Какие реквизиты могут содержаться в заявлении

Мы завершаем цикл «И это всё о нем» статьей о заявлениях. Это специфический вид документа, содержание, правила составления и документооборот которого зависят от того, кто и к кому обращается.

В данной статье рассмотрим три основных вида заявлений:

• деловое письмо-заявление, направляемое одной организацией в другую;
• заявление, направляемое физическим лицом в организацию;
• заявление работника, направляемое работодателю.

Еще одного вида заявлений – исковых – мы не касаемся, т.к. секретарь с ними не работает.

Все три перечисленные вида заявлений имеют свои особенности не только в составлении и подготовке, но и в делопроизводстве.

Деловое письмо-заявление

Цель делового письма-заявления, которое одна организация адресует другой, – обозначить позицию организации-отправителя, выразить ее отношение к вопросу, предложить обоснование и порядок разрешения ситуации. Вопросы в заявлении не задаются, в нем содержится видение ситуации одной из сторон.

Из предыдущего абзаца понятно, что «в мирное время» письма-заявления обычно не пишутся, прибегают к ним только на пороге столкновения интересов или даже конфликта между двумя компаниями, чтобы задокументировать и сообщить второй стороне свое отношение к проблеме.

Какой вид письма выбрать?

Грань между письмом-заявлением, письмом-просьбой или письмом-запросом довольно тонкая. Чтобы быть уверенным в правильном выборе вида письма, нужно понять: будет ли оно заявлять о чем-либо или все-таки это будет просьба к адресату что-либо сделать?

Деловое письмо-заявление оформляется на бланке для писем и имеет стандартный для делового письма набор реквизитов.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» бланк письма содержит следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, если учреждение имеет право размещать на своих бланках эти знаки;
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.

При подготовке заявления как вида делового письма оформляются следующие обязательные реквизиты:

• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (оформляется на визовом экземпляре письма).

Обратите внимание

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется, если письмо-заявление пишется в ответ на письмо, например, претензию.

Отметка о наличии приложения оформляется при наличии такового.

Подписи согласования документа оформляются на визовом экземпляре письма, если внутренними правилами предусмотрен процесс заверения проектов писем.

Деловое письмо-заявление приведено в Примере 1.

В отличие от обычного делового письма текст заявления начинается не с обращения к должностному лицу – адресату, а с наименования вида письма. Этим подчеркивается, что документ не просто передает информацию, а выражает принципиальную позицию своего автора.

Делопроизводство деловых писем-заявлений ведется стандартно, в соответствии с внутренними правилами организации-отправителя и организации-получателя.

Неизвестно, к чему приведет столкновение интересов компаний: удастся ли решить дело путем переговоров или придется подключать юристов и втягиваться в судебные разбирательства, но в любом случае прием одной организацией письма-заявления от другой равнозначен тому, что первая компания информирована о позиции второй.

Заявление в организацию от физического лица

Рассмотрим этот документ с точки зрения принимающей стороны.

Делопроизводству заявлений от физических лиц нужно уделять особое внимание. На защите интересов заявителей стоит Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2014; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

Ошибочно полагать, что его действие распространяется только на государственные органы, органы местного самоуправления и бюджетные организации. Это уже давно не так. Еще в 2013 г. этот список пополнили организации, «на которых возложено осуществление публично значимых функций»[1]. Нигде нет внятного определения, что это за функции, но из формулировки видно, что понятие это довольно широкое и теоретически «попасть под него» может любая организация, клиентами которой являются физические лица.

В отличие от делового письма-заявления, заявление физического лица может являться и запросом, и просьбой, и претензией. Обратимся к определению слова «заявление:

Наш словарик

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц2.

Компания может разработать собственную, удобную для себя форму стандартного заявления от физического лица и выложить ее в общий доступ. Но делать эту форму обязательной и не принимать заявление только потому, что оно составлено не так, как «положено», нельзя. Люди не обязаны знать о существовании разработанной компанией формы заявления, как и не обязаны пользоваться Интернетом, откуда эту форму можно скачать. Федеральный закон № 59-ФЗ определяет минимальный набор информационных блоков в обращении:

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Как видим, набор минимальный, и мы не можем обязать наших заявителей даже указывать их мобильные телефоны. Вписывать в заявления способы оперативной связи можно только рекомендовать.

«Вы вольны выбирать…»

Физическое лицо может оформлять заявление так, как ему заблагорассудится:

• от руки или в печатном виде;

• называть его «заявлением», «обращением», «требованием» или вовсе никак не называть;

• писать кратко и по делу или приводить собственную подробную автобиографию;

а также направлять документ по почте или привозить лично.

Организация обязана принять заявление, если в нем содержится необходимый минимум сведений.

Заявление физического лица, прошедшее первичную обработку в канцелярии компании-адресата, приведено в Примере 2.

Выделять ли заявления граждан в отдельное делопроизводство, организация решает сама. Мы рекомендуем сделать это, если:

• заявлений больше, чем 10 % от всего объема входящего потока документации;
• по ним работают специально уполномоченные работники (центр обслуживания клиентов, претензионный отдел и т.д.);
• по заявлениям от физических лиц организация ведет свою профильную деятельность.

Если организация привыкла работать по правилам традиционного делопроизводства, то о выполнении требований Федерального закона № 59-ФЗ ей особенно волноваться не нужно. В стандартных условиях обращения проходят тот же путь, что и другие входящие документы. Правила работы с ними практически не отличаются от общепринятых и даже позволяют некоторые вольности в обращении с заявлением, в частности, между приемом и моментом его регистрации по закону может пройти три дня. На ответ дается 30 дней с даты регистрации письменного обращения.

Заявление в кадровом делопроизводстве

Особый пласт заявлений – кадровые заявления. Цель этих документов – выразить просьбу или волеизъявление работника работодателю.

Форма кадровых заявлений относительно свободная. Никто не требует от работников знания нюансов оформления реквизитов, поэтому достаточно соблюсти необходимый минимум.

По нашему мнению, кадровые заявления должны писаться исключительно самими работниками от руки. Со стороны трудового законодательства обязательств на этот счет нет. Но оспорить в суде собственноручно написанное заявление гораздо труднее, чем то, что было набрано на компьютере (рукописная в нем только подпись автора). В последнем случае работник может заявить, что его заставили подписать уже готовый текст.

• Кому от кого. Адресатом кадрового заявления является работодатель – первое лицо организации, в которой работает автор заявления. Это он принимал автора на работу, а не начальник отдела кадров, поэтому и заявление будет написано на имя руководителя (генерального директора, директора, президента и т.п.) компании. Фамилия, инициалы и должность руководителя пишутся в верхней части листа заявления, ближе к правому полю, в дательном падеже.

Поскольку собственного бланка для писем у работников нет, то информацию об авторе заявления приходится вносить сюда же. Следует полностью написать свои фамилию, имя, отчество и структурное подразделение. Если работник знает свой табельный номер – хорошо, но это не обязательная информация.

В целом сведения об адресате и авторе заявления укладываются в схему «кому от кого» (см. Пример 3).

Под этой информацией в центре строки пишется наименование вида документа – заявление, затем с новой строки излагается текст заявления – просьба или волеизъявление работника. Завершает заявление личная подпись работника и дата составления документа.

Вопрос в тему

Как правильно писать слово «заявление»?

Существуют две формы написания наименования вида документа: с прописной буквы без точки на конце (как в Примере 3) и со строчной буквы с точкой на конце.

На юридическую силу заявления форма написания этого слова никак не влияет. Второй вариант считается устаревшим, однако имеет полное право на существование.

Когда работнику следует изложить просьбу в заявлении, а когда достаточно устного обращения в отдел кадров?

Если Трудовой кодекс прямо говорит о «письменном заявлении работника», то этот вопрос не возникает. В остальных случаях он регулируется либо внутренними правилами организации, либо целесообразностью. Например, свою просьбу о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работнице лучше всего изложить письменно, несмотря на то что никаких специальных положений трудовое законодательство на этот счет не приводит. Такие изменения инициируются приказом работодателя, а собственноручное заявление работницы с приложением копии свидетельства о браке станет основанием для издания приказа.

