Какие продукты относятся к садд
С ростом производственных мощностей возрастает и объем используемой номенклатуры, которую необходимо качественно и правильно обработать, сгруппировать. Полная автоматизация делопроизводства поможет разложить всю документацию таким образом, чтобы при необходимости можно было достать и использовать нужную информацию конкретному сотруднику.
Автоматизация документооборота: существует ли необходимость?
Условно весь процесс работы любой компании, вне зависимости от объемов и специфики занятости, можно разделить на обработку документации, согласование документооборота, реализацию услуг и товаров. При этом материальную прибыль приносит только реализация товара, но и без качественной обработки номенклатуры весь процесс будет хаотичным, неполноценным.
Существует ли необходимость автоматизации документооборота предприятия, бизнеса, или можно воспользоваться личными вариантами ведения и согласования номенклатуры? Для рассмотрения данного вопроса необходимо привести элементарный пример – покупка телефона в магазине. Для того чтобы магазин или предприятие сумело реализовать свою продукцию, необходимо проделать массу работы, которая в большинстве случаев связана с обработкой документации:
- обработка спроса и анализ рынка (актуальные предложения);
- поиск поставщиков, заключение контракта;
- закупка товара;
- прием товара (по накладным);
- произведение наценки;
- реализация;
- обеспечение доставки, гарантии;
- оформление покупки между магазином и покупателем;
- обеспечение выгодных периодических акций для привлечения покупателя;
- соблюдение и контроль прав потребителя.
Это только малая часть всех процессов, которые необходимо организовать при покупке одного телефона. А если предположить, что товарооборот огромный, а торговых точек несколько, то объем обрабатываемой номенклатуры колоссальный. Без специальной автоматизированной системы не обойтись.
Электронная автоматизация документооборота
Документооборот, вне зависимости от его объема, должен быть в удобном доступе в нужное время. Сегодня существуют множественные автоматизированные системы хранения и обработки документов, которые сокращают всю бумажную волокиту в несколько раз. Наиболее популярными являются системы ведения документации в 1С, специальные платные СРМ-системы.
Всех пользователей автоматизированной системы контроля можно условно разделить на три составляющие части: руководящий орган, работники, партнеры. Все категории пользователей используют понятные и простые инструменты для контроля и согласования любых манипуляций, а система только помогает осуществлять все процедуры без ошибок (шаблон).
Автоматизированное делопроизводство помогает:
- проводить подготовку документации, актов, сверок;
- отправлять и получать нужные документы как в одной системе, так и от посторонних пользователей (партнеров);
- осуществлять хранение документации в специальных файлах, хостингах несколько лет;
- осуществлять контроль объема поставленных и выполненных задач работниками;
- контролировать качество обслуживания;
- производить наценки, вести бухгалтерский учет;
- производить поиск документации в нужное время, с необходимого места;
- формирование дел по существующим шаблонам;
- осуществлять обмен информации между сотрудниками и руководством.
Внедрение документационной автоматической системы может проводиться как на постоянной основе, так и на временной. Однако выгода для любого бизнеса такой автоматизации очевидна.
Автоматизированный документооборот: преимущественные характеристики
Автоматизированная документация – это новые возможности для бизнеса, который ориентирован на увеличение производственных объемов и увеличение продаж. Существуют и некоторые недостатки, но преимуществ намного больше.
Центральное управление, контроль
Ранее крайне сложно было осуществлять контроль бизнеса на любом этапе. Руководитель не мог управлять всеми процессами одновременно, а количество документооборота с увеличением продаж и развитием, естественным образом увеличивалось пропорционально прибыли. Отечественный подход ведения бизнеса сегодня, учитывая возможности интернета и электронных программ, не актуален, малопродуктивен.
Сегодня существуют специальные продукты на рынке товароуправления и контроля, которые руководителю позволяют:
- повышать увеличение скорости обработки информации;
- оперативно принимать решения разного характера;
- повышать исполнительную дисциплину среди работников;
- освоить высокий современный модуль автоматизации программ в компьютере помогает отслеживать результаты работ любого отдела, каждого сотрудника;
- налаживать систему товарооборота, сотрудничество с партнерами.
