Какие вести тетради в магазине продуктов

Без четкого понимания того, как вести учет товара в магазине, начинающему бизнесмену не обойтись. Есть разные методы учета и каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Давайте разбираться вместе на примерах.

О чем вы узнаете:

о способах учета в продуктовом магазине
для чего магазину нужен организованный учет
о практические аспекты ведения учета товаров в магазине продуктов
этапы учета товаров в магазине продуктов
алгоритм успешного учета в магазине продуктов
об учете товаров в продуктовом магазине и налогообложении

Способы учета в продуктовом магазине

У магазина, даже самого небольшого, обычно есть торговый зал и складское помещение. Товар находится и там и там, но вот его учет желательно вести отдельно.

Кроме того, на выбор способа учета влияет номенклатура и ассортимент товара: чем они шире, тем сложнее учитывать остатки и движение по каждому виду.

В розничных магазинах применяют четыре основных способа учета товара на складе и в торговом зале:

Номенклатурный. Этот способ предполагает раздельный учет по каждой номенклатуре (наименованию товара). Обычно каждому объекту учета присваивается номер и на него заводится специальная карточка (бумажная или электронная). Если учет происходит в ручном режиме, а ассортимент большой, это трудозатратный способ;
Партионный. Товар учитывается партиями, которые формируются при его поступлении. Например, товары, указанные в товарно-транспортной накладной или ТОРГ-12, считаются одной партией. Дальнейший контроль за их движением осуществляется, как за единым целым (условно);
На деле они могут различаться сортами, ценой и даже видами. Но если во главе угла стоят расчеты с поставщиками, этот метод позволяет отлично контролировать время поступления и реализации каждой партии.
Усложняет ситуацию то, что в одной накладной могут оказаться товары из совершенно разных групп с разными условиями хранения. Поэтому с материальной ответственностью и документами все осложняется.
Сортовой. Все товары делятся на сорта (группы), имеющие общие признаки. Это могут быть овощи, молочная продукция, крупы и т. д. Товар одной группы хранят в одном месте, что очень удобно для контроля товарооборота. Но такой вид учета осложняется разницей цен на товары а иногда и единицами измерения;
Партионно-сортовой. Сначала учитывают товар по партиям (один документ, одно время поступления), а потом внутри партии делят товары на группы и сорта. Работы больше, зато контроль полнее.

Каждый из этих способов требует не только особого подхода, но и специального документального оформления. Если в номенклатурном методе применяются учетные карточки, то для учета партий необходимы специальные ведомости, в которые записывают всю поступившую партию товара.

Для чего магазину нужен организованный учет

Рассмотрим важность учета на примере ИП. Предприниматель применяет единый налог на вмененный доход, и ему необязательно определять свои обороты и доходы для отчетности и уплаты налога.

У него есть физический показатель — площадь торгового зала, на основании которого он вычисляет сумму ЕНВД и платит ее в бюджет. Поэтому перед налоговой инспекцией он будет чист даже в том случае, если не будет знать, сколько товара находится в его магазине.

Но вот как долго проработает такой магазин? Ведь деньги, как известно, любят счет, а материальные ценности нужно постоянно контролировать.

Кроме того, успех торговли зависит от эффективного товарооборота и пополнения товарных остатков. А как узнать, сколько чего осталось, если не учитывать товары?

Вывод прост: учет необходим в каждой торговой точке, вне зависимости от размера. Ведь он позволяет контролировать:

остатки товара на складе;
остатки товара в торговом зале;
объем продаж;
сроки хранения;
время расчета с поставщиками;
оборачиваемость;
доход и прибыль.

И этот список можно продолжать. Но и так понятно, что бухгалтерия защищает от хищений, порчи товара и затаривания ненужной продукцией. То есть позволяет предотвратить прямые убытки, ну и конечно, корректно подсчитать прибыль.

Поэтому каждый предприниматель должен нанять грамотного бухгалтера либо самостоятельно разобраться с тем, как вести учет товара в продуктовом магазине. Даже если применяет льготные режимы налогообложения, которые такую необходимость не предусматривают.

