемой линейным исполнителям функциональными менеджерами.
Организация – это функция управления, целью которой является достижение миссии, задачей – формирование структур организации из множества элементов, обеспечение всем необходимым для ее нормальной работы-материалами, оборудованием, денежными средствами, знаниями, персоналом и т.д.
Организация (как объект) – объединение людей, является элементом или частью общества и выполняющее определенные функции.
Организация (как процесс) – это совокупность мероприятий, обеспечивающих взаимосвязь между элементами системы в процессе ее функционирования. В этом смысле организация выступает как свойство, атрибут объекта. Именно это значение подразумевается в понятиях «формальная» и «неформальная» организация.
Организация (как воздействие) – это упорядочение или налаживание функционирования какого-либо объекта, т.е. определение структуры, строения и тип связей как способ соединения частей в целое, специфический для каждого рода объектов.
Организация – сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, имеющее набор взаимосвязанных целей.
Организация (как система) — совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность. Любая организация является открытой системой, так как взаимодействует с внешней средой. В любой организации реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов из внешней среды, производство продукта и передача его во внешнюю среду. Основные потоки организации: на входе – поступление материалов, рабочей силы, капитала; на выходе – готовый продукт (товары, услуги). Для того, чтобы организация эффективно выполняла свои функции по достижению целей, используют мотивацию, стимулирование, власть, лидерство, организационную культуру и др. Все организации вне зависимо от целей, типа и конечного результата имеют общие для всех сложных организаций характеристики. Основные ресурсы, используемые организацией – это люди, капитал, материалы, технология и информация.
Цели всякой организации включают преобразование ресурсов. Одной из самых значительных характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть закрытой системой. Организация зависит от внешней среды как в отношении своих ресурсов, так и потребителей, пользователей результатами ее труда. Внешняя среда включает все силы и институты, с которыми организация сталкивается в своей деятельности: экономические условия, законодательство, систему ценностей в обществе, уровень технологий. Любая сложная организация состоит из подразделений, которые выполняют конкретные задания и добиваются конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.
Цель организациирассматривается как ориентир для направлений потоков связей, полномочий и ответственности. Для того, чтобы организация могла добиться реализации своей целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения, иерархии полномочий и ответственности. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для любой организации.
Структура организации— это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Структура основывается на делегировании полномочий, т. е. работа закрепляется за теми работниками, которые могут лучше выполнить эту работу с точки зрения организации как целого. Определение структуры организации придает ей устойчивость и возможность противостоять и развиваться в условиях изменяющейся внутренней и внешней среды. Классификация организацийпроводится по самым разным признакам: по размеру, по форме собственности, по источникам финансирования, по отношению к прибыли, по организационно-правовой форме и др. Основные признаки классификации организации: — по отношению к власти: правительственные и неправительственные.- по отношению к главной цели – общественные и хозяйственные.- по отношению к прибыли – коммерчески и некоммерческие.- по отношению к бюджету – бюджетные и внебюджетные.- по форме собственности – государственные, муниципальные, общественные, частные, и организации со смешанной формой собственности.- по уровню формализации – формальные и неформальные. — по отраслевой принадлежности – промышленные, транспортные, торговые и пр. — по самостоятельности принятия решений – головные, дочерние, зависимые.-по размеру и численности членов организации – крупные, средние, мелкие.
Внутренние элементы, присущие организации: миссия, цели, люди и квалификации, системы, стратегия, культура и др. Внешнее окружение организации: законодательство, экономика, потребители, поставщики, конкуренты, рыночные тенденции, технологии и др.Внешняя среда имеет характеристики: — сложность среды, так как она характеризуется большим числом факторов, на которые организация должна реагировать; — подвижность среды — это скорость, с которой происходит изменение в окружающей организацию среде; — неопределенность внешней среды предполагает, что если информации мало или есть сомнения в ее точности, то среда становится более неопределенной, что затрудняет работу организации.
Признаки:
1. Обособленность – обозначает замкнутость внутренних процессов
2. Наличие внутреннего центра, который координирует деятельность членов организации, а также обеспечивает единство действий людей.
3. Саморегулирование деятельности, которое означает, что организация принимает самостоятельные решения, а также по-своему реагирует на внешние события.
4. Наличие целей. Цель объединяет участников организации, а также придает смысл совместной деятельности.
5. Организационная культура – совокупность норм, традиций, которые определяют поведение людей в организации.
