Каким документом оформляют возврат продуктов питания поставщику
Не знаете, как оформить возврат товара поставщику? Наша статья посвящена описанию этого процесса и содержит конкретные рекомендации с учетом всех нюансов.
При закупке лучше не пренебрегать заключением договора, в котором вы пропишете все условия, в том числе и по возможному возврату товара поставщику. В этом случае вам не придется тратить время на обоснование претензий и получение денег обратно.
Закупки и возвраты удобно оформлять в МоемСкладе. У нас можно вести учет товара, заполнять все нужные документы и печатать их, работать с базой контрагентов, планировать состояние склада. Наш сервис легко освоить, есть простые видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
В Гражданском законодательстве РФ закреплено несколько оснований, по которым можно вернуть товар. Это случаи несоответствия по:
- качеству;
- ассортименту;
- комплекту;
- таре и упаковке.
В некоторых из этих случаев надо понимать, что возвращать товар, возможно, и не потребуется, если поставщик что-то может заменить, доукомплектовать, переупаковать. Тут не нужна никакая бумажная волокита. Но при других обстоятельствах надо знать, какими документами оформляется возврат товара поставщику.
Знайте, что отказ покупателя принять товар по перечисленным в списке основаниям означает, что договор купли-продажи расторгнут. Даже если в контракте не были прописаны причины расторжения или вообще он не был составлен в бумажной форме, покупатель все равно может воспользоваться данным правом, потому что это предусмотрено Гражданским законодательством. Без договора вы просто потратите больше времени на споры и защиту своих прав, если поставщик не считает себя виноватым и не хочет принимать товар.
Возврат товара поставщику. Документальное оформление
Какими документами оформляется возврат товара поставщику? Все решает конкретная ситуация. Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет. Если не перешло, то это самый простой сценарий.
Вообще, все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:
- брак или несоответствие обнаружилось непосредственно при приемке, вы просто не принимаете у поставщика некачественный товар,
- основания для возврата выявлены сразу, но вы все равно вынуждены принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику,
- плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у вас обратно товары, которые вы не успели реализовать до истечения срока их годности.
Ниже рассмотрим подробно эти случаи и документы на возврат товара поставщику, которые необходимо оформить в каждом из них.
Возврат некачественного товара поставщику
Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Если вы платите НДС, то поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для вас счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам в течение 5 рабочих дней. Ведь вы купили меньше товара.
В 2019 году действуют новые правила возврата. Теперь, если покупатель возвращает товар поставщику, то именно поставщик составляет корректировочный счет-фактуру на возврат. В счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.
Это же правило работает, если покупатель собирается вернуть товар, купленный в 2018 году. Но в этом случае в корректировочном счете-фактуре нужно указать ставку НДС не 20%, а 18%.
До 2019 года счета-фактуры при возврате товаров составлял покупатель. А продавец принимал обратно собственный товар по документам от покупателя.
Есть и другой вариант: допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. Вы принимаете всю поставку, подписывая накладную без корректировок. А поставщик обещает привезти недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай тогда, когда у вас уже отлаженные и доверительные взаимоотношения с поставщиком.
Возврат бракованного товара поставщику после приемки
Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке — ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.
Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.
Форма ТОРГ-2 очень сложная. Если вы не хотите тратить время на заполнение ее многочисленных полей, то можете составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).
Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию вам нужно составить накладную ТОРГ-12. Она уже будет возвратная для вас и приходная для поставщика, ведь уже он будет покупать у вас товар, который вы возвращаете. Именно покупать, так как вы ранее получили на него право собственности. Это называется «обратная реализация».
Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.
Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация
У вас как у покупателя нет претензий к товару, но вы договорились с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени. Здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация. Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.
По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы. Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику. Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой.
Чтобы оформить возврат, вам понадобятся перечисленные в статье бланки. Скачать любые формы документов и образцы их заполнения, в том числе ТОРГ-12 и ТОРГ-2, вы можете на нашем сайте.
Недавно парламентарии приняли закон, который запрещает возврат нереализованных товаров поставщикам. Это нововведение существенно повлияет на рынок продовольственных товаров и изменит сложившуюся практику возврата испорченных товаров поставщику.
Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию 8 (800) 350-34-85 или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.
Какими правовыми нормами регулируется
Согласно принятому в первом чтении законопроекту, с 2019 года поставщикам и торговым сетям запретили заключать договор, который содержит условие о возврате непроданных в течение срока годности товаров.