Поделиться мнением и обсудить статью в >>

Ведение учета товаров в магазине продуктов: практические аспекты

Практическое ведение учета в продуктовом магазине начинается с вопроса, в каком режиме он будет происходить: с помощью компьютера и специальной программы или в ручном режиме на бумаге?

Конечно, если на первых порах становления бизнеса лишних средств нет, можно обойтись простыми тетрадками и калькулятором, хотя неоспоримо, что технические средства делают процесс более быстрым, правильным и организованным.

Особенно если применить специально разработанные для этого программы, которых существует немало.

Кроме того, по 54-ФЗ всем владельцам продуктовых магазинов необходимо установить онлайн-кассу, к которой можно будет подключить программу для товарного и финансового учета. Это можно сделать даже для автономных онлайн-касс с суммовым учетом, присоединив их к компьютеру.

Для начала рассмотрим, какие документы потребуются ИП, который открыл продуктовый магазин, для корректного ведения учета товара.

Их не так много:

товарные накладные от поставщиков;
ведомость прихода, расхода, остатков;
номенклатурные карточки или ведомости для учета;
товарные книги;
партионные карты.

Набор документов зависит от метода учета, все сразу их вести не нужно.

Пример учета: партионный учет

Если ИП решил применять партионный метод, ему необходимо заводить ведомость на каждую партию товара и отмечать в ней:

номер и дату документа поставки партии товара;
наименование товарных позиций в партии;
количество товара (масса или число мест);
стоимость;
дату выбытия;
перечень и количество выбывших позиций;
реквизиты расходного документа (внутренняя накладная, товарный чек, розничная продажа и т. п.);
по окончании партии товара ставится дата закрытия карты.

Такие карты необходимо заносить в сводный реестр, в котором нужно указывать номер партии и сумму стоимости товара в ней, а также отмечать приход и расход. Если применяется партионно-сортовой метод, потребуются карты на каждую партию и номенклатурные карточки по каждому виду товаров.

Партионный учет может быть ручным (на бумаге) и автоматизированным (с помощью специальной программы), например, если методы партионного учета FIFO и LIFO выполняются автоматически благодаря товароучетному ПО. Учет вручную требует специальной тетради для ведения списаний.

Есть также комбинированный способ, при котором предприниматель вручную вносит изменения в систему, где ведется партионный учет.

Доходы и расходы продуктового магазина. Видео

Этапы учета товаров в магазине продуктов

Условно у любого метода учета есть три основных этапа, которые должны быть зафиксированы в документах:

остатки;
поступление товара;
выбытие товара.

Остатки — понятие условное, поскольку они постоянно меняются, если магазин работает. Но правильно поставленный учет позволяет зафиксировать их как минимум на начало и конец рабочей смены.

Поступление товара происходит от поставщика или с внутреннего склада, который бывает один на несколько магазинов одного владельца.

При этом, речь не идет о крупной торговой сети. Предприниматель может содержать несколько небольших условных ларьков в разных районах города и иметь запас товара на одном общем складе для их обеспечения.

Привоз в магазин партии консервов с такого склада не будет приходом для ИП, а вот для магазина будет.

Выбыть из оборота товар также может по разным причинам:

товар могут купить, тогда вместо него в кассу поступят деньги;
товар может быть испорчен или украден, тогда это недостача;
товар может оказаться некачественным или просроченным, тогда его нужно вернуть поставщику (по возможности) или списать.

Все это нужно своевременно и четко отражать в документах. Ошибки, связанные с расчетами, часто происходят, если предприниматель забыл о «наценке». е тоже нужно учитывать, а сам учет вести либо сразу с ней, либо без нее, во входящих ценах, а наценку учитывать отдельно.

Неправильная, но очень простая формула, которую применяют многие предприниматели, выглядит так:

Приход – Выручка = Остаток товара.

На самом деле она должна выглядеть так (ведь в выручке наценка уже есть):

(Приходная цена + Наценка) – Выручка = Остаток.

Этот способ ведения расчетов называют суммовым.

Способ простой: фактически это журнал прихода и расхода, в который записываются итоговые значения в ценовом выражении: поступила накладная, посмотрели сумму, записали ее.

