Какие данные могут содержаться в ячейках электронной таблицы

“Формат ячеек” и “тип данных” – определения, которые довольно часто путают пользователи Эксель. Несмотря на то, что эти понятия взаимосвязаны, они, все же, разные. В этой статье мы разберемся, что означает “тип данных”, и какие разновидности существуют.

Определение

Тип данных – это определенная характеристика содержимого в таблице Excel, благодаря которой программа идентифицирует информацию и понимает, каким образом ее следует обрабатывать и отображать.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Давайте подробнее разберем все перечисленные выше типы данных.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Дата и время

В данном случае тип данных и формат ячеек полностью совпадают. С помощью этих значений можно, соответственно, производить вычисления и работать с датами и временем. Стоит отметить, что программа видит сутки как число 1.

Например, время 08:30 будет восприниматься как число 0,35 (проверить это можно, переведя формат ячеек в “числовой”), в то время, как в ячейке и строке формул оно будет отображаться в привычном для нас виде.

Для формата ячеек “Время” можно выбрать следующие основные типы отображения:

• чч:мм:сс;
• чч:мм;
• чч:мм AM/PM;
• чч:мм:сс AM/PM и т.д.

Для формата ячеек “Дата” также предусмотрены различные варианты отображения данных:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ГГГГ-ММ-ДД;
• ДД-ММ;
• ДД-ММ-ГГ и т.д.

Также, у пользователя есть возможность выбрать вариант с одновременным отображением даты и времени.

Примечание: Эксель в виде дат может отображать данные только с 01.01.1990. Причем, в то время, как мы видим дату в привычном для нас виде, сама программа хранит ее в своей памяти и обрабатывает в виде числа. Например, дате 01.01.2019 соответствует число 43466. Это легко проверить, сменив формат ячейки с “даты” на “числовой”.

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

• #ДЕЛ/О! – результат деления на число ;
• #Н/Д – введены недопустимые данные;
• #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
• #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
• #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
• #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
• #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Логические данные

Логические значения “ИСТИНА” и “ЛОЖЬ” используются для того, чтобы при обработке содержимого ячеек вывести определенные результаты или выполнить какие-то действия в зависимости от того, выполнено ли заданное условие (ИСТИНА) или нет (ЛОЖЬ).

Формулы

Этот тип данных принципиально отличается от рассмотренных выше, так как значение результата меняется в зависимости от изменения других значений, на которые оно ссылается. Благодаря формулам выполняются различные расчеты: математические, финансовые и т.д.

Формула будет отображаться в соответствующе строке формул, а результат по ней – в содержащей ее ячейке.

Чтобы Excel “видел” выражение как формулу, обязательно нужно в самом начале поставить знак “равно”.

В формулах используются как конкретные числа, так и ссылки – относительные и абсолютные.

Подробнее об этом читайте в нашей статье – “Ссылки в Excel: абсолютные, относительные, смешанные”.

Многие формулы реализованы в виде функций – стандартный набор аргументов и алгоритм их обработки для выдачи финального результата.

Формулу функции можно сразу вводить в нужную ячейку после знака “равно”, если вы знаете, как правильно все оформить. Либо можно воспользоваться предусмотренным для этого Мастером функций, в котором можно найти все внедренные в программу операторы. Для удобства они разделены на категории.

Чтобы попасть в окно Мастера функций, сначала выбираем нужную ячейку, затем щелкаем по кнопке “Вставка функции” рядом со строкой формул. Затем находим нужный оператор и жмем кнопку OK.

Далее корректно заполняем аргументы функции и нажимаем кнопку OK для получения результата в выбранной ячейке.

Заключение

Таким образом, в Эксель выделяются 2 основные группы типов данных: константы и формулы. Причем первая включает в себя подтипы, каждый из которых имеет свое назначение. Умение правильно определять, настраивать и работать со всеми доступными типа данными, в том числе, комбинировать их, позволят максимально эффективно и корректно выполнять поставленные задачи.

Термин электронная таблица относится к программам, данные в которых организованы в виде таблиц. Электронные таблицы:

• хранят данные;
• производят вычисления на основании вводимых формул;
• могут представлять данные в графической форме в виде диаграмм и графиков.

Мы будем изучать электронную таблицу Exсel. Файлы, с которыми работает электронная таблица, называются книгами и имеют расширение «.xls». Книга, в свою очередь, состоит из листов, а листы из ячеек.

Данные в электронных таблицах находятся в ячейках. Каждый лист содержит 256 столбцов и 16384 строки, на пересечении которых и находятся ячейки. Таким образом, на листе располагается более 4 миллионов ячеек. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита слева направо, а строки нумеруются числами сверху вниз.

