Какие продукты купить для офиса

Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание сотрудников по инициативе организации. Надо ли стоимость бесплатного питания включать в состав расходов на оплату труда?

Вопрос: Организация покупает продукты в офис (сыр, йогурты, печенье, шоколад и т.п.). Можно ли учесть данные расходы, как расходы на нормальные условия труда? Если да, есть ли какой-то перечень продуктов, которые можно учесть в расходах для целей налогообложения по налогу на прибыль, есть ли какая-то практика по этому вопросу?

Ответ: По вопросу учета затрат в составе расходов на нормальные условия труда. Нет, по мнению контролирующих органов это не затраты на нормальные условия труда (письмо Минфина России от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827). В составе расходов на нормальные условия труда Минфин разрешает учесть только стоимость воды (письмо от 17 июля 2017 г. № 03-03-06/1/45286).

Специального перечня продуктов, стоимость которых можно учесть в расходах, законом не предусмотрено.

По вопросу учета расходов. Если организация не может определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником, продукты предоставляются не персонифицировано, при расчете налога на прибыль стоимость не учитывайте.

При расчете налога на прибыль такие затраты можно учесть в составе расходов на оплату труда. Но только в том случае если условие о предоставлении таких продуктов питания предусмотрено трудовыми (коллективным) договорами и организация может определить сумму дохода (в виде указанных продуктов), полученного каждым сотрудником.

Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, налогооблагаемую прибыль стоимость таких продуктов не уменьшает.

Более подробно об этом Вы можете узнать, перейдя по ссылке: https://www.1gl.ru/#/document/11/16622/tit3/

По вопросу судебной практики. В ФАС Московского от 06.04.12 № А40-65744/11-90-285 и Волго-Вятского от 19.07.11 № А29-11750/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 15.12.11 № ВАС-14312/11) округов) судьи поддержали налогоплательщиков, которые обеспечивали питание по принципу шведского стола. Судьи сделали вывод о том, что если трудовым (коллективным) договором предусмотрено, что бесплатное питание является одной из составляющих системы оплаты труда и затраты организации на продукты питания подтверждены соответствующими документами (например, актами на списание продуктов, требованиями-накладными, товарными отчетами), то такие затраты направлены на обеспечение сотрудников нормальными условиями труда.

Обоснование

Как учесть при налогообложении расходы на бесплатное питание сотрудников по инициативе организации

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость бесплатного питания включается в состав расходов на оплату труда. Но для этого должны быть выполнены два условия:

затраты на бесплатное питание сотрудников предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами. См. Фрагмент коллективного договора, предусматривающего бесплатное питание;

организация может определить сумму дохода (в виде бесплатного питания), полученного каждым сотрудником.

Если эти условия не выполняются, налогооблагаемую прибыль стоимость бесплатного питания не уменьшает. Такой порядок следует из положений пункта 25 статьи 255, пункта 25 статьи 270 НК (письма Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494, от 11.02.2014 № 03-04-05/5487).

Сельскохозяйственные организации при расчете налога на прибыль учитывают затраты на питание сотрудников, занятых на сельскохозяйственных работах, в составе прочих расходов (подп. 42 п. 1 ст. 264 НК). При этом предусматривать оплату питания в трудовых (коллективных) договорах не обязательно. К прочим расходам такого требования в законодательстве нет.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль включить в расходы на оплату труда затраты на бесплатное питание сотрудников по инициативе организации. Вести учет расходов по каждому сотруднику невозможно (например, питание предоставляется по принципу шведского стола)

Нет, нельзя.

Учесть расходы на бесплатное питание сотрудников можно при соблюдении двух условий:

бесплатное питание предусмотрено трудовыми (коллективным) договорами (п. 25 ст. 255, п. 25 и 29 ст. 270 НК), например специальным разделом, включенным в трудовые (коллективный) договоры;

есть возможность определить сумму дохода, полученную каждым сотрудником.