В следующей колонке записали сумму наценки, вывели итог приходов за день, отняли сумму выручки (по чекам или по факту сданную продавцами) и получили остаток на конец дня.

Из такого журнала не виден доход по разным товарным позициям, а также их реальный оборот. Выяснить фактические остатки по наименованиям можно только после ревизии. Но и подвести ее итоги при таком способе проблематично: сделать это можно только в денежном выражении.

Недостачу или излишки по видам товаров определить не получится, поэтому придется просто зафиксировать фактические остатки и ожидать следующей инвентаризации. При этом вести бухгалтерию сможет любой человек.

Если немного расширить горизонты, то можно соединить товарный и финансовый учет, как это обычно делают специальные компьютерные программы.

Правда, в этой ситуации работы прибавится и у продавцов: если в магазине нет кассы, им придется записывать все проданные единицы товара. А условному «учетчику» разносить их в ведомость по наименованиям: за день продано 40 пакетов молока, 120 батонов, 7 кг. гречки, 16 кг. сахара и так далее.

Если оборот у магазина большой, времени на это уйдет много. Но применить приведенную выше формулу можно будет уже к каждому наименованию.

А при ревизии точно вывести излишки или недостачу. Это называется аналитический способ, и в ручном режиме его применяют единицы магазинов.

Товароучетная программа для магазинов Бизнес.Ру позволит вам автоматизировать учет в магазине, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность, быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками и поставщиками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь напомнит вам о важных событиях. Попробуйте полную версию товароучетной программы для продуктового магазина Бизнес.Ру бесплатно >>

Алгоритм успешного учета в магазине продуктов

Напоследок рассмотрим, как все же организовал систему учета товара в своем продуктовом магазине наш начинающий ИП.

Первым делом он решил не экономить на оборудовании, ведь сейчас можно приобрести подходящий для решения офисных задач компьютер по скромной цене.

Это позволило ему автоматизировать систему бухгалтерского учета и сэкономить на заработной плате сотрудников, занятых в этом процессе.

Как вести учет продаж, если торговая точка не автоматизирована >>

В небольшом продуктовом магазине он применяет следующий алгоритм учета:

Вместе с поступившим от поставщика товаром приходят накладные или счет-фактуры (если поставщик — плательщик НДС). Их данные сразу заносят в специальный журнал прихода. В нем указывают дату, номер и тип документа, а также общую сумму;
Оприходованные товары первоначально поступают на склад, где происходит наценка;
При передаче товара в магазин нужно оформить внутренний документ на перемещение — накладную ТОРГ-12 и занести эту операцию в другой журнал. Указать сумму и номенклатуру товара;
Реализация товара в магазине может быть проведена по кассе или по специальному журналу продаж;
В конце каждой смены происходит пересчет выручки и проверка оформления реализации;
При передаче смены от одной бригады продавцов к другой проводится ревизия и остатки товара корректируются в соответствии с ней;
По итогам работы за день данные о выручке заносятся в специальную ведомость, а в журнале выводятся остатки на следующий день.

Поделиться мнением и обсудить статью в >>

Banner

Источник

Полная автоматизация магазина за 1 день
Онлайн программа для учета в розничном магазине

Складской учет: закупки, инвентаризации и списания
Полная автоматизация работы кассира
Готовая онлайн-касса для 54-ФЗ
Мобильные приложения на Android и iOS
База товаров на 13 млн. штрихкодов
Поддержка дисконтных карт и база покупателей
10 видов отчетов: прибыль, продажи и себестоимость
Печать ценников и конструктор ценников

Дополнительный месяц в подарок
при оплате любого тарифа

Акции в поддержку бизнеса на период карантина

Увеличенный бесплатный пробный период — 30 дней
+1 месяц при первой оплате любого тарифа CloudShop
Интернет-магазин за 335 руб/мес

CloudShop — программа для магазина
Как вести учёт товара и продаж в магазине

Мы шесть лет общаемся с владельцами магазинов. По нашему опыту, вести учёт в маленьком розничном магазине не так уж и сложно: нужен лишь контроль и оперативное обновление информации о бизнес-процессах. В конце материала вы увидите инструкцию, которая поможет вести учёт товаров в магазине за четыре шага.

