Какие продукты должны поступать на поп
Рассказываем, как упростить приёмку продуктов на склад, какие документы требовать у поставщика и как легко узнать, если продавец повысил цены, но не предупредил вас.
Сотрудник, ответственный за приёмку и сохранность товаров
Прежде всего вы должны назначить сотрудника, который будет:
отвечать за приёмку товаров,
заносить их в программу,
следить за их сохранностью и списанием (расходованием) на изготовление блюд, напитков и хозяйственные потребности заведения.
Когда нет такого ответственного, могут возникнуть проблемы:
Расхождения между данными в программе и фактическим наличием продуктов и других товаров в заведении.
Хищения среди сотрудников.
В зависимости от масштаба и формата предприятия общественного питания ответственным может быть:
Ответственными могут быть несколько человек. |
Рекомендации:
1. На приёмку товаров лучше ставить сотрудника с опытом. Опытный кладовщик проконтролирует важные нюансы. Например, чтобы тяжёлые коробки не ставили на коробки с мягкими продуктами. Часто грузчики поставщиков не обращают внимание на такие моменты, так как стремятся побыстрее сдать товары на склад.
2. Распределите поставщиков между кладовщиками, если вы назначили ответственными несколько человек. Когда каждый кладовщик будет работать со «своим» поставщиком, он быстро запомнит все нюансы, связанные с приёмкой того или иного товара.
Ещё вариант распределения ответственности: шеф-повар отвечает за продукты, сомелье — за вино и другие напитки, управляющий — за прочие товары (посуду, расходные и рекламные материалы, хозяйственные средства и инвентарь).
Договор о материальной ответственности и доверенность
С ответственным сотрудником вам надо заключить договор о материальной ответственности. Если таких сотрудников несколько, нужно заключить договор с каждым из них. Когда невозможно разграничить ответственность между сотрудниками, составьте договор о коллективной материальной ответственности.
Образец договора о материальной ответственности
Если у вас нет печати для документов, кроме договора вам надо составить доверенность на ответственного сотрудника или сотрудников. Доверенность подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы по приёмке товара, которые привозит поставщик.
Вы можете использовать типовую форму доверенности.
Если ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, то проведите инвентаризацию всех товаров, за которые он отвечал по договору.
Договор с поставщиком
С каждым из поставщиков вам надо заключить договор поставки товара (ему посвящены статьи 454–491 и статьи 506–524 ГК РФ). В договоре должны быть отражены условия поставки, в том числе наименование товаров, их количество, цена, другие договорённости с поставщиком. Также можно включить в договор порядок приёмки товаров и проверки их качества.
Также согласуйте с поставщиками график поставок. Для этого определите, как часто вам необходимо закупать те или иные товары. Учитывайте допустимый период хранения скоропортящихся продуктов. Просчитайте наличие денег в обороте, чтобы избежать кассового разрыва (это ситуация, когда надо оплачивать счета, а денег не хватает).
Процедура приёмки товара в 6 шагов
Вы можете настроить процесс приёмки так, как вам удобно.
Рассмотрим, что важно учесть при поступлении товара и как лучше организовать этот процесс по шагам:
Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.
Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:
Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.
Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.
Про список документов, которые должны быть при поступлении товара, читайте дальше.
Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, их соответствие документам.
В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:
Проверить целостность и состояние упаковки, тары.
Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.
Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).
Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).
Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).
Пересчитать или взвесить товар.
Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.
Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.
Если кладовщик обнаружил, что фактическое количество товаров расходится с сопроводительными документами, он должен пересчитать товар ещё раз.
Когда расхождение подтвердилось, кладовщик должен составить акт. Этот же акт составляется, если обнаружен некачественный товар.
Вы можете использовать:
Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных товаров. Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.
Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров. Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.
Акт надо оформить и подписать в двух экземплярах (как минимум) — один для вас, второй — для поставщика.
Если на этой почве возник конфликт с грузчиками или водителем поставщика, кладовщик может сфотографировать позиции, по которым есть претензии. А ещё лучше записывать приёмку товара на видео. Это поможет, когда будете решать вопрос с поставщиком. |
Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.
