Какая информация содержится в справочниках

В программе 1С 8.3 Бухгалтерия каждый документ содержит данные из различных справочников. Например, в «Реализации товаров» используются следующие:

• Организации;
• Контрагенты;
• Договоры;
• Склады;
• Номенклатура.

А в документе «Поступление наличных»:

• Организации;
• Контрагенты;
• Договоры;
• Статьи движения денежных средств.

Многие справочники 1С связаны друг с другом, например в «Номенклатуре» есть данные из справочников «Классификатор единиц измерений» и «Номенклатурная группа». А в «Договорах» есть данные из справочников «Организации» и «Контрагенты».

В этой статье расскажем про часто используемые в 1С 8.3 Бухгалтерия справочники.

Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт

Где находятся справочники 1С

Большинство справочников находится в одноименном разделе (1). Здесь они сгруппированы по направлениям учета:

• Банк и касса;
• Покупки и продажи;
• Товары и услуги;
• ОС и НМА;
• Зарплата и кадры;
• Доходы и расходы.

Также в этом разделе есть специальный раздел «Налоги», он предназначен для настройки расчета и начисления некоторых налогов.

Группа «Банк и касса»

В этой группе в 1С 8.3 Бухгалтерия находятся справочники:

• Налоги и взносы;
• Статьи движения денежных средств;
• Номенклатура денежных документов.

Налоги и взносы

«Налоги и взносы» — этот справочник 1с используется при создании платежного поручения по уплате налогов. В нем указывают:

1. Наименование налога;
2. КБК;
3. Назначение платежа;
4. Счет учета.

С его помощью заполняют налоговые реквизиты в платежке.

В базовой версии 1С справочник заполнен по умолчанию основными налогами, уплачиваемыми в РФ. Для создания нового налога нажмите кнопку «Создать» (1), укажите в окне новые значения и нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Статьи движения денежных средств

Этот справочник в 1С используют в операциях:

• Поступлений на расчетный счет;
• Списаний с расчетного счета;
• Поступлений в кассу (ПКО);
• Расходов из кассы (РКО).

Справочник движения денежных средств (ДДС) это в 1с инструмент для автоматического заполнения отчета по движению денежных средств. Также с его помощью можно проводить анализ поступления и расходования денег в организации. Справочник состоит из полей:

• Наименование. В нем указывают статью ДДС;
• Использовать по умолчанию в операциях. Здесь указывают операцию, при которой статья ДДС будет подставлена автоматически. Это поле заполнять не обязательно;
• Вид движения. Здесь выбирают значение для заполнения отчета о движении денежных средств.

Для создания новой статьи ДДС нажмите кнопку «Создать» (1), укажите в окне новые значения и нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Группа «Покупки и продажи»

В этой группе в 1С 8.3 Бухгалтерия находятся справочники:

• Контрагенты;
• Договоры;
• Валюты;
• Шаблоны договоров.

Контрагенты

В этом справочнике хранится информация о покупателях, поставщика и прочих контрагентах. В справочнике можно создавать различные группы, например «Поставщики», «Покупатели» и так далее. Для юридических и физических лиц в справочник вводится разная информация. Для юридического лица заполняют полное наименование, для физического лица указывают ФИО и документ, удостоверяющий личность.

Справочник состоит из полей:

• Вид контрагента. Здесь выбирают одно из четырех значений:
  • Юридическое лицо;
  • Физическое лицо;
  • Обособленное подразделение;
  • Государственный орган.
• Наименование;
• Полное наименование;
• Страна регистрации;
• ИНН;
• КПП;
• ОГРН;
• Банк;
• Номер расчетного счета;
• Адрес и телефон.

Контрагентов указывают при создании многих документов: реализаций и поступлений товаров и услуг, операций по поступлению и списанию денег и так далее.

Для создания нового контрагента нажмите кнопку «Создать» (1), укажите в окне новые значения и нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Договоры

В этом справочнике хранится информация о договорах с покупателями, поставщиками и прочими контрагентами.

В договорах указывают общие реквизиты:

• Наименование, номер и дата договора, срок действия;
• Валюта расчетов — валюта, в которой заключен договор;
• Вид расчетов — вид расчетов для дополнительного разделения взаиморасчетов;
• Тип цен — тип цен номенклатуры для подстановки по умолчанию при вводе хозяйственных операций.