Содержание:

Суммовой и аналитический товарный учёт в магазине.
Учет в Excel или программа учёта?
Как настроить учёт продаж?

Суммовой и аналитический товарный учёт в розничном магазине

Суммовой способ учёта продаж позволит следить за суммой движений денег. Вести суммовой учёт можно в тетради или в таблице Excel. Способ позволит следить за работой магазина по периодам. Запишите в первый столбик расходы за период, во втором фиксируйте данные о продажах. В третий пойдёт сумма приходов — выручка. В четвёртом столбце по формуле «выручка минус расходы» вы рассчитаете прибыль.

Суммовой способ учёта товаров подойдёт на старте, если ассортимент и объёмы продаж невелики. Минус способа в том, что вы увидите только общую информацию о доходах и расходах, но не увидите, какой товар принёс больше прибыли, какая статья расходов тормозит развитие, как меняется прибыль в зависимости от сезона.

Аналитический способ учёта продаж подойдёт, если важно не только видеть прибыль, но и представлять, как влиять на эффективность компании. В этом поможет разделение учета на товары: фиксируйте расходы на закупки и приходы от продаж по товарам и магазинам. В конце периода вы увидите, какой товар показал наивысшую маржинальность и принёс больше прибыли. Если вы усложните аналитику и будете фиксировать не только продажи товаров, но и магазин, сотрудника, который провёл продажу, то в конце периода вы увидите самый маржинальный и самый нерентабельный товар, в каком магазине лучше продаётся тот или иной товар, какой сотрудник сделал больше продаж.

К минусам аналитического способа учёта продаж относится то, что его сложно вести. Требуется контролировать множество деталей. Справиться с этой задачей поможет специальная программа автоматизации систему учёта продаж.

Как вести учет в магазине: Excel или программа для учёта?

Excel шаблон для учета в магазине Справиться с учётом количества сырья и материалов помогут таблица Excel или специальное ПО для учёта продаж. Таблица для учёта продаж подойдёт для малых предприятий. Сейчас в свободном доступе находятся десятки шаблонов таблиц для учёта продаж в магазине, для работы с ними не требуется установка дополнительного программного обеспечения, кроме привычного Excel. Вся база данных магазина сохранится на компьютере без возможности подключиться удалённо.

Справиться поможет специальная программа для учёта продаж в розничном магазине. То, что готовые решения разрабатываются для крупных фирм, — миф. Программы для учёта розничных продаж доступны и для небольших магазинов. Онлайн-сервисы позволяют настроить систему учёта со взглядом в будущее: магазин и обороты будут расти, и для их обработки потребуется больше возможностей, которые недоступны в простых таблицах Excel. К тому же к базе данных, которая находится в облачном хранилище, можно подключить всех сотрудников и отслеживать работу со смартфона или планшета — был бы интернет.

Как вести учёт продаж в магазине вручную

Первый шаг. Создайте базу товаров. Внесите в неё все наименования, оформите закупку и укажите начальные остатки. Так вы увидите положение дел на начало продаж.
Второй шаг — создайте базу покупателей и вносите данные: имена, контакты, покупки и их сумму. Она покажет вам самых преданных покупателей, тех, кто давно не приходил за покупками и кого нужно снова пригласить в магазин, поможет настроить скидки, акции и систему лояльности.
Третий шаг — приступайте к занесению продаж. Фиксируйте проданные товары, суммы приходов и расходов.
Четвёртый — смотрите аналитику продаж. Опираясь на отчёты по продажам вы увидите, на что нужно сделать упор в следующем периоде.

Начать вести учёт магазине весьма несложно. Трудности могут возникнуть в самом начале — в выборе способа системы учёта продаж и в занесении начальных данных. Специальные программы для учёта продаж позволяют фиксировать все данные о закупках, продажах и товарно-денежных движений на компьютере и на смартфоне, показывают аналитику продаж на любом устройстве. Автоматизированное ПО для учёта продаж заберёт учёт товаров и продаж в магазине, а вы отдадите все силы на развитие бизнеса.

