Какие документы должны быть в магазине продуктов ип при проверке

Какой список документов у ИП в магазине должен быть в наличии, чтобы такая деятельность считалась абсолютно законной? Наверное, каждый знает только об обязательном наличии сертификатов качества на некоторые из групп товаров (к примеру, продукты питания), а также книги отзывов и предложений (многим известна как «книга жалоб»). Но это далеко не весь список документации, которой должен оперировать индивидуальный предприниматель или сотрудники его магазина. Какие же документы у них должны быть всегда «при себе»?

Список, установленный законодательными нормами

Опираясь на постановление правительства 1998 года касательно ведения деятельности по продаже различных групп товаров, в магазине всегда должны присутствовать следующие документы:

• типографическая версия законов о защите прав потребителя (как правило, крепится на специальный стенд или же находится у администратора);
• копии имеющихся лицензий (нужно заметить, что по требованию гражданина предприниматель обязан показывать именно копии, тогда как оригиналы – только контрольным органам);
• свидетельство о прохождении государственной регистрации, что подтверждает лицо владельца – индивидуального предпринимателя;
• заключение Роспотребнадзора (многие ошибочно до сих пор называют его «заключением санэпидемстанции», что является не совсем правильной терминологией);
• книга жалоб (пронумерованная, прошитая, заверенная печатями);
• заверенный эвакуационный план (составляется ответственным лицом, заверяется службой спасателей);
• документально заверенный юридический адрес предприятия;
• социальная информация, касательно продажи алкогольных напитков и табачной продукции;
• сертификаты качества на каждое наименование (если товар подпадает под такую категорию);
• каждый из работников обязан иметь санитарную книгу, что является подтверждением прохождения медицинской комиссии;
• бухгалтерский отчет;
• расчетная юриспруденция (если расчет ведется наличными или через платежные терминалы при помощи банковских карточек).

Если в магазине установлены кассы, то для каждой из них необходимо техническое заключение. Это документ, который подтверждает, что оборудование может использоваться для ведения наличного учета и отвечает требованиям, установленным Госдумой.

Магазины-исключения

Определенные субъекты РФ, которые занимаются торговлей, обязаны иметь в наличии и некоторые другие документы. В них, например, указано разрешение на продажу некоторых специализированных товаров, по типу огнестрельного оружия. Торговлей таковым товаром разрешается заниматься только аттестованным предпринимателям, при этом на каждую единицу оружия нужно иметь сертификат производителя. А на каждую проданную – заявление из правоохранительных органов. Только после предоставления такового покупатель имеет право на покупку огнестрельного или колющего оружия.

Схожие правила действуют и в отношении аптек. Например, они не могут свободно продавать медицинские препараты, содержащие в своем составе наркотические вещества. Более того, в отношении индивидуального предпринимателя указываются еще и иные требования, например, наличие базового медицинского образования. В помещении, где ведется торговля, обязательно должна быть копия подтверждающего документа.

Работа как с оптовой, так и с розничной продажей

В отдельную категорию следует вынести те магазины, которые занимаются обслуживанием как индивидуальных, так и корпоративных клиентов. Нужно заметить, что ИП не имеют возможности вести деятельность с ОАО или ООО. Для последнего потребуется регистрироваться в качестве ЧП. А вот обслуживать как индивидуальных клиентов – физических лиц, так и другие индивидуальные предприятия – без проблем. Вот только в последнем случае подразумевается, что расчет будет вестись через банковский счет, а не через установленную кассу. В этом случае документы, которые имеются в магазине, должны включать расчетные идентификаторы по каждому корпоративному клиенту. И да, такая отчетность ведется отдельно от основной, хоть и попадает под одну декларацию (в сумме).

Какие документы должны находиться в магазине ИП, если коммерческая площадь соединена с территорией, которая числится в качестве склада? Нужно иметь заверенный сертификат от пожарной службы о том, что нормы строительства не были нарушены. Это касается и тех случаев, когда жилая площадь перестраивается под коммерческую. К таким помещениям выдвигаются несколько иные технические требования, и контрольные службы имеют полное право в любую минуту запросить документы, подтверждающие соответствие всем нормам. То есть они должны быть в магазине.

Уголок потребителя

В каждом магазине обязательно должен быть оборудован специализированный уголок потребителя. Это, к примеру, небольшой стенд, где будет размещаться вся интересующая покупателя информация о магазине. Здесь же он сможет узнать, кто является владельцем, просмотреть книгу жалоб и предложений или дату выдачи регистрационных документов. Если так называемого уголка нет, то покупатель может потребовать предоставление всей интересующей документации у продавца. Отказ в выполнении требования, а также уклонение от демонстрации документов – это административное правонарушение, которое наказывается штрафом в 2-4 тысячи рублей.

Какие документы должны быть в магазине ИП в открытом доступе? Производственная программа, график проведения санитарного контроля, договор на проведение работ по устранению насекомых, санитарный паспорт объекта, который используется для ведения деятельности.

Если в магазине установлены контрольные весы, то рядом с ними обязательно должна быть папка с документами, где есть техническое заверение прохождения контрольной экспертизы (ККМ).

Или же свидетельство о проведении ремонта, если ранее весы выходили из строя.

Как известно, каждый магазин обязан определенные категории граждан обслуживать вне очереди. На кассах обязательно делается отметка по этому поводу. То есть крепится объявление, на котором стоит печать или подпись администратора.

Договор аренды, нормативные акты по продаже определенных категорий товаров в открытом доступе удерживать необязательно. Такие документы предоставляются только по требованию покупателя или лица, выполняющего проверку магазина согласно установленным законодательным нормам Российской Федерации (в последнем случае обязательно выдается акт проведения проверки с заключением и указанной четкой целью).

При организации бизнес-деятельности ИП и юрлица должны помнить, что проверки магазина являются обычным делом. Такая функция возлагается на Роспотребнадзор, МЧС, полицию, Роскомнадзор и ряд других органов. Особенности контроля установлены на законодательному уровне, поэтому предприниматель должен быть готов к гостям и знать, как вести себя в таких ситуациях. Ниже рассмотрим правовые особенности и последствия таких выездов для представителей бизнеса в России.

Где узнать о запланированной проверке

Сведения о визите проверяющих органов в магазине можно получить на онлайн-сайте Генпрокуратуры. Необходимо перейти в раздел проверок малого бизнеса и указать данные торговой точки (название, ОГРН, код плательщика). Альтернативный вариант — проверка сведений по наименованию контролирующей структуры.

Что делать во время проверки

Во избежание проблем важно проверить деятельность на факт соблюдение законодательства. Отдельное внимание уделите документам на соответствие требованиям законов РФ.

Возможны ситуации, когда проверка назначается по ошибке.

В таком случае хозяин торговой точки оформляет заявление и передает его в уполномоченный орган. Документ оформляется с учетом требований ПП РФ №1268 от 26 ноября 2015 года.

Вместе с заявлением передается дополнительный пакет бумаг:

• выписка из реестра держателей акций (для АО)
• копия отчетности или учетная книга (для ИП)
• данные о количестве сотрудников.

Уполномоченный орган рассматривает обращение и принимает решение об отмене проверки (если она назначена ошибочно).

На рассмотрение выделяется до 10 суток с момента передачи всех бумаг.

Если работа уже ведется, она приостанавливается на период изучения обращения предпринимателя.

Если проверка проходит по плану, а контролирующие органы уже находятся в магазине, запросите документы, подтверждающие личность и актуальность мероприятия. Для надежности стоит зафиксировать работу уполномоченных органов на фото, видео или звуковую аппаратуру. Такие действия помогут отстоять права в случае выявления нарушений со стороны уполномоченного органа. Параллельно нужно письменно зафиксировать все действия проверяющей структуры.

Особые указания

Если во время проверки требуется передача бумаг, последние отдаются только с оформлением описи. В ней прописывается:

• название
• число
• тип бумаги (подлинник, копия).

Оформление такого перечня помогает доказать факт наличия документации (в случае ее утери).

Если уполномоченный орган требует оригинал, необходимо снять копию и попросить инспектора удостоверить бумагу. Передача документации, содержащей государственную тайну, происходит только по решению судебного органа.

Перед подписанием протокола важно изучить его содержание и убедиться, что информация отражена без ошибок. При выявлении несоответствий можно сделать соответствующую приписку о намерении подать претензию в вышестоящие органы. При подаче жалобы к ней прикладываются бумаги, подтверждающие факт нарушений при проверке магазина.

Если о посещении инспектора известно заранее, лучше связаться с юристом. Он поможет защититься от своеволия проверяющих, избежать передачи «лишних» бумаг и затягивания проверки. Кроме того, присутствие юриста придает уверенности предпринимателю в процессе общения.

Виды проверок магазина

Проверки условно делятся на две категории — плановая и внеплановая. Обе они бывают выездными и документальными. Рассмотрим их особенности:

1. Плановая — вид проверки, которая проводится с учетом запланированного графика. В качестве объекта контроля выступает юрлицо или ИП. Во время посещения контролируется следование требованиям законодательства и соответствие данных в документах. Включение в план возможно после регистрации ИП или юрлица в госоргане и передачи информации о выполнении определенных видов деятельности. Периодичность таких проверок раз в три года.
2. Внеплановая — контроль магазина, который проводится при получении жалобы от других лиц, появления угрозы здоровью или жизни, нарушении норм безопасности. Внеплановый выезд возможен для проверки исполнения предписаний, установленных для ИП или юридического лица во время планового выезда.