Также указывают реквизиты, которые зависят от вида договора:

• С поставщиком;
• С покупателем;
• С комитентом (принципалом);
• С комиссионером (агентом);
• Прочее.

Для создания нового договора нажмите кнопку «Создать» (1), введите в окне новые значения и нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Группа «Товары и услуги»

В этой группе в 1С 8.3 Бухгалтерия находятся справочники:

• Номенклатура;
• Склады.

Номенклатура

В этом справочнике хранится информация о товарах, материалах, продукции, таре, услугах, оборудовании. Это справочник с многоуровневой иерархической структурой. В каждой группе товаров можно создавать подгруппы, в каждой подгруппе также можно создавать любое количество дополнительных подгрупп.

При создании новой номенклатуры нужно указать:

• Краткое наименование;
• Полное наименование;
• Группа — группа справочника, в которую включен элемент;
• Единица измерения.

Также для каждой номенклатуры можно указать дополнительные свойства, например ставку НДС или номенклатурную группу. Ставка НДС будет указываться по умолчанию в документах поступления и реализации. Номенклатурная группа будет по умолчанию установлена при создании реализации и выпуска готовой продукции.

Для создания новой номенклатуры нажмите кнопку «Создать» (1), введите в окне новые значения и нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Склады

В этом справочнике хранится информация о складах либо о местах, где хранится товар.

Справочник склады многоуровневый, с иерархической структурой. Группы можно создавать самостоятельно.

Даже если в вашей организации нет складов, все равно надо создать хотя бы один номинальный склад для заполнения товарных документов.

Справочник состоит из полей:

• Группа. Указывают группу, в которую входит склад, например «Оптовые склады»;
• Наименование;
• Типа склада:
  • Оптовый;
  • Розничный магазин;
  • Неавтоматизированная торговая точка.
• Тип цен. Для каждого склада может быть задан тип цен, по которым будет продаваться в розницу товар;
• Ответственное лицо. Указывают материально-ответственное лицо по этому складу.

Для создания нового склада нажмите кнопку «Создать» (1), введите в окне новый склад и нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Здесь читайте как оприходовать товар в 1с.

© Статья подготовлена экспертами бухгалтерской программы «БухСофт»

Объект 1С «Справочники» — это прикладные объекты конфигурации 1С, предназначенные для хранения в информационной базе данных, имеющих одинаковую структуру и списочный характер (например, список сотрудников, перечень товаров, список контрагентов).

Т.о. Справочник предназначен для хранения справочной информации об однотипных объектах и представляет собой список, заполняемый пользователем на этапе исполнения прикладного решения.

Справочник хранится в таблице. Запись (строка) таблицы определяет объект базы данных – элемент справочника. Но объект базы данных включает не только запись в основной таблице справочника, но и все записи всех табличных частей справочника, относящиеся к данному объекту. Таким образом, объект базы данных включает в себя:

1. запись основной таблицы;
2. записи табличных частей.

Объект справочника может быть создан с помощью менеджера справочника. В этом случае создается новый объект, которого еще нет в базе данных. Если его записать, то появится новый объект в базе данных.

Использование справочника:

1. позволяет избежать многократного ввода одной и той же информации (например, наименования контрагента);
2. обеспечивает сквозную идентификацию (например, идентификацию контрагента при отгрузке и оплате).

Количество справочников задается на этапе конфигурирования и может быть произвольным.

Особенности Справочника 1С:

1. каждый элемент справочника может иметь сложную структуру, задаваемую разработчиком на этапе конфигурирования;
2. каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием;
3. каждый элемент справочника может содержать некоторую дополнительную информацию,  описывающую этот элемент (например, артикул и др.);
4. поддерживается режим автоматической нумерации элементов (автоматической генерации кода для нового элемента справочника);
5. позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами.

Реквизиты справочника 1С

Реквизиты справочника (документа) 1С – это поля справочника (документа), которые отображаются на форме, и предназначенные для заполнения пользователем в процессе исполнения прикладного решения.

Все справочники содержат два обязательных (предопределенных) реквизита:

1. Код;
2. Наименование.

Например, для сотрудников кодом может выступать табельный номер, а наименованием — фамилия, имя и отчество (ФИО).

Помимо кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент и хранящуюся в реквизита справочника. Например, для товара это может быть информация об артикуле, упаковке и т.п., а для сотрудников — подразделение и способ приема на работу.