Как вести учет в розничном магазине. Учет товаров в Excel или программа для учета продаж в магазине?
Автор: Полина Низамова

Дата: 2018-11-19 12:47:33
Обновлено: 2018-12-17 14:00:49

Источник

Если у вас небольшой магазин – то вам не нужна программа, для ведения учета. Она понадобится позже, по мере развития бизнеса. Поэтому, сегодня я расскажу вам, как просто завести тетрадку для учета в магазине.

В предыдущих главах вы прочитали, что существует два принципиально разных подхода к учету. Учет в приходных и расходных ценах. «Тетрадочным» методом возможно вести учет только в расходных ценах. И естественно, под учетом, в данном случае я подразумеваю контроль продавца, подсчет ревизии и прибыли.

Первое, что нам понадобится, это разлиновать тетрадку на следующие столбцы: «Дата», «Остаток 1»,

«Наличные 1», «Приход товара», «Расход денег», «Списания/Перемещения»,«Остаток 2», «Наличные 2», «Комментарий»

А теперь как заполнять:
В графе «Остаток 1» должна стоять сумма остатка товара в магазине, посчитанная по формуле «Кол-во_товара * расходная_цена» в предыдущую ревизию.
В графе «Наличные 1» сумма денег, находившихся в кассе магазина в момент ревизии.
Эти 2 графы заполняются один раз, в начале ревизионного периода (когда заступает новая смена продавцов).

А теперь операции, которые записываем каждый день:
Первая операция – приход товара от поставщика. Записываем в колонку «Приход товара» каждую накладную, предварительно пересчитав её в ваших расходных ценах.

Вторая операция – инкассация или оплата поставщику. Каждый раз, когда магазин отдаёт кому то наличку из кассы (будь то оплата поставщику, или вы изымаете выручку, или зарплата продавцам) в графе «Расход денег» фиксируется эта сумма.

Столбец «Списания/Перемещения» заполняется, когда вы перемещаете товар в другой магазин, или выкидываете просрочку. Столбец так же заполняется в расходных ценах.

Не забывайте писать в поле «Комментарий» назначение операции напротив каждого движения товара или денег. Особенно это важно для денег. Для расчета прибыли в дальнейшем нам потребуется разделить все платежи на «оплаты поставщикам» и «прочие оплаты» (аренда/зарплата). Некоторые создают даже две колонки для двух разных типов оплат.

Третья операция – ревизия. Вы приходите в магазин, считаете остатки товара (умножая на продажную цену на калькуляторе) и остатки денег в кассе. Получившиеся значения заносите в графу «Остаток 2» и «Наличные 2». Недостачу магазина теперь легко высчитать по следующей формуле:

ИТОГ РАБОТЫ=ОСТАТОК_2+РАСХОД_ДЕНЕГ+СПИСАНИЯ+НАЛИЧНЫЕ_2-ОСТАТОК_1-ПРИХОД_ТОВАРА-НАЛИЧНЫЕ_1

Отрицательный итог работы свидетельствует о недостаче в магазине. Положительный – излишки.

Для того, чтобы подсчитать прибыль магазина, потребуется внести еще две графы в нашу тетрадь. «ПриходПЦ» и «Доход». «ПриходПЦ» — это сумма накладной в ценах поставщика. Т.е. сумма, которую мы заплатим поставщику за товар. В графу «Доход» мы пишем разницу между суммами накладной в расходных и приходных ценах. Т.е. сумму, которую мы заработаем, продав весь товар из накладной.

В конце отчетного периода, для того, чтобы подсчитать прибыль магазина, мы просто складываем все значения из колонки «Доход» и отнимаем сумму значений из колонки «Прочие оплаты», в которую попадают все платежи магазина, кроме оплаты поставщикам.

ПРИБЫЛЬ = ДОХОД — ПРОЧИЕ_РАСХОДЫ

Вот и вся, максимально простая инструкция. Если же вы хотите видеть доходность и оборачиваемость разного ассортимента, то без программы вам не обойтись.

По ссылке гугл-таблица, иллюстрирующая тетрадочный учет в магазине ОБРАЗЕЦ ТАБЛИЦЫ.

Читать далее:

Источник