Кроме всего прочего, для руководителя или ответственного лица система автоматизации документации позволяет производить всю работу удалённо, с того места, из которого это необходимо в данную минуту. Такие возможности стали реальностью с внедрением специальных портативных программных обеспечений и приложений для телефона, планшета, компьютера. Все, что нужно для начала работы – это ввести данные, произвести контроль и выполнить необходимые мероприятия.
Самые популярные системы управления документами на расстоянии и в офисе – СРМ-системы.
Коллективная работа
Ранее для проведения простых манипуляций по той же бухгалтерии, необходимо было согласовать множество моментов с разными отделами. Как результат – начисление НДС, налогообложение и оформление заработной платы проводилось несколько недель. Сегодня все эти процессы максимально упрощены, автоматизированы.
Для проведения начисления заработной платы можно использовать ранее заполненные шаблоны, контролировать начисление, оформлять дополнительные выплаты. Но, самое главное – это минимальная вероятность погрешности, ошибки, поскольку человеческий фактор практически отсутствует.
Вместе с тем все сотрудники компании находятся в постоянном контакте друг с другом, существует взаимодействие отделов и отдельных работников офиса. Сам же руководитель может контролировать эффективность внедряемых задач, руководить процессом и давать наряды.
Конфиденциальные возможности
Любой бизнес – это совокупность опыта, умения, знаний. Естественно, чем больше существует направленностей, тем выше вероятность просчитать все риски, особенности рынка, специфику ведения дел. Такой опыт – это самое важное, бесценное, дороже, чем материальные блага. Поэтому основная задача и руководителя и каждого сотрудника компании – это соблюдать конфиденциальность, вести учет таким образом, чтобы вся стратегическая информация не была во всеобщем доступе для конкурентов на рынке.
Важной особенностью систем автоматизации (к примеру, та же 1C) является возможность подписываться на документообороте с помощью электронной подписи с подтвержденной шифровкой. Поэтому можно не только определить автора, но и подтвердить подлинность информации, ее актуальность.
Современная система автоматизации документооборота позволяет не только проводить все манипуляции максимально быстро и эффективно, но и делать это абсолютно конфиденциально. К примеру, вся важная информация по финансам, количеству контактов партнеров, клиентов, сотрудников имеется только в доступе у нескольких сотрудников (единый реестр): руководитель, отдела безопасности, отдела кадров. Ранее реализовывать такую задачу было крайне сложно.
Хранение
Ведение бизнеса, предпринимательства – это горы информативной и стратегической документации, которую важно своевременно достать, получить и обработать. С увеличением товарооборота и продаж такой информации становится все больше, а потому без специального отдела не обойтись.
Среди крупных компаний популярностью пользуются продукты от «Documentum», для более мелких предприятий актуальными являются предложения Content Management Server.
Чтобы сократить расходы на содержании целого отдела, достаточно провести автоматизацию подготовки документов для размещения ее в специальных хранилищах. Кроме всего прочего, есть возможность копировать данные в нужном количестве, сохранять информацию столько, сколько это нужно, и иметь доступ в то время, когда это необходимо.
Дополнительные преимущества автоматизации документов:
- возможность быстрого создания нужного документа по шаблону;
- произведение автоматической регистрации и распределения документации;
- формирование рабочих папок пользователей и отделов;
- удобная работа с корреспонденцией;
- обработка и контроль распорядительных документов;
- хранение документов в регистрационной карте;
- взаимосвязанная работа с документами;
- отслеживание движения документации;
- осуществление поддержки вложенных подсистем;
- учет и контроль номерной номенклатуры;
- выполнение работы через интернет;
- формирование рассылки;
- территориальное обозначение сервисов, отделов, торговых точек;
- настройка нужных опций в обрабатываемой системы;
- обмен информации по электронной почте;
- поиск информации по заданным критериям отбора;
- автоматическое обновление справочников.
Все функции автоматизации, регистрации и ведения документов в бизнесе помогают значительным образом упростить все бюрократические основы, снизить нагрузку на руководителя и его подчиненных, увеличить эффективность товарооборота.
Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.
Выделение данной категории автоматизированных систем (как и понятие документооборота) характерно для постсоветского пространства, близкие к ней глобальные классы программного обеспечения — системы управления записями и ECM-системы.
