Какие свойства присущи документу

Классификация документов

Требования, предъявляемые к документу

1. В зависимости от издавшего документ автора и сферы его использования:

1) официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

2) персональный (личный) документ – документ, удостоверяющий личность человека, его права и обязанности.

3) документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

2. По способу фиксации информации:

1) изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

2) графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

3) аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

4) кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

5) фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

6) иконографический документ — документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

7) текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

8) фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

9) письменный документ – текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

10) рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

11) машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

12) документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно — вычислительной машиной.

3. В зависимости от организационно-распорядительной деятельности:

1) организационно-правовые документы (Устав, Положение, Инструкция);

2) распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения, указы, приказы);

3) коммуникативные документы (объяснение, деловое письмо);

4) справочно-информационная и справочно-аналитическая документация (докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, предложение, справка, телеграмма);

5) кадровая документация. Конкретный перечень документов по кадровому делопроизводству установлен Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Например, Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу, Личная карточка работника, N Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу и др.

4. В зависимости от источника поступления:

1) входящие (поступившие в организацию):

А) правительственные (поступающие от Президента РФ, Правительства РФ, депутатов ГД ФС РФ и др.);

Б) ведомственные (поступающие из министерств, агентств, служб, региональных органов исполнительной власти);

В) обращения граждан.

2) исходящие (отправляемые из организации);

3) внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях (приказы, распоряжения и т.д.).

5. По срокам хранения:

1) документы постоянного хранения (свыше 10 лет);

2) документы временного хранения (до 10 лет).

6. По форме представления:

1) подлинник — первый или единичный экземпляр официального документа;

2) оригинал – является синонимом «подлинника». Составленный в нескольких экземлпярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).

3) копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

4) дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

7. По способу получения копии:

1) факсимильная копия – воспроизводит все детали подлинника (например, фотокопия или ксерокопия);

2) свободная копия – воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра на пишущей машинке или с использованием иных технических средств без графического соответствия подлиннику.

Свойства документов:

а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);

б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления (Н. С. Ларьков).

Функции документа можно разделить:

1. На общие (сущностные) и специальные (прикладные). К общим функциям относятся:

1) информационная: любой документ является носителем информации, его цель – сохранить эту информацию во времени пространстве. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе.

2) социальная: всякий документ является выражением той или иной социальной потребности.

3) коммуникативная: документ всегда выступает средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными учреждениями, должностными лицами. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

o документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

o документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы)[3].

4) культурная: документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

3. Функции первичного и второго порядка,

4. На явные и скрытие (латетные).

Контрольные вопросы:

1. Что понимают под документом?

2. Назовите признаки документа?

3. Дайте понятие способам документирования.

4. Как соотносятся понятия «способ документирования» и «средство документирования»?

5. В каком нормативном документе закреплены состав реквизитов и требования по их оформлению?

Задания для самостоятельной работы:

1. Найти и выписать из нормативных актов, научной и периодической литературы различные трактовки понятия «документ», а также выявить достоинства и недостатки каждого понятия.

2. Используя приложения к данному пособию, выписать на примере конкретного процессуального документа реквизиты, используемые при его оформлении.

Проверь себя:

Источник

Одним из основополагающих понятий в документоведении является понятие «качества документа», под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов созданных человеком.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств.

Свойства документов — это качества, признаки, которые присущи документу независимо от того, осознаются они человеком или нет; это сторона материального объекта, обуславливающая его различие и сходство с другими материальными объетами [6, с. 16] Свойства тесно связаны с содержанием понятия документа и его функциями. Общее и наиболее характерное свойство всех документов то, что они являются источниками или носителями информации, следовательно, способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия или учреждения, служат основанием для принятия решения обобщений, справочно — поисковой работы.

Выделяют два взаимосвязанных аспекта, характеризующие особые свойства документа:

1. Правовой аспект, определяющий юридическую и управленческую силу документа, т.е. формальное основание для определенных взаимоотношений, признаваемое группой общества.

2. Технологический аспект, позволяющий подтвердить или опровергнуть статус проверяемого сообщения как документа путем формирования и последующей проверки необходимых документообразующих признаков. [4, с. 33]

Теперь, рассмотрим свойства документов более подробно:

— атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной и всегда имеет целевое значение; Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь) [9, с. 36]

— функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные фунуции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации [9, с. 36];

— структуризованность, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Всякий доумент обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материал составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.) [9, с. 37].