Набор такой информации является одинаковым для всех элементов конкретного справочника.

Каждый реквизит 1С имеет свойства, отображаемые в палитре свойств реквизита.

Табличные части справочника 1С

Помимо реквизитов каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных элементов справочника. Например, для каждого сотрудника в справочнике «Сотрудники» это может быть информация о детях или информация об образовании. Для хранения подобных данных служат табличные части справочника.

Иерархия элементов справочника 1С

Справочники поддерживают иерархическое расположение элементов (групп элементов). Например, в справочнике Номенклатура могут быть созданы группы «Товары» и «Услуги», в которых располагаются элементы номенклатуры, относящиеся к этим группам.

Виды иерархии элементов справочников 1С:

1. Иерархия групп и элементов — группы справочника могут включать в себя как элементы, так и другие группы, создавая тем самым многоуровневую иерархическую структуру.

   Рисунок «Закладка «Иерархия» в окне редактирования объекта конфигурации «Справочник»

   

   [свернуть]

2. Иерархия элементов — элементы справочника будут относиться не к группам, а к другим элементам этого же справочника. Такой вид иерархии может использоваться, например, при создании справочника «Задачи», где одна задача может включать в себя несколько других задач.

Подчинение справочников (Список владельцев справочника)

Справочники могут находиться в состоянии подчинения по отношению друг к другу, т.е. элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника. Например, справочник «Кассы» может быть подчинен справочнику «Организации».

Тогда при оформлении кассовых документов для некоторой организации можно будет выбрать кассу не среди всех имеющихся в программе касс, а среди касс, существующих только в этой организации.

Значения свойства ИспользованиеПодчинения (SubordinationUse):

• Группам (ToFolders)
• ГруппамИЭлементам (ToFoldersAndItems)
• Элементам (ToItems)

Свойство ИспользованиеПодчинения определяет использование ограничение подчинения для групп и элементов подчиненных справочников. Если у справочника несколько владельцев, то ограничение применяется ко всем владельцам.

Справочники допускают также создание предопределенных элементов, которые существуют в справочнике всегда, вне зависимости от действий пользователя. Такие элементы справочника создаются разработчиком при разработке прикладного решения и не могут быть удалены или перемещены пользователем.

Формы справочника 1С

Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в справочнике, система поддерживает несколько форм представления справочника, которые генерируются автоматически.

Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию

Форма списка справочника 1С

Форма списка 1С используется для просмотра данных, содержащихся в справочнике, и позволяет:

• выполнять навигацию по справочнику;
• добавлять, помечать на удаление и удалять элементы и группы справочника;
• перемещать элементы и группы.

Форма списка может представлять данные в иерархическом и не иерархическом виде, а также позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям.

Конструктор формы списка справочника на закладке «Далее» всегда позволяет разместить на диалоге список элементов и, кроме того, для иерархических справочников с иерархией групп и элементов, — дерево групп.

Форма элемента справочника 1С

Форма элемента справочника 1С используется для просмотра и изменения данных отдельных элементов справочника. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде.

В конструкторе формы элемента справочника на втором шаге (кнопка «Далее») указать размещение табличного поля, содержащего данные подчиненного справочника, нельзя, такие действия нужно выполнять уже при работе с формой.

Форма группы справочника 1С

Система поддерживает отдельный вид формы для групп справочника. Это связано с тем, что, как правило, состав информации, относящейся к группе справочника, намного меньше, чем состав данных, имеющих отношение к отдельным элементам справочника.

Форма выбора, форма выбора группы 1С

При различных действиях пользователя в прикладном решении возникает необходимость выбора конкретных элементов справочников. Это может потребоваться, например, при создании приходной накладной, в которой должны быть перечислены определенные товары. В этом случае система использует форму выбора справочника, которая, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того, или иного элемента.

Кроме всех перечисленных форм, система поддерживает еще форму выбора группы справочника, предназначенную для выбора только среди групп, содержащихся в справочнике.

Макеты 1С

Справочнику могут быть сопоставлены несколько макетов, предназначенных

• для формирования печатных форм справочника или
• для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к справочнику.

Использование программного кода для работы со справочниками 1С

Указанные ниже части программного кода должны размещаться в процедурах, функциях или модулях, выполняемых на стороне сервера (читай Программные модули платформы 1С: предназначение и свойства).