Матричные организации: определение, признаки, свойства, сферы применения.
При матричной структуре управления руководитель программы (проекта) работает с непосредственно не подчинёнными ему специалистами, которые подчинены линейным руководителям. Он в основном определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе. Линейные же руководители решают, кто и как будет выполнять ту или иную работу.
Проблемы, возникающие при установлении приоритетов заданий и распределении времени работы специалистов над проектами, могут нарушать стабильность функционирования фирмы и затруднять достижение её долгосрочных целей. Для обеспечения координации работ в условиях матричной структуры управления центр управления программами призван увязывать выполнение управленческих процедур отдельными функциональными и линейными подразделениями.
Матричная структура, построенная на основе принципа двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функционального подразделения, которое предоставляет персонал и другие ресурсы руководителю проекта с другой, — руководителю временной группы, который наделен необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и ресурсы. При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с членами проектной группы и с другими работниками функциональных подразделений.
Основополагающим принципом в матричном подходе к построению организационных структур управления является не совершенствование деятельности отдельных структурных подразделений, а улучшение их взаимодействия в целях реализации того или иного проекта
Достоинство:
· интеграция различных видов деятельности компании в рамках реализуемых проектов.
· получение высококачественных результатов по большому количеству проектов, программ.
· значительная активизация деятельности руководителей и работников управленческого аппарата в результате формирования проектных (программных) команд, активно взаимодействующих с функциональными подразделениями, усиление взаимосвязи между ними;
· вовлечение руководителей всех уровней и специалистов в сферу активной творческой деятельности по реализации организационных проектов;
· сокращение нагрузки на руководителей высшего уровня управления путем передачи полномочий принятия решений на средний уровень;
· усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект;
· достижение большей гибкости и скоординированности работ
· преодоление внутриорганизационных барьеров, не мешая при этом развитию функциональной специализации.
Недостатки:
· сложность, для ее внедрения необходима длительная;
· дорога не только во внедрении, но и в эксплуатации;
· в связи с системой двойного подчинения подрывается принцип единоначалия, что часто приводит к конфликтам;
· в условиях ее действия нечетко распределены права и ответственность между ее элементами;
· для этой структуры характерна борьба за власть;
· для данной структуры характерны чрезмерные накладные расходы в связи с тем, что требуется больше средств для содержания большего количества руководителей, а также порой на разрешение конфликтных ситуаций;
· мешает достижению высококачественных результатов двусмысленность и потеря ответственности;
· при использовании матричной структуры возникают трудности с перспективным использованием специалистов в данной компании;
· наблюдается частичное дублирование функций;
· несвоевременно принимаются управленческие решения; как правило, характерно групповое принятие решений;
· отмечается конформизм в принятии групповых решений;
· нарушается традиционная система взаимосвязей между подразделениями;
· в условиях матричной структуры затрудняется и практически отсутствует полноценный контроль по уровням управления;
· структура считается абсолютно неэффективной в кризисные периоды.
Использование матричных структур целесообразно в следующих случаях:
· Когда разрабатываемый проект должен быть уникальным; работа над ним не должна носить рутинный характер.
· Когда имеет место частая смена ассортимента или технологии.
· Работа группы над проектом должна вестись ограниченное время. Как только начинается серийное производство, работа по его совершенствованию ведется в обычных функциональных отделах.
· Когда проблема решается общими усилиями членов группы.
Основная проблема управления будет состоять в том, чтобы достичь бесконфликтности управления: обеспечить необходимый доступ к одним и тем же ресурсам, не создавая при этом взаимных трудностей.
Основной сложностью в реализации матричного принципа является необходимость гармоничного совмещения нескольких команд, которые могут пересечься в одной точке структуры в один и тот же момент времени.
Матричные структуры широко используются в химической промышленности, банковском деле, здравоохранени
Область применения: необходимость освоения ряда новых технически сложных, наукоемких изделий в сжатые сроки, внедрение технологических новшеств и быстрого реагирования на конъюнктурные колебания рынка; предприятия, отражающие экономические, политические и оборонные интересы государства. Например, КБ по созданию различных видов военной техники и вооружения, космические программы и др.
Матричная организация стала использоваться во многих отраслях промышленности: химической, банковском деле и страховании, фасованых товаров, электронике и производстве вычислительной техники. Различные варианты матричной организации используются также в больницах, банках, правительственных учреждениях, профессиональных организациях.
