Какие продукты заказывать поставщиками
Как и рестораторам, всем поставщикам главное — получить прибыль. Это логичная и адекватная цель любого бизнеса. Заключая договор с поставщиками, вы предполагаете, что у вас будут партнерские взаимоотношения, которые приносят доход всем участникам. К сожалению, не все поставщики на российском и украинском рынках воспринимают это как обязательное условие. Поэтому если цель поставщика — получить сверхприбыль, то будьте готовы к различным ухищрениям и уловкам с его стороны. Среди многих причин банкротства и закрытия заведений есть также и махинации поставщиков.
Чтобы рассказать вам, как нужно выбирать поставщиков, на что обращать внимание в первую очередь и как обезопасить себя от нежелательных последствий отношений с недобросовестными поставщиками, мы провели небольшое интервью с Ириной Усковой, генеральным директором сети бизнес-кофеен Coffee Molly.
Наш основной товар — свежесваренный кофе. Поэтому все, что связано непосредственно с ним, жестко контролируется. Поставщик кофе подбирает зерна под нашу кофе-машину. Нам важен конечный результат, а не наличие или отсутствие сертификата качества смеси кофейных зерен. Безусловно, наличие всех необходимых документов проверяется, мы не рискуем работать с поставщиками, которые используют в своей работе только ценник.
Выбирая поставщиков основных ингредиентов, чаще всего я анализирую, с кем работают лидеры нашего рынка, и предпочитаю на 80% полагаться на их выбор. Такая стратегия существенно сужает поиски поставщиков в нашем регионе и экономит время.
Наш формат — это мини-кофейни в бизнес-центрах, где максимальная площадь помещения не более 15 кв. м, поэтому мы не заинтересованы закупать большим оптом. Сроки годности нас всегда устраивают, товар продается не дольше недели.
У нас нет как такового большого опта. Мы выбирали поставщиков, которые могут привезти все, что нужно, в течение суток при заказе товара от 1000 до 5000 руб. Поэтому мы закупаемся часто. Долго выстраивали механизм внутренней работы, чтобы все было гладко и вовремя, без необходимости ежедневного контроля.
Для нас большой опт — это закупка на месяц-два. Иногда мы идем на это, если нужно ввести уникальный товар. Например, закупить уникальные вкусы сиропов, которых нет в наличии ни у одного поставщика в нашем регионе. В этом случае идем на риск и закупаем большую партию сиропов из Москвы или Санкт-Петербурга. Таким же образом мы закупаем подарочные чаи, необычные кружки — этот товар продается медленно, но он оживляет интерес у наших постоянных гостей, а по условиям наших поставщиков он доступен только большим оптом.
Условия доставки: срок 1-2 дня, отсрочка от 10 дней, подъем на этаж, а также удобная для хранения и продажи упаковка. Что еще очень важно — адекватный личный менеджер, который всегда на связи. Доставка бесплатная при минимальной сумме закупки от 1000 рублей. Очень удобно, если менеджер анализирует наши покупки и вовремя напоминает, рассказывает о новинках или помогает составлять текущий заказ.
Нестандартные товары я первоначально закупаю в единственном экземпляре или покупаю у перекупщиков в нашем регионе, потом соглашаюсь на условия поставщика, но при этом, конечно, стараюсь максимально «прогнуть» его под вышеперечисленные требования.
За 2,5 года работы мы вообще не решали такие вопросы. Все изменения всегда прозрачны, и я всегда в курсе о них до момента заказа. Все договоры подписывались один раз, и мы никогда не меняли по ним условия.
Конечно, чаще всего я не жду, когда причина настанет. Просто всегда ищу лучших и в любой удобной ситуации пробую работать с новыми поставщиками. Я очень хорошо отношусь к молодым компаниям, так как они более гибкие и лояльные. С ними всегда намного проще найти компромисс, они следят за тенденциями рынка и чаще всего помогают нам улучшать ассортимент.
Причины для смены поставщика заложены еще и в условиях работы с ним. Чаще всего, если какое-то из условий начинает сильно «хромать» в наших отношениях, это и ведет к прекращению сотрудничества.
