Какие ограничения накладываются на свойство имя поля

При задании имен полей таблиц, а также объектов базы данных и дру­гих элементов управления необходимо учесть действующие в MS Access ограничения на имена полей и объектов:

· имя должно содержать не более 64 знаков;

· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных знаков за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (`) и квадратных скобок ([ ]);

· не должно начинаться с знака пробела;

· не должно включать управляющие знаки (с кодами ASCII от 0 до 31);

· не должно включать прямые кавычки («) в именах таблиц, представлений и сохраненных процедур в проекте Microsoft Access.

Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, в большинстве примеров в документации Microsoft Access имена полей записываются без пробелов. Пробелы в именах могут, при некоторых обстоятельствах, вызывать конфликты в программах Microsoft Visual Basic для приложений.

Тип данных и свойства поля

После определения имени поля необходимо выбрать для него тип дан­ных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле.

Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться. Допустимы следующие значения свойства Тип данных.

При выборе типа данных конкретного поля таблицы необходимо учесть следующее:

· какие именно значения должны храниться в поле (например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных);

· сколько места необходимо для хранения значений в поле, т.е. определить размер этого поля;

· будут ли над значениями в поле производиться вычисления (например, нельзя суммировать значения в текстовых и MEMO полях);

· нужно ли создавать индекс по этому полю для ускорения операций поиска и сортировки (невозможно индексирование полей со следующими типами данных: поле MEMO, гиперссылка, поле объектаOLE);

· нужно ли производить сортировку значений в поле (например, числа в текстовых полях сортируются как строки цифр (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения; для корректной сортировки значений дат в разных форматах необходимо использовать тип данных дата/время).

После выбора типа данных можно определить дополнительные свойства для поля таблицы. Задаваемые для поля дополнительные свойствапо­зволяют настроить способ хранения, обработки и отображения данных этого поля. Набор свойств меняется в зависимости от выбранного типа данных, причем некоторые из этих свойств устанавливаются по умолча­нию.

Маска ввода

Свойством формат определяется формат представления данных при выводе на экран или печать, а свойством маска ввода – определяется образец для всех данных, которые вводятся в это поле, что позволяет контролировать правильность данных при вводе. Однако формат поля влияет только на отображение введенного значения и применяется только после сохранения введенных данных. Если же вводом данных в поле необходимо управлять, в дополнение к формату поля (или же вме­сто него) следует использовать маску ввода.

Маска ввода позволяет управлять вводом данных в поле. Например, ее можно использовать для преобразования вводимых сим­волов к нужному регистру или же для автоматического добавления ско­бок и дефиса к номерам телефонов. Чаще всего маски ввода использу­ются для текстовых полей, полей даты/времени, а также для числовых и денежных полей.

Маска ввода отображается в поле таблицы в виде символов шаблона(или знаков заполнителя) и текстовых символов. Символ шаблонаис­пользуется для отображения пустых позиций в маске ввода, в которые помещаются вводимые пользователем символы.

Например, маска ввода для поля Рабочий телефон таблицы может выглядеть следующим образом: (__) — ____. В качестве символа шаблона в данном случае использу­ется знак подчеркивания (_), скобки и дефис — постоянные символы маски. Подобная маска ввода требует, чтобы все вводимые телефонные номера состояли только из цифр, причем маска позволяет контролиро­вать их количество (количество введенных цифр должно составлять полный номер телефона: код города и номер абонента). В результате пользователю остается только заполнить поля. Данные при этом вводят­ся на место символов шаблона.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

СУБД — аббревиатура, расшифровывающаяся как «система управления базами данных». СУБД используется для многопользовательской работы с базами данных, которые, в свою очередь, помогают хранить, систематизировать, классифицировать и контролировать информацию. Системы управления БД разделяются на виды по признаку типов моделей данных, которые ими поддерживаются. Наиболее практичен реляционный вид, поскольку такие системы просты в использовании и предоставляют многие возможности для разработчиков. К нему, в числе прочих, относится СУБД Access.

Общие сведения

Реляционная СУБД Microsoft Access работает, соответственно, с реляционными базами данных. В общем виде это означает множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит данные своего типа.

СУБД MS Access входит в состав программного обеспечения Microsoft Office.