Упомянутые проверки также делятся на две категории:

1. Документарная. Проводится по специальной программе, составленной руководством ФНС. Владелец магазина не должен помогать инспектору находить ошибки, но и препятствовать выполнению служебных обязанностей нельзя. В программу входит контроль бухучета, правильность указания данных о себестоимости товара (услуг), вычисление налога на прибыль и его правильность. На проверку дается до месяца с возможностью продления по указанию руководства ФНС. Как правило, в документарную проверку магазина входит сверка информации, а также правильность и законность ее внесения.
2. Выездной контроль. Минус в том, что такая работа проводится непосредственно в магазине. Следовательно, инспектор контролирует не только бумаги, но и распорядок работы, поведение персонала и другие аспекты деятельности. Предприниматель может отказаться от выездной проверки, указав на отсутствие подходящего помещения. В таком случае инспектор может выехать на место, чтобы убедиться в этом факте своими глазами.

Вне зависимости от типа контроля работник магазина должен быть готов к приезду уполномоченных органов.

Проверяющие органы: обзор вариантов

Как отмечалось в начале статьи, проверка магазина доступна многим органам. Рассмотрим особенности для каждого из вариантов.

Роспотребнадзор

Во время выезда на объект представители этого органа проверяют все нюансы деятельности магазина. Внимание уделяется следующим моментам:

• вывеска на магазине
• присутствие ценников
• оформление уголка покупателей
• договор с фирмой, занимающейся вывозом мусора
• арендное соглашение на офис
• журнал контроля сантехнического состояния
• лицензии на работу и т. д.

В зависимости от вида деятельности магазина может проверяться качество товара, наличие медицинской книжки, выполнение работниками правил торгов. Изучается документация на предлагаемую продукцию. После проверки оформляется акт (2 экз.). В документе прописываются выявленные отклонения от требований законодательства. Также указываются следующие данные:

• дата и время оформления
• название проверяющей структуры
• данные документа, на основании которых ведется проверка
• название проверяемого лица
• информация о проверяющем
• результаты
• данные об ознакомлении
• подписи.

Чаще всего владелец магазина наказывается за отклонение от санитарных и технических норм, неправильное хранение продуктов питания, ошибки при составлении ценников или во время маркировки товара. За все нарушения предусмотрены штрафные санкции, которые отличаются в зависимости от вида нарушения и типа объекта (ИП, юрлицо). К примеру, за отклонение от требований санитарно-гигиенических норм ИП ждет штраф 500-1000 рублей, а юридическое лицо — 10-20 тысяч рулей или прекращение деятельности на период до 30 месяцев. Размер штрафа за некоторые нарушения может достигать 0,5 миллиона рублей.

ФНС

Еще одним проверяющим органом, который часто наведывается в магазин, является налоговая инспекция. Он проводит два типа проверки:

1. Камеральная. Ее особенность состоит в проведении работы на территории ФНС. Суть заключается в изучении отчетов, предоставленных владельцем магазина. Сначала проверяется факт сдачи отчетности, наличие необходимых сведений, корректность перечислений. При выявлении нарушений выделяется время на устранение возникших замечаний. Если владелец магазина не исполняет предписание в установленные сроки, его ожидает штраф.
2. Выездная. Как отмечалось, работа проводится в магазине с возможностью переноса проверки в отделение ФНС. На выполнение таких мероприятий выделяется до 60 дней, но при необходимости сроки работы продлеваются. По окончании мероприятий формируется акт с отражением замечаний и сроками на их исправление.

Работники ФНС вправе организовать внеплановую проверку при выявлении следующих замечаний:

• низкий размер выплат, если сравнивать со средними параметрами для такой деятельности
• выявление грубых нарушений, помарок или неточностей при создании налоговой базы
• данные по расходам и прибыли сильно расходятся
• имеются подозрения на указание неправдивой информации в отчетности
• игнорирование вопросов, отправленных работниками ФНС
• несоответствие информации, указанной в налоговых отчетах и документах, находящихся в магазине
• прочие нарушения.

Во время проверок владелец магазина должен передать работнику ФНС необходимые документы. В свою очередь, инспектор обязан предъявить служебное удостоверение и решение о проведении работ. Если руководитель магазина препятствует работе проверяющего, оформляется акт с описанием подобной ситуации.