.jpg)
В первую очередь мы используем опыт сильных игроков рынка. Я лично смотрю, с какими брендами товаров они работают, особенно когда бываю в командировках или путешествую за границей.
Если мы ищем что-то конкретное, то находим в интернете нескольких производителей и потом выходим к ним напрямую. Мне высылают образцы, а дальше мы уже выбираем по качеству товара и условиям работы.
Обычно бывает два варианта развития событий:
1. Нужна конкретная позиция, и необходимо найти, кто ее привезет и на каких условиях.
2. Нужно сократить расходы. Тогда мы ищем оптимальный вариант замены.
Если есть время, то поиск в обоих случаях идет постоянно до тех пор, пока мы не найдем идеального поставщика, в противном случае придется чем-то пожертвовать.
Когда мы просто снижаем затраты, то хорошо, если поставщик занимается не только одной позицией, а может обеспечить целый комплекс поставок в разных направлениях. В этом случае и нам, и поставщику работать гораздо удобнее. Для нас это в первую очередь низкие цены и предсказуемый менеджер, а также поведение поставщика в целом.
Поставками занимается несколько человек. Есть зона ответственности самих барменов, есть старший бармен, у которого есть полномочия заказывать еще более широкий спектр, и есть директор, который заказывает уникальные или новые товары.
Многое зависит от поставщика: если с его стороны все прозрачно и порядок в организации, то мне как директору можно делегировать работу с поставщиком барменам. Если же структура запутана и слишком много бюрократии, то приходится этот процесс контролировать лично. Я, как правило, делаю все возможное, чтобы последнего типа поставщиков у нас не было вообще, но полностью избавиться от этого пока не выходит.
Учет поставок ведем в двух системах: первая — группа во «ВКонтакте» и вторая — система учета ресторана Poster. Группа позволяет нам оперативно сообщить, куда пришел товар и в каком количестве. А потом уже менеджер заносит весь товар в Poster.
Безусловно, есть огромный пробел в системе поставок, который мы мечтаем устранить, чтобы до конца автоматизировать все поставки. Сейчас у нас еще многое зависит от человеческого фактора, а сами поставки — это очень важная составляющая наших будней.
Списания мы делаем в Poster, благо тут все просто и понятно. Так как мы максимально уходим от большого опта по некоторым позициям, то и разделом «Списания» пользуемся не так часто.
.jpg)
Хороший поставщик должен:
— Своевременно и регулярно доставлять свежие продукты и товары в заведение по оговоренной цене. В первую очередь, если вы планируете расширять бизнес, смотрите в сторону крупных поставщиков. Всегда нужно учитывать, как долго компания работает на рынке.
— Иметь всю необходимую документацию и сертификаты на продукцию, а работники компании поставщика должны знать все о своих продуктах и товарах. Сотрудничать с профессионалами всегда проще и надежнее.
— Предоставлять качественный сервис, а это: своевременная доставка продуктов, замена не устраивающих по качеству позиций, свежая информация о новинках и об изменении цен. Если же ваш поставщик проводит мастер-классы и семинары для сотрудников заведения, где детально рассказывает о своей продукции, то это еще один огромный плюс.
— Быть гибким в отношении «цена — качество», должен идти навстречу клиентам. В условиях затянувшегося кризиса большинство рестораторов ставят этот пункт чуть ли не на первое место, но все же найти такого поставщика в самом начале ведения бизнеса довольно сложно, к этому нужно стремиться, но лучше сразу определиться, для каких продуктов вам важнее цена, а для каких — качество.
Безусловно, проще всего работать с комплексным поставщиком, готовым привозить все, начиная от специй, сахара и соли, и заканчивая деликатесами: красной рыбой, мраморной говядиной и перуанским кофе. Такие поставщики предлагают систему скидок, гарантируют оперативные поставки и в целом позволяют сэкономить время и избавляют вас от лишних забот о документах и т. п.
Но в реалиях рынков России и Украины это пока слишком утопично. Весь необходимый ассортимент, который удовлетворит каждого клиента, приобрести в одном месте практически невозможно. Когда компания занимается комплексными поставками, то она должна удовлетворять потребности всех заказчиков, и неважно, какого класса у них заведение, будь то ресторан или небольшое кафе на фуд-корте. Вам все равно придется искать более выгодные предложения на стороне.