Возможности

СУБД Access предоставляет пользователю следующие возможности:

• создавать базы данных;

• добавлять новую информацию в созданные БД;

• обновлять или каким-либо еще образом изменять данные в БД;

• удалять имеющуюся информацию из БД;

• осуществлять просмотр данных в виде отчетов, форм, различных выборок и запросов;

• организация данных при помощи сортировки и/или классификации информации;

• общий доступ к таблицам и данным при использовании отчетов, электронных писем, Интернета и/или локальной сети;

• осуществление разных видов связей между таблицами;

• создание кнопочных форм и пользовательских интерфейсов управления базой данных внутри СУБД.

Структурные элементы БД

Каждая таблица базы данных имеет строки, включающие данные об объектах, а также столбцы, задача которых — определить характеристику их же. Другое название строк — записи, состоящие из полей, которые заполняются данными. Поле обязательно должно иметь тип данных (числовой, текстовой, дата, МЕМО и т. д.). Все записи в таблице содержат одинаково определенные, но по-разному заполненные информацией поля.

Свойства полей

Поля в СУБД MS Access задают структуру базы данных, а также задают свойства данным из ячеек записей.

Основные свойства такие:

• Имя поля. Обычно задают заголовки столбцам, то есть называют характеристику объекта. Также по имени поля к нему можно обращаться за информацией при выполнении автоматических операций с БД.

• Тип данных. Задает соответствующее свойство, определяет, какой тип может быть записан в ячейку.

• Размер. Устанавливает максимальную длину записываемых данных. Это свойство не обязательно использовать, хотя оно и упрощает работу, накладывая ограничения на пользователя БД.

• Формат. Форматирует данные поля.

• Подпись. Выполняет ту же функцию, что и имя — озаглавливая характеристику. Если подпись не указывать, заглавием будет служить первый пункт. Второй возможностью Имени — обращением к нему из БД — подпись не располагает.

• Обязательное поле. Если поставить галочку напротив этого свойства, оставить ячейку незаполненной будет нельзя. Для ключевых полей это свойство включено по умолчанию.

Типы данных

Поля баз данных в Microsoft Access могут иметь такие типы данных, как:

• Текстовый. Самый простой тип поля. Несмотря на название, может содержать как буквы, так и цифры, символы и прочее. Поэтому ограничения имеет только по длине — не более 255 знаков. Удобно для использования, если не требуется дальнейших расчетов между ячейками, поэтому, если в поле вводятся только числа, лучше использовать соответствующий ему тип.

• Поле МЕМО. Тот же текстовый тип, хранящий большие объемы информации (до 64 кбайт, то есть до 64 тысяч символов). Из-за этой характеристики МЕМО не может быть использован в качестве ключа или индекса.

• Числовой. Цифровое поле, имеющее подтипы, выбор которых зависит от желаемой точности вычислений и т. д. До 8 байт или 16 — для кодов репликации.

• Счетчик. Поле, не требующее заполнения — значения (числа по возрастанию), автоматически заносится в таблицу, позволяя данным в ячейках оставаться уникальными. Проще говоря, счетчик нумерует записи в базе данных. Удобно использовать в качестве ключа 4 байта, 16 — для кодов репликации.

• Логический. Используется только для значения — 0 (нет) и минус 1 (да). Можно настроить разные варианты записи — галочка или выбор вручную (размер — 1 байт).

• Дата/время. Название типа данных говорит само за себя. Вывод в поле данных возможен в семи различных форматах. 8 байт.

• Денежный. Определяет значения валют. Данный тип данных появился для предотвращения округления в вычислениях. Также 8 байт.

• Поле объекта OLE. Принимает объекты разных форматов — графические, аудио и т. д. Размер — до одного гигабайта.

• Гиперссылка. Адреса интернет-страниц, сайтов. До 64 тыс. символов.

• Мастер подстановок. Заранее предполагает связанные таблицы. Позволяет выбрать значение из другой таблицы или из поля со списком. При этом тип выбранного значения устанавливается автоматически. Имеет размер первичного ключа. Не более 4 байт.

Ключи

Базы данных СУБД MS Access имеют в таблицах одно главное — ключевое — поле. По умолчанию оно, как уже было сказано, обязательно к заполнению. Кроме того, на него накладывается необходимость быть уникальным, что значит, что уже введенное значение в ключевом поле нельзя будет ввести в ключевом поле другой записи этой же таблицы. При необходимости можно добавить дополнительное ключевое поле, с менее строгими правилами — уникальность выбирается разработчиком БД. При помощи ключевых полей осуществляют связи между таблицами базы данных.