Сегодня многие торговые сети отказываются от сотрудничества с поставщиками, если те не включат в договор условие о возврате просроченного товара. При этом такой подход наносит серьезный урон для экономических интересов поставщиков и производителей.
Федеральный закон № 364444-7 вносит изменения в два ФЗ: «О развитии сельского хозяйства» (ст. 5) и «Об основах госрегулирования торговой деятельности в РФ» (ст. 13). В договорах поставки будет запрещено прописывать условия о возврате поставщику продовольственных товаров по истечении определенного срока (имеется в виду срок годности) либо о замене товаров на аналогичные или о возмещении их стоимости.
Сейчас подобные условия формально можно включить в договоры по соглашению сторон, но их навязывание запрещено.
Основания для возврата
Правила возврата товара от покупателя к поставщику (в данном случае между юридическими лицами) регулируется действующей редакцией Гражданского кодекса. Возврат оформляется на основании подписанного сторонами договора поставки или договора купли-продажи. Именно в соглашении между сторонами должны быть прописаны основные данные продукта: его количество, характеристики, ассортимент и комплектность.
Если поставщик передал продукцию, которая не соответствует условиям заключенного договора, то покупатель вправе отказаться от нее и оформить возврат. Опираясь на ст. 475 ГК, он может потребовать вернуть ему аванс за продукцию или заменить ее на качественную или ту, которая соответствует условиям договора.
Глава 30 Гражданского кодекса содержит перечень возможных оснований для возврата:
- Поставщиком регулярно нарушались сроки передачи товаров (ст. 523).
- Качество переданных товаров не отвечало договорным условиям (ст. 475).
- Покупателю не предоставили исчерпывающий перечень информации об основных характеристиках товара (п. 3 ст. 495).
- Поставщику не передали нужное количество товаров (по ст. 466). Данное нарушение фиксируется в акте и служит основанием для запроса денег назад или требования предоставить в разумные сроки недостающий товар.
- Имела место неправильная комплектация (ст. 480). Покупатель вправе снизить цены на продукцию или доукомплектовать ее. В случае отказа поставщика пойти навстречу покупателю тот может подать претензию на возврат.
- Продукция не имела тары или упаковки (ст. 482).
- Покупателю предоставили неправильный ассортимент (ст. 468).
Законодательство допускает и иные причины возврата, когда они были обговорены договором поставки (ст. 421).
На товары с установленными гарантийными сроками действуют особые условия возврата.
Когда в товаре были обнаружены определенные недостатки в гарантийном периоде, то покупатель может предъявить претензию поставщику о замене или возврате некачественного товара.
Аналогичным образом производится возврат товаров со сроком годности. Если срок годности или гарантийный период не был установлен, то претензии по качеству товаров принимаются в течение 2 лет после поставки (согласно ст. 477 ГК).
Как правильно оформить
Согласно ст. 475 Гражданского кодекса при обнаружении причин, которые являются основанием для возврата товаров поставщику, покупатель вправе предъявить одно из указанных требований:
- Отказаться от договора купли-продажи, потребовать вернуть уплаченные деньги.
- Потребовать заменить товар ненадлежащего качества на качественный.
Порядок действий покупателя будет следующим:
- Он направляет в адрес поставщика письменную претензию, в которой изложены его требования. К ней прилагается комплект подтверждающих документов.
- От поставщика должен поступить официальный ответ в установленные сроки: обычно на это ему отводятся 10 дней.
- При неисполнении законных требований покупателя тот может обратиться на поставщика в арбитражный суд за защитой своих интересов.
Для того чтобы оформить возврат товара поставщику независимо от причины, требуется подготовить определенные документы:
- Акт.
- Транспортную накладную.
- Письмо-претензию поставщику с требованием покупателя.
В товарной накладной, которая обычно имеет форму ТОРГ-12 (по новым правилам не является обязательной), прописывается название «Накладная на возврат некачественного товара». Вторая особенность документа состоит в том, что в графе «Основание» указываются реквизиты документа, согласно которому, продукция были признана некачественной или не соответствующей условиям договора.
Образец товарной накладной на возврат товара поставщику можно посмотреть по ссылке.
В акте о признании товара некачественным должны быть прописаны:
- Дата и место его оформления.
- Состав комиссии, которая подготовила акт.
- Реквизиты заключенных договоров купли-продажи, поставки или иных.
- Конкретные недостатки в качестве продукта или относительно его несоответствия комплектации, заявленному ассортименту и пр.
- Заключение комиссии.