Поэтому самый распространенный вариант — сотрудничество с несколькими поставщиками, которые занимаются только определенными продуктами. Такие компании стараются следить за качеством товара и хорошо его знают. К бонусам в работе с несколькими поставщиками можно еще отнести отсрочки по платежам и кредиты. Но в таком случае вам потребуется дополнительный человек в штате, отвечающий за работу с поставщиками. Не забывайте, что и сами поставщики предпочитают работать с добросовестными рестораторами, подробнее в нашей статье — «5 качеств хорошего ресторатора»
Есть еще вариант — закупки на продуктовых рынках. Особенно фрукты и овощи в сезон. Чаще всего именно поставщики овощей держат стабильно завышенную цену даже в период сезона. Также, если поставщик задерживает доставку по каким-то причинам, на рынке всегда можно быстро докупить недостающие продукты.
Главное, не теряйте бдительности при работе с поставщиками, независимо от того, как долго вы уже с ними сотрудничаете. Важно, чтобы ваши повара, бариста и бармены постоянно проверяли качество продукции. Не прекращайте мониторить рынок поставщиков в поисках новых игроков и выгодных сделок, назначьте отдельного человека, который будет заниматься закупками, или возьмите часть его обязанностей на себя, чтобы держать руку на пульсе. Самый надежный способ поддерживать качество блюд — проверенный поставщик и свой закупщик.
Прибыль магазина зависит от закупочной стоимости товара. Если магазину удалось договориться на цену ниже, чем у конкурентов, маржа с продажи будет выше. Но чтобы росла прибыль, этого мало: поставщик должен поставлять товары в срок, на выгодных заказчику условиях, товар должен быть качественным.
Рассказываем по шагам, как выбрать надежного поставщика, сбить цену, правильно заключить договор и контролировать условия закупки.
Шаг 1. Определить ассортимент
Перед тем как искать поставщиков, магазин составляет ассортиментную матрицу. Это список товаров, которые будут стоять на полках.
Ассортимент зависит от формата и местоположения магазина. Владельцу магазина нужно сформировать предложение: кто покупатель и в каком ценовом сегменте. От этого зависит состав, качество и цена товара.
В сети аптек 25 магазинов по всему городу. Ассортиментная матрица в них будет разной.
В аптеке на центральной улице делают ставку на дорогие товары для туристов: предметы первой необходимости, комплекты косметики по 10 000 ?, вода и шоколадки, в меньшей степени — лекарства.
Аптека того же формата в спальном районе будет продавать аспирин, презервативы, антибиотики.
Магазину около медицинского центра обязательно нужен рецептурный отдел. В такую аптеку приходят врачи и интересуются ассортиментом, чтобы потом назначать препараты пациентам.
Обращаться к поставщикам, не зная ассортимента, опасно. Это похоже на покупки в супермаркете без списка продуктов: если покупатель не знает, что ему нужно, то купит то, что мерчандайзер нарочно поставил на видное место и выделил с помощью акций. Так же сотрудники поставщика сделают все возможное, чтобы магазин закупил их товар. Большая часть продукции может оказаться ненужной, ее придется списывать — упадет прибыль.
Шаг 2. Найти поставщиков по категории товаров
Магазины ищут поставщиков разными способами: через интернет, на оптовых складах и у производителей. Одного универсального способа нет. Но прежде стоит понять, к какой категории относятся нужные товары: уникальные, специальные или товары повседневного спроса. Тогда поиск будет проще.
Высокотехнологичные и уникальные товары — минимальный выбор. Подобную продукцию производят большие корпорации: детали для железнодорожного транспорта, военной техники, топливо для автомобилей. Когда АЗС закупает бензин, ее руководство обращается на нефтеперерабатывающий завод. Обычно есть выбор между двумя поставщиками или всего один завод в регионе.