Основные понятия электронного документооборота[править | править код]
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 7.0.8-2013); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота[править | править код]
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Классификация систем электронного документооборота[править | править код]
- Универсальные «коробочные» СЭДО:
- стандартный набор функций;
- невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
- низкие временные затраты на приобретение и установку;
- относительно низкая стоимость;
- необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
- Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
- максимально персонифицированная система;
- большие временные затраты;
- высокая стоимость разработки;
- сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
- Комбинированные СЭДО:
- базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
- полное соответствие нуждам предприятия;
- небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
- стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
- передача заказчику прав на продукт;
- простота освоения и использования;
- полная локализация;
- удобный интерфейс;
- взаимодействие с существующими офисными приложениями.
Рынок систем электронного документооборота в России[править | править код]
По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week[1], в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объём продаж тиражных программных продуктов — на 13 %.
Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews[2], российский рынок СЭД (ЕСМ) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объёме 25,6 млрд рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus — Notes, Microsoft SharePoint и др.).
Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012—2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании «Логика бизнеса», «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст» (CompanyMedia), ЭОС и все её партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), «Парма-Телеком» (на базе SAP /R3) и «Хоулмонт» (на базе СЭД ТЕЗИС).
По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers[3]) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году — СЭД Дело (25,3 % проектов), Directum (23,6 %), DocsVision (13,3 %), 1С: Документооборот (12,7 %), CompanyMedia (5,9 %); по числу автоматизированных рабочих мест — СЭД Дело (40,1 %), CompanyMedia (17,5 %), DocsVision (17,1 %), Directum (8 %). Ещё один критерий — это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов — СЭД Дело (42,1 %), Directum (28,2 %), DocsVision (9,3 %), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1 %) и ТЕЗИС (4,3 %).
Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи[4], основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и Министерства транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23 % всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства . Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД.
См. также[править | править код]
- Система управления документами
- Электронный архив — система структурированного хранения электронных документов, позиционируемая как основа документооборота, обеспечивающая надёжность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа к документам.
- Бизнес-процесс — бизнес-процессы в управлении предприятием
Примечания[править | править код]
Существующие системы автоматизации ДОУ в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. В пособии это программное обеспечение мы называем системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).
В последние годы в России стремительно растет рынок САДД. Так, за 2004 г. рост продаж этих программных продуктов превысил 100%. На российском рынке представлены отечественные разработчики и их автоматизированные системы, такие, как фирма 1 С (1С:Архив), компании Cognitive Technologies (Евфрат-документооборот), DIRECTUM [DIRECTUM), Naumen [NauDoc), Амтел (TilosDoc), ГНПП «Гранит-Центр» (Гран-Док), ИнтерТраст [Company MediaTM), Лаборатория 3 ИТ (ЛЕТОГРАФ), Ланит [LanDocs), НТЦ ИРМ [DIS:системы автоматизации делопроизводства и документооборота), СофтИнтегро (ДокМенед- жер), Оптима [OPTiMAWorkFlow), Электронные офисные системы, ЭОС (Дело), а также крупнейшие западные производители этого программного обеспечения, например, компании ЕМС Documentum, Hummingbird и др.
Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:
- • в полном объеме выполнять все задачи ДОУ: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;
- • быть построенной на принципах ДОУ, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;
- • обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.
В 2001 г. по решению Европейской комиссии был разработан европейский стандарт к системам автоматизации делопроизводства MoReg (Model Requirements for Management of Electronic Records, https://www.cornwell.co.uk/moreg.html, русский перевод доступен на сайте www.gdm.ru). Стандарт описывает типовые требования к системе автоматизации делопроизводства, а также требования к управлению электронными документами. Он не содержит отраслевой или национальной специфики и может быть легко адаптирован для применения в любой стране.
Российская «Гильдия управляющих документацией», объединяющая пользователей и разработчиков систем электронного документооборота, начала активное продвижение MoReg в России и создает систему добровольной сертификации программных продуктов и решений по электронному документообороту. Подтверждение соответствия требованиям MoReg даст программному продукту дополнительные конкурентные преимущества на рынке программного обеспечения по автоматизации ДОУ.
Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» [68]. Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передачи в архив[1].
Для эксплуатации системы в организации должна быть установлена сеть персональных компьютеров, один из которых выполняет функции сервера системы, обеспечивающего управление общими ресурсами сети. На сервере устанавливают систему управления базой данных (СУБД) — программное обеспечение, позволяющее размещать и хранить документную базу данных, а также управлять ею. Система может использовать различные СУБД, в том числе MS SQL, Oracle. Персональные компьютеры на рабочих местах пользователей должны быть оснащены клиентской частью СУБД.
САДД включает программы, устанавливаемые на сервере (серверное программное обеспечение), и программы, устанавливаемые на каждый персональный компьютер сети, подключаемый к системе (клиентское программное обеспечение).
При первоначальной настройке САДД на структуру предприятия и особенности его документооборота в определенном порядке заполняют внутренние структуры данных системы — так называемые справочники (см. п. 6.3). В процессе работы с системой справочники могут быть дополнены и изменены.
Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе с документами, называются пользователями. Пользователи системы выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении. Это, как правило, — сотрудники отдела делопроизводства и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
Для регистрации пользователей в системе и определения им прав доступа к информации и выполнения функций в системе предусмотрен специальный справочник — «Пользователи». В этом справочнике для каждого пользователя определен состав доступной ему информации и набор разрешенных ему операций.
Системный технолог — это особый пользователь, который настраивает систему на структуру и документооборот организации, заполняя и изменяя содержимое справочников системы, а также выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе всех пользователей.
Специалисты информационно-технической службы организации выполняют функции администраторов системы: установку СУБД и САДД на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.
В структурных подразделениях создают электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки предприятия, и «виртуальные» кабинеты должностных лиц. Должностные лица — работники предприятия, являющиеся официальными участниками документооборота — корреспондентами и адресатами документов. Должностное лицо — владелец кабинета — может самостоятельно работать с документами в системе или от его имени поручить делать это сотруднику, наделенному статусом пользователя.
Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:
- • получает данные о документах, направленных ему на обработку;
- • выполняет необходимые действия;
- • направляет документ для дальнейшей работы.
При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов в организации.
При регистрации документа в САДД (см. п. 6.3) создают электронную регистрационную карточку (РК), с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображениями, фонограммами и другими формами представления документа в компьютере). После регистрации РК документа с прикрепленными файлами пересылают по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией — в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения РК и прикрепленных к ней документов устанавливают в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.
Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов (см. п. 6.5).
Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над проектами документов. В этом случае используют специальный тип регистрационной карточки, включающий перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа, могут его завизировать, высказать замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверять ЭЦП должностного лица. После подписания документа на основе РК проекта автоматически создается РК исходящего или внутреннего документа.
В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Ее используют для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.
В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций ДОУ:
- • единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;
- • регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;
- • ввод резолюций в РК и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
- • пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
- • контроль работниками службы ДОУ движения РК и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;
- • контроль за своевременным и правильным исполнением документов;
- • поиск документов по совокупности реквизитов РК и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;
- • создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;
- • составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;
- • предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;
- • хранение РК и электронных образов документов;
- • списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;
- • протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.
САДД «Дело» также способна выполнять основные функции архива электронных документов. Но для этой цели предпочтительнее другой продукт из «линейки» программных продуктов — ЭОС — система «Архивное дело», которая:
- • принимает из системы «Дело» исполненные документы для формирования и оформления дел, или же может использоваться самостоятельно, регистрируя дела и документы;
- • по заданным параметрам проводит экспертизу ценности документов, включая отбор документов на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, а также выделение дел к уничтожению;
- • ведет учет архивных дел и документов и формирует основные учетные формы (описи) и формы отчетов, утвержденные нормативными документами Росархива;
- • позволяет искать документы в созданном ею электронном архиве организаций.
Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации ДОУ на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы [73]:
- • приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;
- • приказ о введении электронного документооборота в ДОУ с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;
- • положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в электронной форме, и альбом форм электронных документов (в электронном виде и на бумажном носителе);
- • руководство пользователей САДД.
При использовании ЭЦП во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции — определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.
Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами — создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов.