Какие реквизиты должны содержаться первичные документы

Перспективы и риски судебных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

— Налоговый орган доначислил налог на прибыль на том основании, что акт приемки работ (услуг) не детализирован

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Открыть полный текст документа

Источник

Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.

Оформление первичных документов

Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059).

Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):

кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
платежные поручения и прочие банковские документы,
расчетно-платежная ведомость,
транспортная накладная,
бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).

Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).

Какие реквизиты первичного документа обязательны

Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),
дата его составления,
наименование фирмы, которая составила документ,
содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),
его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),
должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,
подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций — в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.

Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.

При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.

Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»

При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).

Источник

Анонимный вопрос · 3 июня 2018

10,2 K

наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),

дата его составления,

наименование фирмы, которая составила документ,

содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),

его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),

должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,

подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

Какие вопросы интересуют эксперта при проведении первичной налоговой экспертизы в связи установлением факта подделки документов?

Основной упор при проведении первичной налоговой экспертизы инспекторы делают на анализ документов компании — первичных документов, договоров, кадровой документации и т. п. При этом зачастую налоговики не только предъявляют претензии к оформлению бумаг, но также заявляют, что тот или иной документ подделан с целью отражения фиктивных сделок или несуществующих расходов.

Практика показывает, что подозрения о фальсификации того или иного документа возникают у проверяющих при наличии следующих признаков:

орфографические ошибки;
дописка части текста шрифтом, отличным от основного;
следы механического воздействия на документ (удаление части текста путем затирания слов);
использование факсимиле;
следы посторонних чернил, смазывание текста (дорисовывание фрагментов подписи или печати);
травление текста (химическое воздействие растворителем чернил и тонера);
отличие листов одного документа как по оттенку, так и по составу бумаги.

Как убедить клиентов в том, что нет закона который обязывает указать название месяца «услуга такая то за ОКТЯБРЬ» при выставлении счетов?

Добрый день

Счет на оплату не имеет законодательно утвержденной унифицированной индивидуальной формы и ни в одном законе не прописана обязанность выставления данного документа. Следовательно, можно сделать вывод: он не является первичным учетным документом, а фиксирует только намерение, а не сам факт хозяйственной операции.

Таким образом все показатели в счете указываются поставщиком услуг самостоятельно. Клиентам можно объяснить, что законодательно порядок составления счета на оплату не урегулирован и Вы вправе указывать любые данные.

Подробнее о порядке заполнения счета на оплату читайте здесь

Чем обусловлено ведение кассовой отчетности?

Ваш бухгалтер — Профессиональные бухгалтерские услуги! · vashbuh.kz

Кассой в бухгалтерском деле принято считать наличные денежные единицы рабочего субъекта. Ведение такой отчетности предусмотрено заполнением документов, которые связаны с выдачей и приемом денежных единиц.

Свод составляющих отчетов и требование к их содержанию строго соблюдается на уровне законодательства. Нарушение этих правил влечет за собой административную ответственность тех лиц, которые их допустили с учетом целых организаций.

Именно порядок ведения кассовой отчетности существует уже много лет и является одним из главных дел многих компаний и предприятий.

Какие сведения считаются персональными данными?

Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных» под персональными данными подразумевается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных):

· фамилия, имя, отчество;

· год, месяц, дата и место рождения;

· адрес места регистрации и проживания;

· семейное, социальное, имущественное положение;

· образование, профессия, доходы;

· паспортные данные;

· и т.п.

Важно: Позиция судов такова, что даже отдельный email или номер мобильного телефона также является персональными данными, так как он позволяет косвенно определить физическое лицо (Решение Арбитражного суда города Москвы по делу № А40-14902/2016-84-126).

Прочитать ещё 3 ответа

Кто должен запрашивать у поставщиков акты сверок и недостающие документы?

Восточные практики, хинди, Индия. Политика, юриспруденция, право. Книги…

Акт сверки является документом, по которому организации, совершающие между собой финансовые операции, могут сверить расхождения и схождения. Документ оформляется добровольно, не является обязательным и, за исключением основных требований, оформляется в удобной для составителя форме.

Используется акт сверки как внутри предприятий, причем обеими сторонами, так и при решении судебных споров (когда возникают задолженности, расхождения, иные споры).