Специальные товары — ограниченный выбор. Такая продукция четко соответствует требованиями предпринимателя. Если магазин продает свежую рыбу, ему не подойдет замороженная. Надо определить требования и искать производителей, которые могут их удовлетворить. Дальше отправить им запросы — в ответ дадут список дистрибьюторов или предложат закупать товар напрямую.
Товары повседневного спроса — максимальный выбор. Магазину нужен кофе, мясо и пиво. Владелец может закупать их почти где угодно: на оптовой базе, у крупного производителя, на небольшом производстве. Рассмотрим, где искать поставщиков для этой категории товаров:
- поиск в интернете. Наберите в поиске название товара, город и изучите результаты. Будет проще, если у товара есть артикул или нужен продукт конкретного бренда;
- оптовые базы. Их тоже находят в интернете, заключают договор и заказывают доставку;
- магазины мелкого опта. Самый известный — Metro Cash&Carry, где также можно оформить доставку;
- производители. Ко многим брендам можно обратиться напрямую — оставить заявку на сайте или написать письмо. Они направят к официальному дистрибьютору, либо сами предложат свои услуги;
- сайты для совместных закупок. Крупная электронная площадка — 100sp, там предприниматели совместно закупают товары по выгодным ценам. Чем больше партия, тем ниже цена;
- выставки. На них можно оценить товар, узнать условия и договориться о поставках. Недостаток выставок в том, что их проводят всего несколько раз в год.
Производители публикуют информацию о дистрибьюторах и перекупщиках в разделе «Где купить». Магазин найдет там ссылки на заказ товаров
Шаг 3. Выбрать поставщиков
Когда вы нашли подходящих поставщиков, нужно выбрать из них лучших. Для этого владелец магазина отправляет запросы или связывается с компаниями по телефону и выясняет условия. Поставщиков желательно проверить.
Рассылка запросов. Владелец магазина пишет или звонит в несколько выбранных компаний и выясняет подробности:
- закупочные цены на нужные товары,
- сроки поставки,
- гарантийные условия,
- условия оплаты.
На основе этой информации нужно выбрать компании, с которыми работать выгоднее: цена ниже, ближе склад, есть отсрочка платежа.
Проверка поставщика. У хорошего поставщика должен быть сайт и прайс-лист. Менеджеры хороших поставщиков охотно идут на контакт. Бывает, звонишь в организацию — никто долго не берет трубку, пишешь — никто не отвечает. С такими компаниями работать не стоит.
Хороший поставщик не скрывает разрешительные документы: лицензии, сертификаты, СНИП. Если компания обещает показать документы в будущем, лучше поставить сотрудничество на паузу. Сначала документы — потом договоренности о поставке.
Такой сертификат выдает Росстандарт. В нем есть конкретная продукция, изготовитель и подписи чиновников
Шаг 4. Сбить цену
Когда вы выбрали и проверили поставщиков, нужно добиться от них выгодных для вас условий. Лучше всего договариваться о скидке с лицом, принимающим решения. У производителя это может быть менеджер по продажам, у локального поставщика — скорее всего, директор компании. В такую компанию лучше приехать лично.
Столкнуть лбами. Если магазин закупает куриное мясо, скорее всего, у него будет выбор из разных поставщиков. Можно рассказать одной компании о более выгодных условиях другой и попросить скидку: «Ваш конкурент предлагает цену за тот же товар ниже. Мы хотим работать с вами. Если вам интересно, то сделайте нам скидку».
Сослаться на себестоимость и средние цены. Когда магазину предлагают закупать ботинки из кожзама по цене кожаных, это несправедливая цена. Владелец бизнеса может обосновать это, ссылаясь на качество изделия и его себестоимость, привести сравнение с похожими товарами на рынке.
Получить отсрочку платежа. Если поставщик не готов снижать цену, можно попросить его о косвенной скидке. Например, покупать товар с отсрочкой платежа. Так магазин может работать без привлечения собственных денег: получать и продавать товар без вложений, а задолженность перед поставщиком гасить за счет выручки. Отсрочка на месяц равносильна 2%-скидке, поскольку кредиты бизнесу обходятся в 17-20% годовых.
