Какие документы нужны для приемки продуктов питания
Рассказываем, как упростить приёмку продуктов на склад, какие документы требовать у поставщика и как легко узнать, если продавец повысил цены, но не предупредил вас.
Сотрудник, ответственный за приёмку и сохранность товаров
Прежде всего вы должны назначить сотрудника, который будет:
отвечать за приёмку товаров,
заносить их в программу,
следить за их сохранностью и списанием (расходованием) на изготовление блюд, напитков и хозяйственные потребности заведения.
Когда нет такого ответственного, могут возникнуть проблемы:
Расхождения между данными в программе и фактическим наличием продуктов и других товаров в заведении.
Хищения среди сотрудников.
В зависимости от масштаба и формата предприятия общественного питания ответственным может быть:
Ответственными могут быть несколько человек. |
Рекомендации:
1. На приёмку товаров лучше ставить сотрудника с опытом. Опытный кладовщик проконтролирует важные нюансы. Например, чтобы тяжёлые коробки не ставили на коробки с мягкими продуктами. Часто грузчики поставщиков не обращают внимание на такие моменты, так как стремятся побыстрее сдать товары на склад.
2. Распределите поставщиков между кладовщиками, если вы назначили ответственными несколько человек. Когда каждый кладовщик будет работать со «своим» поставщиком, он быстро запомнит все нюансы, связанные с приёмкой того или иного товара.
Ещё вариант распределения ответственности: шеф-повар отвечает за продукты, сомелье — за вино и другие напитки, управляющий — за прочие товары (посуду, расходные и рекламные материалы, хозяйственные средства и инвентарь).
Договор о материальной ответственности и доверенность
С ответственным сотрудником вам надо заключить договор о материальной ответственности. Если таких сотрудников несколько, нужно заключить договор с каждым из них. Когда невозможно разграничить ответственность между сотрудниками, составьте договор о коллективной материальной ответственности.
Образец договора о материальной ответственности
Если у вас нет печати для документов, кроме договора вам надо составить доверенность на ответственного сотрудника или сотрудников. Доверенность подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы по приёмке товара, которые привозит поставщик.
Вы можете использовать типовую форму доверенности.
Если ответственный сотрудник увольняется или переходит на другую должность, то проведите инвентаризацию всех товаров, за которые он отвечал по договору.
Договор с поставщиком
С каждым из поставщиков вам надо заключить договор поставки товара (ему посвящены статьи 454–491 и статьи 506–524 ГК РФ). В договоре должны быть отражены условия поставки, в том числе наименование товаров, их количество, цена, другие договорённости с поставщиком. Также можно включить в договор порядок приёмки товаров и проверки их качества.
Также согласуйте с поставщиками график поставок. Для этого определите, как часто вам необходимо закупать те или иные товары. Учитывайте допустимый период хранения скоропортящихся продуктов. Просчитайте наличие денег в обороте, чтобы избежать кассового разрыва (это ситуация, когда надо оплачивать счета, а денег не хватает).
Процедура приёмки товара в 6 шагов
Вы можете настроить процесс приёмки так, как вам удобно.
Рассмотрим, что важно учесть при поступлении товара и как лучше организовать этот процесс по шагам:
Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.
Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:
Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.
Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.
Про список документов, которые должны быть при поступлении товара, читайте дальше.
Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, их соответствие документам.
В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:
Проверить целостность и состояние упаковки, тары.
Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.
Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).
Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).
Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).
Пересчитать или взвесить товар.
Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.
Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.
Если кладовщик обнаружил, что фактическое количество товаров расходится с сопроводительными документами, он должен пересчитать товар ещё раз.
Когда расхождение подтвердилось, кладовщик должен составить акт. Этот же акт составляется, если обнаружен некачественный товар.
Вы можете использовать:
Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных товаров. Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.
Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров. Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.
Акт надо оформить и подписать в двух экземплярах (как минимум) — один для вас, второй — для поставщика.
Если на этой почве возник конфликт с грузчиками или водителем поставщика, кладовщик может сфотографировать позиции, по которым есть претензии. А ещё лучше записывать приёмку товара на видео. Это поможет, когда будете решать вопрос с поставщиком. |
Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.
Если при приёмке кладовщик не выявил расхождений по количеству и качеству товаров, он подписывает сопроводительные документы и ставит на них печать (при её наличии у заведения). Если печати нет, нужна доверенность (про неё мы говорили выше).
Если при приёмке выявлено расхождение, то в сопроводительных документах поставщика (товарных накладных) надо вручную зачеркнуть неверное количество товара и подписать его фактическое количество, которое принимает кладовщик. Эти исправления заверяются подписями кладовщика и представителя поставщика.
Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.
После этого кладовщик должен внести данные о поступивших товарах в программу — создать приходную накладную (подробнее об этом расскажем дальше).
Шаг 6. Размещение товара в места, которые предусмотрены для их хранения.
| Рекомендация. Сделайте чек-лист для сотрудников и повесьте его там, где происходит приёмка товара. Это поможем сотрудникам принимать товар быстрее и без ошибок. |
Мы подготовили образец чек-листа по приёмке товара. Сохраните его копию и адаптируйте под себя.
Список документов при приёмке товара
Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.
Бухгалтерские документы на передачу товаров:
Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.
Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.
Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.
| Накладные или УПД подтверждают, что поставщик передал вам товары, а вы их приняли. Этот факт удостоверяют подписи на накладной или УПД — со стороны поставщика и ответственного за приёмку сотрудника заведения. |
Документы на продукты:
Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.
Рыба — только ветеринарное свидетельство.
Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.
Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.
ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.
Удостоверение качества.
Ветеринарные свидетельства приходят в электронном виде в программе «Меркурий».
Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации
Рассмотрим, как внести данные о поступивших товарах в систему Quick Resto:
1. Зайдите в раздел Склад → Приходные накладные.
2. Создайте новый документ «Приходная накладная».
3. Укажите дату получения товара.
Если кладовщик не успел внести товары в систему сразу после приёмки, их можно оприходовать задним числом. После этого Quick Resto автоматически пересчитает все продажи, остатки на складе и выведет актуальные значения на нужную дату.
4. Выберите поставщика или добавьте нового.
5. В самой накладной выберите из списка или введите новый товар, укажите его стоимость за одну единицу и количество.
Общую сумму по каждому товару и сумму всей поставки система рассчитает сама. И наоборот: если поставщик в накладной указал только количество товара и общую сумму — в этом случае Quick Resto рассчитает стоимость одной единицы товара.
6. Укажите стоимость доставки в накладной. Quick Resto позволяет сразу отражать расходы на доставку и не создавать отдельные документы по ним. Стоимость доставки можно указать как расходную статью в финансовом модуле, но тогда она не будет относиться к конкретной поставке.
7. Сохраните приходную накладную.
Узнайте, как автоматизировать приёмку товаров на склад. Запишитесь на бесплатную консультацию:
Заносите все поступающие товары в Quick Resto сразу после приёмки. Так в любой момент вы будете видеть актуальные остатки товаров на складе. Также Quick Resto следит за количеством товаров на складе и отправит письмо вам на почту, когда тот или иной продукт заканчивается. |
Смотрите подробную видеоинструкцию, как завести продукты и приходную накладную в Quick Resto:
Как Quick Resto помогает следить за ценами поставщиков и получать другую аналитику
При занесении накладной Quick Resto сигнализирует о повышении или понижении стоимости товара. Система выделяет цену товара в накладной цветом. Красный цвет означает, что стоимость товара увеличилась по сравнению с предыдущим приходом, зелёный — стоимость уменьшилась.
В генераторе отчётов вы можете построить отчёт по поставщикам и оценить, как меняется цена товара, с каким поставщиком чаще работаете и т.д.
По приходным накладным Quick Resto рассчитает себестоимость блюд. На основании этих данных вы сможете определить маржинальность и фудкост.
Благодарим за помощь в подготовке статьи:
Павла Худякова, консультанта по работе Quick Resto
Лейлю Хасаншину, руководителя и основателя бухгалтерской компании ООО «Хелп»
Марину Утешеву, финансового директора «Сити Паб Групп»
Документы, необходимые для реализации пищевой продукции в торговой сети и общественном питании
В связи с поступающими многочисленными запросами относительно документов, необходимых в настоящее время для реализации в торговой сети и общественном питании пищевой продукции, сообщаем следующее.
С 1 июля 2013 годана территории Таможенного союза действует Технический регламент Таможенного союза ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции» (далее — ТР ТС 021/2011), утвержденный решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011.
С 15 февраля 2015 года вся пищевая продукция, за исключением рыбы и рыбной продукции, выпущенная в обращение на территории Таможенного союза (Россия, Белоруссия, Казахстан), подлежит обязательному подтверждению соответствия в порядке, установленном ТР ТС 021/2011.
Согласно требованиям ТР ТС 021/2011, основной формой подтверждения соответствия пищевой продукции является обязательное декларирование её соответствия законодательству Таможенного союза с оформлением и регистрацией декларации о соответствии техническому регламенту Таможенного союза ()— документа, в котором подтверждается соблюдение обязательных требований безопасности к продукции и её соответствие требованиям Таможенного союза.