Ключи подразделяются на:

• первичные (основные) — непосредственно сама связь;

• вторичные (внешние) — способ связи.

Табличные связи

База данных СУБД Access может содержать таблицы, которые взаимодействуют между собой. Для этого используются связи, которые бывают следующих видов:

• Один к одному. Это означает, что каждой записи из первой связанной таблицы соответствует одна запись из второй.

• Один к многим. Каждой записи из первой таблицы соответствует несколько (две или больше) из второй.

• Многие к одному. Множество записей из первой таблицы связаны с одной из второй.

• Многие к многим. Множеству записей первой таблицы соответствует множество второй.

  

Ограничения на имена

Microsoft Access ставит ограничения на имена полей и элементов управления, они же действуют и на объекты СУБД Access:

• имя не должно содержать более 64 символов;

• нельзя использовать точку, восклицательный знак, надстрочный символ или квадратные скобки;

• имя не может начинаться с пробела;

• нельзя использовать в имени управляющие символы (коды с 0 до 31 в ASCII);

• имя не может включать прямые кавычки.

Объекты

Объекты СУБД MS Access представляют собой пользовательский интерфейс базы данных. Он позволяет непосредственно управлять ею и ее данными.

Таблицы

Основной объект, о котором уже не раз упоминалось в этой статье. Они задают структуру всей базы данных. В них хранятся данные, которые можно изменять, удалять или добавлять. Таблицы могут быть взаимосвязаны. На основе этого объекта строятся все остальные, при помощи них же проводятся и основные операции с данными.

Запросы

Позволяют обрабатывать данные из таблиц. Запрос может быть выборкой по какому-либо признаку из одной или нескольких таблиц, также при помощи него можно сортировать или фильтровать информацию, анализировать данные, извлекать и предоставлять пользователю в удобном виде. Результатом работы запроса становится временная новая таблица.

Формы

Используются в качестве средства для ввода новой информации в таблицу. Преимуществом форм становится их удобный для пользователя вид — разработчик может использовать макет формы или создать совершенно новую. На этот объект можно поместить кнопки, переключатели и многое другое. В числе прочих особое внимание приковывает к себе кнопочная форма, представляющая собой модифицированный диспетчер задач, составляемый пользователем “под себя”. На нее можно поместить основные функции работы с базой данных — вход, выход, заполнение таблиц, просмотр данных. Обычные формы можно также включить в кнопочную.

Отчеты

Представляют конечный результат работы. Предназначены для последующей печати, потому обладают соответствующим форматированием. Позволяют делать выборки и группировки. Наглядно отражают информацию, заложенную в базе данных.

Технология работы с СУБД Access

Разработка СУБД в Access выполняется при помощи следующих пунктов:

• Определить цель разработки базы данных. Необходимо определить назначение, узнать, в каком направлении двигаться — как предполагают использовать базу данных, какие результаты хотят получить, какие функции должны быть реализованы.

• Определить примерное количество таблиц в базе данных — информацию необходимо систематизировать и “разложить все по полочкам”. Не следует добавлять слишком много полей в одну таблицу: лучше распределить данные на две и связать их. Каждая таблица должна содержать только одну тему.

• Определить все поля и их типы данных в таблицах. Данные в ячейках должны соответствовать типам, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с вычислениями, группировкой и сортировкой.

• Определить соотношения таблицы-поля.

• Обозначить первичные и (при необходимости) вторичные ключи в таблицах.

• Построить схему данных для БД, отражающую связи между таблицами. Максимизировать взаимодействие между данными при помощи этих связей.

• Усовершенствовать структуру, наглядно посмотрев на всю имеющуюся информацию и ее возможную систематизацию.

• Воспользоваться анализом самого Access для очередной проверки.

Создание СУБД в Access возможно двумя способами:

• использовать мастера БД для создания необходимых объектов;

• создать пустую БД, дополняя ее новыми объектами самостоятельно.

MS Access позволяет расширить базу данных уже после ее создания, но основную структуру необходимо продумать заранее: такие вещи, как типы данных, впоследствии, особенно после заполнения таблицы, поменять будет невозможно.

Продуманную схему данных можно реализовать при помощи соответствующей вкладки в СУБД. Каждый из видов связи наглядно показывается в Access. Связи можно видоизменять или даже удалять.