Затраты на бесплатное питание учитывайте в составе расходов на оплату труда – они представляют собой часть зарплаты в натуральной форме. Сумма оплаты труда, которая начислена каждому сотруднику, должна быть документально подтверждена (ст. 252, п. 25 ст. 255 НК). Ведите учет затрат по каждому сотруднику. Если при предоставлении бесплатного питания невозможно определить величину затрат по каждому сотруднику, такие расходы не учитывайте при расчете налога на прибыль. Такие выводы в письмах Минфина от 11.06.2015 № 03-07-11/33827 и от 04.03.2008 № 03-03-06/1/133, УФНС по Москве от 13.04.2011 № 16-15/035625.

Есть аргументы, позволяющие учесть затраты на бесплатное питание сотрудников, организованное по системе шведского стола, при расчете налога на прибыль. Они заключаются в следующем.

Если трудовым (коллективным) договором предусмотрено, что бесплатное питание является одной из составляющих системы оплаты труда и затраты организации на продукты питания подтверждены соответствующими документами (например, актами на списание продуктов, требованиями-накладными, товарными отчетами), то такие затраты направлены на обеспечение сотрудников нормальными условиями труда. Следовательно, организация вправе включить затраты на приобретение продуктов для шведского стола в состав расходов при расчете налога на прибыль. Аналогичный вывод в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 19.07.2011 № А29-11750/2009.

Во избежание споров с налоговой инспекцией организация должна принять все возможные меры, чтобы организовать персонифицированный учет затрат на питание по каждому сотруднику. В аналогичных ситуациях ведите учет расходов исходя из общей стоимости предоставленного питания и данных табеля учета рабочего времени (см., например, письмо Минфина от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167).

Шесть способов тратить деньги на сотрудников с выгодой для компании

В офисе есть бесплатная вода, чай, кофе и печеньки

Придерутся ли налоговики, если их не угостить

Директор попался гаишникам и получил штраф

Что с налогом на прибыль, если компенсировать сотруднику расходы

Сотрудники на тренинге не учатся, а отдыхают

Налоговики это сразу раскроют. А что если обучение настоящее

Работники занимаются спортом за счет компании

Случай, когда к этим затратам не будет претензий

Работникам дают премию к праздникам

Есть шанс отстоять такие расходы

Приезжие сотрудники живут в съемной квартире

Что скажут на это проверяющие

Теперь можете смело списывать расходы на питьевую воду, которую покупаете в офис для сотрудников. Недавно Минфин сообщил, что такие расходы обоснованны (письмо от 17 июля 2017 г. № 03-03-06/1/45286). Но у компаний бывают и другие затраты на работников: чай и кофе, праздничные премии, тренинги и т. д. В этой статье — шесть частых расходов, с которыми сталкиваются коллеги. Узнайте, что об этих затратах сейчас думают в Минфине и как их учесть.

В офисе есть бесплатная вода, чай, кофе и печеньки

Компания приобрела кулеры, чтобы обеспечить сотрудников питьевой водой. А еще в офисе всегда есть бесплатные чай, кофе и сладости, которыми работники в любой момент могут угоститься. Можно ли списать такие расходы в налоговом учете? Минфин разрешает учесть только стоимость воды (письмо от 17 июля 2017 г. № 03-03-06/1/45286). Это расходы на нормальные условия труда, которые компания обязана обеспечить сотрудникам (ст. 163 ТК РФ, п. 18 приказа Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н). А вот с чаем, кофе и продуктами ситуация обратная — Минфин против таких расходов, это не затраты на нормальные условия труда (письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827).

Совет редакции. Чтобы подтвердить расходы на воду, достаточно сохранить первичку от поставщика и платежки. Есть шанс учесть и стоимость чая-кофе как расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Определите, сколько примерно расходов приходится на каждого сотрудника. Условие об этой сумме запишите в трудовых или коллективном договорах — это будет компенсация на питание. Минфин разрешает списывать такие затраты (письмо от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80065).

Изменения

Кофе и чай для сотрудников списать нельзя

Бесплатные продукты для сотрудников не облагаются НДС, но и не учитываются в расходах. Такой ответ дали специалисты из Минфина России в ответ на запрос компании. Реквизиты – письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827.