Согласно статье 23 ТР ТС 021/2011: «Декларированию соответствия подлежит выпускаемая в обращение на таможенной территории Таможенного союза пищевая продукция, за исключением:
1) непереработанной пищевой продукции животного происхождения (подлежит ветеринарно-санитарной экспертизе с оформлением ветеринарного свидетельства (справки);
2) специализированной и новой пищевой продукции (подлежит государственной регистрации с оформлением свидетельства о государственной регистрации);
3) уксуса (не подлежит ни одной из форм оценки (подтверждения) соответствия)».
Декларация о соответствии Таможенного союза принимается (оформляется) самим производителем или поставщиком продукции и передается для регистрации в аккредитованный орган по сертификации.
Заявителем (декларантом) при декларировании соответствия требованиям Технических Регламентов Таможенного союза может быть только организация, зарегистрированная на территории Таможенного союза.
Декларирование соответствия пищевой продукции требованиям ТР ТС 021/2011 и (или) технических регламентов Таможенного союза на отдельные виды пищевой продукции осуществляется путем принятия по выбору заявителя декларации о соответствии на основании собственных доказательств и (или) доказательств, полученных с участием третьей стороны.
Декларирование соответствия пищевой продукции осуществляется по одной из схем декларирования, установленных ТР ТС 021/2011, по выбору заявителя пищевой продукции. Процедура декларирования соответствия по ТР ТС включает несколько этапов: подготовка и сбор полного пакета документов для предоставления в регистрирующий орган, оформление и принятие декларации, регистрация декларации в Едином реестре зарегистрированных деклараций Таможенного союза.
Продажа товаров без декларации о соответствии техническому регламенту Таможенного союза в тех случаях, когда продукция попадает под декларирование по требованиям технических регламентов Таможенного союза, запрещена, подлежит принудительному отзыву с рынка и наказывается штрафом.
Ветеринарно-санитарной экспертизе подлежит непереработанная пищевая продукция животного происхождения, которая при выходе в обращение сопровождается документом, содержащим сведения, подтверждающие безопасность (статья 30 ТР ТС 021/2011).
В силу статьи 4 ТР ТС 021/2011, непереработанная пищевая продукция животного происхождения – не прошедшие переработку (обработку) туши (тушки) продуктивных животных всех видов, их части (включая кровь и субпродукты), молоко сырое, сырое обезжиренное молоко, сливки сырые, продукция пчеловодства, яйца и яйцепродукция, улов водных биологических ресурсов, продукция аквакультуры. Техническим регламентом Таможенного союза ТР ТС 034/2013 «О безопасности мяса и мясной продукции» уточняется перечень продукции, подлежащей ветеринарно-санитарной экспертизе: продукты убоя – непереработанная пищевая продукция животного происхождения, полученная в результате убоя в промышленных условиях продуктивных животных и используемая для дальнейшей переработки (обработки) и (или) реализации, включая мясо, субпродукты, жир-сырец, кровь, кость, мясо механической обвалки (дообвалки), коллагенсодержащее и кишечное сырье.
Проведение ветеринарно-санитарной экспертизы и оформление ее результатов осуществляется в соответствии с законодательством государства-члена Таможенного союза, а также Соглашением Таможенного союза по ветеринарно-санитарным мерам.
Подтверждение соответствия рыбы и рыбной продукции на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 01.12.2009г. № 982 «Об утверждения единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии» осуществляется в форме принятия декларации о соответствии.
Помимо документов, подтверждающих соответствие пищевой продукции требованиям технических регламентов Таможенного союза, пищевая продукция, находящаяся в обращении, в том числе продовольственное (пищевое) сырье, должна сопровождаться товаросопроводительной документацией, обеспечивающей прослеживаемость данной продукции (статья 5 ТР ТС 021/2011). Прослеживаемость пищевой продукции – возможность документарно (на бумажных и (или) электронных носителях) установить изготовителя и последующих собственников находящейся в обращении пищевой продукции, кроме конечного потребителя, а также место происхождения (производства, изготовления) пищевой продукции и (или) продовольственного (пищевого) сырья (статья 4 ТС 021/2011).
Таким образом, в законном обороте может находиться пищевая продукция в сопровождении следующих документов:
1) декларация соответствия требованиям Технического регламента Таможенного союза;
2) декларация о соответствии (рыба и рыбная продукция);
3) ветеринарное свидетельство (ветеринарная справка) (непереработанная пищевая продукция животного происхождения);
4) свидетельство о государственной регистрации (новая и специализированная пищевая продукция);
5) товаросопроводительная документация, обеспечивающая прослеживаемость пищевой продукции (все пищевые продукты).