В крупных организациях, где на одного сотрудника отдела кадров приходится по несколько десятков, а то и сотен человек, просьба работника принимается в форме заявления только лишь затем, чтобы кадровик элементарно о ней не забыл.

В небольших компаниях, если ТК РФ не требует письменного заявления, можно обойтись и устной просьбой или беседой непосредственно с руководителем организации, который может дать поручение кадровому работнику для разрешения вопроса.

• Документооборот кадровых заявлений. Работникам отдела кадров нужны оригинальные экземпляры заявлений работников. Впоследствии, как уже говорилось, многие из них станут основаниями для приказов по личному составу. Но и работник имеет полное право следить за судьбой своего заявления и получить от работодателя подтверждение того, что документ им принят.

Важно!

Регистрировать заявление работника как входящий документ нельзя. Так часто делают просто потому, что не знают, каким еще образом подтвердить его прием.

Между тем есть два способа зарегистрировать заявление корректно.

Подтверждением того, что работодатель принял заявление работника, может выступить:

• регистрация заявления в специальной базе данных. Помещать кадровое заявление в журнал регистрации внутренних документов тоже не рекомендуется: этим очень легко нарушить законодательство о персональных данных. Секретарю лучше всего завести специальный электронный журнал регистрации для кадровых заявлений, служебных и объяснительных записок и подобных им документов.

Регистрационный номер заявления проставляется на его копии. Копия вместе с номером вручается работнику. Если работник пришел с двумя экземплярами заявлений, прежде чем проставить номер, секретарь должен сравнить их (убедиться в идентичности);

• запись о приеме заявления, сделанная секретарем на копии. Если журнала регистрации нет, а работник настаивает на подтверждении приема, секретарь может сделать на копии заявления следующую запись:

Принято 17 сентября 2015 г. Секретарь Малыгина Малыгина А.В.

В записи указывается:

• факт принятия документа;
• дата (обязательно!);
• должность, личная подпись и расшифровка подписи принявшего работника.

Заявление работника передается напрямую руководителю организации, который рассматривает его и выносит резолюцию, например:

В отдел кадров. Подготовить приказ.

Давыдов 17.09.2015

Резюме

1. Заявление – документ, форма и правила документооборота которого зависят от его адресата и получателя.
2. Деловое письмо-заявление призвано выразить позицию организации-отправителя по спорному вопросу.
3. Заявление, присланное в организацию физическим лицом, рекомендуется обрабатывать в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
4. Заявления в кадровом делопроизводстве являются письменным волеизъявлением работника и часто служат основаниями для издания приказов по личному составу.

Материалы по теме:

Что придает документы юридическую силу

Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Реквизит документа — одно из условий, которое обеспечивает юридическую силу документа. Отсутствующий обязательный реквизит лишает бумагу юридической значимости и делает ничтожной любую сделку и недостоверной любую информацию. То есть, документ может подтверждать правовые обязательства или деловую деятельность компании только в случае, если соблюли установленный порядок его оформления.

Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги.  При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и где расположен.

Основные реквизиты документа, их описание и требования к оформлению, установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он вступил в силу 1 июня 2018 года. До этого реквизиты оформляли по ГОСТу Р 6.30-2003.

Оформление реквизитов по старому и новому ГОСТу

Посмотреть все изменения в журнале

Виды реквизитов документов

Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность которых позволяет получить полное представление, например, о том:

• каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон);
• к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ, акт, инструкция, программа работ, платежное поручение);
• кто является исполнителем;
• кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.

Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:

1. Постоянные, это те реквизиты, которые установлены для типового формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений.
2. Переменные, реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.

Кроме того, бывают:

• основные реквизиты документа, которые в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы. Перечень этих реквизитов вы можете скачать в начале статьи;
• дополнительные — это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.

Перечень дополнительных реквизитов официальных документов

Скачать таблицу полностью

Для каждого из используемых в деловой практике документов есть свой типовой формуляр. Он представляет собой совокупность необходимых для данного типа бумаг информационных блоков. При этом, расположение каждого из таких блоков на общем поле документа строго регламентировано в соответствии с ГОСТами.