Полезные советы

Чтобы избежать трудностей, следуйте простым советам:

• пригласите юриста
• проверьте удостоверение у инспектора
• не препятствуйте ходу проверки
• передавайте документы лично или заказным письмом
• проинформируйте ФНС о возможной задержке в передаче бумаг
• лично изучите протокол выемки

В процессе проверки важно быть спокойным и рассматривать взаимодействие с проверяющим, как общение с партнером по бизнесу. Обеспечьте комфорт проверяющему, фиксируйте его действия и передавайте бумаги с учетом описи. За нарушение требований ФНС владельца магазина ждет штраф. К примеру, за отклонение от правил передачи отчета стягивается штраф 200 рублей за каждую декларацию. Игнорирование передачи каких-либо бумаг влечет за собой финансовое наказание размером 50-200 тысяч рублей. При отклонении от правил учета с человека стягивается 10 т. р. и т. д.

Пожарная служба

При появлении в магазине пожарных нужно быть готовым к проверке. Задача инспекторов в том, чтобы убедиться в безопасности объекта для окружающих людей и работников заведения. Специалист изучает все нюансы, касающиеся его деятельности — соблюдение требование ПБ, наличие выходов для эвакуации, отсутствие преград для перемещения через них, план эвакуации и т. д.

Для успешного прохождения проверки хозяину магазина нужно подготовить пакет бумаг, в который входит:

1. Приказы — о назначении ответственного субъекта, определении эвакуационных выходов, запрете курения в не предназначенных для этого местах.
2. Инструкции — о мероприятиях случае возгорания и мерах ПБ.
3. Справки — об обучении ответственного лица правилам ПБ и сотрудников по мерам безопасности.

Также потребуется проект сигнализации, журнал с записями об инструктаже и соглашение с обслуживающей фирмой.

По завершении работ оформляется акт, где фиксируются сведения о проверяющем, итоги проверки, нарушения, объяснения ответственных лиц и пометка об ознакомлении. Также прикрепляются протоколы. Ответственность владельца магазина зависит от степени нарушения и может составлять от 3 до 200 тысяч рублей. При незначительных отклонениях инспектор выносит предупреждение.

Какие еще возможны проверки

Кроме упомянутых выше органов, к проверке магазина может привлекаться ряд других структур. Выделим основные:

1. УЭБ и ПКТУ МВД. Они проверяют магазин на факт нарушения законодательства с целью выявления преступной деятельности. Основанием может стать донос партнеров, жалобы покупателей, подозрения уполномоченных органов. Проверка происходит неожиданно и без предупреждения. Во время посещения магазина проходит осмотр объекта, опрос, контроль отправленной почты, прослушка звонков и т. д. Работники службы вправе изымать любые документы.
2. Участковый. Этот представитель правопорядка может зайти в магазин в любой момент при наличии подозрений на нарушение закона. Руководителю торговой точки нельзя препятствовать проверке. При выявлении нарушений составляется протокол и накладывается штраф от 500 рублей и выше. Распространенные нарушения — работа без регистрации или лицензии, нарушение правил торгов и т. д.
3. Прокуратура. При наличии жалоб со стороны покупателей в магазин могут наведаться работники Прокуратуры. Их задача подтвердить или опровергнуть факт нарушения. Во время проверки проводится осмотр помещений и документов, назначается ревизия. При выявлении отклонений от требований закона владелец магазина получает предупреждение или требование об их устранении. Прокурорские работники вправе подать в суд.
4. Трудовая инспекция. Представители этого органа будут проверять, соблюдает ли владелец торговой точки права своих сотрудников и своевременно ли платит зарплату. Во время проверки изучаются договора с работниками, график смен, табель учетного времени, таблица отпусков, медкнижки и другие бумаги. За нарушения в процессе проверки ожидает штраф от 300-500 рублей и более в зависимости от степени вины.
5. Госторгинспекция. Этот орган проверяет торговую точку на факт соблюдения правил торгов, применения ценовой политики и качества продукции. При себе у инспектора должно быть удостоверение и документ, являющийся основанием для проверки. Иногда проводятся контрольные закупки. Размер штрафа зависит от нарушения и составляет от 1 до 200 МРОТ. Распространенные нарушения — продажа товара без лицензии, отклонение от правил торговли, отсутствие маркировки на товарах и т. д.

Также в магазин могут заглянуть представители местных органов власти (ФЗ №131).

Итоги

Владельцам магазинов приходится терпеть много проверок, но при соблюдении законодательства и правильном ведении документации их не стоит бояться. Чтобы избежать трудностей в будущем, можно взять на работу юриста или пользоваться услугами сторонних компаний.

Консультация адвоката по проверке магазина

Как узнать о запланированной проверке и обезопасить себя во время её проведения? Как решить проблемы, возникшие после ее проведения? Ответить на Ваши вопросы может наш консультант. Заполните форму ниже и наш юрист свяжется с Вами для консультации!

Загрузка…