Запрос Акта сверки контрагентом (периодичность и правила) должны указываться в Соглашении между сторонами, которое необходимо оформить как раз для таких случаев. В учетной политике компаний также следует указать такие данные.

Составлением, подписанием и иными операциями по актам сверки должны заниматься:

главный бухгалтер;
сотрудники бухгалтерского отдела, уполномоченные выполнять обязанности главного бухгалтера;
если сие прописано политикой компании, главный бухгалтер + руководитель, уполномоченный бухгалтер + руководитель.

Что касается того, от какой стороны должен исходить запрос, то регламентов на такие действия нет. Составление акта – это право, а не обязанность. Право, на которое имеют обе стороны.

Прочитать ещё 1 ответ

Источник

Первичные документы важны в вопросах ведения бухучета и в определении объема налоговых обязательств. Бухгалтеру, который оформляет “первички”, необходимо понимать содержание и формы таких документов, а также знать порядок ведения учетных регистров.

Первичные учетные документы

Первичные учетные документы – основа документооборота. На каждый факт хозяйственной жизни нужно составлять первичный учетный документ (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ – далее Закон № 402-ФЗ).

На данный момент обязательной формы первичных учетных документов не разработано. И компании могут самостоятельно разрабатывать формы «первичек», а также использовать унифицированные бланки.

Также допускается применение совмещенных форм первичного документа. Это когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить.

Однако для таких документов в законодательстве установлен перечень обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В комментируемом письме Минфина России от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31497 ведомство в очередной раз напоминает, какие реквизиты обязательны при составлении первичных учетных документов. Обязательными реквизитами являются:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.

«Первичку» можно составить как бумажном, так и в электронном виде с применением электронной подписи.

Обратите внимание: если первичные учетные документы, подтверждающие данные налогового учета, составлены на иностранном языке, нужно в обязательном порядке перевести их на русский язык (письмо Минфина России от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506).

Перечень первичных учетных документов

А какие документы можно отнести к категории первичных документов? Перечень первичных учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, зависит особенностей конкретной сделки.

Перечень первичных документов может быть таким.

1. Счет. Унифицированной формы счета на оплату нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму. Счет, кроме общепринятых данных (реквизиты продавца, наименование покупателя, номер, дата выставления) может содержать и другую информацию об условиях сделки: сроки и порядок оплаты и поставки, уведомления о предоплате и т. п.

2. Платежные документы. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, бланк строгой отчетности. Такие документы применяют при безналичных расчетах. Платежкой подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг.

3. Товарная накладная. Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании. Накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (подтверждает отпуск товаров), а второй передается покупателю (используется им для оприходования полученных ценностей). Данные накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре.

3. Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг). Акт подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). Он необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

4. Расчетная ведомость. Используется при решении задач, связанных с сотрудниками фирмы. В таких ведомостях учитываются все обстоятельства по выплате зарплаты. В расчетную ведомость включают не только зарплату, но и все премии, сверхурочные и т.д.

5. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Как хранить первичные документы

По общему правилу обработанные «первички», которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке. На самом деле каждый бухгалтер сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера компании, и от видов деятельности, и от способа организации бухучета.

Но особый порядок хранения предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, должны храниться в специальных журналах.

Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному. В налоговом законодательстве сказано, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться в течение 4 лет. А документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса РФ, должны храниться в течение «всего срока, пока фирма уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков».

Не следует забывать и о том, что помимо Закона № 402-ФЗ и Налогового кодекса сроки хранения документов регулирует и архивное законодательство. Например, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности компании, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить.

Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также устанавливает пятилетний срок хранения. А вот документы по учету кадров (в том числе лицевые счета работников (а при их отсутствии – расчетные (расчетно-платежные) ведомости)) перечень обязывает хранить 75 лет.

Обратите внимание, если документы по личному составу (например, трудовые договоры, личные карточки работников, реестры сведений о доходах) созданы начиная с 2003 года, то минимальный срок их хранения в организации составляет 50 лет. Если документ создан раньше, то его по-прежнему хранят не менее 75 лет(Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ).

Сроки хранения документов в акционерных обществах установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Где хранить обработанные документы, организации определяют самостоятельно. Так, вы можете:

хранить документы на фирме;
сдать документы на хранение в архив (государственный или частный).

Эксперт «НА» Е.П. Соколова

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Подключить бератор

Бератор Практическая энциклопедия бухгалтера

Источник