15.Реорганизация организаций: этапы, содержание этапов, задачи, решаемые на отдельных этапах.
Реорганизация – создание одного либо нескольких новых и / или прекращение одного, либо нескольких прежних (реорганизуемых) юр. Лиц.
Существует следующая характеристика возможных этапов реорганизации.
1. подготовка. цель этапа – разработка для всей организации разрешения на реорганизацию; включающая организационную структуру; положение о группе, которая будет заниматься перестройкой; план намечаемых мер. необходимость в реорганизации обнаруживается в результате изменений внешней среды предприятия. Задачи руководителей организации – обучить проектную группу методологии, используемой при реорганизации; поставить цели и наметить приоритеты по проекту
2. Сбор информации и определение проблем. Задача этапа – выявление продуктов и услуг, ориентированных на потребителя. С этой целью выявляются долгосрочные и текущие запросы потребителей; определяются мероприятия, необходимые для успешного выполнения поставленной цели; намечаются виды деятельности; уточняются требуемые ресурсы, объемы и периодичность выпуска продукции и оказания услуг; проводится систематизация процессов реорганизации. Также решается задача моделирования реорганизационных процессов и выявления последствий изменений, определения факторов; способных помешать успешной работе, и планируются ожидаемые результаты.
3. выработка общего и полного понимания решаемых проблем. Цель этапа – выявить организационные проблемы текущего процесса и информационные потоки. планируются мероприятия текущего процесса; задачи и возможности по его улучшению, согласовываются намечаемые изменения. На этом этапе производится оценка влияния каждой операции на получение конечного результата с выделением операций, имеющих наибольшую ценность.
4. организационно-техническое проектирование. На этом этапе описываются технологии, стандарты; процедуры, системы и виды контроля; используемые в процессе реорганизации . на данном этапе пересматриваются установившиеся связи и распределяются обязанности внутри организации; определяется информация, необходимая для измерения и управления процессом. В целом рассматривается возможность сокращения числа неэффективных операций и упрощения работы контролирующих структур, а затем осуществляется слияние контрольных функций по наиболее эффективным операциям.
5. социальное проектирование. Цель этапа – выявление социальных аспектов процесса реорганизации. на данном этапе производится описание компании; кадрового состава, характера работ и стимулов; используемых в период реорганизации. вместе с этим составляются предварительные планы по найму работников; их обучению и образованию. кроме того; определяется роль и ответственность руководителя организации и руководителя проекта реорганизации.
6. преобразования. Цель этапа – разработка экспериментальной версии и законченного производственного реорганизационного проекта. Задачи данного этапа охватывают завершение модели деятельности организации, окончательную разработку технического проекта. Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения квалификации людей, знаний и их ориентации; степени их заинтересованности в переменах и возможности их использования в новых структурах организации. Также проводится проверка базы данных; разработка и проверка производственных систем и технологических процессов.
Реорганизация организации может быть осуществлена в форме слияния, присоединения, разделения, выделения и преобразования организации.
—слияние(несколько юридических образуют новую организацию, к которой переходят все права и обязанности каждого из реорганизованных юридических лиц, а сами прекращают свою деятельность);
— присоединение (присоединяемое юридическое лицо прекращает свою деятельность, а все его права и обязанности переходят к юридическому лицу, к которому оно присоединилось);
— разделение(реорганизованное юридическое лицо прекращает свою деятельность путем разделения на несколько самостоятельных юридических лиц, при этом распределяя между ними все свои права и обязанности);
— выделение(реорганизованное юридическое лицо не прекращает своего существования, а передает часть принадлежащих ему прав и обязанностей выделившимся организациям);
— преобразование (происходит изменение организационно-правовой формы юридического лица, в результате чего реорганизованная организация прекращает свое существование и передает все свои права и обязанности создаваемой организации).
Реорганизация организации может существенным образом затрагивать интересы её кредиторов. Учитывая это, законодатель предусмотрел гарантии прав кредиторов коммерческой организации при её реорганизации (ст. 60 ГК). Прежде всего, это обязанность учредителей коммерческой организации или органа, принявшего решение о реорганизации коммерческой организации, письменно уведомить об этом кредиторов реорганизуемой коммерческой организации.
По общему правилу, коммерческая организация считается реорганизованной с момента государственной регистрации вновь возникших коммерческих организаций. И лишь при реорганизации организации в форме присоединения реорганизация считается завершённой с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединённой коммерческой.