- Требования, выдвигаемые покупателем (замена, возврат денег, докомплектация до нужного количества и пр.).
Для того чтобы составить акт, иногда требуется привлечь внешних оценщиков или экспертов. Акт о выявленных недостатках товара можно скачать здесь.
Претензия, которая передается поставщику, не имеет строго установленной формы и составляется в произвольном порядке. Сюда требуется включить такие сведения:
- Юридическое наименование поставщика, адрес (юридический и фактический для компании и место проживания для ИП), реквизиты (ИНН, КПП для компании и ИНН для ИП).
- Юридическое наименование покупателя, адрес (юридический и фактический для компании и место проживания для ИП), реквизиты (ИНН, КПП для компании и ИНН для ИП).
- Реквизиты договора поставки или купли-продажи (когда заключен, его номер).
- Платежные реквизиты покупателя (расчетный счет, название банка, БИК, ИНН, КПП, корсчет).
- Обстоятельства произошедшего: например, поставка товара несоответствующего качества. Ссылка на положения Гражданского кодекса и пункты договора, подтверждающие нарушение требований к качеству товаров.
- Сумма денежной претензии с обоснованием.
- Требования, которые выдвигаются поставщику: в частности, необходимость вернуть деньги покупателю, заменить товары на качественные и пр. Покупатель вправе также потребовать у поставщика компенсировать расходы на хранение некачественного товара.
- Сроки, в которые продавец обязан рассмотреть претензию.
- Перечень приложений.
- Подпись ответственного лица с расшифровкой и копией документа, который подтверждает право подписи.
Покупателю также следует упомянуть о том, что он вынужден будет обратиться в суд, если его законные требования не будут выполнены в положенные сроки. Образец претензии на возврат некачественных товаров можно скачать здесь.
Приведем некоторые особенности возврата некачественных товаров. Так, если о том, что у товара истек срок годности, или он испорчен, стало известно еще в момент приемки, то покупатель имеет все основания не принимать такой товар. Тогда никаких дополнительных документов не оформляется: покупатель просто вычеркивает из накладной ТОРГ-12 ненужные позиции. При этом представитель поставщика расписывается в накладной о том, что он ознакомлен с претензиями. В данном случае поставщику требуется скорректировать счет-фактуру, который был выставлен в адрес покупателя: изменить сумму товаров и НДС. Исправленный счет-фактура передается в течение 5 дней.
Бракованные товары нельзя продавать покупателям. Если в поставленной партии был обнаружен брак, то он уничтожается продавцом или передается обратно поставщику. При этом оформляется стандартный пакет документов: накладная, претензия, акт. Покупатель также вносит изменения в складской учет и выставляет поставщику счет-фактуру на ту сумму, которую он заплатил за бракованный товар. От поставщика получать новый счет-фактуру на некачественный товар покупателю не нужно.
Таким образом, покупателям стоит учесть одну важную особенность возврата товара поставщику.
Документальное сопровождение такого возврата будет зависеть от того, был ли принят товар на учет покупателем или нет. Если покупатель еще не принял товар на учет, то обязанность по передаче скорректированного счета-фактуры возлагается на продавца, после его принятия – счет-фактура на сумму поставки некачественного возвращаемого товара оформляется покупателем.
Условия возврата нереализованных товаров должны быть оговорены продавцом и покупателем. Например, в договоре может содержаться условие о передаче товара в целой упаковке, в товарном виде и пр.
Стоит учесть, что полученная от поставщика компенсация в размере стоимости некачественных товаров не является прибылью покупателя и не входит в число налогооблагаемых доходов по ст. 41 Налогового кодекса. Но стоимость ранее приобретенных и нереализованных товаров также не учитывается при расчете налога на прибыль в составе расходов.
Таким образом, согласно предусмотренным законодательно основаниям, компания-покупатель может оформить возврат ранее приобретенного товара, если организация передала ей товар несоответствующего качества, в ненадлежащей упаковке или с существенными нарушениями. Согласно последним правкам в законодательстве, принятым в первом чтении, поставщикам запрещают возвращать товары, которые не были реализованы в пределах срока их годности.
Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.
При возврате товара поставщику в 2020 году НДС по нему оформляется по-новому. Раньше он считался обратной реализацией и оформлялся соответствующим образом. С 2019 года правила поменялись, но, как оказалось, обратная реализация тоже никуда не делась. В какой ситуации должен быть возврат, а в какой — реализация, расскажем далее, ведь если оформить товар неправильно, продавец может лишиться вычета НДС.