Ячейка, которая выделена жирной рамкой, является активной. Сделать ячейку активной можно щелчком мыши по ней или с помощью клавиш перемещения курсора.

Каждая ячейка имеет свой адрес, который в общем случае состоит из имени книги (заключенного в квадратные скобки), названия листа, после которого ставится восклицательный знак, имени столбца и номера строки. Например, если книга называется «Доход», а речь идет о ячейке на листе с именем «Ноябрь» и находящейся на пересечении столбца DF и строки с номером 18, то её адрес: [Доход]Ноябрь!DF18. Это полный адрес ячейки, по которому к ней можно обратиться даже из другой книги. Если к ячейке обращаются из той же книги, то достаточно будет указать адрес в виде Ноябрь!DF18, ну а внутри листа «Ноябрь» достаточно указать адрес в виде DF18.

Окно программы Excel содержит строку меню, а также может содержать панели инструментов, строку формул и строку состояния. Наличие или отсутствие их на экране можно установить через меню «Вид/Панели инструментов», а также «Вид/Строка формул», «Вид/Строка состояния».

Очень важным элементом является строка формул, состоящая из трех частей. В левой части строки формул отображается или адрес активной ячейки или список встроенных функций. Правее адреса могут быть три кнопки: кнопка с крестиком, кнопка с галочкой и кнопка со знаком равенства. За этими тремя кнопками расположено поле, где отображается содержимое активной ячейки. В этом же поле происходит редактирование содержимого активной ячейки. Т.е. для того чтобы изменить содержимое какой-либо ячейки, надо сделать ее активной, а затем щелкнуть мышкой в строке формул в том месте, где отображается содержимое ячейки.

Чтобы добавить новый лист, переместить лист в новую позицию, скопировать содержимое всего листа, переименовать лист или удалить лист – надо подвести указатель мыши к ярлыку листа и щелкнуть правой кнопкой. Появится контекстное меню, из которого необходимо выбрать требуемую операцию.

Заполнение ячеек и редактирование их содержимого

Данные в ячейки вводятся с клавиатуры. Самой распространенной ошибкой при вводе данных является незавершённый ввод. Чтобы завершить ввод необходимо после ввода данных либо нажать на клавишу Enter, либо щелкнуть по кнопке с галочкой в строке формул, либо щелкнуть мышкой на другой ячейке, либо нажать специальное сочетание клавиш, либо нажать на одну из четырех клавиш перемещения курсора на клавиатуре (что не всегда работает, а вернее, не работает при редактировании содержимого ячейки).

Иногда ширины или высоты ячейки недостаточно, чтобы отобразить в ней все данные. В этом случае необходимо изменить размеры ячейки. Так как ячейки на листе взаимосвязаны, то изменить можно только одновременно ширину всех ячеек, находящихся в данном столбце, или высоту всех ячеек, находящихся в данной строке. Чтобы изменить размер ячейки по ширине необходимо подвести указатель мыши к имени столбца, в котором находится данная ячейка, и двигая мышкой направо вдоль строки с именами столбцов, подвести указатель к границе, разделяющей два столбца. Когда указатель примет вид двунаправленной перечеркнутой стрелки, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, передвинуть границу в новое положение.

Аналогично можно изменить высоту ячеек, расположенных в какой-либо строке. Для этого надо подвести указатель мыши в столбец с номерами строк.

Если в ячейке отображается только #####, то это значит, что ширины ячейки недостаточно для отображения данных и необходимо увеличить ширину описанным выше способом.

Ячейки могут содержать либо данные, либо формулы. Данные вводятся с помощью клавиатуры или выбором из предлагаемого списка. Вводимые данные появляются в активной ячейке. Важно помнить, что то, что видно в самой ячейке на листе может не совпадать с тем, что действительно в ней содержится. В частности, в ячейке, содержащей формулу, на листе отображается результат вычисления по формуле, а сама формула видна только в строке формул.

Вид содержимого ячейки существенно зависит от установленного для данной ячейки формата. Формат ячейки устанавливается через меню «Формат/Ячейки».

Ячейка может содержать следующие типы данных:

• Числа;
• Текст;
• Дата или время.

Ввод чисел

Числа вводятся так как они выглядят. Разделителем десятичных разрядов служит запятая. Перед отрицательным числом вводится знак минус.

Символ «Е» или «е» используется для представления чисел в так называемой экспоненциальной форме. Например, число 1500000 в экспоненциальной форме может выглядеть так 1,5Е+06, что означает всего лишь . А число 0,0015 в экспоненциальной форме выглядит так 1,5Е-03.

В ячейке могут отображаться не все десятичные знаки после запятой. Количество отображаемых десятичных знаков можно изменить кнопками в панели «Форматирование».