Попросить о бесплатной доставке. Другой вариант косвенной скидки — бесплатная доставка. Например, на одной оптовой базе товары стоят дешевле, чем на другой. Но там, где дороже, бесплатная доставка. Если посчитать финальную цену, может оказаться, что это более выгодный вариант.
Шаг 5. Изменить договор под себя
Магазин подписывает с поставщиком договор поставки. В идеале он должен включать условия:
- цены на товары;
- минимальное количество товара для закупки и отгрузки;
- гарантийные условия — что будет, если товар окажется некачественным;
- условия возврата;
- условия оплаты. Желательно исключить расчеты наличными, чтобы не было проблем с налоговой.
Часто поставщики предлагают стандартный договор, в который магазину остается добавить только реквизиты. Хорошо, если в него можно внести правки. Когда магазин закупает напрямую у поставщика, бывает, что договор менять нельзя. Владелец магазина думает: «ничего страшного, все такой подписывают». Так он теряет рычаг влияния на поставщика и ничего не сможет сделать, например, если тот срывает сроки.
Магазину нужно внести в договор изменения, чтобы он работал в интересах закупщика. Если опыта не хватает, лучше привлечь юриста. Не нравится договор — лучше его не подписывать.
Если такой договор предлагает производитель — поищите товар у дистрибьюторов или перекупщиков. Поставки вряд ли выйдут дороже, но в договор можно будет внести правки.
После исправлений магазин подписывает договор в двух экземплярах и отправляет их поставщику. Поставщик ставит свои подписи и возвращает один документ в магазин. Можно оформлять первую закупку.
Шаг 6. Заказать пробную партию
Прежде чем начать работу с поставщиком, магазин обычно заказывает у него пробную партию. Это нужно, чтобы оценить товар и увидеть контрагента в деле.
Если товар доставляют из-за границы, пробная партия обязательна: сначала нужно оценить качество по образцу, только после этого оформлять заказ. Иначе появится риск поставки некачественного товара.
На пробную партию тоже можно просить скидку. Поставщик заинтересован в дальнейшем сотрудничестве и хочет, чтобы магазин дальше продавал товар большими партиями. Скорее всего, он согласится снизить цену на тестовую партию.
Импортный товар сложно оценить по фотографиям на сайте. Нужно заказывать образец или пробную партию
Шаг 7. Контролировать цену и качество
Выбор поставщика не заканчивается после первой поставки и даже полугода работы. Сотрудники магазина и дальше следят, как поставщик доставляет заказы, какие цены устанавливает. При необходимости владелец бизнеса меняет контрагента.
Контроль цены. Магазин следит, как меняются цены у поставщика. Бывает, что цена зависит от курса доллара, стоимости материалов, например кожи для обуви. Если цена выросла, нужно выяснить причины. Чтобы заметить изменения, нужно вести учет товаров и фиксировать закупочную стоимость.
Это полезно еще и для того, чтобы правильно формировать розничную цену. Если поставщик привез партию товаров дороже обычного, нужно поменять ценники. Иначе магазин будет торговать себе в убыток.
Контроль качества. Первая партия может быть безупречной, а последующие — хуже. Гарантийные условия помогут вернуть товар с браком, если ситуация будет повторятся — расторгнуть договор.
Работа с несколькими поставщиками. Желательно иметь не меньше двух поставщиков на одну и ту же продукцию. Если поставщик один, однажды он подведет: откажется от поставки из-за другого крупного заказа или не привезет груз в срок. И на этот случай нужен запасной план — договор с другим поставщиком со схожим ассортиментом.
В Кабинете Дримкас магазин отслеживает закупочные цены товаров и контролирует поставщиков
Что нужно знать о выборе поставщика
- Перед выбором поставщика определите будущий ассортимент магазина.
- Решите, к какой категории относятся товары: уникальные, специальные или повседневные.
- Найдите поставщиков и узнайте условия.
- Когда выберете подходящих поставщиков, попробуйте сбить цену.
- Заключите договор поставки с нужным условиями, типовой договор меняйте под себя.
- Закажите пробную партию товара, чтобы проверить его качество и работу доставки.
- Контролируйте цену и качество, при необходимости меняйте поставщика.