Возврат товара в 2019-2020 годах
Когда возврат будет обратной реализацией
Возврат товаров: разница в бухучете
Итоги
Возврат товара в 2019-2020 годах
Итак, с 2019 года НДС при возврате товара поставщику предписано оформлять по следующим правилам:
- Продавец составляет корректировочный счет-фактуру и регистрирует его в книге покупок.
- Покупатель счет-фактуру больше не составляет, а регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет, то принимает вычет в невозвращаемой части).
Не важно, по какой причине происходит возврат. Так оформляют возврат и бракованного, и качественного товара, если он не соответствует договору. Если оформить возврат счетом-фактурой от покупателя (как это делали ранее, до 2019 года), продавец лишится вычета НДС. Такой же порядок действует, если покупатель не платит НДС из-за применения спецрежима (УСН, ЕНВД).
О вычетах НДС у продавца при возврате товаров рассказали эксперты КонсультантПлюс:
Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Такие разъяснения приводит Минфин (посмотреть реквизиты писем вы можете по ссылкам выше). Но при этом делает следующее дополнение: если товар возвращается по договору купли-продажи, где стороны меняются местами, счета-фактуры выставляются как при реализации (см., например, письма Минфина от 15.05.2019 № 03-07-09/34582, № 03-07-09/34591).
Подробнее об оформлении счетов-фактур на возврат читайте в этой статье.
Когда возврат будет обратной реализацией
Как правило, при возврате товаров отдельный договор купли-продажи, в котором покупатель становится продавцом, а продавец — покупателем, никто не заключает. Поэтому так сразу представить себе ситуацию, о которой говорит Минфин, непросто.
Но даже если такого договора нет, обратная реализация может возникнуть. Посмотрите внимательно исходный договор. Нет ли в нем условия об обратном выкупе товаров продавцом? Например, если покупателю не удалось продать их до определенного времени. Это и есть обратная реализация, при которой покупатель должен составить счет-фактуру.
Здесь важен следующий момент. Чтобы не было претензий к вычету, в договоре стоит четко обозначить, что возврат товара производится обратной поставкой, в которой покупатель является продавцом, а продавец — покупателем. Тогда никаких оснований придраться к счету-фактуре (он будет не корректировочным, а обычным) у проверяющих не будет. Если такой конкретики в договоре нет, претензии возможны к любому оформлению сделки:
- Вы сделали корректировочный счет-фактуру, а налоговая говорит: «У вас обратный выкуп, нужен счет-фактура от покупателя» — и снимает вычет.
- Или наоборот, оформили обратную поставку, а контролеры вам: «У вас не написано об обратной поставке, сказано о возврате» — и вы также лишаетесь вычета и вынуждены идти в суд.
Так что сделайте ревизию своих договоров и при необходимости внесите в них изменения.
Кстати, обратный выкуп возможен не только в отношении нераспроданных качественных товаров, но и бракованных (письма Минфина от 15.05.2019 № 03-07-09/34582, № 03-07-09/34591).
Возврат товаров: разница в бухучете
Отличия возврата от обратного выкупа важны и для отражения операции в бухучете.
Обычный возврат
Возвращая товар, который был принят на учет, покупатель сделает следующие проводки:
- Дт 76 (не 62!) Кт 41 — на стоимость возврата;
- Дт 76 Кт 68 — на сумму НДС по корректировочному счету-фактуре.
Продавец должен сторнировать у себя:
- выручку: Дт 62 Кт 90;
- себестоимость: Дт 90 Кт 41;
- НДС: Дт 90 Кт 68.
Обратный выкуп
Покупатель отражает реализацию товаров:
- Дт 62 Кт 90 — на сумму выкупа с НДС;
- Дт 90 Кт 41 — на стоимость возвращаемых товаров;
- Дт 90 Кт 68 — на сумму НДС.
Продавец, соответственно, приходует эти товары у себя в учете:
- Дт 41 Кт 60 — на стоимость возврата (выкупа);
- Дт 19 Кт 60 — на сумму НДС;
- Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету.
Итоги
Порядок оформления возврата товаров поставщику изменился с 2019 года и теперь он един: поставщик составляет корректировочный счет-фактуру, а покупатель только накладную с пометкой «возврат товара». Счет-фактуру на возврат покупатель не оформляет. На основании корректировочного счета-фактуры продавец принимает НДС к вычету в периоде возврата товаров, а покупатель восстанавливает НДС.
Образец заполнения корректировочного счета-фактуры на возврат товаров поставщику см. здесь.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137