Если при приёмке кладовщик не выявил расхождений по количеству и качеству товаров, он подписывает сопроводительные документы и ставит на них печать (при её наличии у заведения). Если печати нет, нужна доверенность (про неё мы говорили выше).
Если при приёмке выявлено расхождение, то в сопроводительных документах поставщика (товарных накладных) надо вручную зачеркнуть неверное количество товара и подписать его фактическое количество, которое принимает кладовщик. Эти исправления заверяются подписями кладовщика и представителя поставщика.
Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.
После этого кладовщик должен внести данные о поступивших товарах в программу — создать приходную накладную (подробнее об этом расскажем дальше).
Шаг 6. Размещение товара в места, которые предусмотрены для их хранения.
| Рекомендация. Сделайте чек-лист для сотрудников и повесьте его там, где происходит приёмка товара. Это поможем сотрудникам принимать товар быстрее и без ошибок. |
Мы подготовили образец чек-листа по приёмке товара. Сохраните его копию и адаптируйте под себя.
Список документов при приёмке товара
Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.
Бухгалтерские документы на передачу товаров:
Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.
Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.
Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.
| Накладные или УПД подтверждают, что поставщик передал вам товары, а вы их приняли. Этот факт удостоверяют подписи на накладной или УПД — со стороны поставщика и ответственного за приёмку сотрудника заведения. |
Документы на продукты:
Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.
Рыба — только ветеринарное свидетельство.
Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.
Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.
ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.
Удостоверение качества.
Ветеринарные свидетельства приходят в электронном виде в программе «Меркурий».
Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации
Рассмотрим, как внести данные о поступивших товарах в систему Quick Resto:
1. Зайдите в раздел Склад → Приходные накладные.
2. Создайте новый документ «Приходная накладная».
3. Укажите дату получения товара.
Если кладовщик не успел внести товары в систему сразу после приёмки, их можно оприходовать задним числом. После этого Quick Resto автоматически пересчитает все продажи, остатки на складе и выведет актуальные значения на нужную дату.
4. Выберите поставщика или добавьте нового.
5. В самой накладной выберите из списка или введите новый товар, укажите его стоимость за одну единицу и количество.
Общую сумму по каждому товару и сумму всей поставки система рассчитает сама. И наоборот: если поставщик в накладной указал только количество товара и общую сумму — в этом случае Quick Resto рассчитает стоимость одной единицы товара.
6. Укажите стоимость доставки в накладной. Quick Resto позволяет сразу отражать расходы на доставку и не создавать отдельные документы по ним. Стоимость доставки можно указать как расходную статью в финансовом модуле, но тогда она не будет относиться к конкретной поставке.
7. Сохраните приходную накладную.
Узнайте, как автоматизировать приёмку товаров на склад. Запишитесь на бесплатную консультацию:
Заносите все поступающие товары в Quick Resto сразу после приёмки. Так в любой момент вы будете видеть актуальные остатки товаров на складе. Также Quick Resto следит за количеством товаров на складе и отправит письмо вам на почту, когда тот или иной продукт заканчивается. |
Смотрите подробную видеоинструкцию, как завести продукты и приходную накладную в Quick Resto:
Как Quick Resto помогает следить за ценами поставщиков и получать другую аналитику
При занесении накладной Quick Resto сигнализирует о повышении или понижении стоимости товара. Система выделяет цену товара в накладной цветом. Красный цвет означает, что стоимость товара увеличилась по сравнению с предыдущим приходом, зелёный — стоимость уменьшилась.
В генераторе отчётов вы можете построить отчёт по поставщикам и оценить, как меняется цена товара, с каким поставщиком чаще работаете и т.д.
По приходным накладным Quick Resto рассчитает себестоимость блюд. На основании этих данных вы сможете определить маржинальность и фудкост.