Основные реквизитов документов

Перечень и нумерация основных реквизитов документов соответствует ГОСТ Р 7.0.97 — 2016. Состав реквизитов, используемых при оформлении деловых бумаг следующий:

Скачать таблицу с примерами полностью

Реквизиты первичных документов

Термин «первичные документы» используют в отношении той финансовой документации, которая ведется при бухгалтерском учете. Эти документы выделены в особую категорию, что подчеркивает и важность их содержания, и важность правильного оформления и заполнения. Перечень основных реквизитов документов первичного учета устанавливается пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

К обязательным реквизитам первичных документов относятся:

• наименование документа (унифицированной формы);
• дата, когда бумага была составлена;
• наименование юридического лица — составителя данного документа;
• содержание оформляемой хозяйственной операции;
• единицы, в которых измеряется данная хозяйственная операция в натуральном или денежном выражении;
• должности лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции и ответственных за правильность ее оформления;
• поля для собственноручных подписей этих уполномоченных сотрудников.

Обратите внимание: В документах первичного учета реквизит «подпись» должен указываться с расшифровкой фамилии и инициалов владельца подписи.

Как правило, первичные документы, для оформления которых используются готовые бланки утвержденных форм, организация может заказать в типографии или купить в специализированном магазине. Такие бланки, по сути, являются типовыми формулярами и все основные реквизиты, предусмотренные для этого вида документов, в них уже наличествуют.

Расположение реквизитов документов

То, где располагается на листе стандартного формата каждый из тех реквизитов, что перечислен выше, строго регламентировано. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, на листе формата А4 они должны быть расположены так, как показано ниже.

Расположение реквизитов на титульном листе документа и границы зон на формате A4 углового бланка

Основные ошибки в реквизитах приказов

Ошибка 1. Оформляют не на бланке приказа. Бланк — это шаблон с реквизитами, который позволяет идентифицировать автора документа — организацию или должностное лицо. Поэтому приказы должны быть оформлены на бланках. Бланк приказа включает следующие реквизиты:

• эмблему;
• товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа;
• отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

Дату и регистрационный номер приказа проставляют после того, как его подпишет руководитель компании. На бланке приказа не должно быть справочной информации, как на бланке письма, это внутренний документ организации. Часто оформляют не только первый лист приказа на бланке, но и второй, и последующие. Этого делать не следует. Оформляйте на бланке только первый лист документа.

Ошибка 2. Забывают про реквизиты, которые влияют на юридическую силу приказа. Если в приказе нет реквизитов, которые влияют на его юридическую силу, документ могут признать недействительным. Поэтому прежде всего проверьте, есть ли в приказе реквизиты:

• «Наименование организации — автора документа»;
• «Место составления (издания) документа»;
• «Дата документа»;
• «Подпись». 

Ошибка 3. Избегают реквизитов, которые нужно оформлять по ГОСТ-2016. Проверьте, есть ли в приказе остальные обязательные реквизиты кроме тех, что влияют на юридическую силу документа. Среди них:

• «Наименование вида документа»;
• «Регистрационный номер документа»;
• «Заголовок к тексту»;
• «Текст документа»;
• «Отметка о приложении».

Также проверьте реквизиты: «Виза», «Отметка об исполнителе», «Отметка о направлении документа в дело».

Ошибка 4. Неправильно оформляют реквизиты приказа. Вы убедились, что в приказе присутствуют все реквизиты. Теперь проверьте, правильно ли они оформлены. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?». Отметку о приложении оформляйте в самом тексте документа при первом упоминании, указывая в скобках (приложение) или (приложение 1). В реквизите «Подпись» пишите ту должность, которую сотрудник занимает в соответствии с приказом о замещении, возложении обязанностей и др. Если вместо директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности генерального директора…», то в подписи так и напишите: исполняющий обязанности генерального директора или и. о. генерального директора. 

Пример грамотного оформления реквизитов приказа с подсказками