Если при вводе чисел происходит что-то не так, значит надо посмотреть какой формат присвоен данной ячейке и изменить его на числовой или общий или на тот, который требуется через меню «Формат/Ячейки».

Ввод текста

Текст просто набирается на клавиатуре.

Чтобы текст в ячейке располагался в несколько строк необходимо через меню «Формат/Ячейки» на вкладке «Выравнивание» установить галочку у пункта «Переносить по словам». Чтобы принудительно начать новую строку необходимо нажать на ALT+ENTER.

Там же, на вкладке «Выравнивание» можно установить и направление текстовых строк (горизонтальное, вертикальное или под произвольным углом).

Ввод дат и времени суток

При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96.

При вводе времени разделителем является двоеточие, например, 9:05.

Ввод формул

Все вычисления в Microsoft Excel производятся на основании формул. Запись формулы в ячейку начинается с набора знака равенства. В ячейке, содержащей формулу, будет виден результат вычисления по данной формуле! Сама же формула будет видна только в строке формул!

Формулы могут содержать:

• числовые данные;
• адреса ячеек;
• знаки математических операций;
• имена встроенных функций.

К допустимым знакам математических операций относятся: — (вычитание), + (суммирование), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень), () (скобки), > (больше), < (меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно).

Например, пусть в ячейку С1 введена следующая формула:

=5*А3-В12

Тогда в ячейке С1 будет виден результат вычисления, полученного умножением 5 на содержимое ячейки А3 и последующего вычитания содержимого ячейки В12.

Excel содержит множество различных встроенных функций для работы с числами, текстом, массивами ячеек.

Встроенная функция состоит из имени функции и круглых скобок, в которых указаны аргументы функции. Если функция имеет несколько аргументов, то они отделяются один от другого точкой с запятой. Назначение функции состоит в том, чтобы произвести соответствующие вычисления над аргументами функции и результат вычисления подставить в формулу вместо своего имени. Например, пусть в ячейке С1 введена следующая формула:

=5*СУММ(А1;А2;В3)

Тогда результат вычисления будет получен следующим образом: сначала функция СУММ() просуммирует содержимое ячеек А1, А2, В3 и подставит в формулу значение этой суммы вместо своего имени, т.е. вместо СУММ(А1;А2;В3), затем произойдет умножение 5 на эту сумму.

Функция может не иметь аргументов, но круглые скобки после имени обязательны. Например, ПИ() не имеет аргументов и возвращает число 3,14159.

Рассмотрим использование встроенной функции ЕСЛИ(арг1;арг2;арг3). Эта функция имеет три аргумента. Первый аргумент это логическое выражение (которое может быть истинным или ложным) или адрес ячейки, содержащей логическое выражение. В качестве второго и третьего аргументов может быть всё что угодно, кроме логического выражения.

Возвращаемое функцией значение зависит от логического выражения. Второй аргумент, это то, что вернёт функция, если логическое выражение истинно. Третий аргумент, это то, что вернёт функция, если логическое выражение ложно.

Пусть необходимо вычислить значение следующей функции .

Эта функция определена только для , т.е. если х по модулю больше единицы, то функция не существует. Таким образом, прежде чем вычислять значение функции надо проверить, является ли значение аргумента допустимым.

Для вычисления модуля служит встроенная функция ABS(), а для вычисления квадратного корня – функция КОРЕНЬ(). Итак, если значение х находится в ячейке А1, а значение функции мы хотим получить в ячейке В1, то в ячейку В1 должна быть внесена формула

=ЕСЛИ(ABS(А1)<=1;КОРЕНЬ(1-А1^2);”функция не определена”)

Контрольные вопросы

1. Какие функции выполняют программы, относящиеся к электронным таблицам?

2. Из чего состоит книга Excel и сколько ячеек содержится на каждом листе книги?

3. Какие данные может содержать ячейка?

4. Как происходит копирование и перемещение данных?

5. Что такое относительный и абсолютный адрес ячейки?

6. Из каких элементов состоит строка формул и их назначение?

7. Как осуществляется редактирование содержимого ячейки?

8. Как вводится формула и из каких допустимых элементов может состоять формула?

9. Что отображается на экране монитора в ячейке, содержащей формулу?

10. Что такое встроенная функция и из каких элементов она состоит?

11. Может ли функция без аргументов не иметь после имени круглых скобок?

12. Если ячейка А5 содержит значение переменной х, то как правильно записать выражение : SIN^2(A5) или SIN(A5)^2?

13. Охарактеризуйте встроенную функцию ЕСЛИ. Сколько у неё аргументов, каков тип аргументов, и каково возвращаемое функцией значение?