Благодарим за помощь в подготовке статьи:
Павла Худякова, консультанта по работе Quick Resto
Лейлю Хасаншину, руководителя и основателя бухгалтерской компании ООО «Хелп»
Марину Утешеву, финансового директора «Сити Паб Групп»
Поступающие на предприятия общественного питания продукты условно можно разделить на сырье, полуфабрикаты и готовую продукцию.
Технологический процесс производства готовых блюд и кулинарных изделий состоит из двух последовательных стадий; механической кулинарной обработки сырья (изготовление полуфабрикатов), которая осуществляется в заготовочных цехах (мясном, рыбном, овощном); тепловой кулинарной обработки полуфабрикатов и пищевых продуктов (доведение до степени готовности в горячем и других цехах).
Продукты, которые перед реализацией на предприятиях общественного питания подвергают механической или тепловой обработке, составляют продукцию собственного производства этих предприятий. Продукты и товары, реализуемые без кулинарной обработки, называют покупными товарами.
Помимо готовой кулинарной продукции предприятия общественного питания приготавливают и реализуют различные полуфабрикаты.
Схема технологического процесса предприятий питания, работающих на сырье представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 — Схема технологического процесса предприятий с полным циклом производства.
Снабжение доготовочных предприятий с фабрик-кухонь и других заготовочных предприятий значительно упрощает организацию производственного процесса в предприятиях общественного питания. В этом случае предприятия могут не иметь заготовочных цехов по механической обработке сырья. Происходит своеобразное разделение труда. На одних предприятиях вырабатывают полуфабрикаты, а на других — производят из них готовую продукцию. Такой подход позволяет внедрять промышленные методы приготовления пищи, механизировать отдельные трудоемкие процессы. Перспективным направлением является централизованное производство замороженной и охлажденной кулинарной продукции.
На заготовочных предприятиях общественного питания применяют цеховую структуру. В каждом цехе организуют технологическую линию — участок производства, оснащенный необходимым оборудованием для определенного технологического процесса. Преимущество такой структуры в том, что работники в результате выполнения отдельных операций технологического процесса имеют возможность специализироваться и непрерывно повышать свою квалификацию.
Бесцеховая структура производства присуща доготовочным предприятиям, работающим на полуфабрикатах и имеющим небольшие производственные мощности, а также ограниченный ассортимент продукции. В таких предприятиях общественного питания отсутствует специализация поваров. Все операции выполняют одна — две бригады.
Таким образом, роль производственного процесса в функционировании предприятия велика, т.к. услуги, связанные с приготовлением и реализацией блюд, напитков, кулинарных и кондитерских изделий являются основными. Если бы предприятие не оказывало данных услуг, оно уже не являлось бы предприятием общественного питания. Следовательно, необходимо вести строгий контроль за технологическим процессом предприятия, качеством изготовляемой продукции, ее оформлением и подачей, т.к. именно четко организованный производственный процесс является залогом успеха предприятия.
Особенности приемки товаров.
При поступлении товара:
— осуществляет приемку, работая только с одним водителем, не создавая суматохи .
— сверяет данные накладной со сводным заказом;
— проверяет наличие сопроводительных документов:
Кладовщик начинает приемку товара в соответствии со сводным заказом. По приходной накладной проводится количественная приемка товара. К приходной накладной прикладывается счет-фактуры, при его отсутствии необходимо наличие справки, которая выдается администрацией с указанием территории, где выращивается данная продукция.
При расхождениях в количестве в приходной накладной делаются соответствующие исправления. Напротив каждого исправления должна стоять подпись кладовщика и подпись поставщика, как на приходной накладной поставщика, так и на приходной накладной кладовщика .
Если количество привезенного товара превышает необходимое количество, указанное в сводном заказе, то необходимо обсудить данный вопрос с директором или зав.производством.