Признаки документа.

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа — одна из основных особенностей его как известной системы.

Признак документа — показатель, по которому возможно определить тот или иной предмет, как документ. Признаки документа разделяют на внешние и внутренние.

Внешние — признаки, отображающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты).

К внутренним признакам можно отнести его язык, стиль, юридическую и управленческую силу [4, с. 43].

Выделяют и следующие признаки документа:

Наличие смыслового семантического содержания: документ является носителем смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), являются его обязательным признаком;

Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность доумента, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени [9, с. 37];

Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имебт лшь те источники, которе изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы) [9, с. 38].

Источник

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

Свойства документа:

1) Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух взаимосвязанных слагаемых: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная — это форма, которая служит для закрепления и передачи информации (носитель фиксированной информации).

2) Полифункциональность – это сочетание в документе сразу нескольких функций, которые взаимосвязаны между собой. Роль каждой функции различна и может изменяться во времени.

3) Структурность – это тесная взаимосвязь составляющих документ элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Каждый документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру.

Признаки документа:

1) Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

2) Стабильная вещественная форма. Она обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных и организационной формы структуры представления информации.

3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы изначально предназначены для хранения и передачи информации о процессах, происходящих в обществе, во времени и пространстве.

4) Завершенность сообщения. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом.

Функции документов можно условно разделить на три блока:

1) информационные функции:

– информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации;

– социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах.

– политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах.

– коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы).

2) функции, обеспечивающие процесс управления:

– управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

– правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления).

– учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными.

3) функции, носящие культурно-исторический характер:

– культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества.

– функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен.

Способы документирования:

— рукописные,

— электронные,

— графические,

— типографские,

— кино-, фото- и фонодокументирование.

Классификация документов

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Различают следующие виды документов:

Признак

Виды документов

по видам деятельности

— научно-технические,
— проектно-сметные,
— нормативные,
— финансово-расчетные,

— организационно-распорядительные,
— отчетно-статистические,

— учебно-методические,
— бухгалтерские и др.

по наименованию

— чертежи,
— схемы,

— приказы,
— распоряжения,

— заявления,
— протоколы,

— инструкции,
— письма и др.

по способу документирования

— рукописные,
— электронные,

— графические,
— типографские,

— кино-, фото-, фонодокументы

по месту составления

— внешние:
— входящие – поступившие в организацию,
— исходящие – отправляемые из организации,
— внутренние – составленные и используемые в организации

по степени сложности

— простые – рассматривают только один вопрос,
— сложные – рассматривают несколько вопросов

по грифу ограничения доступа

— открытые
— с ограниченным доступом:
— для служебного пользования – только для работников организации,
— секретно, совершенно секретно, особой важности – содержат государственную тайну,
— конфиденциально – доступ ограничен законодательством РФ,
— коммерческая тайна – используются для достижения коммерческих целей, разглашение которых может нанести ущерб предприятию

по происхождению

— официальные – созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке,
— личные – созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

по юридической значимости

— подлинный – сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения,
— действительный,
— недействительный (в связи с истечением срока действия или отмены другим документом),
— подложный (фальсифицированный) – фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный документ с частично измененными реквизитами

по времени создания

— подлинник – первый и единичный экземпляр,
— дубликат – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу,
— копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы,
— заверенная копия – копия документа с необходимыми реквизитами, придающими ей юридическую силу

10.

по срокам исполнения

— срочные – срок исполнения установлен законодательством РФ или руководителем организации,
— несрочные – срок исполнения не установлен

11.

по форме изложения

— индивидуальные – содержание излагается в свободной форме,
— трафаретные – часть документа заранее подготовлена, а часть заполняется при составлении,
— типовые – созданы для документирования стандартных ситуаций во всех организациях

12.

по срокам хранения

— постоянного хранения,
— долговременного хранения (свыше 10 лет),
— временного хранения (до 10 лет)

Дата добавления: 2017-02-25; просмотров: 5738 | Нарушение авторских прав | Изречения для студентов