Некоторым сотрудникам бесплатное питание положено по закону. Речь о работниках, которые трудятся во вредных условиях. У компании есть право учесть законное питание в расходах на оплату труда (п. 4 ст. 255 НК РФ). На его стоимость не нужно начислять НДС, НДФЛ и страховые взносы.

Но компания и по собственной инициативе может предоставить сотрудникам питание или продукты. Некоторые содержат столовую или заказывают обеды в офис. Кто-то обеспечивает сотрудников чаем и кофе.

Признать такие расходы в налоговом учете можно только при двух условиях. Их Минфин России перечислил в письме от 11 февраля 2014 г. № 03-04-05/5487. Первое – в трудовом или коллективном договоре с сотрудниками написано, что компания предоставляет питание. Второе – организация ведет персонифицированный учет и может определить доходы каждого работника. Тогда расходы на питание будут частью оплаты труда. А если хоть одно из условий не соблюдается, то начинает работать пункт 25 статьи 270 НК РФ, в котором написано, что стоимость бесплатного питания и продуктов компания не может учесть в расходах.

Получается, что компания не может признать затраты на чай и кофе при расчете налога на прибыль. Ведь невозможно отследить, кто из сотрудников сколько чашек выпил. Персонифицированный учет вести не получается, а значит, не выполняется условие признания расходов. Удивительно, что Минфин России хоть и говорит в письме, мол, затраты на кофе и чай учесть нельзя, но дает другое обоснование – пункт 29 статьи 270 НК РФ. Как бы то ни было, чиновники настаивают – такие расходы базу по налогу на прибыль не уменьшают.

Также Минфин добавил, что компания не должна начислять НДС на стоимость продуктов, но и права на вычет налога у нее тоже не возникает.

Однако все же есть и хорошие новости. Вряд ли налоговики будут настаивать, чтобы компания удержала НДФЛ. Минфин согласен с тем, что если вести учет по каждому сотруднику абсолютно невозможно, то налогооблагаемого дохода не возникает. Об этом финансовое ведомство говорит в письме от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715.

Что делать

Часто компании обеспечивают своих сотрудников кофе и чаем. Минфин России в письме от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827 объяснил, как показать такие покупки в налоговом учете. Затраты на чай и кофе при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Чиновники считают, что учесть продукты в расходах не дает пункт 29 статьи 270 НК РФ. НДС со стоимости бесплатных продуктов начислять не нужно, но и принять к вычету входной налог не получится.

Проверка на ошибки: предоставление сотрудникам льготного питания

Удерживать ли НДФЛ с «командировочного» обеда

Почему компенсация удорожания еды — неналоговый расход

Платить ли НДС, если обедами «офисников» кормит стороннее кафе

Практика показывает, что предоставление сотрудникам бесплатного питания, еды по льготным ценам или частичная оплата обедов таит в себе подводные камни в плане исчисления налогов и страховых взносов. Рассмотрим возможные риски в наиболее часто встречающихся ситуациях с учетом последних разъяснений ведомств и выводов судов.

Ситуация первая

Компания организовала для сотрудников офиса питание в обеденный перерыв по системе «шведский стол».

Когда возникает риск

Если стоимость продуктов питания компания включила в расходы.

Налоговики на местах считают, что такие затраты необоснованны. Мол, стоимость льготного или бесплатного питания (за исключением специального питания для отдельных категорий работников в предусмотренных законом случаях) в расходах не учитывается (п. 25 ст. 270 НК РФ).

Но есть исключение: если такое питание предусмотрено в трудовом или коллективном договоре, его стоимость можно включить в налоговые расходы (постановления ФАС Московского от 06.04.12 № А40-65744/11-90-285 и Волго-Вятского от 19.07.11 № А29-11750/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 15.12.11 № ВАС-14312/11) округов).

Недавно в пользу компаний высказался и Минфин России (письмо от 06.03.15 № 03-07-11/12142). Поэтому теперь учитывать при налогообложении прибыли стоимость «шведского» стола для работников, при наличии соответствующего условия в трудовом или коллективном договоре, стало безопаснее.