Кладовщик обязан проверить наличие всех сопроводительных документов:
приходная накладная (оригинальная печать и подпись поставщика);
счет-фактура (оригинальная печать и подпись поставщика);
справка из администрации (оригинал), если нет счета-фактуры;
сертификат соответствия (на определенный срок, например, на год);
качественное удостоверение (при каждом приходе товара);
ветеринарная справка при каждой поставке:
- 1) мясной охлажденной продукции;
- 2) мясной замороженной продукции;
- 3) всей рыбы (свежей, соленой, копченой), кроме рыбы в вакуумной упаковке;
- 4) желатина;
- 5) яйца;
- 6) меда;
- 7) колбасной продукции, мясных копченостей;
- 8) икры;
Кладовщик осуществляет приемку внутритарно, вскрывая каждое тарное место и проверяя товар, по состоянию первичной упаковки – помятые банки, плохая маркировка – подлежат возврату.
Некачественная продукция (не имеет товарного вида) отсекается сразу безоговорочно (никаких споров с водителем «взять на реализацию с условием дальнейшего возврата» – не должно быть).
Мясо, птица, куры в сетках, ливерах и т.п. Обязательно проводится перетарка и взвешивание осуществляется в таре магазина (т.к. тара поставщика намокает при доставке в пути и вес искажается).
Бананы – вскрывать каждое тарное место, определив качество органолептически.
Рыба свежемороженая в коробках – бывают случаи, когда маркировка, указанная на таре, не соответствует фактическому наличию (например, горбуша свежемороженая, при вскрытии обнаруживается в верхнем слое – горбуша, в нижнем слое – минтай или полностью более дешевая).
Рыбные изделия в вакууме – необходимо проверять органолептически: на герметичность, консистенцию, т.е. товарный вид.
При несоответствии – возвращать (особое внимание обратить на условия хранения 0-10 градусов, т.к. перепады температуры как ни у какого другого товара влияют на товарный вид, вернее на его потерю).
Сыры – наиболее часто встречающейся ошибкой при приемке сыров является несоответствие сроков изготовления, сроков созревания и хранения, или отсутствие этой информации в качественном удостоверении (например, в качественном удостоверении срок хранения указан 90 дней, а дата выработки и созревания отсутствует вовсе или наоборот, или сыр «Косичка» – маркировка на нем не указана, т.е. Отсутствует информация для покупателя, а качественное удостоверение выписывается поставщиком, как удобно ему, чтобы сохранить в сроках (25 дней) при .
Особое внимание нужно обратить на сардельки в натуральной оболочке. Необходимо помнить, что срок хранения у них 3-е суток (72 часа), поэтому важно какая дата и время выработки (например, сардельки «Обыкновенные» выпущены 01.112006года в 8-00 утра, то нет смысла принимать их 02.11.2006 года в 16-00, т.к. Срок их реализации заканчивается 03.11.2006 года) поставщики же, как правило, продукцию с ограниченным сроком стараются «сбыть».
Необходимо помнить, что тщательная приемка товаров обеспечивает изготовление более качественного продукта, снижает потери и сохраняет Вашу заработную плату.
Ответственность: Кладовщик обеспечивает приемку товара по количеству и качеству, а также не допускает приемку брака, товаров с истекающими сроками хранения, товара без маркировки (дата выработки, данные о поставщике, конечная дата реализации, соответствие фактического товара данным по накладным), отвечает за возврат товаров поставщикам (накладные, подготовка товара к отгрузке, согласно графика поставок), группирует товар по товарным подгруппам на складах.
Сертификаты и справки хранятся в бухгалтерии, для каждого поставщика заводится отдельная папка.
Кладовщик обязан проверить сроки действия сопроводительной документации (сертификатов, качественных удостоверений и т.д.).
Приемка продукции по качеству длиться в течение суток с момента приемки.
Кладовщик не имеет права принимать товар, если:
у него прошло более 2/3 срока годности;
нет русифицированных надписей;
нет соответствующей сопроводительной документации.
Кладовщик передает приходную накладную оператору, для её заведения.
Каждая приходная накладная заводится оператором в базу, затем приходная накладная прикладывается к реестру приходов в товарный отчет.
Контроль над четким выполнением вышеизложенного осуществляет директор .